Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, pengelolaan aspek keuangan dan operasional menjadi kunci keberhasilan perusahaan.

Salah satu instrumen yang memiliki peran penting dalam mengendalikan pembelian dan meningkatkan efisiensi bisnis adalah Purchase Order (PO), atau yang dalam bahasa Indonesia dikenal dengan Surat Pesanan.

Ketika bisnis mengalami pertumbuhan, kompleksitas dalam mengelola transaksi pembelian juga meningkat.

Inilah saatnya Purchase Order hadir sebagai alat yang dapat membantu perusahaan dalam mengatur dan mengontrol pembelian barang dan jasa.

Dengan menggunakan Purchase Order, perusahaan dapat meningkatkan transparansi, mengurangi risiko keuangan, dan memastikan bahwa semua pemesanan berjalan sesuai dengan rencana.

Simaklah dengan cermat artikel ini, karena pemahaman yang mendalam tentang Purchase Order akan membantu perusahaan Anda meraih keunggulan kompetitif dan mencapai kesuksesan jangka panjang.

Apa itu Purchase Order?

Berdasarkan laman Wikipedia, Purchase Order adalah sebuah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pemasok atau vendor untuk menggambarkan spesifikasi barang/jasa yang akan dibeli.

Purchase Order dalam konteks transaksi bisnis adalah untuk merinci informasi seperti jumlah barang atau jasa yang dibutuhkan, harga, tanggal pengiriman, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya yang relevan.

Purchase Order digunakan untuk menghindari ketidakjelasan, mengikat perjanjian antara pembeli dan pemasok, dan memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan harapan.

Baca juga : Pengertian Software Purchase Order dan 5 Manfaatnya

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Purchase order (PO) dan invoice adalah dua dokumen yang berperan penting dalam proses pengadaan barang atau jasa di sebuah perusahaan, namun keduanya memiliki fungsi yang berbeda:

Purchase Order (PO):

1. Merupakan dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari pemasok.
2. Berisi detail tentang barang atau jasa yang dipesan, jumlah yang dipesan, harga, syarat pembayaran, tanggal pengiriman yang diharapkan, dan informasi lain yang relevan.
3. Digunakan sebagai bentuk kesepakatan antara pembeli dan pemasok tentang barang atau jasa yang akan dibeli.
4. Biasanya dibuat sebelum barang atau jasa dikirim dan dianggap sebagai permintaan pembelian yang resmi.

Invoice:

1. Merupakan dokumen yang dibuat oleh pemasok untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah dikirim atau diberikan kepada pembeli.
2. Berisi detail tentang barang atau jasa yang disediakan, jumlahnya, harga, total tagihan, syarat pembayaran, dan informasi lain yang diperlukan untuk pembayaran.
3. Digunakan sebagai permintaan pembayaran dari pemasok kepada pembeli.
4. Biasanya dibuat setelah barang atau jasa telah diterima oleh pembeli dan menandakan kewajiban pembayaran yang harus diselesaikan.

Dengan demikian, perbedaan utama antara PO dan invoice terletak pada fungsi dan waktu pembuatannya.

PO dibuat oleh pembeli sebelum barang atau jasa dikirim sebagai permintaan pembelian, sedangkan invoice dibuat oleh pemasok setelah barang atau jasa dikirim sebagai permintaan pembayaran.

Jenis-jenis Purchase Order

Ada beberapa jenis purchase order, masing-masing dengan tujuan yang berbeda.

1. Standard Purchase Order (SPO)

Standard Purchase Order adalah jenis purchase order yang paling umum, digunakan ketika pembeli mengetahui rincian pesanan, termasuk barang/jasa yang dipesan, kuantitas, harga, dan tanggal pengiriman.

Jenis ini digunakan untuk transaksi pembelian sekali pakai dengan informasi yang jelas dan pasti.

Contoh: Perusahaan A memesan 100 unit komputer dari pemasok dengan harga yang telah disepakati.

2. Blanket Purchase Order (BPO)

Blanket Purchase Order digunakan untuk pembelian yang berulang dengan pemasok yang sama selama periode waktu tertentu.

Namun dengan rincian pengiriman yang fleksibel atau belum ditentukan secara spesifik (seperti kuantitas atau waktu).

Jenis ini digunakan saat pembeli membutuhkan barang secara berulang dalam jangka panjang tetapi kuantitas pasti atau waktu pengiriman mungkin bervariasi.

