Perencanaan Penjualan dan Operasi: Pengertian dan Cara Membuatnya

Perusahaan menggunakan berbagai metrik dan proses perencanaan untuk menetapkan proyeksi dan prakiraan untuk bisnis mereka. Salah satu proses yang populer adalah membuat perencanaan penjualan dan operasi, yang membantu perusahaan mengalokasikan sumber daya secara tepat berdasarkan proyeksi penawaran dan permintaan.

Membuat rencana penjualan dan operasi adalah langkah cerdas untuk perencanaan proaktif dan dapat menghemat uang perusahaan.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu perencanaan penjualan dan operasi, menjelaskan mengapa itu penting, memberikan langkah-langkah untuk membuatnya, dan membuat daftar manfaat menggunakannya.

Apa itu Perencanaan Penjulan dan Operasi?

Perencanaan penjualan dan operasi, atau sales and operations plan (S&OP), adalah proyeksi penawaran dan permintaan untuk bisnis atau organisasi. Kadang-kadang disebut perencanaan agregat, biasanya dikuratori setiap bulan oleh berbagai departemen dan pimpinan perusahaan.

Ini menganalisis proses rantai pasokan untuk dampak pada penjualan, pemasaran, manajemen permintaan, produksi, manajemen inventaris, dan pengenalan produk baru.

Tujuan S&OP adalah rencana operasi tunggal yang mengelola sumber daya untuk seluruh perusahaan. Laporan S&OP memperkirakan permintaan rantai pasokan dan membuat rekomendasi untuk struktur untuk mendukung kebutuhan pelanggan dan mempertahankan profitabilitas. Berbagai pemimpin departemen membuat rekomendasi yang dikompilasi menjadi laporan bagi eksekutif perusahaan untuk ditinjau dan digunakan.

S&OP paling umum di organisasi besar yang membutuhkan perencanaan operasional khusus karena mereka sering memiliki banyak karyawan, departemen, dan bahkan mungkin beberapa lokasi yang memerlukan pengorganisasian.

Perusahaan yang lebih kecil sering kali dapat membuat rencana operasional jangka pendek dan jangka panjang dengan metrik lain yang membutuhkan lebih sedikit waktu dan sumber daya untuk dikompilasi.

Baca juga: Cara Berpikir Kreatif yang Tepat Untuk Strategi Pemasaran Usaha Anda

Mengapa Perencanaan Penjualan dan Operasi Penting?

Perencanaan penjualan dan operas  penting karena menginformasikan alokasi sumber daya yang penting dan menghubungkan berbagai elemen perusahaan. S&OP membandingkan permintaan yang diproyeksikan dengan pasokan yang diproyeksikan, yang dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan melalui manajemen sumber daya berbasis data.

Perusahaan biasanya menghasilkan laporan ini setiap bulan, dan frekuensi proses berulang ini berarti bahwa bisnis secara teratur mengevaluasi dan memperbarui sumber daya layanan dan biaya untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan perusahaan.

Cara Membuat Perencanaan Penjualan dan Operasi

Membuat rencana penjualan dan operasi memerlukan pengumpulan dan analisis data yang sering. Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat rencana penjualan dan operasi yang berguna:

1. Tinjau produk

Divisi atau departemen penelitian dan pengembangan meninjau keberhasilan produk, pengembangan produk baru, dan aspek lain dari desain dan pengembangan produk yang dapat mereka tingkatkan pada langkah pertama proses.

Mereka menggunakan metrik pada penjualan dan biaya produksi untuk membantu menginformasikan arah mereka. Biasanya, karyawan ini akan membuat laporan yang disertakan dalam dokumen S&OP secara keseluruhan.

2. Menilai permintaan

Tim penjualan, pemasaran, dan produksi bekerja sama untuk menentukan potensi permintaan produk. Karyawan ini menggunakan analitik dari upaya pemasaran dan angka penjualan di masa lalu dan saat ini untuk memproyeksikan seberapa tinggi permintaan di bulan mendatang. Seperti tim riset dan pengembangan, grup ini membuat laporan untuk dimasukkan ke dalam laporan akhir.

Baca juga: Proses Penjualan: Pengertian, Manfaat, dan Tahapannya dalam Bisnis

3. Evaluasi pasokan

Dengan menggunakan informasi yang diberikan oleh tim produksi dan permintaan, karyawan mengevaluasi pasokan produk untuk bulan mendatang. Mereka mungkin melihat stok produk saat ini dan membandingkannya dengan proyeksi penjualan untuk menentukan berapa banyak produk tambahan yang harus dibuat dan disimpan. Mereka mencatat proyeksi dan rekomendasi ini untuk disertakan dalam laporan S&OP akhir.

