Sales Force Automation Adalah Tools Penting Untuk Sales, Ini Penjelasannya!

Sales force automation adalah salah satu tools yang mampu membantu tim penjualan agar tidak terlalu sibuk dalam mengurus data pelanggan.

Tolls ini sudah sangat terkenal di dalam dunia sales. Lantas, apakah Anda sudah memahami tools ini? Atau malah baru pertama kali mengetahuinya?

Untuk Anda yang ingin mengetahuinya lebih dalam, temukan jawabannya dengan membaca artikel tentang sales force automation ini.

Apa itu Sales Force Automation?

Mari kita mulai inti pembahasan ini dengan mengenal pengertiannya terlebih dahulu. Dilansir dari laman Act!, SFA atau sales force automation adalah proses otomatisasi di dalam proses penjualan. Kerap kali proses ini difokuskan pada pekerjaan yang sifatnya berulang dan juga administratif.

Berbagai pekerjaan tersebut tentu saja tetap penting. Namun sayangnya banyak memakan waktu para tim sales. Untuk itu, diciptakanlah tools, software atau alat kecerdasan buatan yang mampu membantu tugas mereka. Sehingga, penjualan akan bisa semakin lebih efisien.

Proses ini sering kali dianggap sebagai pengganti sistem tim penjualan. Namun kenyataannya, Harvard Business Review tidak menganggap demikian.

Sales force automation hanya bisa dijadikan sebagai alat yang mampu membantu pekerjaan tim penjualan. Tim ini tetap memerlukan suatu alat agar mereka bisa lebih fokus dalam menjaga hubungan langsung dengan pelanggan.

Dilansir dari laman resmi HubSpot, seringkali otomatisasi ini disebut dengan sales automation saja. Tools ini bisa digunakan oleh sales representative dan juga sales manager.

Di dalam artikel lainnya, HubSpot menjelaskan bahwa sales force automation sebagai suatu yang mirip tapi berbeda dengan sales automation. Otomatisasi ini biasanya hanya dilakukan oleh pihak sales representative saja.

Namun, pada kesempatan kali ini kami akan menyamakan keduanya saja agar tidak bingung.

Baca juga: Pengertian Brand Loyalty, Manfaat, dan Cara Efektif Meningkatkannya

Mengapa Sales Force Automation Penting?

Jika Anda sudah memahami pengertian dan juga salah satu strategi pemasaran ini, maka Anda harus mengetahui kenapa sales force automation dianggap penting. Berikut ini adalah alasan kenapa sales force automation itu penting.

1. Meningkatkan Fokus Tim Sales

Manfaat yang satu ini tentu kita sudah bahas pada penjelasan singkat sebelumnya. Dengan memberikan tugas administrative pada suatu tools, maka pekerjaan para tim sales pun nantinya akan berkurang. Sehingga membuat mereka agar lebih fokus dalam melakukan tugas lainnya, seperti menghubungi klien yang lebih prospek, mengatur strategi penjualan, dll.

2. Membantu Tim Sales

Setiap manusia tentunya tidak luput dari yang namanya salah dan lupa. Namun, sifat tersebut akan bisa ditekan secara efektif dengan menggunakan sales force automation.

Kapan waktu terbaik bagi pelanggan A yang harus dikirim email? Kapan pelanggan B harus di telepon untuk melakukan follow-up? Berbagai waktu ini sangatlah penting tapi seringkali terlewatkan. Dengan menggunakan SFA, maka tidak akan semudah itu untuk bisa terlupakan lagi. Anda hanya harus memanfaatkan fitur dari suatu tools saja.

3. Mengelompokkan Data Penting

Katakanlah si A, si B dan si C adalah tiga anggota dari tim sales. Tentunya mereka memiliki data pelanggannya tersendiri. Tempat penyimpanan dan bentuknya pun beragam. Hal tersebut tentu akan lebih sulit untuk disatukan datanya. Bagaimana pihak manajer sales ingin mengevaluasi performa penjualannya.

Nah, dengan sales force automation ini, masalah tersebut akan secara efektif bisa dicegah. Saat Anda butuh data konsumen, Anda hanya hanya harus buka aplikasi saja.

Apa Saja yang Bisa Otomatis dalam Sales Force Automation ?

