Pengertian General Ledger dan Mengapa Bisnis Anda Membutuhkannya

“Melakukan pembukuan. ” Ini adalah frasa umum yang mengacu pada pencatatan pada buku besar atau general ledger. Tapi apa sebenarnya buku besar itu, dan mengapa Anda membutuhkannya?

Secara tradisional, akuntan mencatat transaksi keuangan dalam buku besar dengan tangan, menggunakan metode akuntansi entri ganda. Dengan munculnya teknologi pembukuan yang lebih baik, pencatatan transaksi menjadi lebih sederhana. Anda tidak lagi harus mencatat di buku; Anda dapat menggunakan lembar excel atau software akuntansi yang canggih.

Meskipun cara Anda mencatat transaksi telah berubah, pentingnya mengetahui dan membuat general ledger dalam bisnis tetap ada. Ini adalah catatan akuntansi penting untuk membuat laporan keuangan yang penting untuk mengevaluasi kesehatan bisnis.

Kita akan mempelajari apa itu general ledger, cara kerjanya, dan mengapa Anda membutuhkannya.

Gambaran Umum General Ledger dan Cara Kerjanya

General ledger atau buku besar adalah dokumen akuntansi utama yang memberikan catatan lengkap dari semua transaksi keuangan bisnis Anda. Ini membantu Anda melihat gambaran finansial yang lebih besar. Akun termasuk aset (tetap dan lancar), kewajiban, pendapatan, pengeluaran, keuntungan, dan kerugian.

Sebelum melanjutkan, mari kita lihat beberapa konsep utama yang akan membantu Anda lebih memahami buku besar dan cara kerjanya.

Hal yang perlu Anda tahu adalah seperti akuntansi entri ganda, persamaan akuntansi dasar, dan jurnal yang akan membantu Anda untuk mengetahui secara lebih mendalam apa itu buku besar dan fungsinya bagi bisnis Anda nantinya;

1. Akuntansi entri ganda

Ada dua jenis metode akuntansi utama. Metode akun tunggal berfungsi dengan baik jika Anda seorang solopreneur. Namun, metode akuntansi double entry atau entri ganda memudahkan penyusunan laporan keuangan dan meningkatkan akuntabilitas. Jadi, beralih ke metode akuntansi entri ganda mungkin adalah pilihan yang bijaksana.

Terlepas dari apa yang Anda putuskan dan pilih dalam bisnis kecil Anda, buku besar umum menggunakan metode akuntansi entri ganda: Entri ke satu akun membutuhkan entri yang berlawanan ke akun lain. Analoginya: setiap debit di satu akun memiliki kredit di akun lain.

Debit adalah entri akuntansi yang meningkatkan akun aset atau beban dan mengurangi akun kewajiban atau ekuitas pemilik. Sebuah “kredit” adalah kebalikannya.

Karena kredit dan debit mengarah pada pembentukan akun yang menyerupai huruf “T,” akun buku besar juga dikenal sebagai akun T. Anda menemukan debit di kiri dan kredit di kanan.

Kita akan segera melihat beberapa contoh buku besar, tetapi pertama-tama, mari kita tinjau jurnal dan persamaan akuntansi.

Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Biaya Overhead untuk Perusahaan Konstruksi?

2. Jurnal

Transaksi pertama kali dicatat dalam jurnal sebelum ditransfer ke general ledger atau buku besar. Jika buku besar adalah dokumen utama untuk melihat gambaran yang lebih besar, jurnal adalah dokumen untuk menganalisis detail bisnis Anda yang lebih detail.

Transaksi ini biasanya dicatat setiap hari dan, seperti halnya buku besar, Anda akan memiliki kredit dan debit untuk setiap entri.

Ada 7 jenis jurnal, empat yang paling umum adalah jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, dan jurnal pembayaran tunai:

  • Jurnal Penjualan untuk mencatat penjualan kredit. Misalnya nasabah (debitur) yang membeli secara kredit atau rekening.
  • Jurnal Pembelian adalah untuk mencatat pembelian kredit oleh bisnis Anda. Contohnya adalah perlengkapan dan perlengkapan.
  • Jurnal Penerimaan Kas adalah untuk mencatat semua arus kas masuk, seperti uang tunai untuk layanan yang diberikan.
  • Jurnal Pembayaran Tunai adalah untuk mencatat semua arus kas keluar.

