Faktur penjualan adalah dokumen akuntansi yang mencatat transaksi bisnis.

Faktur penjualan memberikan catatan layanan kepada bisnis yang mereka berikan kepada klien, ketika layanan diberikan dan berapa banyak uang yang harus dibayarkan klien kepada bisnis.

Biasanya, sales invoice akan menyertakan deskripsi layanan yang diberikan, jumlah utang, dan batas waktu pembayaran.

Faktur penjualan sangat penting untuk akuntansi bisnis kecil karena memungkinkan Anda untuk mencatat transaksi penjualan Anda untuk tujuan pembukuan.

Pengertian Faktur Penjualan

Faktur penjualan adalah alat yang digunakan perusahaan untuk berkomunikasi dengan klien tentang jumlah yang jatuh tempo untuk pertukaran barang yang telah dijual.

Faktur penjualan harus mencakup informasi tentang barang apa yang telah dibeli oleh pelanggan, jumlah yang telah ia beli, diskon yang telah diterimanya, dan jumlah total yang ia hutangkan.

Selain itu, sales invoice harus berisi ringkasan singkat tentang persyaratan transaksi, seperti jeda waktu yang dapat diterima antara penjualan dan pembayaran.

Baca juga: Perbedaan Kwitansi, Invoice, Memo, dan Bon

Fungsi Faktur Penjualan

Faktur penjualan memiliki peran penting dalam kegiatan bisnis, tidak hanya sebagai bukti transaksi, tetapi juga sebagai alat pendukung operasional dan strategis. Berikut fungsinya:

1. Bukti Transaksi yang Sah

Faktur mencatat detail penjualan, mulai dari jenis barang, jumlah, hingga harga. Ini menjadi bukti resmi bahwa transaksi telah terjadi antara penjual dan pembeli.

2. Dokumen Penagihan

Berfungsi sebagai dasar penagihan kepada pelanggan, terutama dalam sistem pembayaran tempo. Faktur memberi kejelasan mengenai jumlah tagihan dan jatuh tempo pembayaran.

3. Referensi Akuntansi

Menjadi sumber data utama dalam pencatatan pembukuan dan penyusunan laporan keuangan yang akurat dan transparan.

4. Pemantauan Piutang Usaha

Membantu perusahaan melacak piutang pelanggan dan mempermudah proses follow-up jika terjadi keterlambatan pembayaran.

5. Kontrol Stok dan Persediaan

Dengan mencatat barang yang dijual, faktur mendukung pengelolaan inventaris dan pembaruan stok secara berkala.

Baca juga: E-Invoicing: Solusi Digital untuk Pengelolaan Faktur Bisnis

Jenis-jenis Faktur Penjualan

Di sini ada beberapa jenis faktur penjualan yang biasa digunakan. Apa saja jenisnya? Berikut ini adalah sedikit ulasan singkat tentang jenis faktur penjualan.

1. Faktur Reguler

Faktur reguler atau standar adalah jenis faktur yang paling sederhana. Faktur ini dapat diterapkan dalam transaksi jual-beli apapun.

Informasi yang dimuat di faktur ini diantaranya yakni nomor referensi, tanggal pengiriman, tanggal jatuh tempo, nama penjual, informasi kontak, daftar produk atau jasa yang ditransaksikan, harga, dan cara pembayaran.

2. Faktur Pro-forma

Faktur proforma (atau pra faktur) adalah jenis faktur yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli sebelum barang atau jasa diserahkan kepada pembeli.

Bukti pembayaran berupa faktur ini biasanya tidak diberikan untuk menagih pembayaran, tetapi untuk menginformasikan pelanggan mengenai biaya yang harus dibayar setelah mereka menerima barang atau jasa.

3. Faktur Berulang

Disebut juga sebagai faktur otomatis, faktur ini digunakan untuk menagih pelanggan dengan transaksi yang sama secara berkala.

Biasanya, faktur jenis ini digunakan oleh penyedia layanan yang memiliki pelanggan tetap, seperti penyedia layanan internet, telepon TV, dan lain-lain.

Dengan bantuan E-Invoicing, faktur berulang dapat dibuat dan dijadwalkan secara instan.

4. Faktur Komersial

Berbeda dari faktur harian yang biasanya kita jumpai, faktur komersial adalah faktur khusus yang dirancang untuk dokumentasi perdagangan luar negeri seperti pengiriman suku cadang mesin dari satu negara ke negara lain.

Faktur jenis ini digunakan sebagai informasi nilai pabean ketika produk melintasi perbatasan internasional.

5. Faktur Penjualan Tunai

Faktur jenis ini digunakan ketika transaksi dilakukan secara langsung dengan pembayaran penuh saat itu juga.

Karena pembayaran dilakukan segera, tidak ada komponen jatuh tempo. Faktur tunai ideal untuk penjualan ritel atau transaksi instan.

6. Faktur Penjualan Kredit

Faktur Penjualan Kredit ini digunakan ketika penjualan dilakukan secara kredit, di mana pelanggan akan membayar dalam jangka waktu tertentu setelah barang atau jasa diterima.

Faktur jenis ini mencantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran dan menjadi dasar pencatatan piutang usaha.

Baca juga : Cara Membuat Invoice di Excel, Contoh, dan Formatnya

Komponen dalam Faktur Penjualan

Agar bisa membuat bukti transaksi penjualan yang sesuai maka ada beberapa komponen yang perlu dimasukkan. Berikut ini adalah komponen-komponennya.

1. Rincian bisnis Anda

Buat tajuk untuk faktur yang menyertakan logo Anda, jika ada, nama bisnis, alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda.

2. Informasi pelanggan atau klien Anda

Di bawah detail kontak Anda sendiri, daftarkan informasi kontak klien. Konfirmasikan pada pelanggan bahwa Anda memiliki informasi kontak untuk penghubung yang benar.

Jika klien Anda adalah perusahaan besar, pastikan Anda memiliki kontak untuk penagihan mungkin berbeda dari orang yang berhubungan dengan bisnis Anda sehari-hari.

3. Nomor faktur

Setiap faktur yang Anda terbitkan harus memiliki nomor faktur unik yang ditetapkan.

Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah melacak faktur dan merujuk faktur penjualan tertentu dalam diskusi dengan klien Anda.

Jika Anda tidak memiliki sistem penomoran, mudah untuk memulai dengan menomori faktur penjualan Anda secara berurutan, dimulai dengan Faktur # 001, lalu Faktur # 002 dan seterusnya.

4. Daftar barang atau layanan yang dipesan

Berikan daftar terperinci dari layanan atau barang yang Anda berikan pada faktur penjualan Anda.

Buat dengan deskripsi singkat tentang setiap layanan, jumlah yang diberikan atau jam kerja, dan tarif untuk layanan dan barang tersebut.

5. Persyratan dan cara pembayaran

Uraikan persyaratan pembayaran pada faktur penjualan Anda, termasuk metode pembayaran yang Anda terima (yaitu uang tunai, cek, kartu kredit, dll.) dan terangkan setiap biaya keterlambatan yang akan Anda bebankan pada faktur yang sudah lewat waktu (jika ada).

6. Pastikan ada tanggal pembayaran

Cantumkan dengan jelas batas waktu pembayaran pada faktur penjualan Anda. Yang terbaik adalah mencantumkan tanggal yang tepat, misalnya.

“Pembayaran Jatuh Tempo 31 Oktober 2020” daripada tanggal jatuh tempo yang lebih samar yang bisa disalahpahami, misalnya “Pembayaran Jatuh Tempo dalam 30 Hari” atau “Pembayaran Jatuh Tempo Setelah Penerimaan.”

7. Nominal yang harus dibayar

Berikan saldo total yang jatuh tempo pada faktur penjualan, termasuk pajak yang berlaku.

Pastikan informasi ini ditampilkan dengan jelas pada faktur sehingga klien Anda dapat melihat berapa banyak mereka berutang sekilas.

8. Nama dan tanda tangan

Nama dan tanda tangan kasir serta nama dan tanda tangan konsumen. Ini merupakan bukti bahwa transaksi sudah dilakukan atas persetujuan dua belah pihak

Data-data di atas bisa memudahkan pencatatan atau pembukuan di akhir periode akuntansi perusahaan.

Jika terdapat penagihan atau hal lainnya, tentunya lebih mudah diperiksa karena data yang diberikan lengkap.

Baca juga : Apa itu Nota Penjualan? Ketahui Pentingnya dalam Sebuah Bisnis

Manfaat Faktur Penjualan

Faktur penjualan bukan hanya bukti transaksi, tetapi juga dokumen penting yang menunjang kelancaran operasional bisnis. Berikut manfaat utamanya:

1. Pembukuan yang Akurat

Faktur menjadi dasar pencatatan penjualan, memudahkan pelacakan arus kas, serta pembuatan laporan keuangan yang akurat.

2. Dokumen Pendukung Pajak

Membantu memverifikasi klaim saat pelaporan pajak dan mempercepat proses penyelesaian pajak dengan catatan pendapatan dan pengeluaran yang lengkap.

3. Manajemen Persediaan

Membantu mengontrol stok barang berdasarkan riwayat penjualan dan memperkirakan kebutuhan inventaris di masa mendatang.

4. Perlindungan Hukum

Berfungsi sebagai bukti legal atas produk atau jasa yang diberikan, melindungi dari klaim yang tidak berdasar.