Seperti yang sebelumnya sudah kita singgung, tidak semua proses penjualan bisa diatur secara otomatis. Lalu, apa saja yang bisa diatur oleh sistem sales force automation ini? Dilansir dari laman, Drift, beberapa di antaranya adalah:

1. Memilih Klien yang Prospek

Proses otomatisasi ini ternyata mampu membantu Anda dalam menemukan klien yang lebih prospek. Kenapa? Karena dengan sales force automation, ada berbagai data yang bisa Anda kumpulkan dan bisa Anda nilai.

Apa saja yang dilakukan oleh konsumen A di website Anda? Bagaimana dengan perilaku konsumen B pada halaman website Anda? Seluruh informasi tersebut bisa Anda nilai dan membuat perkiraan siapa yang lebih mungkin untuk jadi konsumen tetap.

2. Pelacakan dan Penilaian Lead

Anda sudah mengetahui bahwa sales force automation akan membantu Anda dalam menemukan konsumen yang lebih prospek. Namun, fungsinya tidak sebatas itu saja. Anda juga bisa melakukan penilaian dan kapan waktu terbaik untuk menghubungi mereka.

Selain itu, informasi terkait menghubungi lewat media apapun bisa terlihat. Anda bisa melakukan penilaian siapa yang paling bisa diubah untuk jadi pelanggan.

3. Menjadwalkan Rapat, Telepon, dan Email

Fitur otomatisasi yang satu ini pun sudah sempat kita singgung secara singkat sebelumnya. Anda bisa lebih mudah untuk menjadwalkan telepon dan juga rapat dengan konsumen ataupun klien Anda.

Contohnya saja, klien bisa melihat waktu luang Anda dengan menggunakan kalender digital. Lalu, ia bisa memilih kapan waktu terbaik dengan Anda yang menurutnya paling tepat. Selain itu, Anda juga bisa menjadwalkan waktu telepon. Tidak ada lagi kejadian gagal mengejar pihak klien karena lupa menghubungi mereka.

Bahkan, pengiriman email pun bisa Anda lakukan secara otomatis. Isinya tinggal Anda sesuaikan saja dengan perilaku serta preferensi pada setiap klien.

Mekanisme Kerja Aplikasi SFA

Pada dasarnya, mekanisme ataupun cara kerja pada aplikasi SFA ini sangatlah sederhana. Umumnya, aplikasi ini dibuat dengan basis cloud-system yang sudah terhubung dengan back office perusahaan. Sehingga, tim sales dan unit kerja yang terkait bisa terhubung kapanpun dan dimanapun mereka berada secara real time.

Dengan menggunakan aplikasi SFA yang sudah terintegrasi, maka tim sales bisa mengakses data produk, mengecek harga, memantau ketersediaan stok, atau memantau promo.

Selain itu, tim sales juga akan lebih mudah dalam mencatat pemesanan, melakukan kunjungan yang sesuai dengan permanent journey plan, melakukan penagihan, pengantaran, atau mengetahui secara jelas target yang sudah dicapainya, sampai mendokumentasikan pekerjaannya.

Disisi lain, pihak sales manager bisa lebih mudah dalam memantau kegiatan tim sales, memantau omset penjualan, piutang klien, stok yang ada di gudang secara real-time melalui adanya fitur monitoring, dimana saja dan kapan saja.

Nah, sistem kerja yang sudah terintegrasi dan juga canggih ini bisa mengurangi kesalahan yang disebabkan karena human error. Tim sales juga bisa lebih fokus dalam melakukan penjualan dan mencapai targetnya.

Fitur-Fitur Sales Force Automation 

1 Order dan Retur

Tim sales bisa melakukan taking order, canvassing atau melakukan retur dengan menggunakan tablet ataupun smartphone nya saja. Bon penjualan juga bisa langsung di cetak di tempat untuk tim sales yang melakukan kegiatan canvassing.

2. Product dan Stock

Suatu produk yang dijual oleh tim distributor akan lebih cenderung banyak jumlahnya, bahkan bisa mencapai ribuan SKU. Untuk itu, sangat mustahil bagi tim salesman dalam menghafal seluruh produk tersebut, harganya berapa, dan berapa stok yang saat ini masih ada.