Baca juga: Gross Profit Margin: Pengertian, Rumus, Fungsi dan Contohnya

3. Persamaan dasar akuntansi

Tujuan dari akuntansi entri ganda adalah untuk memastikan keseimbangan persamaan akuntansi dasar. Persamaan (Aset = Ekuitas + Kewajiban Pemilik) adalah dasar dari pembukuan entri ganda.

Jika suatu saat jumlah debit untuk semua akun tidak sama dengan jumlah kredit, persamaan tidak akan seimbang. Anda akan tahu bahwa Anda telah melakukan kesalahan.

Contoh

Mari kita lihat tiga contoh dan cara mencatat transaksi:

Contoh 1: Anda membayar dengan biaya 300.000

Debit “biaya” dan kredit “uang” di KEDUA jurnal dan buku besar.

Contoh 2: Anda menerima uang dari penjualan produk 400.000

Debit “kas” dan kredit “piutang” di KEDUA jurnal dan buku besar

Contoh 3: Anda berutang 600.000

Debit “hutang dagang” dan kredit “uang tunai” di KEDUA jurnal dan buku besar.

Ini adalah dasar-dasarnya, tetapi Anda mungkin berpikir, “Jadi apa? Apakah saya benar benar membutuhkan buku besar?

Baca juga: Current Ratio (Rasio Lancar): Pengertian, Rumus, Contoh dan Batasannya

general ledger 2

Alasan Mengapa Anda Membutuhkan  General Ledger

Jelas, itu selalu terserah Anda (dan penasihat keuangan Anda) untuk memutuskan apakah hal yang tepat untuk bisnis kecil Anda untuk menggunakan general ledger atau atau tidak.

Bisnis Anda mungkin baik-baik saja tanpa general ledger, tapi saat Anda membutuhkan interaksi dari pihak eksternal, buku besar menjadi salah satu laporan keuangan yang sangat penting, misalnya saat Anda mengajukan pinjaman pada pihak Bank

Namun jika Anda masih penasaran dan bertanya-tanya tentang alasan mengapa Anda membutuhkan buku besar dalam bisnis Anda, ada tujuh alasan kuat yang  mungkin bisa Anda pertimbangkan, seperti

  • Ini memberikan catatan akurat dari semua transaksi keuangan
  • Ini membantu Anda menyusun neraca saldo, jadi saldo pembukuan Anda
  • Itu membuat pengajuan SPT menjadi mudah karena Anda memiliki pengeluaran dan pendapatan di satu tempat
  • Ini melaporkan pendapatan dan pengeluaran nyata sehingga Anda dapat tetap memantau pengeluaran
  • Ini membantu Anda melihat transaksi yang tidak biasa dengan segera
  • Ini membantu Anda mengidentifikasi (dan menghentikan) penipuan atau fraud
  • Ini membantu dalam menyusun laporan keuangan utama yang sangat penting untuk mengevaluasi profitabilitas, likuiditas, dan kesehatan keuangan Anda secara keseluruhan. Ini termasuk laporan arus kas, laporan laba rugi, dan neraca.

Baca juga: Pengertian dan Perbedaan Antara Biaya Tetap dan Biaya Variabel

Kesimpulan

General ledger atau buku besar adalah dokumen induk Anda untuk semua transaksi keuangan bisnis Anda. Memahami cara kerjanya bisa menakutkan pada awalnya, tetapi Anda akan menyadari bahwa buku besar adalah salah satu laporan keuangan penting yang harus ada dalam bisnis Anda.

Anda hanya perlu memahami prinsip dasar akuntansi entri ganda, persamaan dasar akuntansi, dan cara mentransfer entri jurnal ke buku besar.

Setelah Anda memahami dan mulai menggunakan buku besar, Anda akan menyadari betapa hebatnya itu. Ini menawarkan beberapa manfaat menarik untuk bisnis Anda. Bisa dibilang, yang paling penting adalah fondasi untuk membuat laporan keuangan yang sangat penting untuk mengevaluasi urusan keuangan Anda.

Jika Anda mencari solusi untuk kemudahan dalam pembuatan laporan keuangan secara otomatis dan cepat, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online yang memiliki fitur otomasi lebih dari 200 laporan keuangan dengan mudah dan praktis.

Accurate Online sendiri adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia yang memiliki fitur terlengkap seperti fitur pembukuan dasar, proses rekonsiliasi otomatis, manajemen aset dan persediaan, multi gudang dan cabang, persetujuan transaksi, smartlink ecommerce dan masih banyak lagi.

Tertarik mencoba menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

https://accurate.id/lp/marketing-form/