Poin penting
- Purchase order adalah dokumen resmi permintaan pembelian barang/jasa dari pembeli kepada pemasok, yang di dalamnya berisi detail item, pembayaran, dan pengiriman.
- PO berfungsi untuk mengelola dan mendokumentasikan pembelian, kontrol anggaran, dan memfasilitasi komunikasi dengan supplier.
- Purchase order terdiri dari beberapa komponen seperti nomor PO, tanggal, pihak pembeli dan pemasok, detail barang/jasa, kuantitas, harga, ketentuan pembayaran dan pengiriman.
- Untuk membuat purchase order Anda dapat menggunakan aplikasi Accurate Online, tinggal input data, pilih barang, lengkapi detail, lalu jadi! Coba gratis di sini!
Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, mengelola aspek keuangan dan operasional menjadi salah satu kunci keberhasilan perusahaan.
Salah satu instrumen yang memiliki peran penting dalam mengendalikan pembelian dan meningkatkan efisiensi bisnis adalah purchase order (PO), atau yang dalam bahasa Indonesia dikenal dengan surat pesanan pembelian.
Ketika bisnis Anda sedang mengalami pertumbuhan, kompleksitas dalam mengelola transaksi pembelian juga tentu akan meningkat.
Oleh karena itu, purchase order hadir sebagai tools yang dapat membantu Anda dalam mengatur dan mengontrol pembelian barang dan jasa.
Dengan menggunakan purchase order, Anda bisa meningkatkan transparansi, mengurangi risiko keuangan, dan memastikan bahwa semua pemesanan berjalan sesuai dengan rencana.
Simaklah dengan cermat artikel ini, karena pemahaman yang mendalam tentang purchase order akan membantu perusahaan Anda meraih keunggulan kompetitif dan mencapai kesuksesan dalam jangka panjang.
Apa itu purchase order?
ilustrasi purchase order. source envato
Berdasarkan laman Wikipedia, purchase order adalah sebuah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pemasok atau vendor untuk menggambarkan spesifikasi barang/jasa yang akan dibeli.
Purchase order dalam konteks transaksi bisnis adalah untuk merinci informasi, seperti jumlah barang atau jasa yang dibutuhkan, harga, tanggal pengiriman, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya yang relevan.
Purchase order juga digunakan untuk menghindari adanya ketidakjelasan, mengikat perjanjian antara pembeli dan pemasok, dan memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sudah sesuai dengan harapan.
Baca juga : Pengertian Software Purchase Order dan 5 Manfaatnya
Perbedaan purchase order dan invoice
Purchase order dan invoice adalah dua dokumen yang berperan penting dalam proses pengadaan barang atau jasa di sebuah perusahaan, namun keduanya memiliki fungsi yang berbeda.
Nah, berikut ini adalah perbedaan di antara kedunya:
Purchase Order (PO):
- Dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari pemasok.
- Berisi detail tentang barang atau jasa yang dipesan, jumlah yang dipesan, harga, syarat pembayaran, tanggal pengiriman yang diharapkan, dan informasi lain yang relevan.
- Digunakan sebagai bentuk kesepakatan antara pembeli dan pemasok tentang barang atau jasa yang akan dibeli.
- Biasanya dibuat sebelum barang atau jasa dikirim dan dianggap sebagai permintaan pembelian yang resmi.
Invoice:
- Dokumen yang dibuat oleh pemasok untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah dikirim atau diberikan kepada pembeli.
- Berisi detail tentang barang atau jasa yang disediakan, jumlahnya, harga, total tagihan, syarat pembayaran, dan informasi lain yang diperlukan untuk pembayaran.
- Digunakan sebagai permintaan pembayaran dari pemasok kepada pembeli.
- Biasanya dibuat setelah barang atau jasa telah diterima oleh pembeli dan menandakan kewajiban pembayaran yang harus diselesaikan.
Jadi, perbedaan utama antara PO dan invoice terletak pada fungsi dan waktu pembuatannya.
PO dibuat oleh pembeli sebelum barang atau jasa dikirim sebagai permintaan pembelian, sedangkan invoice dibuat oleh pemasok setelah barang atau jasa dikirim sebagai permintaan pembayaran.
Baca juga: Perbedaan Kwitansi, Invoice, Memo, dan Bon
Jenis-jenis purchase order
Dalam dunia bisnis, purchase order (PO) hadir dalam beberapa jenis untuk menyesuaikan kebutuhan transaksi. Berikut ini adalalh jenis dan contoh PO:
1. Standard purchase order (SPO)
Jenis PO ini adalah yang paling umum dan digunakan untuk pembelian satu kali dengan rincian barang, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman yang sudah pasti.
Contoh: Perusahaan A memesan 100 unit komputer dengan harga dan tanggal kirim yang jelas.
2. Blanket purchase order (BPO)
PO ini sangat cocok untuk digunakan pada pembelian berulang dengan pemasok yang sama selama periode tertentu, namun jumlah atau jadwal pengirimannya bisa fleksibel.
Contoh: Pabrik memesan baja setiap bulan dari supplier sama, tetapi jumlahnya akan menyesuaikan kebutuhan produksi.
3. Contract purchase order (CPO)
CPO adalah kontrak umum antara pembeli dan penjual, tanpa detail barang atau jumlah di awal. Rinciannya akan ditentukan di kemudian hari selama masa kontrak.
Contoh: Perusahaan teknologi membuat kontrak komponen dengan vendor, jumlah unitnya akan ditetapkan pada pemesanan berikutnya.
4. Planned purchase order (PPO)
PO yang satu ini cukup spesifik terkait barang dan jadwal pembeliannya, tapi tanggal pengirimannya masih dapat berubah sesuai kebutuhan.
Contoh: Perusahaan makanan merencanakan pembelian bahan baku untuk tiga bulan, dengan jadwal pengiriman yang fleksibel.
5. Digital purchase order (DPO)
PO digital ini dibuat dan dikirim secara elektronik dan tanpa dokumen fisik. Jenis PO ini banyak digunakan di bisnis modern yang sudah mengintegrasikan aplikasi akuntansi atau aplikasi bisnis seperti Accurate Online.
Contoh: Toko online atau ritel besar melakukan pemesanan otomatis ke supplier lewat sistem digital tanpa dokumen kertas.
Baca juga: Seni Menulis Surat Penawaran Produk: Cara Jitu Memikat Hati Calon Pelanggan
Fungsi purchase order bagi bisnis
Fungsi dan manfaat utama dari purchase order adalah sebagai berikut:
1. Mengatur pembelian
Purchase order akan membantu Anda dalam mengatur dan mendokumentasikan pembelian barang atau jasa.
PO juga akan turut memastikan bahwa semua transaksi dibuat sesuai dengan persetujuan dan prosedur yang ditetapkan.
2. Pencatatan transaksi
PO akan mencatat detail transaksi pembelian, termasuk jumlah barang atau jasa yang dibeli, harga, tanggal pengiriman, dan syarat pembayaran.
Dengan begitu purchase order akan membantu Anda dalam proses pencatatan akuntansi dan manajemen inventaris.
3. Memfasilitasi komunikasi
Dengan format purchase order yang baik, Anda dapat terhindar dari kebingungan atau kesalahpahaman yang mungkin akan timbul terkait dengan spesifikasi produk, harga, atau persyaratan lainnya.
4. Kontrol anggaran
Dengan memiliki purchase order, Anda bisa memantau pengeluaran dan mengendalikan anggaran.
Sebelum PO diterbitkan, manajer atau departemen yang bertanggung jawab di dalam perusahaan Anda akan bisa meninjau dan menyetujui pembelian sesuai dengan anggaran yang sudah ditetapkan.
5. Melacak pengiriman
PO akan mencantumkan tanggal pengiriman yang diharapkan, sehingga akan memungkinkan pembeli untuk melacak pengiriman barang atau jasa yang dibeli dan memastikan bahwa pesanannya bisa tiba tepat waktu.
Baca juga: Mengetahui Jenis Bukti Transaksi dalam Akuntansi dan Peruntukannya
Komponen purchase order
ilustrasi purchase order. source envato
Berikut ini adalah elemen utama yang wajib dicantumkan di dalam format purchase order:
- Nomor purchase order: Nomor unik yang berfungsi sebagai identitas setiap PO, memudahkan pelacakan, dan arsip.
- Tanggal pembuatan: Berfungsi untuk menunjukkan kapan PO dibuat dan menjadi acuan administrasi.
- Informasi pihak pembeli: Mencantumkan nama perusahaan pembeli, alamat pengiriman, dan kontak yang bisa dihubungi.
- Informasi pihak pemasok: Berisi nama, alamat, serta kontak pemasok untuk memudahkan komunikasi.
- Deskripsi barang atau jasa: Rincian produk/jasa yang dipesan, termasuk spesifikasi, merek, model, dan jumlahnya.
- Kuantitas: Jumlah barang atau jasa yang ingin dibeli.
- Harga dan total biaya: Harga per unit, total pembelian, serta jenis mata uang yang digunakan.
- Tanggal pengiriman: Jadwal atau perkiraan kapan barang atau jasa harus diterima oleh pembeli.
- Ketentuan pembayaran: Metode pembayaran, tenggat waktu, dan detail rekening jika diperlukan.
- Syarat dan ketentuan: Aturan terkait pengembalian, garansi, dan tanggung jawab pihak terkait.
- Instruksi pengiriman: Petunjuk atau permintaan khusus dalam proses pengiriman atau pengemasan barang.
- Nama, tanda tangan, dan stempel: Disahkan oleh pihak yang berwenang, biasanya dengan tanda tangan dan stempel perusahaan.
- Lampiran: Dokumen tambahan seperti spesifikasi teknis, gambar, atau kontrak pendukung.
- Referensi: Keterangan untuk membantu mencocokkan PO dengan penerimaan barang atau jasa.