4. Analisis keuangan

Tim keuangan mengevaluasi penjualan dan biaya bulan sebelumnya untuk menginformasikan alokasi sumber daya ke departemen lain. Tahap dalam proses S&OP ini menggunakan S&OP bulan lalu bersama dengan data dari departemen lain untuk membuat perkiraan pengeluaran dan pendapatan untuk perusahaan. Mereka juga menulis informasi ini untuk laporan S&OP akhir.

5. Siapkan elemen

Sebelum membuat laporan S&OP akhir, berbagai tingkat kepemimpinan perusahaan mengadakan serangkaian pertemuan untuk meninjau semua informasi dan laporan yang dibuat oleh tim riset, pengembangan, penjualan, pemasaran, dan produksi. Mereka menggunakan laporan dan metrik yang disediakan untuk menentukan tindakan yang efektif bagi seluruh organisasi untuk bergerak maju.

6. Buat laporan

Terakhir, karyawan membuat laporan komprehensif yang merinci informasi yang mereka kumpulkan dari berbagai departemen dan kesimpulan yang mereka capai dalam rapat pimpinan. Mereka kemudian akan membagikan laporan ini, penjualan akhir dan rencana operasi untuk bulan itu, dengan eksekutif tingkat atas yang membuat keputusan sumber daya akhir untuk perusahaan.

Baca juga: 9 Struktur Komisi Penjualan dan Tips Memilihnya untuk Bisnis Anda

Manfaat Perencanaan Penjualan dan Operasi

Perencanaan penjualan dan operasi memberi perusahaan berbagai manfaat yang mencakup kohesi perusahaan hingga peningkatan profitabilitas, berikut adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan:

• Memahami operasi secara holistik: S&OP memberi karyawan pandangan holistik tentang operasi perusahaan. Karena S&OP menggabungkan informasi dan data dari berbagai departemen, orang-orang dapat memperoleh gambaran akurat tentang keseluruhan operasi.
• Kolaborasi terpadu: Dengan S&OP, setiap karyawan di perusahaan menerima informasi yang sama. Hal ini meningkatkan kerjasama dan perencanaan antar departemen.
• Layanan pelanggan yang ditingkatkan: S&OP mengidentifikasi produk dengan penjualan tinggi dan strategi pemasaran yang efektif, yang membantu karyawan mengetahui apa yang diinginkan pelanggan dan memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih baik.
• Peningkatan keuntungan: Dengan pemahaman yang jelas tentang apa yang menghasilkan uang dan bagaimana mengalokasikan sumber daya, sebagian besar perusahaan dapat melihat peningkatan profitabilitas.
• Pendapatan yang lebih tinggi: Penilaian produk, penawaran, dan permintaan dari S&OP memastikan bahwa bisnis menggunakan sumber dayanya dengan tepat, yang akan menghasilkan peningkatan pendapatan.
• Persediaan yang berkurang: Persediaan yang lebih sedikit berarti bahwa perusahaan menghabiskan lebih sedikit untuk produksi dan penyimpanan persediaan yang tidak perlu, yang menghemat uang perusahaan.
• Peningkatan waktu tunggu: Dengan pemahaman mendalam tentang kebutuhan pelanggan dan tim pemasaran dan penjualan yang sangat selaras, perusahaan mungkin melihat waktu tunggu yang lebih singkat dan penjualan yang lebih cepat.
• Peningkatan waktu respons: Rencana penjualan dan operasi di seluruh perusahaan yang jelas berarti semua orang di perusahaan tahu apa yang diharapkan dari departemen mereka dan diri mereka sendiri, yang mengarah pada respons yang lebih cepat pada tugas dan tantangan.
• Manajemen yang lebih baik: Ketika manajer mengetahui bagaimana produk kerja tim mereka berdampak pada perusahaan secara keseluruhan, mereka dapat mengelola karyawan mereka dengan lebih baik dan memberi mereka sumber daya dan dukungan yang mereka butuhkan untuk memenuhi tujuan dan tenggat waktu.

Baca juga: Manajemen Penjualan: Pengertian, Proses, Tujuan, Fungsi, Siklus dan Manfaatnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai perencanaan penjualan dan operasi beserta tahapan dan manfaatnya yang akan Anda dapatkan dalam bisnis Anda. Hal lain yang penting harus direncanakan dalam bisnis adalah proses perencanaan keuangan yang efektif untuk memastikan kesehatan finansial pada bisnis Anda.

Lakukan pencatatan pembukuan agar seluruh transaksi yang terjadi bisa pantau dan membuat Anda mengambil keputusan yang lebih baik berdasartkan data keuangan yang optimal.

Hindari proses pembukuan manual yang memakan waktu dan beralihlah menggunakan sistem akuntansi cloud yang lebih praktis, aman, dan mudah, salah satunya dengan menggunakan software akuntansi Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah berpengalaman lebih dari 20 tahun dan digunakan oleh lebih dari 370 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.

Anda juga bisa menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: