Biaya Dibayar Dimuka: Pengertian, Jenis, dan Cara Membuat Jurnalnya

Jika Anda adalah pemilik bisnis, apakah Anda pernah membayar barang dan jasa bisnis sebelum menggunakannya? Jika demikian, jenis pembelian ini memerlukan perlakuan khusus dalam pembukan Anda. Anda harus membuat entri jurnal biaya dibayar dimuka atau prepaid expense

Jadi, tahukah Anda cara mencatat biaya dibayar dimuka? Jika Anda belum mengetahuinya, ikuti panduan sederhana ini untuk mencatat biaya tersebut agar catatan akuntansi Anda akurat.

Apa itu Biaya Dibayar Dimuka?

Biaya dibayar dimuka adalah biaya yang dibayar sebelum menggunakan jasa atau barang yang Anda akan gunakan. Anda dikenakan biaya ini ketika Anda membayar sesuatu yang akan Anda terima dalam waktu dekat. Setiap kali Anda membayar sesuatu sebelum menggunakannya, Anda harus mencatatnya melalui entri biaya dibayar dimuka.

Prepaid expense tidak segera memberikan nilai. Sebaliknya, mereka memberikan nilai dari waktu ke waktu — umumnya selama beberapa periode akuntansi.

Karena pengeluaran berakhir saat Anda menggunakannya, Anda tidak dapat langsung menghabiskan seluruh nilai item. Anda hanya dapat menghabiskan bagian dari pengeluaran yang telah Anda gunakan. Catatlah prepaid expense dalam catatan keuangan bisnis Anda dan sesuaikan entri saat Anda menggunakan item tersebut.

Proses pencatatan prepaid expense hanya terjadi dalam akuntansi akrual. Jika Anda menggunakan akuntansi berbasis kas, Anda hanya mencatat transaksi ketika uang secara fisik berpindah tangan.

Baca juga: Aset Lancar dan Tidak Lancar: Pengertian, Perbedaan, dan Jenisnya

Hal Apa Saja yang Dianggap Sebagai Biaya Dibayar Dimuka?

Individu dan bisnis sama-sama pernah melakukan pembayaran dimuka. Dalam bisnis kecil, ada sejumlah pembelian yang dapat Anda lakukan yang dianggap sebagai biaya dibayar dimuka.

Daftar berikut menunjukkan contoh-contoh pengeluaran dibayar dimuka secara umum:

  • Sewa (membayar ruang komersial sebelum menggunakannya)
  • Polis asuransi bisnis kecil
  • Peralatan yang Anda bayar sebelum digunakan
  • Gaji (kecuali jika Anda menunggak gaji)
  • Taksiran pajak
  • Beberapa tagihan utilitas
  • Beban bunga

Sekali lagi, apa pun yang Anda bayar sebelum menggunakan dianggap sebagai prepaid expense.

Baca juga: Mengetahui Jenis Aktiva dalam Bisnis Secara Lengkap

Jenis Akun Apa yang Merupakan Biaya Dibayar Dimuka?

Anda mungkin bertanya-tanya jenis akun apa yang termasuk prepaid expense. Sebagai pengingat, jenis akun utama adalah aset, biaya, kewajiban, ekuitas, dan pendapatan.

Mungkin Anda berpikir … Ini pengeluaran, kan? Maksudku, biaya ada dalam judul! Meskipun itu asumsi yang tidak salaj, itu tidak sepenuhnya benar.

Biaya dibayar dimuka adalah aset. Saat Anda awalnya mencatat biaya ini, catat sebagai aset. Jadi, di mana prepaid expense dicatat? Biaya ini dalam neraca juga terdaftar sebagai aset.

Prepaid expense hanya berubah menjadi pengeluaran saat Anda benar-benar menggunakannya. Saat Anda menggunakan item tersebut, kurangi nilai aset. Nilai aset kemudian diganti dengan biaya aktual yang dicatat pada laporan laba rugi.

Intinya: Sebelum Anda menggunakan item biaya dibayar dimuka, itu adalah aset. Setelah barang digunakan, itu adalah pengeluaran.

Dowload eBook Panduan dan Template Pembukuan Sederhana dengan Excel untuk Bisnis Kecil

Entri Jurnal Dibayar Dimuka

Buat entri jurnal prepaid expense dalam pembukuan Anda pada saat pembelian, sebelum menggunakan barang atau layanan. Sebelum membuat jurnal ini, Anda harus memahami bagaimana setiap akun utama dipengaruhi oleh debit dan kredit.

Aset dan biaya meningkat melalui debit dan dikurangi dengan kredit.

Di sisi lain, liabilitas, ekuitas, dan pendapatan ditingkatkan oleh kredit dan dikurangi oleh debit.

Untuk membuat entri jurnal pertama Anda dalam mencatat prepaid expense, adalah mendebit akun prepaid expense  Anda. Mengapa? Akun ini adalah akun aset, dan aset ditingkatkan oleh debit. Dan untuk setiap debit, harus ada kredit. Kreditkan akun yang sesuai yang Anda gunakan untuk melakukan pembayaran, seperti akun kas atau cek. Mengkredit akun akan mengurangi  akun kas Anda.

Entri jurnal yang Anda buat saat Anda mengeluarkan biaya prabayar akan terlihat seperti ini:

Tanggal Akun Debit Kredit
X/XX/XX Biaya Dibayar Dimuka X
Kas X

Baca juga: FIFO, LIFO, atau Avarage, Mana Metode Persediaan yang Cocok untuk Bisnis Anda?

Penyesuaian untuk Biaya Dibayar Dimuka

Menyesuaikan entri membantu menyeimbangkan pembukuan Anda. Untuk mengenali prepaid expense yang menjadi pengeluaran aktual, gunakan entri penyesuaian.

Saat Anda menggunakan item dibayar dimuka, kurangi akun prepaid expense Anda dan tambah akun biaya sebenarnya. Untuk melakukan ini, mendebit akun biaya Anda dan mengkredit akun prepaid expense Anda. Ini menciptakan entri penyesuaian prepaid expense.

Entri jurnal Anda yang mencerminkan pengeluaran aktual akan terlihat seperti ini:

Tanggal Akun Debit Kredit
X/XX/XXXX Biaya X
Biaya dibayar dimuka X

Katakanlah Anda membayar sewa di muka enam bulan, yang menambahkan hingga 6.000.000. Ketika Anda membayar sewa di muka, Anda mencatat seluruh 6.000.000 sebagai aset di neraca. Setiap bulan, Anda mengurangi akun aset dengan porsi yang Anda gunakan. Anda mengurangi akun aset sebesar 1.000.000 (6.000.000 / 6 bulan) dan mencatat biaya 1.000.000.

Ulangi proses ini sampai biaya habis. Setelah Anda menggunakan item dibayar dimuka, akun aset harus kosong, dan akun biaya harus menunjukkan nilai penuhnya.

Baca juga: Sistem Akuntansi: Pengertian, Unsur, Contoh, dan Manfaatnya

Contoh Kasus Mencatat Prepaid Expense

Entri jurnal dibayar dimuka membantu Anda menjaga proses akuntansi Anda akurat. Mari kita lihat beberapa contoh prepaid expense.

Contoh 1

Katakanlah Anda membeli polis asuransi satu tahun untuk bisnis Anda yang harganya 1.800.000. Anda membayar di muka dan menggunakan asuransi sepanjang tahun.

Saat Anda membeli asuransi, debet akun prepaid expense untuk menunjukkan peningkatan aset. Dan, kreditkan akun kas untuk menunjukkan penurunan nilai kas Anda.

Tanggal Akun Debit Kredit
X/XX/XXXX Biaya dibayar dimuka 1.800.000
Kas 1.800.000

Setiap bulan, sesuaikan akun dengan jumlah polis yang Anda gunakan. Karena kebijakan itu bertahan satu tahun, bagi total biaya 1.800.000 dengan 1. Berarti Anda mengeluarkan biaya 150.000 setiap bulan.

Biaya 150.000 dari asuransi dengan debit. Kurangi akun prepaid expense dengan kredit. Ulangi proses ini setiap bulan sampai polis digunakan dan akun aset kosong.

Tanggal Akun Debit Kredit
X/XX/XXXX Biaya 150.000
Biaya dibayar dimuka 150.000

Baca juga: 5 Cara Untuk Mengetahui Kesalahan Akuntansi dalam Bisnis Anda

Contoh 2

Anda membayar prepaid expense 9.000.000 selama enam bulan untuk sewa ruangan. Anda telah membayar ruangnya, tetapi Anda belum menggunakannya. Jadi, Anda perlu mencatat jumlahnya sebagai biaya prabayar.

Pertama, mendebit akun prepaid expense untuk menunjukkan peningkatan aset. Juga, kreditkan akun kas untuk menunjukkan nilai kas Anda.

Tanggal Akun Debit Kredit
X/XX/XXXX Biaya dibayar dimuka 9.000.000
Kas 9.000.000

Setiap bulan berlalu, sesuaikan akun dengan jumlah sewa yang Anda gunakan. Karena pembayaran di muka adalah selama enam bulan, bagi total biaya dengan enam (9.000.000/ 6). Sesuaikan akun Anda dengan 1.500.000 setiap bulan.

Biaya 1.500.000 dari sewa dengan debit. Kurangi akun prepaid expense dengan kredit. Ulangi proses ini setiap bulan hingga sewanya digunakan dan akun aset kosong.

Tanggal Akun Debit Kredit
X/XX/XXXX Biaya 1 1.500.000
Biaya dibayar dimuka 1.500.000

Baca juga: Petty Cash Adalah Hal Penting dalam Pembukuan. Mari Pelajari Lebih Dalam

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai biaya dibayar dimuka atau prepaid expense dalam akuntansi. Biaya ini penting untuk diketahui dan mencatatnya secara khusus, karena tidak menutup kemungkinan biaya ini berhubungan dengan aset yang dimiliki oleh usaha Anda.

Untuk kemudahan pencatatan prepaid expense, Anda bisa untuk menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur terlengkap dan sesuai dengan kebutuhan bisnis seperti Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang telah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa mendapatkan fitur terbaik dalam bisnis seperti pencatatan prepaid expense dengan mudah, otomasi pembuatan faktur penjualan dan pembelian, payroll, penghitungan dan pelaporan pajak badan langsung dari aplikasi, pembatasan hak akses pada multi pengguna, otomasi lebih dari 200 jenis laporan keuangan, dan masih banyak lagi.

Jadi tunggu apalagi? Anda juga bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

accurate 200 ribu perbulan