Apa itu Cash Flow? Berikut adalah Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui

Apakah Anda pernah kesulitan untuk menutupi pengeluaran Anda pada akhir bulan karena Anda tidak memiliki cukup uang? Memahami “apa itu cash flow?” adalah awal yang bagus.

Jika Anda menjawab ya untuk semua pertanyaan diatas, Anda tidak sendiri. Banyak pemilik usaha kecil mengalami masalah yang sama: Mereka menderita cash flow atau arus kas yang buruk yang disebabkan oleh faktor-faktor seperti pekerjaan klien yang tidak mencukupi, klien yang lambat membayar dan pengeluaran besar yang tidak direncanakan.

Tapi sebenarnya apakah cash flow itu? Dan mengapa Anda hal tersebut harus Anda perhatikan? Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari hampir semua yang perlu Anda ketahui untuk membantu Anda menjadi seorang yang dapat mengelola pengeluaran dan pemasukan dengan mudah termasuk:

Apa itu Cash Flow?

Untuk memahami apa itu cash flow atau arus kas, mulailah dengan mengetahui kesalahan pemahaman banyak orang awam.

Pertama, ini bukanlah keuntungan. Keuntungan adalah perbedaan antara pendapatan dan biaya. Bisnis mungkin saja tidak menguntungkan sekaligus memiliki arus kas yang baik dan sebaliknya.

Hal ini dapat terjadi, misalnya, ketika pemilik bisnis menyimpan uangnya sendiri ke rekening bank, yang meningkatkan arus kas tetapi bukan keuntungan.

Kedua, itu bukan modal kerja. Keduanya sering digunakan secara bergantian, tetapi modal kerja adalah aset lancar dikurangi kewajiban lancar. Ini adalah uang yang dapat Anda gunakan untuk mendanai kekurangan uang tunai.

Jadi, apakah cash flow itu?

Ini adalah jumlah total uang yang masuk dan keluar dari bisnis Anda. Ketika lebih banyak uang mengalir masuk daripada keluar, Anda memiliki arus kas positif dan itu berarti bisnis Anda sehat dan menguntungkan. Sebaliknya, ketika lebih banyak uang mengalir keluar daripada masuk, Anda memiliki arus kas negatif dan bisnis Anda merugi.

Perubahan arus kas biasanya diakibatkan oleh aktivitas operasi, pendanaan dan investasi — meskipun aktivitas operasi seringkali dapat memberikan dampak terbesar.

Baca juga: Pengertian General Ledger dan Mengapa Bisnis Anda Membutuhkannya

Contoh Arus Masuk dan Arus Kas Keluar

Mari kita lihat beberapa contoh arus masuk dan arus keluar untuk berbagai aktivitas bisnis ini untuk membantu kami menguraikan arus kas sedikit lebih baik:

Kegiatan operasi

• Arus masuk: uang yang diterima dari klien
• Arus keluar: uang yang dibayarkan untuk membayar sewa, utilitas, perjalanan, telepon seluler, dan biaya lainnya

Pembiayaan eksternal

• Arus masuk: uang tunai yang diterima dari pinjaman bank
• Arus keluar: pembayaran pinjaman bulanan

Aktivitas investasi

• Arus masuk: uang yang diterima dari penjualan aset seperti peralatan
• Arus keluar: uang yang dibayarkan untuk membeli peralatan

Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Biaya Overhead untuk Perusahaan Konstruksi?

Mengapa Cash Flow itu Penting Bagi Bisnis?

Arus kas memainkan peran penting dalam:

Menjaga bisnis Anda tetap berjalan

Anda membutuhkan arus kas untuk membayar tagihan dan menutupi seluruh biaya dari hari-hari operasional, atau Anda berisiko mengalami gagal bayar. Sasaran Anda adalah mempertahankan arus kas positif dan memastikan Anda selalu menghasilkan lebih dari yang Anda belanjakan.

Mengembangkan bisnis Anda

Bisnis yang tumbuh akan membutuhkan cukup uang untuk diinvestasikan kembali — untuk membeli peralatan baru, berinvestasi dalam periklanan, kantor, dan sebagainya — semuanya sekaligus menutupi biaya.

Membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas

Mengetahui cash flowAnda menginformasikan keputusan Anda. Misalnya, Anda berencana membeli laptop baru dan di akhir bulan Anda mendapati penghasilan Anda jauh melebihi pengeluaran Anda. Anda sekarang dapat dengan percaya diri melakukan pembelian itu karena Anda memiliki cukup uang tunai.

Sebaliknya, jika Anda tidak yakin, Anda dapat memilih untuk menunda pembelian tersebut sampai situasi Anda membaik. Apa pun pilihan Anda, Anda telah membuat keputusan yang cerdas karena Anda telah melacak arus kas Anda.

Bisnis musiman

Bisnis musiman biasanya memiliki periode yang lambat dan sibuk, serta arus kas yang tidak dapat diprediksi. Mereka perlu mengelola arus kas mereka dengan hati-hati sepanjang tahun, sehingga mereka memiliki cukup uang untuk membantu mereka selama periode yang lambat.

Manajemen uang yang lebih baik. Memahami arus kas membantu Anda memahami cara Anda mengelola uang dan aktivitas bisnis apa yang menyebabkan peningkatan atau penurunan arus kas.

Jika, misalnya, Anda menemukan bahwa Anda mendapat untung pada akhir tahun tetapi berjuang untuk menutupi tagihan setiap bulan, mengatasi arus masuk dan arus keluar akan membantu menentukan masalah apa pun sehingga Anda dapat memperbaiki situasi.

Baca juga: Current Ratio (Rasio Lancar): Pengertian, Rumus, Contoh dan Batasannya

Poin apa Saja yang Harus Anda Perhatikan dalam Menghitung Cash Flow?

Menghitung arus kas biasanya melibatkan persiapan laporan arus kas yang terdiri dari tiga bidang inti yang disebutkan sebelumnya:

• Operasi
• Investasi
• Pembiayaan

Meskipun Anda dapat menghitung arus kas untuk periode apa pun, secara historis dilakukan setiap bulan. Ada dua cara untuk menyusun laporan arus kas: metode tidak langsung dan metode langsung.

Metode tidak langsung

Metode tidak langsung lebih mudah dan direkomendasikan untuk sebagian besar pemilik bisnis. Dengan metode ini, Anda menyesuaikan pendapatan bersih berdasarkan arus masuk dan arus kas keluar. Di bawah ini adalah contoh laporan arus kas dengan menggunakan metode tidak langsung:

Arus kas dari operasi

Penghasilan Bersih: $ 10.000
Penghasilan bersih Anda untuk periode yang ingin Anda evaluasi dari laporan laba rugi Anda

Penyesuaian untuk merekonsiliasi laba bersih dan kas bersih:

Kenaikan hutang: $ 1.000
Tambahkan biaya yang masih harus dibayar

Kenaikan piutang usaha: ($ 2.000)
Kurangi uang yang masih terhutang oleh pelanggan

Kas bersih dari operasi: $ 9.000
Total setelah semua penambahan dan pengurangan

Arus kas dari investasi

Membeli peralatan: ($ 2.000)
Menjual peralatan: $ 1.000

Uang tunai bersih dari investasi: ($ 1.000)
Total setelah semua penambahan dan pengurangan

Arus kas dari pembiayaan

Uang dari jalur kredit: 900
Pembayaran kredit: ($ 200)

Kas bersih dari pembiayaan: $ 700

(Arus kas bersih dari operasi + kas bersih dari pendanaan + kas bersih dari investasi)

Saldo arus kas akhir: $ 8.700

Metode langsung

Metode langsung berbeda dalam satu detail kecil: Arus kas bersih dari aktivitas operasi dihitung secara berbeda. Alih-alih menyesuaikan pendapatan bersih Anda, Anda mencantumkan pembayaran (pengeluaran atau arus keluar) dan penerimaan (pendapatan atau arus masuk).

Anda kemudian mengurangi pengeluaran Anda dari pendapatan Anda untuk mendapatkan total arus kas dari aktivitas operasi sebelum menambahkan kas bersih dari pendanaan dan investasi. Berikut contoh cara menghitung arus kas dari operasi dengan menggunakan metode langsung:

Penghasilan: $ 10.000

Uang tunai diterima untuk layanan yang diberikan

Pengeluaran bulanan

• Ruang kantor: ($ 1.000)
• Peralatan dan perlengkapan kantor: ($ 100)
• Utilitas akun: ($ 300)
• Perjalanan: ($ 250)

Kurangi pengeluaran bulanan dari pendapatan

Arus kas bersih dari operasi: $ 6.350

Baca juga: Gross Profit Margin: Pengertian, Rumus, Fungsi dan Contohnya

Bagaimana Melacak Cash Flow Anda?

Karena perubahan arus kas sering kali diakibatkan oleh fluktuasi pendapatan dan pengeluaran, titik awal yang baik adalah memantau kedua variabel ini.

Melacak penghasilan Anda

Lacak faktur Anda sehingga Anda tahu siapa yang telah membayar Anda, siapa yang belum dan berapa banyak uang yang Anda hasilkan setiap bulan. Dengan melacak faktur dan menyimpan catatan aman, Anda juga akan lebih siap menghadapi musim pajak.

Pertimbangkan untuk menggunakan software akuntansi cloud yang menyimpan faktur Anda di satu tempat yang mudah diakses, memberi Anda ikhtisar sekilas tentang pendapatan Anda dan mengingatkan Anda ketika ada faktur yang lewat waktu (lebih lanjut tentang itu sebentar lagi).

Melacak biaya Anda

Anda juga perlu menjaga pengeluaran dan biaya yang bisnis Anda keluarkan agar dapat membandingkannya dengan pendapatan untuk menentukan keuntungan. Berikut adalah dua praktik terbaik pelacakan pengeluaran yang mungkin ingin Anda terapkan:

Atur pengeluaran bisnis ke dalam kategori ramah pajak, sehingga Anda memahami kebiasaan belanja Anda dan dapat mengurangi total tagihan pajak Anda. Kategori pengeluaran bisnis yang khas termasuk perlengkapan kantor, biaya bank, utilitas, telepon seluler dan biaya data, perjalanan dan hiburan.

Tingkatkan metode pelacakan pengeluaran Anda. Jika Anda masih mencatat pengeluaran di spreadsheet atau menyimpan tanda terima di lemari arsip, mungkin sudah waktunya untuk meningkatkan ke solusi yang lebih modern. Software akuntansi cloud yang tepat, misalnya, akan menyederhanakan pelacakan pengeluaran Anda dengan memungkinkan Anda:

• Hubungkan rekening bank Anda — ucapkan selamat tinggal pada entri manual
• Jepret foto tanda terima dengan ponsel Anda dan unggah ke cloud untuk memudahkan akses nanti
• Tandai pengeluaran sebagai dapat ditagih, tambahkan markup dan tarik ke dalam faktur untuk melihat sekilas bagaimana kinerja bisnis Anda berdasarkan pengeluaran usaha, dan laporan laba rugi

Mengawasi pendapatan dan pengeluaran Anda membantu Anda lebih memahami pergerakan uang tunai dan kebiasaan belanja Anda. Pemahaman ini, pada gilirannya, meningkatkan pengambilan keputusan Anda.

Baca juga: Nilai Aktiva Bersih (NAB): Pengertian dan Cara Menghitungnya

Empat Cara untuk Meningkatkan Cash Flow Anda

Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu cash flow, mengapa itu penting, bagaimana menghitungnya dan bagaimana melacaknya, berikut adalah empat cara untuk memperbaikinya.

1. Pastikan Anda menguasai pembukuan bisnis Anda

Beberapa pemilik usaha kecil menghadapi masalah cash flow karena pembukuan yang berantakan. Mungkin invoice mereka tidak tersedia di satu lokasi. Mungkin mereka tidak melacak pendapatan atau pengeluaran sepanjang tahun dan malah  melakukan pembukuan yang terburu buru selama musim pajak.

Terlepas dari itu, disorganisasi ini berarti mereka tidak pernah benar-benar tahu di mana posisi bisnis mereka pada waktu tertentu — berapa banyak yang mereka hasilkan atau belanjakan, apakah mereka menguntungkan, dan bahkan berapa banyak uang yang masuk dan keluar.

Dalam beberapa kasus, ketidakteraturan ini menyebabkan tagihan terabaikan dan jumlah uang yang sangat besar.

Terdengar tidak asing?

Jika demikian, inilah waktunya untuk membereskan proses pembukuan bisnis Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan software akuntansi berbasis cloud  seperti Accurate Online yang membantu Anda menjaga pendapatan dan pengeluaran Anda tetap up to date dan memungkinkan Anda membuat faktur dengan mudah juga memastikan Anda tetap mengetahui tagihan yang belum dibayar.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Pasiva Adalah: Pengertian Lengkap dan Jenis-jenis Pasiva

2. Dapatkan cara agar Anda bisa dibayar lebih cepat

Jika Anda pernah mengalami keterlambatan pembayaran, Anda tidak sendirian. Menurut Fundbox, 64% pemilik usaha kecil menghadapi masalah keterlambatan pembayaran. Ini mungkin tidak selalu menjadi perhatian utama jika itu jarang terjadi atau Anda memiliki sekeranjang klien.