Contoh: Sebuah perusahaan manufaktur mungkin membuat BPO dengan pemasok baja untuk pengiriman bulanan, tetapi jumlah pasti bisa bervariasi tergantung kebutuhan.

3. Contract Purchase Order (CPO)

Contract Purchase Order merupakan perjanjian atau kontrak umum antara pembeli dan penjual.

Di mana detail spesifik dari barang atau jasa yang dibeli belum ditentukan pada saat kontrak, namun akan ditentukan di kemudian hari.

Jenis ini digunakan saat pembeli dan pemasok ingin menyepakati hubungan bisnis jangka panjang dengan syarat-syarat tertentu, namun tanpa rincian pesanan yang langsung jelas.

Contoh: Perusahaan teknologi yang mengontrak pemasok untuk komponen tertentu tanpa menentukan jumlah unit yang akan dibeli pada awalnya.

4. Planned Purchase Order (PPO)

Mirip dengan blanket PO, tetapi PPO lebih spesifik mengenai apa yang akan dibeli dan kapan akan dibeli, meskipun tanggal pengiriman mungkin bisa berubah.

Jenis ini digunakan saat pembeli mengetahui bahwa mereka akan membeli barang atau jasa tertentu pada waktu tertentu, tetapi masih terbuka terhadap penyesuaian dalam jadwal pengiriman.

Contoh: Perusahaan manufaktur bisa membuat PPO untuk bahan mentah yang mereka butuhkan di masa mendatang tetapi fleksibel terkait tanggal pengiriman akhir.

5. Digital Purchase Order (DPO)

PO Digital dikeluarkan secara elektronik menggunakan sistem perangkat lunak, tanpa memerlukan dokumen fisik.

Digital PO menjadi lebih umum di era digital untuk mempercepat proses pesanan dan integrasi dengan sistem ERP.

Contoh: E-commerce atau perusahaan ritel besar menggunakan DPO untuk mengelola pesanan ke pemasok mereka secara otomatis melalui sistem elektronik.

Baca juga: Seni Menulis Surat Penawaran Produk: Cara Jitu Memikat Hati Calon Pelanggan

Fungsi Purchase Order bagi Bisnis

Purchase order (PO) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual yang berisi detail tentang barang atau jasa yang akan dibeli, termasuk jumlah, harga, dan persyaratan lainnya.

Fungsi dan manfaat utama dari purchase order adalah sebagai berikut:

1. Mengatur Pembelian

PO membantu mengatur dan mendokumentasikan pembelian barang atau jasa.

PO memastikan bahwa semua transaksi dibuat sesuai dengan persetujuan dan prosedur yang ditetapkan.

2. Pencatatan Transaksi

PO mencatat detail transaksi pembelian, termasuk jumlah barang atau jasa yang dibeli, harga, tanggal pengiriman, dan syarat pembayaran.

Dengan begitu PO membantu dalam pencatatan akuntansi dan manajemen inventaris.

3. Memfasilitasi Komunikasi

PO membantu menghindari kebingungan atau kesalahpahaman yang mungkin timbul terkait dengan spesifikasi produk, harga, atau persyaratan lainnya.

4. Kontrol Anggaran

Dengan memiliki PO, perusahaan dapat memantau pengeluaran mereka dan mengendalikan anggaran.

Sebelum PO diterbitkan, manajer atau departemen yang bertanggung jawab dapat meninjau dan menyetujui pembelian sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.

5. Pelacakan Pengiriman

PO mencantumkan tanggal pengiriman yang diharapkan, memungkinkan pembeli untuk melacak pengiriman barang atau jasa yang dibeli dan memastikan bahwa mereka tiba tepat waktu.

6. Penghindaran Sengketa

Dengan memiliki catatan tertulis tentang persetujuan pembelian, baik pembeli maupun penjual memiliki bukti yang jelas tentang syarat-syarat transaksi.

Hal ini dapat membantu menghindari sengketa yang mungkin timbul di kemudian hari.

Dengan demikian, PO membantu:

• memfasilitasi proses pembelian,
• memastikan kepatuhan terhadap prosedur internal dan persyaratan kontrak, serta
• memungkinkan pengawasan yang lebih baik atas pengeluaran dan operasi bisnis secara keseluruhan.

Baca juga: Mengetahui Jenis Bukti Transaksi dalam Akuntansi dan Peruntukannya

Komponen Purchase Order

Purchase order umumnya akan berisikan elemen-elemen seperti:

1. Nomor Purchase Order

Nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap Purchase Order. Nomor ini membantu dalam pelacakan dan pengarsipan.

2. Tanggal Pembuatan

Tanggal ketika Purchase Order dibuat. Ini menunjukkan waktu pemesanan.

3. Informasi Pihak Pembeli

• Nama perusahaan atau organisasi pembeli.
• Alamat perusahaan atau alamat pengiriman barang/jasa.
• Kontak pembeli, seperti nama kontak, nomor telepon, dan alamat surel.

4. Informasi Pihak Pemasok

• Nama perusahaan atau organisasi pemasok.
• Alamat pemasok.
• Kontak pemasok, seperti nama kontak, nomor telepon, dan alamat surel.

5. Deskripsi Barang atau Jasa

Deskripsi rinci mengenai barang atau jasa yang dipesan, termasuk spesifikasi teknis, merek, model, dan jumlah yang dibutuhkan.

6. Kuantitas

Jumlah barang atau jasa yang dipesan.

7. Harga dan Total Biaya

• Harga per unit (jika berlaku).
• Total biaya yang harus dibayarkan.
• Informasi mata uang yang digunakan.

8. Tanggal Pengiriman

Tanggal atau jangka waktu kapan barang atau jasa diharapkan tiba atau diberikan kepada pembeli.

9. Ketentuan Pembayaran

• Metode pembayaran yang digunakan (contohnya: transfer bank, cek, kartu kredit).
• Tenggat waktu pembayaran (tanggal jatuh tempo).
• Informasi perbankan jika diperlukan.

10. Syarat dan Ketentuan

Syarat dan ketentuan transaksi, seperti peraturan pengembalian barang, garansi, dan tanggung jawab pihak-pihak yang terlibat.

11. Instruksi Pengiriman

Jika ada instruksi khusus terkait pengiriman, seperti metode pengiriman yang harus digunakan atau instruksi untuk pengemasan.

12. Nama, Tanda Tangan, dan Stempel

Purchase Order harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari pembeli dan seringkali dilengkapi dengan stempel perusahaan.

13. Lampiran

Purchase Order dapat mencantumkan lampiran, seperti spesifikasi teknis tambahan, gambar, atau dokumen kontrak yang relevan.

14. Referensi

Informasi referensi yang dapat membantu dalam pelacakan dan pencocokan Purchase Order dengan penerimaan barang atau jasa.

PO adalah alat yang sangat penting dalam pengelolaan pembelian bisnis, dan rinciannya harus jelas dan lengkap untuk menghindari kebingungan dan masalah di kemudian hari.

Baca juga: Mengenal Bukti Transaksi Internal dan Bedanya dengan Transaksi Eksternal

Cara Membuat Purchase Order dan Contohnya

Dalam sebuah perusahaan, purchase order (PO) biasanya dibuat oleh departemen atau individu yang bertanggung jawab atas pengadaan barang atau jasa, seperti departemen pembelian atau manajer proyek.

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat Purchase Order:

1. Identifikasi Kebutuhan Pembelian

Langkah pertama adalah memastikan kebutuhan barang atau jasa yang akan dibeli.

Diskusikan dengan tim atau departemen terkait untuk menentukan spesifikasi, jumlah, dan kualitas barang atau jasa yang dibutuhkan.

2. Pilih Vendor/Supplier

Setelah kebutuhan diidentifikasi, pilih vendor atau supplier yang dapat memenuhi permintaan tersebut.

Evaluasi vendor berdasarkan kualitas produk, harga, keandalan pengiriman, dan layanan pelanggan.

3. Negosiasi dan Persetujuan Harga

Anda dapat melakukan negosiasi harga dengan vendor, pastikan harga yang disepakati sesuai dengan anggaran dan kebutuhan bisnis.

Setelah harga disepakati, pastikan juga persyaratan lainnya seperti waktu pengiriman dan metode pembayaran.

4. Penyusunan Purchase Order

Setelah negosiasi selesai, buat dokumen Purchase Order. Informasi yang harus dimasukkan dalam PO meliputi:

• Nama dan alamat perusahaan.
• Nomor PO.
• Tanggal pembuatan PO.
• Nama dan alamat vendor/supplier.
• Deskripsi lengkap barang atau jasa yang dipesan (nama, spesifikasi, kuantitas, harga satuan).
• Total harga pembelian.
• Waktu dan lokasi pengiriman.
• Metode pembayaran dan syarat lainnya.

Contoh dan Template Purchase Order

Berikut adalah contoh purchase order perusahaan pada umumnya yang bisa Anda gunakan sebagai contoh dalam pembuatan surat PO bisnis:

5. Pemeriksaan dan Persetujuan Internal

Sebelum mengirim PO ke vendor, pastikan PO tersebut telah diperiksa dan disetujui oleh pihak berwenang di dalam perusahaan.

Hal ini bisa termasuk bagian keuangan, manajer pembelian, atau direktur.

6. Pengiriman Purchase Order ke Vendor

Setelah PO disetujui, kirimkan salinan PO kepada vendor. Pengiriman dapat dilakukan melalui email, faks, atau sistem manajemen pembelian online.

7. Penyimpanan Salinan Purchase Order

Simpan salinan PO dalam arsip perusahaan sebagai bukti pemesanan.

Arsip ini dapat berguna untuk rekonsiliasi dengan invoice dari vendor, serta untuk keperluan audit di masa depan.

8. Pemantauan dan Tindak Lanjut

Setelah PO dikirimkan, lakukan pemantauan untuk memastikan bahwa vendor memproses pesanan sesuai dengan persyaratan.

Jika ada perubahan atau keterlambatan, lakukan komunikasi segera untuk memastikan pemenuhan pesanan sesuai rencana.

9. Penerimaan Barang atau Jasa

Saat barang atau jasa diterima, pastikan mereka sesuai dengan yang tertera di PO.

Periksa kualitas, kuantitas, dan spesifikasi lainnya. Jika ada ketidaksesuaian, segera laporkan kepada vendor.

10. Pembayaran dan Penutupan

Setelah barang atau jasa diterima dan diperiksa, proses pembayaran sesuai dengan syarat yang disepakati.

Simpan dokumen terkait, termasuk invoice dan bukti pembayaran, untuk referensi di masa mendatang.

Selain membuatnya secara manual, pembuatan purchase order saat ini dapat dilakukan menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi yang terintegrasi.

Berikut akan kami jelaskan bagaimana cara membuat purchase order dengan mudah menggunakan aplikasi akuntansi dan bisnis.

Cara Membuat Purchase Order Digital

Pembuatan purchase order dapat dilakukan secara otomatis dengan memanfaatkan aplikasi akuntansi, salah satunya adalah dengan menggunakan Accurate Online.

Langkah-langkahnya pembuatannya adalah:

1. Klik menu Pembelian lalu pilih opsi Pesanan Pembelian.

2. Isi Nama Pemasok, Tanggal dan informasi yang dibutuhkan.

3. Pada bagian Cari/Pilih Barang & Jasa, masukan barang atau jasa yang akan dipesan.

4. Lengkapi detail informasi barang atau jasa yang dipilih, lalu klik Lanjut.

Lakukan poin 3 dan 4 untuk memasukan barang atau jasa lain yang ingin Anda pesan.

5. Jika telah selesai klik Simpan. Berikut adalah contoh surat purchase order dari aplikasi accurate:

Baca juga: Perbedaan Kwitansi, Invoice, Memo, dan Bon

Penutup

Sebagai penutup, Purchase Order (PO) merupakan salah satu elemen penting dalam proses pengadaan barang dan jasa di setiap bisnis.

Melalui dokumen ini, perusahaan dapat memastikan bahwa transaksi dilakukan dengan jelas dan transparan, menghindari kesalahpahaman, serta meminimalkan risiko yang mungkin terjadi.

Memahami fungsi, isi, dan cara membuat Purchase Order yang baik akan membantu perusahaan dalam menjalankan operasional secara efisien dan memastikan bahwa hubungan dengan vendor atau supplier tetap berjalan lancar.

Dengan manajemen Purchase Order yang efektif, bisnis dapat meningkatkan akurasi dalam pembelian, mengelola anggaran dengan lebih baik, dan menciptakan alur kerja yang lebih terorganisir dalam rantai pasokan.

Bagi Anda pemilik bisnis, Anda bisa membuat dokumen PO secara manual sebagai catatan transaksi yang nantinya akan menjadi bukti saat Anda membuat laporan keuangan atau terjadi audit pada perusahaan Anda.

Jika Anda kesulitan dengan pembuatan dokumen PO secara manual, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur penjualan terlengkap mulai dari pembuatan PO, faktur, pembayaran uang muka, retur pembelian, dan masih banyak lagi.

Tidak hanya fitur penjualan, Anda juga bisa membuat 200 jenis laporan keuangan secara otomatis guna pengembangan bisnis yang lebih baik.

Ada juga fitur perpajakan yang bisa membuat penghitungan pajak bisnis bisa menjadi lebih mudah.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan gambar di bawah ini.