5. Dasar Perencanaan Bisnis

Memberikan data pendapatan, tren penjualan, dan performa layanan yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dan pengembangan bisnis.

Baca juga : Contoh Invoice, Pengertian, Tujuan, Tipe, Elemen, dan Tips Membuatnya

Cara Membuat Faktur Penjualan

Pembuatan faktur ini sebenarnya memiliki dua cara yaitu secara modern maupun secara konvensional atau manual.

Tentunya pemilihan cara tersebut harus disesuaikan dan dipilih tergantung sepenuhnya pada preferensi suatu perusahaan. Berikut adalah penjelasan metodenya:

1. Cara Manual

Membuat faktur ini dengan menggunakan cara konvensional dapat dilakukan dengan cara menuliskan atau mengisi informasi.

Informasi yang harus diisi tersebut diantaranya adalah detail pembelian, jumlah pembayaran, identitas diri, dan juga informasi-informasi penting lainnya yang sekiranya perlu untuk dimasukan untuk melengkapi data serinci mungkin.

Pembuatan faktur manual dapat menggunakan software yang sering kita temui. Software yang mudah ditemui yaitu microsoft excel.

Untuk membuat faktur dengan excel cukup mudah. Untuk petunjuk lengkap pembuatannya dan contohnya anda dapat mencari contoh sales invoice excel di internet dengan mesin pencarian google atau pencarian lainnya.

2. Cara Modern

Cara kedua yaitu dengan menggunakan software pembukuan seperti Accurate Online. Bisa dikatakan ini adalah cara membuat bukti transaksi secara modern.

Mengingat sekarang ini perkembangan teknologi sudah sangat maju, pembuatan faktur pun bisa secara digital dan otomatis

Dengan adanya software ini, bagian penjualan bisa membuat, mencetak, dan juga mengirimkan suatu faktur dalam waktu singkat.

Di dalam software ini Anda juga bisa mengkostumisasi tampilan faktur dan komponen apa saja yang ada dalam faktur tersebu sesuai dengan kebutuhan dan keperluan bisnis.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda tidak hanya bisa membuat faktur penjualan dengan cepat, mudah, dan tepat.

Anda juga bisa merasakan fitur terbaik yang dibutuhkan oleh bisnis seperti pencatatan pembelian dan penjualan, penghitungan dan pelaporan pajak otomatis, pencatatan dan pemantauan stok, otomatisasi lebih dari 100 jenis laporan keuangan, dan masih banyak lagi.

Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari melalui tautan ini.

Baca juga: 5 Rekomendasi Invoice Generator Terbaik dan Gratis untuk Bisnis

Contoh Faktur Penjualan

Berikut adalah beberapa gambar faktur penjualan yang dapat Anda jadikan referensi:

FAQ Seputar Faktur Penjualan

Apa bedanya invoice dan faktur penjualan?

Invoice dan faktur penjualan sebenarnya merujuk pada dokumen yang sama, yaitu bukti tagihan atas penjualan barang atau jasa.

Bedanya, “invoice” lebih umum digunakan dalam konteks internasional atau sistem akuntansi modern, sedangkan “faktur penjualan” adalah istilah yang lebih familiar dalam administrasi bisnis di Indonesia.

Faktur penjualan masuk ke jurnal apa?

Faktur penjualan biasanya dicatat dalam jurnal penjualan.

Jika transaksi dilakukan secara kredit, maka dicatat sebagai debit pada akun piutang usaha dan kredit pada akun pendapatan.

Namun, jika pembayarannya langsung tunai, maka dicatat sebagai debit kas dan kredit penjualan.

Baca juga: Faktur Penjualan Kredit: Pengertian, Komponen, dan Cara Membuatnya

Kesimpulan

Sudah tahu kan apa itu faktur atau bukti transaksi penjualan itu seperti apa dan bagaimana cara membuatnya.

Pastikan untuk selalu memiliki bukti transaksi saat melakukan jual-beli barang maupun jasa.

Ada banyak sekali manfaat yang bisa diperoleh dengan adanya bukti transaksi ini baik dari sudut penjual maupun pembeli.

Dengan arus transaksi yang terus bergerak setiap hari, penggunaan sistem manual tidak lagi efektif dan rawan kesalahan.

Untuk itulah digitalisasi pembukuan menjadi solusi cerdas bagi pelaku usaha modern.

Accurate Online hadir sebagai jawaban atas tantangan tersebut. Dengan fitur yang lengkap dan mudah digunakan, Anda bisa lebih fokus pada pengembangan bisnis tanpa harus pusing mengurusi pencatatan keuangan.

Jadi, jika Anda ingin bisnis berjalan lebih efisien, akurat, dan profesional, saatnya beralih ke solusi yang lebih cerdas.

Klik banner di bawah ini dan coba Accurate Online secara gratis selama 30 hari!