Tetapi jika keterlambatan pembayaran menjadi masalah yang berulang dan / atau Anda mengalami periode yang lambat, ini bisa menjadi masalah — karena Anda tidak dapat membayar tagihan dan mengembangkan bisnis Anda.

Solusinya adalah mendapatkan bayaran lebih cepat dan menggunakan alat yang tepat. Berikut adalah beberapa cara agar faktur Anda dibayar tepat waktu:

• Kirim faktur segera. Semakin cepat Anda mengirim faktur, semakin cepat Anda dibayar.
• Bersikaplah sopan. Penelitian oleh FreshBooks menunjukkan bahwa bersikap sopan dalam membuat faktur meningkatkan peluang dibayar tepat waktu sebesar 5%.
• Pastikan persyaratan pembayaran jelas, sehingga klien tahu kapan harus membayar Anda. Hindari kata-kata yang ambigu seperti “net 30” dan “setelah diterima”.
• Buat faktur yang bebas dari kesalahan umum, sehingga Anda terhindar dari bolak-balik terus-menerus dengan klien.
• Kirim pengingat tepat sebelum tanggal jatuh tempo faktur. Klien sering lupa tentang faktur karena banyak hal yang terjadi. Terkadang mereka hanya membutuhkan pengingat yang lembut.

Dan untuk pembayaran yang terlambat? Tindak lanjuti klien tersebut dan kirim pengingat pembayaran terlambat. Perangkat lunak faktur tertentu akan langsung memberi tahu Anda saat faktur sudah lewat.

Ini juga akan memungkinkan Anda mengatur pengingat pembayaran terlambat yang berjalan sesuai jadwal, sehingga Anda menghindari percakapan uang yang canggung.

3. Minta setoran di muka

Uang muka memberi Anda suntikan pada arus kas— anugerah untuk proyek-proyek besar yang berlangsung berbulan-bulan. Mereka juga memastikan klien tetap berkomuitmen dalam proyek sejak awal karena pembayaran DP meresmikan seluruh hubungan. Selain itu, klien yang dengan senang hati membayar uang muka kemungkinan besar akan menutupi sisa tagihan.

4. Kurangi biaya bulanan Anda

Terakhir, Anda dapat meningkatkan arus kas dengan memotong biaya bulanan. Kami tidak berbicara tentang memotong anggaran minum kopi pagi atau pengeluaran kecil lainnya yang membuat Anda bahagia.

Sebaliknya, kita berbicara tentang memotong hal-hal yang tidak penting dan menjadi sedikit lebih berhati-hati dengan cara Anda membelanjakan uang Anda. Berikut beberapa cara untuk mulai menabung hari ini:

• Potong biaya berlangganan yang tidak perlu. Kita semua memiliki langganan bulanan yang jarang kita gunakan dan simpan untuk momen “berjaga-jaga”. Batalkan langganan tersebut dan hemat uang.
• Negosiasikan tagihan bulanan Anda. Ya, Anda dapat menegosiasikan tagihan bulanan Anda dengan perusahaan — apakah itu asuransi Anda atau potongan harga dari pemasok Anda. Cukup hubungi perusahaan tersebut, beri tahu mereka bahwa Anda adalah pelanggan setia dan tidak ingin keluar, dan tanyakan apa yang dapat mereka lakukan untuk Anda.

Baca juga: 5 Tips Sederhana Dalam Membuat Anggaran Bisnis Kecil

Kesimpulan

Cash flow adalah sumber kehidupan bisnis kecil Anda. Itu membuat bisnis Anda tetap bertahan; itu membantu Anda tumbuh. Sayangnya, beberapa bisnis kecil tidak sepenuhnya memahaminya — sampai semuanya terlambat, dan mereka tidak lagi memiliki uang tunai untuk membayar tagihan.

Tapi Anda tidak harus mengalami nasib yang sama. Artikel ini memberi Anda hampir semua yang perlu Anda ketahui untuk membantu Anda menaklukkan arus kas — mulai dari apa itu dan bagaimana menghitungnya, hingga bagaimana melacak dan memperbaikinya sehingga bisnis Anda dapat berkembang.