12 Kesalahan Akuntansi yang Akan Merusak Bisnis Anda

Kesalahan akuntansi dapat membuat bisnis yang berkembang mengalmai kegagalan. Jika Anda mengabaikan di mana Anda bisa menghemat uang dan di mana Anda membelanjakan uang dalam bisnis, Anda dapat membuat usaha  tidak mungkin mencapai tujuan yang Anda pikirkan untuk mendapatkan keuntungan.

Banyak dari kesalahan yang paling umum mudah dikenali, dihindari, dan diperbaiki. Artikel ini membahas dua belas kesalahan akuntansi umum yang harus Anda hindari agar bisnis Anda berpeluang untuk berkembang.

1. Tidak Memantau secara Cermat Setiap Pengeluaran Bisnis

Jika Anda tidak tahu pengeluaran apa yang harus dilacak, Anda mungkin harus menyimpan dan membuat dokumentasi yang benar.

Saat Anda memiliki sistem, lebih mudah untuk mengetahui apa yang harus dilacak dan memastikan Anda tidak melewatkan apa pun. Hampir semua pengeluaran bisnis dapat dikurangkan dari pajak, dari ruang kantor Anda hingga makan malam yang Anda miliki dengan rekan bisnis.

Anda dapat mengurangi pajak lebih banyak dan berhutang lebih sedikit jika Anda terus melacak dan memantau semuanya.

2. Berasumsi Profit adalah Arus Kas

Anda mungkin tergoda untuk menuliskan setiap transaksi sebagai pendapatan ketika itu terjadi sebelum pekerjaan selesai.

Ini bisa menjadi kesalahan besar jika proyek membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan, dibayar dari klien Anda atau jika biaya meningkat.

Menuliskan pendapatan sebagai keuntungan secara langsung dapat memberikan pandangan yang menyimpang tentang bisnis Anda dan membuatnya tampak lebih sehat daripada kondisi perusahaan yang sebenarnya.

Baca juga: 5 Langkah Mudah Belajar Akuntansi untuk Pemilik Bisnis

3. Tidak Memisahkan Keuangan Pribadi dan Bisnis Anda

Kesalahan akuntansi pada bisnis yang mungkin sering dilakukan oleh pemilik bisnis kecil baru adalah tidak memisahkan keuangan bisnis dan keuangan pribadi mereka.

Seorang pemilik bisnis mungkin berpikir bahwa semua dana akan pergi ke tempat yang sama. Pemikiran ini dapat membuat pemilik usaha kecil menghadapi bencana jika mereka diaudit oleh auditor eksternal.

Lebih sulit untuk melacak pengeluaran dalam bisnis jika Anda tidak memisahkan pengeluaran dan pendapatan pribadi dan bisnis. Pastikan untuk memiliki akun bisnis terpisah untuk semua transaksi bisnis Anda.

4. Tidak Menyimpan Bukti Transaksi dan Catatan

Meskipun Anda hanya memiliki satu kartu kredit untuk pengeluaran bisnis Anda, laporan mutasi Anda sendiri tidak dapat memberikan gambaran yang jelas tentang bagaimana transaksi Anda terkait dengan bisnis Anda.

Laporan mutasi rekening Anda menunjukkan berapa banyak yang dibelanjakan untuk dalam jumlah tertentu, tetapi tanda terima Anda memvalidasi pengeluaran itu sebagai pengeluaran bisnis.

Simpan kuitansi Anda dan catat bagaimana barang-barang itu digunakan atau bagaimana bisnis mendapatkan keuntungan dari transaksi tersebut. Catatan ini akan berguna saat ada kejadian yang mungkin mengecewakan Anda. Catat sebanyak mungkin detail yang Anda bisa dengan tanda terima Anda.

5. Tidak Melakukan Pembukuan dengan Benar

Memberikan data yang akurat dengan pembukuan bisnis memungkinkan Anda memiliki pandangan yang akurat dan andal tentang kesehatan keuangan perusahaan Anda.

Mengategorikan segala sesuatu mulai dari transaksi kecil hingga pembayaran besar akan membantu Anda menentukan seberapa baik (atau buruk) kinerja bisnis Anda dalam periode tertentu.

Mengambil tanggung jawab pembukuan bisnis dengan serius dan memastikan Anda mencatat semuanya, akan meningkatkan peluang perusahaan Anda untuk sukses.

Baca juga: Pengertian Faktur, Jenis, Komponen dan Fungsinya dalam Bisnis

6. Tidak Terorganisir saat Berhubungan dengan Akuntan Anda

Jika Anda menggunakan akuntan untuk bisnis, itu hal yang sangat baik. Namun, semakin Anda tidak terorganisir dengan informasi yang Anda berikan kepada akuntan Anda, semakin banyak uang yang akan dikenakan untuk Anda.

Kebanyakan akuntan mengenakan biaya per jam. Jika Anda menyerahkan sekotak tanda terima kepada akuntan Anda, tagihan Anda akan membengkak. Anda dapat menghemat waktu dan uang akuntan Anda dengan menyediakan folder digital dengan pendapatan dan pengeluaran yang dilaporkan setiap bulan.

7. Terlambat dalam Menghitung dan Melaporkan Pajak

Pelaporan pajak yang terlambat dapat mengakibatkan denda yang besar dan pengawasan dari Dirjen Pajak. Pemilik bisnis sering kali terlambat mempersiapkan pajak mereka karena mereka sibuk menjalankan operasi sehari-hari.

Ini dapat diakibatkan dari proses mengumpulkan tanda terima dan dokumen pada saat-saat terakhir dan membuangnya ke dalam sebuah kotak.

Pastikan Anda menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur perpajakan terlengkap yang akan memudahkan Anda selama masa penghitungan dan pelaporan  pajak, seperti Accurate Online.

Atau pasatikan Anda menyimpan semua file  transaksiAnda sebelumnya, sehingga memudahkan Anda dapam menghitung pajak dan terhindar dari denda atau audit.

Baca juga: Belum Lapor Pajak Badan Usaha? Tenang, di Accurate Online Bisa!

8. Kesalahan Membayar Karyawan Anda

Salah satu biaya terbesar yang dapat dikeluarkan bisnis adalah tenaga kerja. Kesalahan dalam melacak biaya dan waktu dapat menghabiskan uang Anda dan menyebabkan staf Anda kehilangan kepercayaan pada Anda sebagai pemberi kerja.

Moral yang menurun dapat menurunkan omset. Selamatkan diri Anda dari masalah ini dengan memastikan karyawan Anda dibayar secara akurat, konsisten, dan tepat waktu.

9. Tidak Menyimpan Dokumen Selama 10 Tahun

Kementerian Keuangan memiliki berbagai aturan tentang berapa lama menyimpan catatan keuangan dan pajak berdasarikan Pasal 28 ayat 11. Dalam banyak kasus, dua hingga tiga tahun sudah cukup, tetapi beberapa kasus mengharuskan dokumen disimpan hingga 10 tahun.

Selain itu, akuntan pajak Anda mungkin perlu mengetahui detail selengkapnya tentang riwayat pajak Anda. Pegang dokumen keuangan Anda selama 10 tahun untuk memastikan Anda terlindungi.

10. Tidak Merekonsiliasi Pembukan dengan Laporan Bank Anda

Kesalahan akuntansi bisnis yang sering dilakukan juga tidak pernah melakukan rekonsiliasi pada setiap transaksi yang terjadi.

Bisnis kecil harus memprioritaskan rekonsiliasi pembukuan mereka setiap bulan. Memastikan semua transaksi Anda dicatat secara akurat akan mencegah pembukuan mereka tidak sinkron dan memberikan status sebenarnya dari akun mereka.

Mengetahui berapa banyak yang ada di akun Anda dan berapa banyak yang dapat Anda belanjakan, dapat membantu Anda membuat keputusan yang tepat tentang pengeluaran.

Biaya dan pengeluaran kecil yang mungkin Anda pikirkan bisa jadi tidak tercatat dan secara akumulatif menghabiskan banyak uang bagi bisnis Anda. Merekonsiliasi kas rekening bank bisnis Anda ke rekening hutang akan memberi Anda gambaran akurat tentang situasi keuangan Anda.

Jika kesulitan dengan proses rekonsiliasi yang memakan waktu, Anda bisa menggunakan fitur rekonsiliasi otomatis dari software akuntansi Accurate Online.

Baca juga: Mengenal Teknik Forecasting Dalam Akuntansi dan Fungsinya Bagi Bisnis

11. Tidak Membuat Anggaran untuk Setiap Proyek

Mengambil proyek tanpa menetapkan anggaran untuk itu bisa menjadi risiko yang mahal.

Membangun sebuah proyek tanpa gagasan tentang berapa banyak biaya akhirnya dapat berakhir dengan biaya perusahaan Anda jauh lebih banyak daripada yang mereka inginkan.

Tanpa memiliki anggaran dari awal sebuah proyek mungkin akan mempersulit pengeluaran untuk proyek tersebut dan akhirnya menghabiskan banyak uang bagi perusahaan Anda. Hal ini dapat menyebabkan perusahaan Anda menghabiskan dana yang terbatas pada proyek yang mungkin tidak menghasilkan laba atas investasinya.

Semakin lama Anda eksis sebagai bisnis, semakin mudah untuk memahami seberapa besar kebutuhan Anda untuk terus beroperasi. Hal ini akan memudahkan dalam mengatur anggaran yang tidak berlebihan atau boros.

12. Tidak Melacak Waktu dan Tenaga Kerja Anda

Ada lebih banyak cara untuk melacak tenaga kerja daripada hanya membayar gaji yang akurat.

Dengan melakukan audit rutin, Anda dapat melihat apakah lebih banyak jam yang digunakan daripada yang dibutuhkan. Hal ini dapat mengindikasikan kelebihan staf atau jam kerja karyawan masuk dan keluar pada waktu yang salah.

Biaya tenaga kerja yang rendah juga bermasalah karena dapat mengindikasikan staf Anda memberikan layanan yang menurun atau bahwa mereka terlalu banyak bekerja dan mungkin mengalami kelelahan.

Baca juga: Mengetahui Pengertian Biaya Standar Dalam Akuntansi dengan Lengkap

Bagaimana Praktik Akuntansi yang Baik dalam Sebuah Bisnis?

Praktik akuntansi adalah prosedur dan kontrol sistematis yang digunakan oleh departemen akuntansi untuk membuat dan mencatat transaksi bisnis.

Praktik akuntansi yang baik harus konsisten karena sejumlah besar transaksi bisnis terulang kembali secara teratur dan harus ditangani dengan cara yang sama untuk menghasilkan laporan keuangan yang konsisten. Laporan keuangan yang jelas membantu auditor menjalankan tugasnya.

Berikut adalah contoh praktik akuntansi yang baik:

• Secara konsisten menggunakan perhitungan yang sama untuk menentukan jumlah lembur yang dibayarkan kepada karyawan
• Menerbitkan tagihan kepada pelanggan pada hari yang sama saat barang dikirimkan kepada mereka
• Membayar faktur pemasok pada hari jatuh tempo
• Secara konsisten menggunakan metode penyusutan yang sama untuk kelas aset tetap yang sama

Setelah praktik akuntansi ditetapkan oleh perusahaan, secara rutin memeriksa penyimpangan dari aliran proses yang diamanatkan membantu kesalahan untuk ditemukan dan masalah yang harus diperbaiki. Proses ini hanya mungkin jika staf akuntansi memiliki pelatihan yang tepat untuk memahami:

• Ketika penyimpangan dari proses resmi telah terjadi
• Alur proses yang tepat
• Cara memperbaiki kesalahan dalam sistem
• Bagaimana memastikan perubahan tersebut diterapkan dengan benar dalam proses ke depan

Anda harus selalu memperbarui dan menggunakan cara terbaik ke dalam praktik akuntansi Anda sehingga Anda selalu meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses. Salah satunya adalah menggunakan software akuntansi berbasis cloud seperti Accurate Online yang akan memudahkan Anda melakukan proses pembukuan dan memantau keuangan secara real time.

Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: