Contoh Biaya Administrasi dan Cara Pencatatannya

Pada umumnya, biaya administrasi ini banyak dikenal dengan sebutan biaya admin bank atau biaya yang dibebankan pada pemilik rekening bank.

Umumnya, biaya administrasi ini juga sering digunakan oleh industri bank, tapi istilah administrasi ini pun sebenarnya banyak digunakan oleh perusahaan untuk membuat laporan keuangan. Untuk itu, setiap perusahaan harus mengetahui contoh biaya administrasi.

Istilah biaya administrasi bank di dalam akuntansi juga banyak dikenal dengan administrative expense atas biaya yang dikeluarkan dalam berbagai kegiatan perusahaan, seperti proses produksi ataupun pemasaran jasa dan barang.

Selain itu, beban administrasi ini juga adalah pengorbanan biaya agar bisa mendapatkan laba di masa yang akan datang, sehingga nantinya kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan bisa memberikan suatu manfaat untuk pelanggan dan juga untuk perusahaan.

Untuk itu, biaya administrasi pun sangat berhubungan dengan kegiatan operasional, seperti gaji karyawan, biaya persediaan kantor, sewa, perawatan kantor, sampai biaya pajak.

Pengertian Biaya Administrasi

ilustrasi Biaya Administrasi. source envato

Biaya administrasi bank di dalam akuntansi umumnya banyak digunakan oleh bank sebagai biaya admin bank atas saldo ataupun tabungan yang disimpan dan biaya tersebut nantinya akan dibebankan pada pemilik rekening.

Tapi, istilah ini tentunya berbeda dengan biaya administrasi bank yang digunakan oleh semua kegiatan bisnis ataupun perusahaan.

Di mana beban administrasi adalah administrative expense yang digunakan untuk kegiatan produksi, penjualan produk, ataupun hal lainnya yang berhubungan dengan piutang wesel.

Tujuannya adalah agar biaya tersebut bisa mendatangkan keuntungan pada pemilik usaha di masa yang akan datang dan bisa memberikan manfaat lainnya pada konsumen.

Baca juga: Cara Menghitung Biaya Total dan Contoh Kasusnya

Contoh Biaya Administrasi

Salah satu contoh biaya administrasi bisa kita temukan dalam upah atau tunjangan karyawan. Karyawan yang berada dalam tim IT atau staf akuntansi akan dimasukkan ke dalam biaya administrasi.

Selain itu, tunjangan ataupun kompensasi eksekutif pun nantinya akan dimasukan ke dalam beban administrasi.

Di sisi lain, contoh biaya administrasi yang bisa ditemukan secara mudah adalah biaya asuransi, sewa gedung, utilitas, telepon, dan perlengkapan kantor lainnya.

Hal tersebut juga akan berhubungan dengan penyusutan aset, yang mana beban penyusutan juga bisa dikategorikan sebagai biaya administrasi. Tapi, biaya penelitian ataupun pengembangan tidak masuk ke dalam biaya beban.

Dengan mengetahui jenis dan contoh biaya administrasi yang dikeluarkan oleh perusahaan, maka Anda tidak akan kesulitan ataupun kebingungan dalam mencatat jenis biaya administrasi ke dalam laporan keuangan.

Baca juga: Biaya Dibayar Dimuka: Pengertian, Jenis, dan Cara Membuat Jurnalnya

Fungsi Biaya Administrasi

Fungsi biaya administrasi pada dasarnya berkaitan dengan perencanaan dan juga kebijakan yang berlaku di dalam perusahaan, hal ini sangat berguna untuk suatu perusahaan agar bisa mengontrol suatu pengeluaran.

Bila fungsi dari pencatatan biaya ini bisa diterapkan, maka perusahaan harus mengawasi dua hal, yakni pengawasan efektif dan juga pengawasan efisien.

Pengawasan ini berguna untuk memantau pengeluaran produksi ataupun kegiatan pemasaran. Selain itu, adanya pengawasan di dalam produksi pun sangat berguna untuk menghasilkan suatu produk secara lebih maksimal.

Sehingga, bila biaya admin bisa diterapkan secara baik, maka perusahaan pun bisa menghasilkan produk yang lebih banyak dari kemampuan setiap karyawannya.

Sedangkan untuk bagian marketing, umumnya beban biaya administrasi ini berhubungan dengan uang. Tentu saja dalam hal ini perusahaan akan melakukan kegiatan pemasaran dengan dana yang besar.

Untuk itu, bagian pemasaran atau marketing juga harus berusaha keras untuk memasarkan produknya sebanyak mungkin pada pelanggan, terlebih lagi saat melakukan pemasaran langsung pada pelanggan yang mana biaya admin ini akan terus diperlukan.

Melalui beragam jenis media sosial yang saat ini bisa dimanfaatkan, juga membuat perusahaan akan tetap memerlukan biaya administrasi.

Untuk itu, efisiensi dan efektifitas akan sangat diperlukan agar biaya yang dikeluarkan bisa dikeluarkan secara tepat pada bagian marketing perusahaan.

