Contoh Invoice, Pengertian, Tujuan, Tipe, Elemen, dan Tips Membuatnya

Apa itu invoice? Invoice atau faktur adalah dokumen yang diberikan kepada pembeli oleh penjual untuk menagih pembayaran.

Invoice biasanya berisi biaya dan jenis produk yang dibeli atau layanan yang diberikan kepada pembeli.

Terdapat banyak contoh invoice dalam ilmu keuangan atau akuntansi yang nanti akan kita bahas dibawah

Invoice juga dapat berfungsi sebagai catatan hukum, jika mengandung nama penjual dan klien, deskripsi dan harga barang atau jasa, dan ketentuan pembayaran.

Pengertian Invoice

Invoice adalah dokumen yang memuat rincian pembelian atau penjualan barang atau jasa antara dua pihak, yaitu penjual dan pembeli.

Dokumen ini digunakan sebagai bukti transaksi yang telah terjadi dan merupakan permintaan pembayaran dari penjual kepada pembeli.

Isi dari invoice mencakup informasi seperti:

• nama perusahaan,
• alamat,
• tanggal pembelian atau penjualan,
• deskripsi barang atau jasa yang dibeli atau dijual,
• jumlah barang atau jasa,
• harga per unit,
• total harga, dan
• informasi pembayaran lainnya seperti metode pembayaran dan tanggal jatuh tempo.

Invoice dapat berfungsi sebagai alat untuk melacak pembayaran, mengelola persediaan, dan mencatat transaksi bisnis secara keseluruhan.

Baca juga: Apa Itu Nota Kredit? Berikut Pengertian, Tujuan, Manfaat, dan Contohnya

Apa Perbedaan Invoice dan Tagihan?

Meskipun sama-sama berfungsi sebagai surat resmi untuk menagih pembayaran atas suatu barang/jasa. Terdapat perbedaan utama antara invoice dan tagihan.

Invoice dapat digunakan secara berulang maka dari itu terdapat jenis invoice berulang yang akan kami jelaskan dibawah. Sementara itu, tagihan hanya dapat digunakan sekali saja.

Apa Tujuan Membuat Invoice?

Setelah mengetahui apa itu invoice beserta sejarah dan perkembangannya, selanjutnya adalah mengetahui apa tujuan Anda mebuat invoice.

Perusahaan perlu mengirimkan invoice untuk meminta pembayaran karena invoice adalah perjanjian yang mengikat secara hukum yang menunjukkan persetujuan kedua belah pihak.

Namun, ada manfaat lain menggunakan invoice pada bisnis, diantaranya adalah:

1. Menyimpan catatan

Manfaat terpenting dari invoice adalah kemampuan untuk menyimpan catatan resmi penjualan.

Hal ini memungkinkan untuk mengetahui kapan suatu barang dijual, siapa yang membelinya, dan siapa yang menjualnya.

2. Pelacakan pembayaran

Faktur adalah alat yang sangat berharga untuk akuntansi. Ini membantu penjual dan pembeli untuk melacak pembayaran dan jumlah utang mereka.

3. Payung hukum

Faktur yang tepat adalah bukti hukum dari perjanjian antara pembeli dan penjual pada harga yang ditentukan. Ini melindungi pedagang dari tuntutan hukum penipuan.

4. Sebagai bukti pajak

Mencatat dan memelihara semua faktur penjualan membantu perusahaan melaporkan pendapatannya dan memastikan bahwa itu membayar jumlah pajak yang tepat.

5. Alat analisis bisnis

Menganalisis faktur dapat membantu bisnis mengumpulkan informasi dari pola pembelian pelanggan mereka dan mengidentifikasi tren, produk populer, waktu pembelian puncak, dan banyak lagi.

Baca juga: Biaya Dibayar Dimuka: Pengertian, Jenis, dan Cara Membuat Jurnalnya

Jenis-jenis Invoice

Berikut adalah beberapa jenis invoice beserta formatnya yang umum digunakan dalam dunia bisnis, Anda dapat mengikuti format dibawah jika belum memiliki format invoice yang tetap.

1. Faktur Proforma

Faktur pro forma adalah dokumen yang menyatakan komitmen penjual untuk mengirimkan barang dan jasa kepada pembeli dengan harga yang disepakati.

Contoh proforma invoice adalah seperti gambar dibawah ini.

2. Faktur Komersial

Faktur komersial adalah dokumen yang digunakan untuk deklarasi bea cukai dalam penjualan barang yang diekspor melintasi perbatasan internasional.