Dengan fitur ini, maka tim sales akan lebih terbantu dalam menawarkan produknya pada para pelanggan.

3. Customer Profile

Dengan adanya fitur ini, maka tim sales bisa lebih mudah dalam mengetahui profil pelanggan yang akan dikunjungi, mulai dari alamat lengkapnya, piutang pelanggan, berapa jumlah dana yang sudah jatuh tempo, serta bisa melihat data pemesanan sebelumnya dari pelanggan.

4. Route Plan dan Direction

Dengan adanya fitur ini, makan jadwal kunjungan harian para sales bisa lebih dijadwalkan dengan membuat sesuatu yang disebut dengan PJP atau permanent journey plan. Sehingga, tim sales hanya perlu mengikuti rute yang sudah dibuat dari aplikasi SFA.

Bahkan, fitur ini sudah dilengkapi dengan petunjuk pada maps. Selain itu, tim sales juga bisa merekam titik koordinat outlet agar lebih memudahkan mereka dalam melakukan kunjungan selanjutnya.

5. Collection

Memudahkan suatu proses penagihan dengan adanya fitur mobile collection, sehingga para collector sudah tidak perlu lagi membawa banyak dokumen. Dengan menggunakan smartphone nya saja, mereka sudah bisa melihat data tersebut.

6. Delivery

Fitur ini akan memudahkan driver untuk melakukan pengantaran secara lebih mudah dan juga lebih efisien berdasarkan jadwal kunjungan yang sudah dilengkapi dengan navigasi peta. Laporan hasil pengiriman pun bisa langsung dilakukan dengan aplikasi.

7. Promo Scheme

Tim sales bisa memantau list promo yang saat itu sedang berlangsung, sehingga akan memudahkan mereka dalam menawarkan produk. Info promo pun akan secara otomatis bisa terdeteksi jika barang yang dipesan mampu memenuhi syarat promo.

8. Performance Dashboard 

Tim sales bisa melakukan analisis pencapaian targetnya sendiri. Jadi, performa salesman akan lebih terarah dan juga lebih terukur, karena mereka sudah mengetahui targetnya.

9. Dokumentasi Pekerjaan

Tim sales juga bisa lebih mudah dalam melakukan dokumentasi dengan adanya fitur ambil foto yang ada di dalam aplikasi. Laporan dan juga dokumentasi ini bisa digunakan untuk mencegah terjadinya kecurangan di lapangan.

Baca juga: Remarketing: Pengertian, Manfaat dan Bedanya dengan Retargeting

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap dari kami tentang sales force automation. Jadi, bisa kita simpulkan bahwa proses otomatisasi di dalam proses penjualan yang mampu membantu tim sales dalam meningkatkan fokus, membantu tim sales, dan mengelompokkan data penting.

Dengan menggunakan tools ini, diharapkan tim sales bisa meningkatkan jumlah penjualan perusahaan, sehingga keuntungan yang diraih oleh perusahaan bisa lebih banyak lagi.

Namun, keuntungan tersebut harus bisa dicatat secara baik dan akurat pada laporan keuangan, tujuannya agar pihak manajemen perusahaan bisa lebih mudah dalam memastikan nilai keuntungan perusahaannya. Namun, melakukan pencatatan keuangan tidaklah mudah, seringkali tim accounting atau finance perusahaan melakukan kesalahan.

Nah, untuk meminimalisir hal tersebut, gunakanlah software akuntansi dari Accurate Online. Aplikasi ini akan memudahkan tim accounting dalam melakukan berbagai kegiatan akuntansinya secara lebih mudah, cepat dan akurat. Sehingga akan lebih efisien dalam hal waktu dan mereka bisa lebih fokus dalam melakukan kegiatan penting lainnya.

Accurate Online juga sudah terintegrasi dengan Software sales force automation (SFA) SimpliDOTS untuk memudahkan Anda dalam mengotomatisasi tugas-tugas tim penjualan. Misalnya untuk melacak interaksi pelanggan, menganalisis perkiraan penjualan, dan mengukur kinerja sales. Untuk mengetahui lebih detail mengenai integrasi ini, Anda bisa melihatnya melalui tautan ini.

Tertarik mendapatkan solusi menyeluruh untuk proses bisnis Anda? Gunakan Accurate Online gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini: