Jurnal Pembelian: Pengertian, Jenis, dan Cara Pencatatannya

Pada dasarnya, jurnal pembelian digunakan oleh perusahaan untuk mencatat kegiatan transaksi pembelian.

Selain jurnal pembelian, ada juga jurnal penjualan yang memiliki fungsi serupa.

Kegiatan transaksi penjualan dan pembelian adalah kegiatan utama perusahaan yang terjadi secara rutin dan terus berulang.

Untuk itu, dibutuhkan pencatatan yang akurat, tepat, baik, dan juga benar.

Nah pada kesempatan kali ini, mari kita bahas secara tuntas tentang jurnal pembelian, lengkap dengan contoh dan cara pencatatannya pada laporan keuangan.

Pengertian Jurnal Pembelian

Jadi, jurnal pembelian adalah suatu catatan jurnal yang dimanfaatkan untuk mencatat berbagai transaksi pembelian.

Sama seperti transaksi penjualan yang dicatat dengan menggunakan jurnal penjualan, maka pada transaksi pembelian pun dicatat dengan menggunakan jurnal pembelian.

Baik itu untuk pembelian yang dilakukan secara kredit, tunai, retur, diskon, atau potongan pembelian.

Contohnya seperti pembelian bahan baku yang dicatat pada jurnal pembelian bahan baku dan pembelian kendaraan yang dicatat pada jurnal pembelian kredit yang disertai PPN.

Baca juga: Jurnal Penjualan: Pengertian, dan Cara Membuat Jurnal Penjualan Perusahaan Dagang.

Fungsi Jurnal Pembelian

Jurnal pembelian adalah bagian penting dalam sistem akuntansi, digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian barang atau jasa yang dilakukan secara kredit.

Fungsi utama jurnal pembelian adalah:

1. Mencatat Transaksi Pembelian

Semua transaksi pembelian secara kredit dicatat secara sistematis dalam jurnal pembelian, termasuk detail seperti tanggal, jumlah, dan deskripsi barang atau jasa yang dibeli.

2. Mengontrol Pengeluaran

Dengan mencatat setiap pembelian, perusahaan dapat mengontrol dan memantau pengeluaran, memastikan bahwa semua pembelian sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.

3. Menyediakan Informasi untuk Laporan Keuangan

Data dari jurnal pembelian digunakan untuk membuat laporan keuangan, seperti laporan laba rugi dan neraca, membantu dalam pengambilan keputusan keuangan.

4. Membantu dalam Manajemen Utang

Jurnal pembelian mencatat utang yang timbul dari transaksi kredit, sehingga perusahaan dapat mengelola dan melacak kewajiban mereka secara lebih efisien.

5. Mempermudah Proses Audit

Dengan adanya pencatatan yang rapi dan sistematis dalam jurnal pembelian, proses audit keuangan menjadi lebih mudah dan efisien, membantu memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi yang berlaku.

Baca juga: Macam-Macam Jurnal Akuntansi dalam Keuangan

Jenis-jenis Jurnal Pembelian

Tercatat ada empat jenis jurnal pembelian yang harus Anda ketahui. Berikut ini adalah penjelasannya:

1. Jurnal Tunai

Para pebisnis ritel dan perusahaan dagang kecil umumnya banyak yang menggunakan sistem persedian perpetual yang terkomputerisasi.

Jurnal tunai digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian barang atau jasa yang dibayar secara tunai.

Jurnal ini berfungsi untuk memisahkan pembelian yang dilakukan secara tunai dari yang dilakukan secara kredit, sehingga memudahkan pengelolaan kas perusahaan.

Contohnya ketika perusahaan membeli perlengkapan kantor dan langsung membayarnya dengan kas atau cek, transaksi ini akan dicatat dalam jurnal pembelian tunai.

2. Jurnal Kredit

Jurnal pembelian kredit digunakan untuk mencatat pembelian barang atau jasa yang dilakukan secara kredit, di mana pembayaran dilakukan di kemudian hari.

Pembelian yang dilakukan secara kredit merupakan kegiatan yang seringkali terjadi dalam sistem akuntansi perusahaan dagang, jasa dan manufaktur.

Contohnya jika perusahaan membeli bahan baku dari pemasok dengan kesepakatan pembayaran 30 hari setelah pengiriman, transaksi ini dicatat dalam jurnal pembelian kredit.

3. Jurnal Diskon Pembelian

Saat ini, umumnya faktur yang diterima oleh pebisnis tidak akan menawarkan diskon untuk pembayaran yang dilakukan lebih awal.

Umumnya, faktur hanya memberikan informasi tanggal jatuh tempo dan denda saat terjadi keterlambatan pembayaran.

Jika Anda sering menerima faktur beberapa hari sebelum tanggal jatuh tempo tersebut tiba, maka Anda tidak memperoleh keuntungan apapun berdasarkan tanggal jatuh tempo.

Namun dengan cara yang akan kami jelaskan di bawah ini, maka Anda bisa menggunakan dana Anda untuk tujuan yang lebih produktif lagi, seperti membuka tabungan deposito.

Untuk perusahaan, diskon pembelian yang didapatkan oleh pembeli karena melakukan pembayaran faktur lebih awal bisa dilakukan dengan mengurangi harga pokok pembelian.

Umumnya, kebanyakan perusahaan sudah membuat sistem akuntansi mereka yang memungkinkan pembeli bisa mengambil semua diskon yang tersedia.

Contohnya jika perusahaan menerima potongan harga 2% karena membayar faktur dalam waktu 10 hari, meskipun jatuh tempo 30 hari. Potongan ini dicatat dalam jurnal potongan pembelian.

4. Jurnal Retur dan Potongan Pembelian

Jurnal retur pembelian atau purchases return dan potongan pembelian dilakukan saat ada barang yang dikembalikan.

Jurnal ini digunakan untuk mencatat pengembalian barang yang telah dibeli, baik karena cacat, tidak sesuai pesanan, atau alasan lainnya.

Umumnya, pembeli akan mengirimkan surat atas memorandum debit ke penjual.

Contohnya jika perusahaan mengembalikan sebagian bahan baku yang dibeli karena kualitasnya tidak sesuai dengan spesifikasi, transaksi ini dicatat dalam jurnal retur pembelian.

Baca juga: Jurnal Retur Pembelian dan Perbedaannya dengan Jurnal Retur Penjualan

Cara Mencatat Jurnal Pembelian

Mencatat jurnal pembelian adalah langkah penting dalam proses akuntansi perusahaan, terutama untuk mencatat semua transaksi pembelian barang atau jasa.

Berikut adalah langkah-langkah cara mencatat jurnal pembelian:

1. Identifikasi Transaksi Pembelian

• Tunai atau Kredit: Tentukan apakah pembelian dilakukan secara tunai atau kredit. Ini penting karena mempengaruhi akun yang akan didebit dan dikredit.
• Barang atau Jasa: Identifikasi apakah pembelian tersebut adalah barang atau jasa, karena ini akan menentukan akun yang digunakan dalam pencatatan.

2. Catat Pembelian Tunai

• Debit: Akun “Pembelian” atau “Persediaan” didebit sebesar nilai barang atau jasa yang dibeli.
• Kredit: Akun “Kas” atau “Bank” dikredit dengan jumlah yang sama.

Contoh:
Jika perusahaan membeli barang senilai Rp10.000.000 secara tunai, jurnalnya adalah:

• Debit: Pembelian Rp10.000.000
• Kredit: Kas Rp10.000.000

3. Catat Pembelian Kredit

• Debit: Akun “Pembelian” atau “Persediaan” didebit sebesar nilai barang atau jasa yang dibeli.
• Kredit: Akun “Utang Dagang” dikredit dengan jumlah yang sama.

Contoh:
Jika perusahaan membeli barang senilai Rp10.000.000 secara kredit, jurnalnya adalah:

• Debit: Pembelian Rp10.000.000
• Kredit: Utang Dagang Rp10.000.000

4. Catat Diskon Pembelian (Jika Ada)

• Jika perusahaan mendapatkan diskon dari pemasok, diskon ini dicatat di akun “Diskon Pembelian”.
• Diskon pembelian mengurangi nilai total pembelian.

Contoh:
Jika perusahaan membeli barang senilai Rp10.000.000 dengan diskon 2%, jurnalnya adalah:

• Debit: Pembelian Rp10.000.000
• Kredit: Utang Dagang Rp9.800.000
• Kredit: Diskon Pembelian Rp200.000

5. Pencatatan Biaya Pengiriman (Jika Ditanggung Pembeli)

• Jika biaya pengiriman ditanggung oleh perusahaan (pembeli), catat sebagai beban tambahan.
• Debit akun “Beban Pengiriman” dan kredit akun “Kas” atau “Bank”.

Contoh:
Jika biaya pengiriman sebesar Rp500.000, jurnalnya adalah:

• Debit: Beban Pengiriman Rp500.000
• Kredit: Kas Rp500.000

6. Rekonsiliasi dan Pengecekan

• Pastikan semua transaksi pembelian dicatat dengan benar dalam jurnal pembelian.
• Periksa kembali apakah total debit dan kredit dalam jurnal pembelian seimbang.

Baca juga: Jurnal Umum: Fungsi, Elemen, Cara Buat, Contohnya

Contoh Jurnal Pembelian 

Berikut adalah beberapa contoh dari jurnal pembelian yang bisa Anda jadikan referensi dalam pencatatannya:

1. Contoh Jurnal Pembelian Tunai

Diketahui pada tanggal 3 Juni 2018, perusahaan PT ABC melakukan pembelian bahan baku secara tunai dari Toko Budi Jaya dengan total Rp 2.510.000.

Pada sistem ini, maka pembelian bahan baku yang dilakukan secara tunai di atas dicatat pada jurnal pembelian bahan baku seperti berikut ini:

(Debit) Persediaan = Rp 2.510.000

(Kredit) Kas = Rp 2.510.000

2. Contoh Jurnal Pembelian Kredit

Diketahui pada tanggal 4 Juni 2018, PT ABC melakukan pembelian barang dari Toko Cemerlang Jaya secara kredit dengan total nilai Rp 9.250.000 plus PPN 10%.

Nah, berikut ini adalah pencatatan jurnal pembelian kredit yang ditambahkan dengan PPN atas kegiatan transaksi tersebut.

(Debit) Persediaan = Rp 8.325.000

(Debit) PPN = Rp 925.000

(Kredit) Utang Usaha = Rp 9.250.000

3. Contoh Jurnal Potongan Pembelian / Diskon

Katakanlah perusahaan PT MKM sudah mengeluarkan faktur sebanyak Rp 3.000.000 pada PT ABC di tanggal 12 Juni 2018, dengan diberlakukannya syarat 2/10, n/30.

Lalu, tanggal akhir periode diskon sebanyak Rp 60.000 baru bisa diperoleh di tanggal 22 Juni 2018.

Asumsikanlah agar bisa membayar faktur di tanggal 22 Juni 2018, PT ABC harus meminjam uang selama 20 hari periode kredit.

Bila kita asumsikan dengan tingkat suku bunga tahunan yang sebanyak 6% dan satu tahun dihitung sebanyak 360 hari.

Maka bunga pinjaman dan penghematan yang bisa dilakukan PT ABC adalah berikut ini:

Besar pinjaman:

= Rp 3.000.000 – Rp 60.000

= Rp 2.940.000

Bunga pinjaman:

= Rp 2.940.000 X 6% X (20/360)

= Rp 9.800

Penghematan bersih untuk Perusahaan PT ABC:

Diskon 2% atas Rp 3.000.000 = Rp. 60.000

Bunga selama 20 hari dengan tingkat suku bunga 6% atas Rp 2.940.000 = (Rp 9.800)

Penghematan dari pinjaman = Rp 50.200

Penghemat juga bisa kita ketahui dengan cara membandingkan tingkat suku bunga atas uang yang sudah dihemat karena mengambil diskon dan tingkat bunga pada uang yang dipinjam untuk mengambil disko tersebut.

Untuk PT ABC, tingkatan bunga yang bisa dihemat pada contoh ini kita perkirangan dengan mengubahnya sebanyak 2% untuk waktu 20 hari ke tingkat bunga tahunan, seperti berikut ini.

= 2% x (360 hari/20 hari)

= 2% x 18 = 36%

Nah, jika perusahaan PT ABC melakukan peminjaman uang demi mengambil diskon, maka PT ABC bisa membayar bunga di tingkat 6%.

Lalu, jika perusahaan tersebut tidak mengambil diskon, maka wajib membayar tingkat suku bunga sebanyak 36% atas penggunaan Rp 2.940.000 dengan tambahan 20 hari.

Sedangkan di dalam sistem persediaan perpetual, pembeli awalnya akan melakukan debit akun persediaan untuk jumlah yang sudah tertulis di dalam faktur.

Ketika membayar faktur, maka pembeli akan mengkredit akun persediaan untuk jumlah diskonnya.

Cobalah perhatikan contoh jurnal pembelian diskon di bawah ini.

Diketahui Perusahaan PT ABC ingin mencatat faktur dari perusahaan PT MKM dan pembayarannya di akhir periode diskon adalah seperti di bawah ini.

(Debit) Persediaan Rp 3.000.000

(Kredit) Utang Usaha – PT MKM Rp 3.000.000

(Debit) Utang Usaha – PT MKM Rp 3.000.000

(Kredit) Kas Rp 2.940.000

(Kredit) Persediaan Rp 60.000

Bila perusahaan PT ABC tidak mengambil diskon karena tidak membayar faktur hingga tanggal 11 Juli 2018, maka pencatatan pembayarannya adalah seperti di bawah ini.

(Debit) Utang Usaha – PT MKM Rp 3.000.000

(Kredit) Kas  Rp 3.000.000

4. Contoh Jurnal Retur Pembelian

Berdasarkan contoh memo debit diatas, maka diketahui bahwa jumlah yang diajukan pembeli pada penjual untuk mendebet utang usaha yang tercatat pada penjual.

Selain itu, memo tersebut juga memberikan informasi retur atau permintaan potongan harga.

Dalam hal ini, pembeli bisa menggunakan salinan memorandum debit sebagai dasar dalam mencatat retur dan juga potongan pembelian atau menunggu persetujuan dari pihak penjual.

Dalam kasus kedua ini, maka pihak pembeli harus melakukan debit utang usaha atau dagang dan melakukan kredit persediaannya.

Cobalah perhatikan contoh berikut ini:

Diketahui PT Go Berkah melakukan pencatatan pengembalian barang yang ditunjukkan pada memo debit di atas sebagai berikut:

(Debit) Utang Usaha – PT Sukses Penuh Keberkahan Rp 9.000.000

(Kredit) Persediaan Rp 9.000.000

Saat pembeli melakukan pengembalian barang atau diberikan potongan pembelian sebelum pembayaran faktur, maka jumlah memo debit akan dikreditkan dari nilai faktur.

Jumlah ini selanjutnya harus dikurangi dengan diskon pembelian.

Perhatikan contoh berikut ini:

Katakanlah di tanggal 2 Juni 2018 PT ABC melakukan pembelian barang seharga Rp 5.000.000 dari Toko Alpha Komputer dengan menggunakan syarat  2/10, n/30.

Lalu, ada tanggal 4 Juni 2018, PT ABC melakukan pengembalian barang dengan total nilai Rp 3.000.000, dan di tanggal 12 Juni 2018, perusahaan tersebut membayar faktur lebih awal dan dikurangi dengan retur.

Untuk itu, PT ABC harus mencatat berbagai transaksi tersebut sebagai berikut ini:

(Debit) Persediaan Rp 5.000.000

(Kredit) Utang Usaha – Toko Alpha Komputer Rp 5.000.000

(Debit) Utang Usaha – Toko Alpha Komputer Rp 3.000.000

(Kredit) Persediaan Rp 3.000.000

(Debit) Utang Usaha – Toko Alpha Komputer Rp 2.000.000

(Kredit) Kas Rp 1.960.000

(Kredit) Persediaan Rp 40.000

Untuk semakin meningkatkan pemahaman Anda, cobalah perhatikan jurnal pembelian berikut ini juga:

Diketahui Humaira Hijab melakukan pembelian barang secara kredit dari pemasok dengan nilai Rp 11.500.000 dan syarat 2/10, n/30.

Lalu, Humaira Hijab mengembalikan barang senilai Rp 3.000.000 serta memperoleh kreditnya secara penuh.

Pada sistem persedian perpetual, maka akun yang dikredit oleh Humaira Hijab untuk mencatatkan retur adalah akun persediaan.

Bila Humaira Hijab melakukan pembayaran faktur pada periode diskon, maka jumlah uang tunai yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

= Pembelian – Retur – Diskon

= Rp 11.500.000 – Rp 3.000.000 – (Rp 11.500.000 – Rp 3.000.000) x 2%

= Rp 8.330.000

Baca juga: Jurnal Penyesuaian Persediaan Barang Dagang dan Cara Mencatatnya

Kesimpulan

Transaksi pembelian adalah salah satu kegiatan utama pada perusahaan, baik itu perusahaan jasa, dagang, atau manufaktur.

Untuk perusahaan manufaktur, mereka pasti akan melakukan pembelian bahan baku dan bahan pembantu dari pemasok untuk menunjang kegiatan produksinya.

Untuk perusahaan jasa, mereka membutuhkan pemasok untuk membantu kegiatan usahanya.

Sedangkan untuk perusahaan dagang, mereka membutuhkan pemasok untuk barang dagang dan membantu kegiatan operasionalnya.

Ketiga perusahaan tersebut tentunya akan menjual hasil produksi, jasa dan barangnya kepada pihak konsumen.

Sehingga, pihak perusahaan harus melakukan pencatatan proses pembelian dan juga penjualan dengan baik dan benar.

Untuk cara pencatatan jurnal pembeliannya sendiri kita sudah bahas secara lengkap di atas beserta dengan contohnya.

Setelah kita membahasnya secara lengkap, diharapkan kita sudah lebih mudah dalam melakukan pencatatan jurnal pembelian.

Sehingga laporan keuangan yang disajikan pun akan valid dan akurat, serta bisa dijadikan referensi perusahaan untuk membuat strategi operasional di periode akuntansi selanjutnya.

Tapi, bila Anda tidak memiliki banyak waktu untuk melakukan pencatatan jurnal pembelian, maka gunakanlah software akuntansi dari Accurate Online.

Dengan hanya menginput beberapa data yang diperlukan saja, Anda akan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan, termasuk laporan pembelian.

Terlebih lagi, di dalamnya juga sudah dilengkapi dengan fitur modul pembelian, persediaan, dan penjualan. Sehingga akan lebih memudahkan Anda dalam mengatur kegiatan bisnis.

Masih ada banyak lagi fitur dan kelebihan yang terdapat pada Accurate Online.

Anda bisa mencoba dan menikmatinya sendiri secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.