Contoh faktur komersial adalah seperti di bawah ini:

3. Nota Kredit

Nota kredit adalah dokumen yang diterbitkan kepada pembeli jika barang dikembalikan karena kerusakan atau kesalahan.

Contoh invoice barang secara kredit adalah seperti di bawah ini:

4. Timesheet Invoice

Timesheet invoice dikirim ke pelanggan untuk menagih mereka atas pekerjaan yang dilakukan atau layanan yang diberikan setiap jam.

Contoh timesheet invoice adalah seperti gambar dibawah ini

5. Retainer Invoice

Retainer invoice dikirim ke pelanggan jika mereka melakukan pembayaran di muka untuk suatu produk atau layanan. Jumlah ini kemudian dikurangkan dari pembayaran akhir pelanggan pada saat pengiriman atau penyelesaian pekerjaan.

Contoh retainer invoce adalah seperti di bawah ini:

6. Faktur Berulang

Faktur berulang dibuat dan dikirim ke pelanggan secara berkala, untuk transaksi berulang seperti biaya berlangganan dan contoh fakturnya sama dengan faktur pro forma.

Baca juga: Manfaat Nota Penjualan & 6 Fungsi Pentingnya

Elemen Informasi yang Harus ada dalam Invoice

Berikut adalah berberapa hal yang harus ada dalam setiap invoice:

• Kata “INVOICE”
• Nomor faktur
• Tanggal layanan atau barang diberikan
• Tanggal mengirim faktur
• Kontak dan nama orang / penjual
• Nama dan kontak pembeli
• Syarat dan ketentuan
• Garis yang merinci setiap produk atau layanan
• Harga per unit produk
• Besaran pajak (jika ada)
• Jumlah total terutang dengan mata uang
• Catatan pribadi

Baca juga: 8+ Bukti Transaksi yang Wajib Pebisnis Tahu!

Tips untuk Membuat Invoice

Berikut ini beberapa tips yang bisa Anda gunakan untuk membantu Anda memanfaatkan dan membuat faktur dengan sebaik-baiknya dan memastikan Anda dibayar segera:

• Beri insentif pembayaran faktur tepat waktu atau pembayaran lebih cepat dari tanggal jatuh tempo
• Jadikan faktur dan proses pembayaran lebih nyaman bagi pelanggan
• Gunakan faktur berulang, jika ada
• Negosiasikan dan buat ketentuan pembayaran secara tertulis
• Dapatkan pembayaran di muka
• Gunkan otomasi pembuatan faktur
• Berusahalah untuk menciptakan hubungan yang lebih dekat dengan klien
• Tahan pekerjaan atau hentikan proyek jika klien tidak membayar tepat waktu

Baca juga: Cara Mudah Membuat Laporan Keuangan dengan Accurate Online

Buat Invoice lebih Mudah dengan Accurate Online

Seperti yang kita tahu saat ini otomasi sudah menjadi kebutuhan dalam bisnis apapun, termasuk untuk pembuatan invoice dan juga pembukuan.

Untuk memudahkan Anda dalam proses otomasi dan kostumisasi invoice pada usaha, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa membuat faktur penjualan dengan mudah, cepat, dan Anda juga sudah bisa untuk melacak faktur penjualan yang telah dibayarkan atau belum dibayar oleh klien Anda.

Baca juga: Langkah Awal Menggunakan Accurate Online untuk Pembukuan Bisnis

Nantinya Anda bisa mengetahui transaksi mana yang merupakan pendapatan yang masih perlu ditagihkan kepada pelanggan.

Melacak piutang usaha memungkinkan Anda untuk menagih pembayaran kepada pelanggan secara efisien, dan juga memberikan informasi tentang apakah kekurangan arus kas berasal dari volume penjualan yang rendah atau pelanggan yang lambat membayar.

Berikut adalah cara membuat faktur penjualan pada Accurate Online:

1. Klik menu Penjualan pilih opsi Faktur Penjualan

2. Lengkapi kolom Pelanggan, Tanggal dan masukan pada bagian Cari/Pilih Barang & Jasa dengan barang yang akan dijual.

3. Tentukan informasi detail atas barang yang dijual, lalu klik Lanjut.

Jika ada barang atau jasa lain yang ingin ditambahkan, ulangi langkah ini.

4. Pilih opsi Simpan jika telah selesai, atau Anda dapat langsung mencetaknya

Itulah beberapa hal yang mesti Anda tahu mengenai apa itu invoice dan cara memudahkan Anda dalam membuat invoice yang mudah dengan Accurate Online.

Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: