Task Management: Pengertian, Tips, dan Metode yang Bisa Anda Gunakan

Dalam berbagai skala bisnis, baik itu bisnis kecil ataupun bisnis besar, task management bukanlah suatu hal yang asing. Optimasi dalam menjalankan task management adalah point penting yang wajib untuk dilakukan. Tujuannya adalah agar tujuan yang sebelumnya sudah ditetapkan bisa tercapai dengan baik.

Contoh sederhananya adalah seperti waktu Anda mencuci pakaian, membersihkan rumah, atau melakukan pekerjaan lainnya.

Lantas, seberapa pentingkah peran task managemen? Pada kesempatan ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang pengertian task management dan cara menerapkannya di dalam bisnis.

Pengertian Task Management

Pada dasarnya, task management adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi, memonitor, merencanakan, dan juga melakukan evaluasi untuk suatu pekerjaan yang dilakukan dalam satu periode waktu tertentu.

Untuk melakukan kegiatan task management, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah dengan merencanakan pekerjaan, mungkinkah untuk dilakukan sendiri, ditunda, atau didelegasikan. Lalu, lakukanlah evaluasi dan mulailah kerjakan.

Setiap pekerjaan nantinya akan dimonitor hingga pekerjaan tersebut sudah dikerjakan atau sudah sejauh mana progress pengerjaannya.

Lalu, proses terakhir dalam melakukan task management adalah mengevaluasi pekerjaan yang sudah di kerjakan. Nantinya, Anda akan tahu apa saja kekurangan ataupun kendala dalam proses pengerjaannya.

Fungsi utama task management adalah agar Anda lebih mudah dalam menyelesaikan pekerjaan dan memilih prioritas pekerjaan. Sehingga, tujuan yang sebelumnya Anda tentukan bisa tercapai dengan baik.

Dengan adanya task management, maka Anda akan bisa meningkatkan komunikasi antar karyawan dan Anda juga bisa mengetahui hambatan atau rintangan yang terjadi saat itu. Sehingga, Anda bisa tahu alasan kenapa pekerjaan yang Anda lakukan tidak kunjung selesai.

Baca juga: 7 Contoh Keterampilan Teamwork yang Penting dalam Bisnis

Tips untuk Optimasi Task Management

Terdapat beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk mengoptimasi task management pada bisnis Anda. Pertama, tentukanlah tools yang nantinya ingin Anda gunakan. Kedua, pastikanlah tools tersebut bisa Anda gunakan secara mudah. Terakhir, berikanlah informasi yang sifatnya lebih komprehensif.

Metode Task Management

Metode yang paling banyak digunakan dalam melakukan task management adalah to do list. Kenapa? karena bentuknya yang sangat sederhana dan paling banyak digunakan. Tapi selain to do list, ternyata masih ada berbagai task management lain yang umumnya banyak digunakan perusahaan. Apa saja? ini penjelasannya!

1. To-Do-List

To do list adalah suatu metode yang paling banyak digunakan oleh banyak orang. Cara menggunakannya juga sangat mudah, Anda hanya harus membuat daftar pekerjaan apa saja yang ingin Anda kerjakan, baik itu di buku catatan Anda ataupun di gadget Anda.

Daftar ini harus bisa Anda urutkan sesuai dengan skala prioritas yang paling penting, mendesak, tidak terlalu mendesak, hingga yang tidak terlalu penting. Setelah tugas dari daftar tersebut sudah selesai Anda kerjakan, maka Anda hanya harus mencoret ataupun menghapusnya saja, lalu Anda bisa lanjut mengerjakan tugas yang lainnya.

Kelebihan dari penggunaan metode ini adalah cara pembuatannya yang lebih mudah untuk dilakukan dan pekerjaan Anda pun bisa lebih mudah untuk diidentifikasi.

Namun kekurangannya adalah konsepnya yang sangat sederhana, sehingga akan terasa kurang efektif karena Anda hanya harus mencatat dan mencoretnya saja, tidak mengetahui progress pembuatannya secara detail.

2. Kanban

Metode Kanban sudah banyak digunakan sejak tahun 1940 an oleh industri perusahaan otomotif asal Jepang, yakni Toyota. Kanban itu sendiri diambil dari bahasa Jepang yang artinya adalah papan tanda.

Umumnya, Kanban dibuat dengan cara membagikan ideas, to do, doing, reviewed, dan juga done. Medianya bisa di papan tulis, cork board, atau kaca. Sehingga, karyawan bisa langsung menuliskan apa saja tugas yang harus mereka selesaikan pada media kanban dengan menggunakan sticky notes atau dengan menulisnya secara langsung.

Bila tugas tersebut sedang dikerjakan, maka pindahkanlah pada kolom doing. Sedangkan bila sudah selesai atau sedang diperiksa, maka pindahkanlah ke kolom review. Pun begitu juga seterusnya.

Saat ini, task management masih banyak digunakan oleh berbagai perusahaan karena pekerjaan yang dilakukan oleh mereka akan menjadi lebih transparan dan bisa diukur secara jelas.

3. Get Things Done (GTD)

David Allen adalah orang yang pertama kali mempopulerkan metode ini. Awalnya, ia dipaksa untuk berpikir tentang tugas apa yang nantinya akan dia kerjakan.

Konsep GTD ini pada dasarnya adalah penjelasan tentang suatu pekerjaan yang berubah menjadi workflow, nantinya para pekerja akan dimudahkan untuk melakukan pemetaan pekerjaan atau tugasnya tersebut.

Tujuan utama dari dilakukannya get things done adalah kumpulan ide dari berbagai pekerjaan. Lalu, ide ini selanjutnya bisa Anda jabarkan dengan jelas dan buatlah keputusan yang tepat. Sehingga, akan terbentuk suatu workflow pekerjaan yang lebih jelas dan bisa di review.

4. Eat The Frog

Bila biasanya kita banyak mendengar dan mengerjakan berbagai hal yang mudah lebih dulu, tapi lain halnya dengan metode yang satu ini. Pendekatan eat the frog ini akan menuntut Anda untuk melakukan berbagai hal yang sulit terlebih dahulu daripada yang mudah terlebih dahulu.

Tujuannya adalah agar bisa membuang berbagai sidat yang suka menunda-nunda pekerjaan, karena masalah tersebut adalah masalah umum yang ada di dunia pekerjaan. Berikut ini adalah empat konsep utama dari metode eat the frog:

  1. Lakukanlah pekerjaan yang harus Anda lakukan terlebih dahulu dan paling tidak ingin Anda lakukan
  2. Lakukanlah pekerjaan yang harus dan ingin Anda lakukan terlebih dahulu.
  3. Lakukanlah pekerjaan yang tidak harus Anda lakukan tapi ingin sekali Anda lakukan.

5. Agile

Agile adalah pendekatan yang dilakukan untuk mengatur berbagai pekerjaan yang sifatnya lebih kompleks agar bisa menjadi serangkaian langkah yang lebih sederhana untuk dilakukan dalam beberapa siklus yang singkat.

Proses di dalamnya akan memungkinkan Anda dalam memperoleh hasil sementara lalu menggunakannya untuk melakukan evaluasi serta perbaikan di siklus selanjutnya.

Meskipun berasal dari metodologi pembuatan software, namun kita juga bisa menggunakan metode ini untuk berbagai macam proyek pribadi dan keluarga, seperti sedang berkebun ataupun melatih kebiasaan baik pada anak-anak.

Terdapat lima tahapan di dalam metode agile, yaitu:

  • Envision – Perjelaslah tujuan yang mencakup Who, What, When dan How
  • Explore – Fase eksekusi
  • Adapt – melakukan tahap perubahan, koreksi dan juga perbaikan dengan berdasarkan hasil yang diperoleh pada siklus selanjutnya.
  • Close – menutup siklus dan bersiap pada siklus selanjutnya.

Baca juga: Human Capital Management: Pengertian, Tanggung Jawab, dan Manfaatnya

Kesimpulan

Task management mampu membantu Anda dalam melakukan identifikasi, merencanakan dan juga melakukan evaluasi pada suatu pekerjaan yang dilakukan dalam periode waktu tertentu. Dengan adanya task management, maka Anda bisa mengetahui apa saja kekurangan dan juga hambatan yang terjadi.

Terdapat berbagai jenis metode yang bisa digunakan dalam task management, diantaranya adalah to do list, kanban, get things done, serta eat the frog. Keempat metode ini akan membantu Anda dalam memiliki task management yang baik, sehingga pihak perusahaan bisa melakukan pekerjaan untuk setiap divisi secara maksimal.

Dengan adanya task management yang baik, maka operasional perusahaan bisa berjalan secara efektif. Pun sama halnya dengan pengelolaan finansial perusahaan, diperlukan manajemen yang baik agar semua keperluan yang dibutuhkan oleh perusahaan bisa dipenuhi.

Bila tidak ada task management yang baik dalam urusan keuangan perusahaan, maka akibatnya akan sangat besar. Untuk itu, Anda harus menggunakan software akuntansi sebagai salah satu alat task management pengelolaan keuangan dalam bisnis Anda.

Nah, salah satu rekomendasi software akuntansi dan bisnis yang bisa Anda pertimbangkan adalah Accurate Online. Software ini mampu menyediakan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat, dan akurat. Selain itu, Anda bisa mengakses berbagai laporan keuangan tersebut di mana saja dan kapan saja Anda butuhkan.

Accurate Online juga sudah dilengkapi dengan berbagai fitur yang mampu memudahkan Anda dalam mengelola bisnis, seperti fitur persediaan, penjualan, pembeliaan, perpajakkan, manufaktur dan berbagai fitur penting lainnya.

Accurate Online sangat cocok digunakan oleh berbagai skala bisnis, baik itu bisnis kecil hingga bisnis besar. Bahkan, Anda bisa menikmati berbagai fitur dan keunggulan Accurate Online dengan biaya investasi yang sangat terjangkau, yakni hanya 200 ribuan perbulan saja.

Anda memiliki kesempatan untuk mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.accurate1