Surat Peringatan Karyawan (SP): Pengertian, Ketentuan dan Tips Membuatnya

Untuk Anda yang pernah bekerja pada suatu perusahaan atau bahkan mempunyai perusahaan tertentu, pastinya Anda pernah mendengar istilah tentang Surat Peringatan Karyawan atau SP. Istilah ini seringkali diiringi dengan angka, seperti SP 1, SP 2, sampai dengan SP 3.

Lantas, apa itu surat peringatan karyawan? Temukan jawabannya dengan membaca artikel lengkap tentang surat peringatan karyawan di bawah ini hingga selesai.

Pengertian Surat Peringatan Karyawan

Sangat identik dengan suatu masalah ataupun kesalahan yang pernah dilakukan oleh karyawan, surat peringatan karyawan adalah surat yang memang dialamatkan pada karyawan yang melakukan tindak pelanggaran atau kesalahan pada berbagai hal ataupun aturan yang dibuat oleh pihak perusahaan.

Berdasarkan namanya, bisa kita ketahui bahwa surat peringatan karyawan ini isinya pasti tentang peringatan. Lantas, apa maksud dari angka 1 hingga 3 yang terdapat dalam SP?

Perlu Anda ketahui bahwa pihak perusahaan tidak boleh langsung memecat atau melakukan PHK (pemutusan hubungan kerja) dengan karyawan walaupun memang karyawan tersebut sudah melakukan pelanggaran.

Perusahaan harus memberikan bentuk peringatan terlebih dahulu dan memberikan waktu pada karyawan untuk bisa memperbaiki kesalahannya.

Surat peringatan karyawan ini dibuat berdasarkan Undang-undang Ketenagakerjaan Pasal 151 Ayat 1 yang menjelaskan bahwa pihak pengusaha, pekerja atau buruh, serikat pekerja atau serikat buruh dan pihak pemerintah harus dengan segala upaya berusaha agar tidak terjadi tindakan PHK.

Karena pihak perusahaan tidak boleh melakukan PHK secara bebas, maka surat peringatan kerja karyawan pun dibuat agar bisa memberikan efek jera pada karyawan agar dirinya tidak melakukan bentuk pelanggaran yang sama ke depannya.

Baca juga: Kontrak Kerja Karyawan: Pengertian dan Berbagai Jenisnya dalam Suatu Perusahaan

Ketentuan Surat Peringatan Karyawan

Berdasarkan peraturan, dalam membuat dan memberikan surat peringatan karyawan terdapat aturannya sendiri, yang mana aturan tersebut tertuang di dalam Undang-undang Ketenagakerjaan Pasal 161 yang berbunyi sebagai berikut:

1 Dalam sisi pekerja yang melakukan pelanggaran tertentu yang sudah diatur sebelumnya di dalam surat perjanjian kerja, peraturan perusahaan ataupun perjanjian kerja bersama, maka pihak perusahaan memiliki wewenang untuk melakukan PHK, jika pihak pekerja sudah diberikan SP 1, SP 2, hingga SP 3 berturut-turut.

2 Surat peringatan karyawan yang dimaksud dalam ayat pertama masing-masing mempunyai waktu paling lama enam bulan, kecuali memang sudah ditetapkan peraturan lain di dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan ataupun perjanjian kerja bersama.

Oleh karena itu, jangan heran jika di dalam surat peringatan karyawan terdapat angka 1 hingga angka 3. Surat tersebut menjelaskan pembagian ataupun pemberian surat secara berkala, yang mana SP 1 adalah surat peringatan karyawan paling ringan.

Masa berlaku SP 1, SP 2, dan SP 3 setiap suratnya memiliki masa waktu enam bulan sesuai dengan perjanjian kerja. Kenapa masa berlaku ini diperlukan?

Jangka waktu 6 bulan diberikan oleh perusahaan pada karyawan agar di dalam masa waktu tersebut pihak karyawan bisa memperbaiki kesalahannya. Sehingga, bila memang pihak karyawan tersebut sudah tidak laki melakukan pelanggaran selama 6 bulan, maka karyawan tersebut bisa bebas dari SP 1 yang diberikan perusahaan.

Namun jika dalam jangka waktu enam bulan tersebut pihak karyawan masih melakukan pelanggaran lain, maka pihak perusahaan memiliki wewenang untuk memberikan surat peringatan karyawan yang selanjutnya, yaitu SP 2 sampai dengan SP 3.

Namun, bila karyawan sudah diberikan SP3 dan dari karyawan tidak mempunyai usaha yang baik untuk mengatasi masalah atau menampilkan perubahan yang lebih baik, maka perusahaan pun berhak memberikan PHK pada karyawan tersebut.

Namun, karena melanggar peraturan perusahaan, apakah karyawan tersebut masih tetap mendapatkan hak uang pesangon?

Ya, karyawan yang diberikan PHK oleh perusahaan akan tetap memperoleh uang pesangon. Hal tersebut sudah tertuang di dalam Undang-undang No. 13 tahun 2003 pasal 156 ayat 1 terkait ketenagakerjaan yang di dalamnya menjelaskan bahwa pihak perusahaan harus memberikan uang pesangon atau uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak yang sudah seharusnya diterima bila terjadi PHK.

Lalu, bagaimana aturan terkait hak uang pesangon untuk karyawan yang diberikan PHK oleh perusahaan. berikut ini adalah peraturan yang tertulis di dalam Undang-undang Ketenagakerjaan No.13 Tahun 2003 Pasal 156 Ayat 2:

• Waktu kerja kurang dari 1 tahun: 1 bulan gaji
• Waktu kerja 1 tahun hingga kurang dari 2 tahun: 2 bulan gaji
• Waktu kerja 2 tahun hingga kurang dari 3 tahun: 3 bulan gaji
• Waktu kerja 3 tahun hingga kurang dari 4 tahun: 4 bulan gaji
• Waktu kerja 4 tahun hingga kurang dari 5 tahun: 5 bulan gaji
• Waktu kerja 5 tahun hingga kurang dari 6 tahun: 6 bulan gaji
• Waktu kerja 6 tahun hingga kurang dari 7 tahun: 7 bulan gaji
• Waktu kerja 7 tahun hingga kurang dari 8 tahun: 8 bulan gaji
• Waktu kerja lebih dari 8 tahun: 9 bulan gaji.

Walaupun memang mendapatkan uang pesangon terlihat menggiurkan, tapi imbasnya akan kurang bagus, seperti kehilangan pekerjaan, riwayat karir yang buruk, dan akan sulit untuk memulai karir di tempat baru.

Jika hal tersebut terjadi, beberapa orang mungkin harus dari awal lagi memulai karirnya dan menanamkan berbagai hal baik lagi dari awal agar nantinya tidak terjadi kasus seperti yang terjadi di tempat kerja sebelumnya.

Tips Membuat Surat Peringatan Karyawan

Untuk perusahaan, bagaimanakah cara yang tepat untuk membuat dan memberikan surat peringatan karyawan atau SP yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan?

Sebelum membuat dan juga memberikan surat peringatan karyawan, ada baiknya pihak HRD ataupun legal yang ada di dalam perusahaan sudah mengetahui tips dalam memberikan surat peringatan karyawan di bawah ini.

1. Memastikan kembali bahwasanya bentuk pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan tersebut sudah melampaui batas. Adapun batas aturan tersebut umumnya harus dijelaskan dalam surat perjanjian kerja pada awal tanda tangan kesepakatan kerja.
2. Memastikan jangka waktu diberlakukannya SP dibuat dan juga diberikan. Kenapa? karena berdasarkan Pasal 161 UU Ketenagakerjaan, surat peringatan karyawan mempunyai masa waktu selama 6 bulan lamanya.
3. Surat peringatan karyawan hanya boleh dilakukan dan diberikan oleh divisi HRD pada karyawan yang dinilai bermasalah.
4. Mencantumkan data karyawan secara jelas, seperti nama asli, jabatan, serta ID karyawan.
5. Menulis tanda tangan yang disertai dengan nama pembuat SP atau pihak HRD.

Baca juga: Promosi Jabatan: Ini 7 pertimbangan dan Alasan Pentingnya Promosi Jabatan

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan lengkap diatas, bisa kita simpulkan bersama bahwa surat peringatan karyawan adalah suatu surat yang dibuat dan diserahkan pada karyawan yang sudah melanggar peraturan perusahaan agar nantinya karyawan tersebut bisa memperbaiki kesalahannya dan memberikan efek jera.

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, perusahaan tidak boleh asal dalam membuat surat peringatan karyawan, karena terdapat peraturan perundang-undangan dan berbagai data yang harus dicantumkan dengan jelas, seperti nama, alamat jabatan, hingga ID Card.

Nah, dalam hal ini maka pihak perusahaan harus memiliki data yang lengkap tentang para karyawannya dan harus bisa melakukan manajemen karyawan dengan baik.

Selain manajemen karyawan, pihak perusahaan pun harus melakukan manajemen lainnya secara baik, seperti manajemen finansial. Jenis manajemen ini sangat penting untuk keberlangsungan dan masa depan perusahaan.

Oleh karena itu, diperlukan laporan keuangan yang rapi, tepat dan akurat. Karena dengan melihat dan memerhatikan laporan keuangan, maka perusahaan bisa melakukan manajemen keuangan dengan baik serta menerapkan keputusan yang baik untuk masa depan perusahaan.

Namun, membuat laporan keuangan secara manual tentunya hanya memakan banyak waktu. Terlebih lagi, diperlukan sumber daya yang lebih besar dan juga sangat rentan terjadi berbagai kesalahan. Untuk itu, beralihlah dengan menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Accurate Online adalah software yang sudah dipercaya oleh lebih dari 300 ribu pebisnis di Indonesia dan sudah meraih penghargaan TOP Brand Award selama 6 kali berturut-turut dari tahun 2016 hingga tahun 2021.

Dengan Accurate Online, Anda akan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat dan akurat. Sehingga, Anda bisa lebih fokus dalam menjalankan bisnis Anda.

Selain itu, karena sudah dilengkapi dengan berbagai fitur dan layanan yang menarik, Accurate Online juga akan membantu Anda dalam mengelola bisnis agar bisa bergerak lebih efisien.

Klik banner di bawah ini untuk langsung mencoba Accurate Online selama 30 hari, Gratis!