Baca juga: Biaya Eksplisit: Ini Pengertian dan Contohnya

Cara Efektif Mengatur Pengeluaran Biaya Administrasi

Jika Anda sudah mengetahui pengertian dan contoh biaya administrasi, maka Anda juga harus mengetahui tahapan-tahapan yang dilakukan untuk mencegah adanya pengeluaran biaya administrasi yang terlalu banyak. Adapun caranya adalah sebagai berikut:

1. Mengalokasikan Dana Sesuai Kebutuhan dan Jenisnya

Dalam mengalokasikan dana yang sesuai dengan kebutuhan agar tujuannya, maka Anda bisa memberikan tanggung jawab beban administrasi pada divisi tertentu di dalam perusahaan. Alokasi dana bisa bisa digunakan agar mempunyai acuan atau dasar.

Dasar acuan yang digunakan ini juga adalah tingkat perubahan pencatatan administrasi dalam kegiatan tertentu.

Sehingga, dalam hubungan beban umum dan juga beban administrasi bisa mengendalikan beragam pengeluaran dengan berdasarkan kondisi keuangan perusahaan.

2. Membagi Jenis Biaya Administrasi dan Umum

Manfaat dalam membagi jenis biaya administrasi dan biaya umum adalah agar perusahaan mempunyai dasar dalam membandingkan biaya umum dengan biaya administrasi.

Selain itu, perusahaan pun akan jadi jauh lebih mudah dalam membagi dana berdasarkan divisinya.

Setelahnya, membagi jenis biaya administrasi bisa digolongkan menjadi beberapa kategori, seperti gaji dan upah, dan juga biaya umum, seperti biaya perawatan, asuransi, dan biaya lainnya.

3. Tentukan Cara Terbaik Untuk Mengontrol Biaya Administrasi

Dua cara terbaik dalam mengontrol pengeluaran biaya admin adalah sebagai berikut:

• Menggunakan Anggaran

Dengan menggunakan anggaran, maka setiap divisi perusahaan nantinya bisa mempersiapkan laporan neraca. Laporan neraca ini bisa dipertanggungjawabkan di setiap akhir periode akuntansi.

• Teknik Standar Pengawasan

Teknik standar pengawasan ini mampu meningkatkan efisiensi dan juga fungsi dari setiap beban administrasi perusahaan. Sehingga, nantinya teknik ini bisa berkaitan dengan biaya yang diperlukan ataupun biaya yang diprediksi.

Baca juga: Struktur Biaya: Pengertian Lengkap, Contoh dan Fungsinya

Cara Mudah Mencatat Biaya Administrasi

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, bahwa beban administrasi akan sangat berhubungan dengan biaya admin bank yang bisa dibuat dengan akun sendiri, atau bila ingin sederhana Anda bisa memasukkannya ke dalam beban operasional.

1. Catat Secara Manual

Beban operasional adalah semua beban yang timbul karena adanya kegiatan operasional perusahaan. Sehingga, pencatatannya akan sangat tergantung dari keputusan akuntan perusahaan.

Berikut ini adalah contoh pencatatannya secara manual.

2. Membuat Transaksi Biaya Admin secara otomatis dengan Accurate Online

Saat Anda ingin melakukan pembayaran secara transfer atau giro dengan nilai yang besar, maka biaya administrasi juga nantinya akan dikenakan dengan nilai yang besar.

Namun dengan adanya fitur penerimaan penjualan dalam Aplikasi Akuntansi Accurate Online, maka jurnal transaksi yang sudah Anda buat pun akan keluar secara otomatis seperti gambar di bawah ini.

Baca juga: Langkah Awal Menggunakan Accurate Online untuk Pembukuan Bisnis

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap dari kami tentang biaya administrasi. Kehadiran peran dari beban administrasi di dalam keuangan pun sangat penting untuk perusahaan.

Selain bisa mempermudah kegiatan pencatatan keuangan di perusahaan, beban administrasi juga bisa mengatur kegiatan transaksi atas kegiatan operasional bisnis, sehingga pembukuan bisnis Anda nantinya bisa lebih rapi dan akurat.

Nah, cara mudah untuk mengerjakan biaya administrasi dan tugas akuntansi lainnya adalah dengan menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Accurate Online adalah aplikasi yang dikembangkan dengan teknologi cloud computing berbasis website yang sudah didukung dengan tingkat keamanan tinggi.

Sehingga, berbagai data keuangan Anda akan tersimpan secara aman dan Anda bisa mengerjakan kegiatan akuntansi secara nyaman.

Accurate Online pun sudah dipercaya oleh lebih dari ratusan ribu pebisnis di Indonesia dan sudah berpengalaman lebih dari 20 tahun dalam menyediakan aplikasi akuntansi.

Dengan menggunakan Accurate Online, setiap pebisnis bisa mendapatkan laporan arus kas, laporan laba rugi, laporan neraca, dan lebih dari 200 jenis laporan keuangan lainnya secara otomatis, cepat dan akurat.

Selain itu, Accurate Online juga sudah dilengkapi dengan fitur dan modul yang mampu membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi bisnis, seperti fitur penjualan, pembelian, persediaan, perpajakan, dan masih banyak lagi.

Penasaran dengan Accurate Online? Ayo gunakan sekarang juga secara gratis selama 30 hari dengan klik banner menarik di bawah ini.