Sistem Informasi SDM: Pengertian, Fungsi dan Berbagai Manfaatnya untuk Perusahaan

Sistem informasi SDM adalah salah satu sistem informasi manajemen yang memiliki peran penting dalam suatu organisasi ataupun perusahaan. SDM adalah salah satu aset yang sangat berharga untuk suatu perusahaan.

Setiap perusahaan pasti membutuhkan data yang akurat dalam setiap tingkatan manajemen dan departemennya. Berbagai data ini nantinya akan diolah menjadi suatu sistem informasi yang bisa digunakan untuk mengambil keputusan bagi pihak yang memiliki kepentingan.

Nah, pada kesempatan kali ini, mari kita mengenal lebih dalam tentang sistem informasi SDM, mulai dari pengertian, fungsi, dan berbagai manfaatnya untuk suatu perusahaan.

Pengertian Sistem Informasi SDM

Salah satu tujuan penting dibuatnya sistem informasi manajemen adalah agar bisa mendukung berbagai proses dalam suatu organisasi, termasuk perencanaan, pengorganisasian, dan juga pengendalian. Sistem informasi manajemen harus mampu memberikan informasi terkait kondisi sebenarnya dalam suatu organisasi.

Nah, sistem informasi SDM adalah salah satu unit organisasi yang di dalamnya terdiri dari berbagai individu yang mengolah data sumber daya manusia dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi komputer.

Hal tersebut dihasilkan dari suatu kolaborasi antara teknologi informasi dengan ilmu manajemen sumber daya manusia. Dengan menggunakan sistem informasi SDM, maka Anda bisa mengelola absensi karyawan secara online, dan juga sistem payroll yang lebih rapi dan lebih terorganisir.

Karakteristik informasi yang mampu disajikan oleh sistem informasi SDM diantaranya adalah tepat waktu, akurat, ringkas, lengkap, dan juga relevan.

Baca juga: Bagaimana Cara Menghentikan Micromanaging dalam Manajemen Bisnis?

Manfaat Sistem Informasi SDM

Dengan perkembangan teknologi yang ada, tentunya akan ada banyak sekali manfaat yang bisa dirasakan oleh para pebisnis bila menggunakan teknologi sistem informasi SDM. Manfaat tersebut bisa dirasakan oleh para karyawan dan juga perusahaan.

Berikut ini adalah manfaat diterapkannya sistem informasi SDM.

1. Meningkatkan Efisiensi

Diterapkannya teknologi dalam suatu sistem tentunya mampu meningkatkan sisi efisiensi perusahaan, baik itu dari sisi performa hingga waktu.

Prosesnya akan lebih cepat dan juga mudah, seperti proses pengajuan cuti ataupun jadwal keluar untuk tim sales, semuanya bisa dilakukan oleh aplikasi. Seluruh hal tersebut sudah dibuat secara otomatis, sehingga akan memudahkan tim HR perusahaan.

2. Manajemen Data

Manfaat selanjutnya dari sistem informasi SDM adalah manajemen data yang lebih baik. Dengan menggunakan sistem informasi SDM, maka tim HR sudah tidak perlu lagi menyimpan ribuan data berkas secara manual dan pusing-pusing dalam mencarinya. Seluruh data tersebut tersimpan di satu tempat, sehingga akan lebih mudah untuk dilacak dan diperbarui.

3. Meningkatkan Produktivitas

Manfaat yang satu ini berhubungan erat dengan efisiensi yang ada pada poin pertama. Bila perusahaan sudah berhasil memangkas waktu dalam seluruh urusan yang sifatnya manual, maka karyawan pun bisa melakukan pekerjaan lainnya atau bisa lebih fokus dalam menerapkan strategi demi mencapai tujuan perusahaan.

Mereka juga bisa lebih fokus dalam menjalankan pelatihan sesuai dengan kemampuan dan bidang pekerjaannya.

Fungsi Sistem Informasi SDM

Setidaknya terdapat empat kegiatan utama yang merupakan fungsi dari sistem informasi SDM, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Perekrutan dan Penerimaan SDM (Recruiting and Hiring)

Dengan adanya sistem ini, maka tim HR akan terbantu dalam mengorganisasikan perolehan data pada proses perekrutan karyawan baru. Tim HR tentunya harus mampu mengikuti tren terbaru terkait peraturan pemerintah yang bisa berdampak pada praktik ketenagakerjaan dan menginformasikannya ke pihak manajemen agar mampu menyesuaikan kebijakan yang berlaku.

2. Pendidikan dan Pelatihan (Learning and Training)

Ketika seseorang bekerja dalam suatu perusahaan dengan waktu tertentu, maka tim HR bisa mengatur seluruh program pelatihan dan pendidikan yang diperlukan agar tingkat pengetahuan dan kemampuan kerja karyawan tersebut meningkat, serta memberikan dampak positif untuk perusahaan dan karyawan tersebut.

3. Manajemen Data

Tim HR bisa menyimpan seluruh data yang berkaitan dengan karyawan dan memprosesnya agar bisa menjadi informasi yang diperlukan untuk penggunanya.

4. Pemutusan Hubungan Kerja dan Administrasi Tunjangan

Seorang karyawan yang bekerja pada suatu instansi perusahaan pasti akan menerima paket tunjungan. Nominalnya akan diberikan berdasarkan ketentuan perusahaan serta performa karyawan, baik itu dari pekerjaan, kehadiran, dll. Seluruh informasi ini bisa diperoleh dengan menggunakan sistem informasi SDM.

Model Sistem Informasi SDM

Model sistem informasi SDM bisa kita lihat dari sisi input, proses, dan juga output nya. Dari sisi input, sistem informasi SDM terdiri dari tiga sistem, yakni:

1. Subsistem SIA (sistem informasi akuntansi): subsistem ini akan menyediakan data terkait akuntansi untuk HRIS, sehingga akan ada basis data yang terdiri dari informasi lengkap terkait sumber daya manusia, baik itu yang berhubungan dengan finansial ataupun non finansial.
2. Subsistem penelitian sumber daya manusia: di dalamnya akan menghimpun data terkait proyek penelitian tertentu, seperti penelitian suksesi, analisis, evaluasi jabatan, serta penelitian keluhan karyawan.
3. Subsistem intelijen SDM: menghimpun data yang berhubungan dengan SDM organisasi dan mencakup berbagai hal di bawah ini:

• Intelijen pemerintah: Pemerintah akan menyediakan data dan juga informasi agar pihak perusahaan bisa menerapkan berbagai peraturan terkait ketenagakerjaan masyarakat.
• Intelijen pemasok: pihak pemasok akan menyediakan berbagai data serta informasi untuk kebutuhan perekrutan karyawan baru.
• Intelijen serikat pekerja: seluruh data dan informasinya akan digunakan dalam berbagai hal pengaturan kontrak kerja antara serikat pekerja dan juga perusahaan.
• Intelijen masyarakat global: informasi yang ada didalamnya akan menjelaskan hal terkait sumber daya lokal, seperti pendidikan dan juga perumahan. Informasi tersebut bisa digunakan oleh karyawan serta komunitasnya agar bisa terintegrasi dengan baik.
• Intelijen masyarakat keuangan: seluruh data dan informasi terkait ekonomi untuk perencanaan personil.
• Intelijen kompetitor: memberikan informasi terkait kegiatan personalia yang berasal dari perusahaan pesaing dan informasi karyawan yang bisa saja Anda rekrut.

Kemudian, model subsistem ini bisa dijadikan sebagai basis data yang sudah didesain oleh perusahaan. Basis data ini tidak hanya berisi tentang data karyawan saja, namun juga individu dan organisasi yang akan berdampak pada arus personil lingkungan perusahaan tersebut.

Di sisi output, terdapat enam subsistem, yaitu:

1. Subsistem perencanaan kerja: informasi yang digunakan oleh manajer akan digunakan untuk perencanaan karyawan dalam jangka waktu panjang dan jangka waktu pendek. Informasi tersebut juga bisa digunakan untuk menganalisis perputaran tenaga kerja dan juga anggaran biaya.
2. Sub sistem perekrutan: informasi terkait pengadaan, baik itu secara internal ataupun eksternal, yang umumnya berupa market karyawan, perekrutan, jadwal interview, dan juga analisis calon karyawan.
3. Sub sistem manajemen angkatan kerja: informasi untuk mengelola SDM dalam suatu organisasi yang mencakup pelatihan, evaluasi, relokasi, suksesi, serta kedisiplinan perusahaan.
4. Sub sistem tunjangan: di dalamnya terdapat informasi terkait upah serta kompensasi yang umumnya berhubungan dengan jam kerja dan kehadiran karyawan, perhitungan upah dan bonus karyawan, serta analisa tunjangan.
5. Sub sistem benefit: subsistem ini berbeda dengan kompensasi, di dalamnya terdapat dana pensiun yang mampu memberikan manfaat lebih untuk karyawan.
6. Subsistem pelapor lingkungan: informasi didalamnya terkait keluhan yang dirasakan oleh karyawan, seperti kesehatan, kecelakaan kerja, serta lingkungan kerja.

Baca juga: 16 Tips Mengelola Karyawan yang Bekerja Secara Remote

Kesimpulan

Sistem informasi SDM adalah suatu gabungan antara teknologi informasi dan juga ilmu manajemen sumber daya manusia. Dengan menggunakan sistem informasi SDM, Anda bisa mengelola absensi secara online dan payroll dalam bentuk yang lebih rapi serta terorganisir.

Untuk perusahaan dan karyawan, pengaplikasian sistem ini mampu meningkatkan tingkat produktivitas serta efisiensi, dan juga manajemen data yang lebih baik.

Dalam prosesnya, HRIS digunakan dalam seluruh hal yang berkaitan dengan SDM perusahaan, seperti proses perekrutan, pelatihan karyawan, manajemen data, pembayaran gaji, dll.

Selain mempermudah tim HR, HRIS juga bisa membantu tim lain, seperti tim finansial. Namun, untuk bisa membuat laporan keuangan yang lebih tepat, maka tim finansial perusahaan memerlukan software yang lebih khusus, yaitu software akuntansi. Namun, pemilihan software akuntansi harus dilakukan secara tepat dan disesuaikan dengan keperluan perusahaan.

Nah, Accurate Online adalah software akuntansi dan bisnis yang cocok untuk digunakan oleh berbagai skala perusahaan, mulai dari perusahaan kecil hingga perusahaan besar.

Di dalamnya, Anda bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan, seperti laporan arus kas, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, dan laporan keuangan lainnya secara otomatis, cepat, dan akurat.

Selain itu, Anda juga bisa menikmati fitur payroll, penjualan, pembelian, perpajakkan, manufaktur, dan berbagai fitur lainnya. Sehingga, Anda bisa lebih mudah dan efisien dalam mengelola bisnis.

Rasakan seluruh fitur dan manfaat dari Accurate Online tersebut secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.