Baca juga: Mengenal Bukti Transaksi Internal dan Bedanya dengan Transaksi Eksternal
Cara membuat purchase order
Dalam sebuah perusahaan, purchase order biasanya dibuat oleh departemen atau individu yang bertanggung jawab atas pengadaan barang atau jasa, seperti departemen pembelian atau manajer proyek.
Berikut ini adalah cara untuk membuat purchase order:
1. Siapkan data perusahaan pembeli dan supplier
Tuliskag nama, alamat, kontak, dan detail perusahaan pembeli serta data lengkap supplier.
2. Beri nomor dan tanggal PO
Berikan nomor unik dan tanggal pada setiap purchase order untuk kemudahan pelacakan.
3. Isi detail barang atau jasa yang dipesan
Sebutkan nama produk, kode barang, spesifikasi, jumlah, satuan, harga per unit, dan total harga.
4. Lengkapi ketentuan pembayaran
Tuliskan metode pembayaran, jatuh tempo, dan informasi rekening bank jika diperlukan.
5. Tambahkan jadwal pengiriman dan alamat tujuan
Sertakan tanggal pengiriman serta alamat lengkap penerima barang.
6. Cantumkan syarat dan ketentuan
Tulislah aturan pengembalian, garansi, dan hal penting lain sesuai kebijakan bisnis Anda.
7. Tanda tangani dan kirim ke supplier
Pastikan purchase order sudah ditandatangani oleh pihak berwenang, lalu kirim ke supplier melalui email, kurir, atau aplikasi digital.
Baca juga: Download Template Surat Purchase Order Gratis
Contoh purchase order
Berikut ini adalah contoh purchase order perusahaan pada umumnya yang bisa Anda gunakan sebagai referensi untuk membuat PO:
Contoh purchase order dari vendor baju untuk toko printing
source: https://www.scribd.com/document/451331613/contoh-purchase-order
Contoh purchase order toko beton
source: https://www.scribd.com/document/501889535/Format-Purchase-Order
Baca juga: Pengertian dan Pentingnya Purchase Requisition Beserta Komponennya
Cara membuat purchase order secara digital
Pembuatan purchase order dapat dilakukan secara otomatis dengan memanfaatkan aplikasi akuntansi, salah satunya adalah dengan menggunakan Accurate Online.
Berikut ini adalah cara membuat purchase order secara digital dengan Accurate Online:
1. Klik menu Pembelian lalu pilih opsi Pesanan Pembelian.
2. Isi nama pemasok, tanggal dan informasi yang dibutuhkan.
3. Pada bagian Cari/Pilih Barang & Jasa, masukan barang atau jasa yang akan dipesan.
4. Lengkapi detail informasi barang atau jasa yang dipilih, lalu klik Lanjut.
5. Jika telah selesai klik Simpan. Kabar baik bagi Anda, fitur pembuatan PO ini dapat Anda nikmati secara gratis selama 30 hari! Coba gratis Accurate Online di sini!
Berikut adalah contoh purchase order dari aplikasi Accurate Online:
Baca juga: Perbedaan Kwitansi, Invoice, Memo, dan Bon
Penutup
Jadi, purchase order (PO) adalah salah satu elemen penting dalam proses pengadaan barang dan jasa di setiap bisnis.
Melalui dokumen ini, Anda bisa memastikan bahwa transaksi sudah dilakukan dengan jelas dan transparan, menghindari kesalahpahaman, serta meminimalisir risiko yang mungkin terjadi.
Memahami fungsi, isi, dan cara membuat purchase order yang baik akan membantu Anda dalam menjalankan operasional bisnis secara efisien dan memastikan bahwa hubungan dengan vendor atau supplier tetap berjalan dengan lancar.
Dengan manajemen purchase order yang efektif, Anda juga bisa dapat meningkatkan akurasi dalam pembelian, mengelola anggaran dengan lebih baik, dan menciptakan alur kerja yang lebih terorganisir dalam rantai pasokan.
Bagi Anda pemilik bisnis, Anda bisa membuat dokumen PO secara manual sebagai catatan transaksi yang nantinya akan menjadi bukti saat Anda membuat laporan keuangan atau terjadi audit pada perusahaan Anda.
Namun, jika Anda kesulitan dengan pembuatan dokumen PO secara manual, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi dan bisnis seperti Accurate Online.
Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur penjualan terlengkap mulai dari pembuatan PO, faktur, pembayaran uang muka, retur pembelian, dan masih banyak lagi.
Tidak hanya fitur penjualan, Anda juga bisa membuat 200 jenis laporan secara otomatis guna membantu proses pengelolaan bisnis yang lebih baik.
Ada juga fitur perpajakan yang bisa membantu Anda dalam menghitung pajak bisnis secara lebih mudah.
Tertarik? Gunakan Accurate Online sekarang juga atau coba dulu secara gratis selama 30 hari melalui tautan gambar di bawah ini.
Referensi:
