Nota Belanja: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Nota belanja merupakan salah satu dokumen penting yang sering digunakan dalam transaksi jual beli. Anda pasti sudah sangat akrab dengan adanya isitilah ini.
Tapi, apa pengertian sebenarnya dari nota belanja itu? Apa saja fungsinya? Apakah ada contohnya? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel di bawah ini hingga selesai.
Daftar Isi
Pengertian nota belanja
ilustrasi nota belanja. source envato.
Bill Gish dalam laman Chron menjelaskan bahwa nota belanja adalah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi pembelian barang atau jasa
Nota ini berisi detail tentang barang atau jasa yang dibeli, termasuk harga, jumlah, tanggal transaksi, dan informasi penjual.
Nota belanja berfungsi sebagai alat verifikasi bagi kedua belah pihak untuk memastikan kesesuaian antara barang atau jasa yang diterima dengan yang telah dibayarkan.
Selain itu, nota belanja juga memiliki peran penting dalam pencatatan keuangan, audit, dan pengelolaan inventaris.
Baca juga: Pengertian Nota Pembelian dan Cara Mudah Membuatnya
Fungsi nota belanja
ilustrasi nota belanja. source envato.
Nota belanja memiliki beberapa fungsi penting dalam transaksi jual beli dan pengelolaan bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari nota belanja:
1. Bukti Transaksi
Nota belanja berfungsi sebagai bukti sah bahwa telah terjadi transaksi pembelian antara penjual dan pembeli. Dokumen ini sangat penting untuk menghindari sengketa atau kesalahpahaman di kemudian hari.
2. Referensi Pembukuan
Nota belanja digunakan sebagai dasar pencatatan dalam pembukuan akuntansi. Hal ini akan membantu Anda dalam menjaga keakuratan laporan keuangan dan memastikan bahwa semua transaksi dicatat dengan benar.
3. Kontrol Inventaris
Nota belanja juga akan membantu Anda dalam mengelolaan stok barang. Dengan mencatat setiap barang yang terjual, Anda dapat memantau persediaan dan mengatur ulang stok sesuai kebutuhan.
4. Dokumentasi Pajak
Nota belanja diperlukan untuk kebutuhan pelaporan pajak. Dokumen ini akan membantu Anda dalam menghitung pajak yang harus dibayar dan membuktikan bahwa transaksi yang dilaporkan benar adanya.
5. After sales service
Nota belanja berguna bagi pembeli sebagai bukti untuk klaim garansi atau pengembalian barang jika terjadi kerusakan atau ketidaksesuaian barang yang diterima.
6. Analisis dan Evaluasi
Nota belanja juga dapat Anda gunakan untuk menganalisis pola pembelian pelanggan, mengevaluasi kinerja penjualan, dan merencanakan strategi bisnis ke depan.
Dengan memahami fungsi-fungsi di atas, baik penjual maupun pembeli dapat lebih menghargai pentingnya menjaga dan menyimpan nota belanja dengan baik.
Baca juga: Nota Pembayaran: Pengertian, Perbedaannya dengan Kwitansi dan Cara Membuatnya
Cara membuat nota belanja dan contohnya
ilustrasi nota belanja. source envato.
Membuat nota belanja yang baik dan benar adalah langkah penting untuk memastikan transaksi yang terjadi sudah tercatat dengan jelas dan lengkap. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat nota belanja:
1. Persiapkan format nota belanja
Buatlah format yang jelas dan mudah dibaca. Format ini bisa dibuat menggunakan aplikasi pengolah kata, spreadsheet, atau aplikasi akuntansi. Pastikan format ini memiliki semua elemen yang diperlukan.
2. Elemen penting dalam nota belanja
Pastikan nota belanja yang Anda buat memiliki elemen-elemen di bawah ini:
- Judul: Tuliskan “Nota Belanja” atau “Invoice”.
- Informasi Penjual: Nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email penjual.
- Informasi Pembeli: Nama dan kontak pembeli (jika perlu).
- Nomor Nota: Nomor unik untuk setiap nota untuk kemudahan referensi.
- Tanggal: Tanggal transaksi dilakukan.
- Rincian Barang/Jasa: Deskripsi lengkap mengenai barang atau jasa yang dijual, seperti: Nama barang/jasa, Kuantitas, Harga satuan, dan Total harga per item.
- Subtotal: Jumlah total sebelum pajak atau diskon.
- Pajak: Jumlah pajak yang dikenakan (jika ada).
- Diskon: Jumlah diskon yang diberikan (jika ada).
- Total Akhir: Jumlah total yang harus dibayar setelah pajak dan diskon.
- Cara Pembayaran: Metode pembayaran yang digunakan (tunai, kartu kredit, transfer bank, dll.).
- Catatan Tambahan: Informasi tambahan yang relevan seperti kebijakan pengembalian barang atau garansi.
3. Buat nota belanja
Berikut adalah contoh sederhana dari nota belanja:
4. Review dan cetak
Periksa kembali semua informasi yang ada di nota belanja untuk memastikan tidak ada kesalahan. Setelah memastikan semuanya benar, cetak nota belanja tersebut.
5. Simpan salinan
Pastikan untuk menyimpan salinan dari setiap nota belanja yang Anda keluarkan, baik dalam bentuk fisik maupun digital, untuk keperluan pembukuan dan audit di masa yang akan datang.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat nota belanja yang profesional dan memadai untuk keperluan transaksi bisnis Anda.
Baca juga: Siklus Akuntansi : Pengertian dan Penjelasan yang Lengkap
Penutup
Nota belanja adalah dokumen penting dalam transaksi jual beli yang berfungsi sebagai bukti sah dari transaksi. Selain sebagai alat verifikasi bagi penjual dan pembeli, nota belanja juga berperan penting dalam mencatat keuangan, mengelola inventaris, dokumentasi pajak, after sales service, serta analisis dan evaluasi bisnis.
Untuk membuat nota belanja yang baik, perlu dipastikan adanya elemen-elemen penting seperti informasi penjual dan pembeli, nomor nota, tanggal, rincian barang atau jasa, subtotal, pajak, diskon, total akhir, cara pembayaran, dan catatan tambahan.
Dengan format yang jelas dan lengkap, nota belanja dapat menjadi dokumen yang efektif untuk menjaga transparansi dan akurasi dalam setiap transaksi.
Namun, mencatat transaksi secara manual tentunya akan memerlukan banyak waktu. Belum lagi risiko kesalahan input data ataupun kecurangan dalam prosesnya. Untuk itu, Anda memerlukan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.
Kenapa? Karena aplikasi yang sudah dipercaya oleh ratusan pengguna ini akan membantu Anda dalam mencatat seluruh transaksi secara otomatis, tepat, dan akurat.
Anda juga bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan yang bisa Anda akses di mana saja dan kapan saja. Sehingga, Anda bisa membuat keputusan bisnis yang penting dan memantau kondisi kesehatan keuangan Anda.
Masih ragu dengan Accurate Online? Tenang, kami akan memberikan kesempatan pada Anda untuk mencobanya lebih dulu selama 30 hari gratis dengan klik tautan gambar di bawah ini.
Referensi:
