Pengertian Invoice dan Cara juga Tips Membuat Invoice Yang Tepat

Dalam ranah bisnis, pengaturan keuangan dan pencatatan transaksi merupakan hal yang sangat penting untuk menjaga kelancaran operasi perusahaan. Salah satu elemen yang tak terpisahkan dari proses ini adalah invoice. Kata “invoice” mungkin sudah tidak asing di telinga, namun seberapa dalam pemahaman kita tentang pengertian invoice?

Pengertian invoice merupakan salah satu instrumen finansial yang berperan sentral dalam pembukuan bisnis. Dalam bahasa Indonesia, istilah ini dikenal dengan sebutan “faktur.”

Pada kesempatan kali ini, kita akan mempelajari bersama tentang pengertian invoice atau faktur, perannya dalam dunia bisnis, serta mengapa pemahaman yang baik tentang faktur sangat penting.

Dengan memahami konsep invoice secara komprehensif, perusahaan dapat menjaga keseimbangan finansial, meminimalkan risiko, dan mengoptimalkan proses bisnisnya.

Pengertian Invoice

ilustrasi pengertian invoice. source envato

Berdasarkan laman Wikipedia, pengertian invoice, yang dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan “faktur,” adalah sebuah dokumen tertulis yang digunakan untuk mencatat dan menginformasikan rincian transaksi penjualan barang atau jasa antara dua pihak, yaitu penjual dan pembeli.

Invoice mengandung informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, harga, jumlah, tanggal transaksi, syarat pembayaran, dan informasi penting lainnya yang berkaitan dengan transaksi tersebut.

Invoice memiliki beberapa tujuan utama, antara lain:

1. Pencatatan Transaksi: Invoice digunakan sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli. Ini mencakup rincian seperti barang atau jasa yang dipesan, harga, jumlah, dan tanggal transaksi.
2. Basis Pembayaran: Invoice menjadi dasar untuk menentukan jumlah yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada penjual. Informasi tentang metode pembayaran dan tanggal jatuh tempo biasanya terdapat dalam faktur ini.
3. Bukti Pajak: Dalam banyak negara, invoice juga digunakan untuk tujuan perpajakan. Invoice yang benar berisi informasi pajak yang relevan, termasuk PPN (Pajak Pertambahan Nilai) atau pajak lainnya yang mungkin berlaku.
4. Rekam Bukti Transaksi: Invoice juga berfungsi sebagai catatan transaksi yang dapat digunakan untuk akuntansi dan audit. Ini membantu perusahaan untuk melacak pendapatan dan pengeluaran mereka dengan akurat.

Invoice dapat memiliki berbagai bentuk, dari yang sederhana hingga yang kompleks, tergantung pada jenis bisnis dan persyaratan hukum yang berlaku.

Pemahaman yang baik tentang pengertian invoice sangat penting dalam manajemen keuangan dan operasi bisnis, karena ini memastikan transaksi terekam dengan benar dan membantu menghindari kesalahan dan konflik dalam bisnis.

Baca juga: Pembukuan Agen Perjalanan Lebih Mudah Dengan Accurate Online

ilustrasi pengertian invoice. source envato

Setelah memahami pengertian invoice, maka kita akan membahas manfaatnya untuk bisnis. Invoice memiliki banyak manfaat yang sangat penting untuk bisnis. Berikut beberapa manfaat utama dari penggunaan invoice dalam konteks bisnis:

1. Rekam Transaksi: Invoice adalah cara formal untuk mencatat setiap transaksi penjualan. Ini membantu bisnis untuk mengikuti perkembangan pendapatan dan pengeluaran dengan lebih akurat.
2. Pengaturan Keuangan: Invoice membantu dalam pengelolaan keuangan bisnis dengan memastikan bahwa setiap transaksi terdokumentasi dengan baik. Ini memudahkan pemantauan kas masuk dan kas keluar.
3. Bukti Transaksi: Invoice berfungsi sebagai bukti tertulis dari kesepakatan antara penjual dan pembeli. Hal ini dapat membantu menghindari konflik atau ketidaksepahaman di kemudian hari.
4. Pemantauan Utang: Invoice memberikan informasi tentang jumlah yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada penjual, serta tanggal jatuh tempo. Hal ini membantu pembeli untuk mengelola utang mereka.
5. Pemenuhan Pajak: Invoice yang benar berisi informasi pajak yang relevan, seperti PPN (Pajak Pertambahan Nilai). Ini sangat penting untuk pemungutan pajak dan pelaporan pajak yang tepat.
6. Analisis Keuangan: Invoice memungkinkan bisnis untuk melakukan analisis keuangan yang lebih baik. Ini dapat membantu dalam pemantauan kinerja penjualan, pemetaan tren, dan membuat keputusan strategis.
7. Kredibilitas Bisnis: Penggunaan invoice yang profesional dan akurat meningkatkan kredibilitas bisnis di mata pelanggan dan mitra bisnis. Hal ini menunjukkan bahwa bisnis tersebut serius dan terorganisir.
8. Audit dan Kepatuhan: Invoice yang baik membantu dalam audit keuangan dan memastikan bahwa bisnis mematuhi persyaratan hukum yang berlaku.
9. Efisiensi Administrasi: Menggunakan invoice otomatisasi proses administrasi, seperti pencetakan dan pengiriman invoice kepada pelanggan. Ini dapat menghemat waktu dan sumber daya.
10. Pemantauan Persediaan: Dalam bisnis ritel atau distribusi, invoice membantu dalam pemantauan persediaan barang yang terjual dan yang perlu di-restock.

Ketika digunakan dengan benar, invoice dapat membantu bisnis menghindari kesalahan, meningkatkan kontrol keuangan, dan menciptakan dasar yang kuat untuk pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis.

Selain itu, invoice juga memungkinkan bisnis untuk menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan dan mitra bisnis melalui dokumentasi yang akurat dan profesional dalam setiap transaksi.

Baca juga : 10 Asumsi Dasar Akuntansi sebagai Dasar Pembukuan Usaha Anda

Cara dan Tips Membuat Invoice yang Baik

ilustrasi pengertian invoice. source envato

Setelah memahami pengertian invocie dan manfaatnya, kita akan membahas cara dan tips membuat invoice yang baik. Membuat invoice yang baik sangat penting untuk menjaga profesionalisme dalam bisnis Anda, membantu pelanggan memahami transaksi, dan mengelola keuangan dengan baik.

Berikut ini adalah beberapa cara dan tips untuk membuat invoice yang efektif:

1. Identifikasi Informasi Wajib

• Nama lengkap dan alamat lengkap perusahaan Anda.
• Nomor telepon, email, dan situs web (jika ada) perusahaan Anda.
• Nomor faktur (invoice number) yang unik.
• Tanggal penerbitan invoice.
• Nama dan alamat lengkap pelanggan.

2. Deskripsi yang Jelas

• Deskripsikan dengan jelas barang atau jasa yang Anda fakturkan.
• Sertakan kuantitas, harga per unit, dan total untuk setiap item.
• Jelaskan metode pengiriman, tanggal pengiriman, dan syarat pembayaran.

3. Harga dan Kalkulasi

• Cantumkan harga bersih sebelum pajak.
• Jika berlaku, tambahkan PPN (Pajak Pertambahan Nilai) atau pajak lainnya yang sesuai.
• Hitung total keseluruhan termasuk pajak dengan jelas.

4. Syarat Pembayaran

• Jelaskan dengan tegas syarat pembayaran, seperti tanggal jatuh tempo.
• Jika ada diskon atau biaya keterlambatan, cantumkan dengan jelas.

5. Metode Pembayaran

• Sertakan informasi mengenai cara pembayaran, seperti nomor rekening bank atau rincian pembayaran elektronik.
• Jika menerima pembayaran dengan kartu kredit atau melalui platform pembayaran online, berikan instruksi atau tautan pembayaran yang relevan.

6. Informasi Kontak

• Sertakan informasi kontak yang jelas jika pelanggan memiliki pertanyaan atau masalah terkait invoice.

7. Logo dan Branding

• Tambahkan logo perusahaan untuk memberikan profesionalisme.
• Pertimbangkan menggunakan warna dan desain yang sesuai dengan branding perusahaan Anda.

8. Nomor Invoice yang Terurut

• Gunakan sistem numerasi invoice yang terurut dan konsisten untuk melacak dan menghindari kebingungan.

9. Simpan Salinan

• Simpan salinan invoice yang Anda kirim kepada pelanggan dan yang Anda terima sebagai bukti pembayaran.

10. Gunakan Perangkat Lunak atau Template

• Banyak perangkat lunak akuntansi dan aplikasi pembuatan invoice yang dapat membantu Anda membuat invoice yang rapi dan otomatis menghitung total.

11. Periksa dan Koreksi Kesalahan:

• Sebelum mengirim invoice, periksa dengan cermat untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam perhitungan, penulisan, atau informasi yang terlewatkan.

12. Follow-Up

• Jika tanggal jatuh tempo telah lewat tanpa pembayaran, jangan ragu untuk mengirim pengingat pembayaran.

13. Manajemen Arsip

• Simpan invoice dan rekam jejak keuangan dengan baik untuk kemudahan audit dan pelaporan pajak.

Membuat invoice yang baik adalah bagian penting dari administrasi bisnis yang efektif. Ini membantu dalam pelacakan pendapatan, meminimalkan konflik dengan pelanggan, dan menjaga keuangan bisnis tetap teratur.

Pastikan juga untuk memahami persyaratan pajak yang berlaku di wilayah Anda, karena ini dapat memengaruhi cara Anda menyusun dan menyajikan invoice.

Demikianlah beberapa komponen yang ada dalam invoice. Selanjutnya contoh invoicenya adalah sebagai berikut:

Contoh diatas adalah salah satu contoh invoice yang sesuai dengan komponen yang ada pada invoice. Untuk tata letak dan layout, anda bisa sesuaikan sesuai dengan keingginan anda. Ketika membuat invoice ini seharusnya ada beberapa hal yang harus di perhatikan seperti jangan sampai ada kesalahan dalam penulisan tagihan.

Kemudian metode pembayaran, juga besar dana yang harus di bayar oleh pelanggan. Selajutnya jangan lupa untuk membuat tanggal tagihan. Tanggal tagihan bisa dijadikan patokan utama ketika kita ingin memberikan invoice kepada pelanggan atau konsumen kita. Buatlah invoice sesimpel mungkin dan tidak keluar dari komponen yang ada pada invoice.

Baca juga: Siklus Akuntansi : Pengertian dan Penjelasan yang Lengkap

Penutup

Jadi, pengertian invoice adalah dokumen yang sangat penting dalam dunia bisnis. Invoice akan mencatat rincian transaksi penjualan, membantu menciptakan catatan keuangan yang akurat, dan memungkinkan pengaturan keuangan yang baik.

Invoice yang baik memiliki beberapa elemen kunci, termasuk informasi perusahaan, deskripsi yang jelas tentang barang atau jasa, harga, syarat pembayaran, dan nomor faktur yang terurut. Dengan membuat invoice yang profesional dan akurat, bisnis dapat meningkatkan profesionalisme, memudahkan pelacakan pembayaran, dan meminimalkan konflik dengan pelanggan.

Simpanlah arsip invoice dengan baik untuk keperluan audit dan membuat laporan keuangan. Dalam dunia yang semakin terotomatisasi, alat dan perangkat lunak dapat membantu dalam proses pembuatan invoice, menjadikannya lebih efisien.

Nah, untuk memudahkan dan mempercepat bisnis dalam membuat invoice tagihan, Anda bisa menggunakan Accurate Online sebagai solusi pembukuan dan pengelolaan invoice yang lebih mudah, cepat, dan minim kesalahan.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur pembuatan invoice secara otomatis dan bisa Anda kostumisasi sesuai keinginan bisnis Anda. Tidak hanya fitur itu, Accurate Online juga memiliki ratusan fitur unggulan untuk pengembangan bisnis yang lebih baik seperti fitur penggajian, multi mata uang, multi cabang, dan masih banyak lagi fitur yang bisa Anda gunakan untuk memudahkan Anda.

Tertarik mencobanya? Anda bisa mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari  melalui tautan gambar di bawah ini.