Account payable dan account receivable itu dua istilah akuntansi yang sering ditemui saat mengelola keuangan usaha. Meski sama-sama berkaitan dengan transaksi, keduanya punya arti yang sangat berbeda.

Secara singkat, account payable adalah catatan utang usaha kita ke pihak lain, sedangkan account receivable adalah catatan piutang yang masih harus dibayar oleh pelanggan ke usaha kita.

Untuk pelaku UMKM, sangat penting sekali untuk mengetahui perbedaannya agar tidak salah catat dalam laporan keuangan. Yuk, kita bahas lebih dalam satu per satu.

Pengertian account payable dan account receivable

1. Pengertian account payable (hutang usaha)

Account payable atau utang usaha adalah kewajiban yang harus dibayar oleh usaha kepada pihak ketiga, biasanya pemasok atau vendor.

Contohnya saat Anda beli bahan baku secara kredit, maka jumlah yang belum dibayar akan masuk sebagai account payable.

Account payable jadi bagian dari liabilitas usaha. Artinya, harus dibayarkan dalam jangka waktu tertentu, biasanya dalam periode pendek seperti 30 atau 60 hari.

Kalau tidak dikelola dengan baik, utang ini bisa bikin arus kas terganggu.

Biasanya catatan account payable muncul saat usaha belanja secara kredit ke supplier. Nanti ketika sudah lunas dibayar, catatan tersebut akan hilang dari sistem.

2. Pengertian account receivable (piutang usaha)

Account receivable atau piutang usaha adalah tagihan dari usaha ke pelanggan yang belum dibayar. Contohnya saat pelanggan membeli barang atau jasa secara kredit, maka catatan pembayaran yang belum lunas akan masuk sebagai account receivable.

Account receivable termasuk ke dalam aset usaha karena merupakan hak yang akan diterima. Sama seperti account payable, biasanya piutang ini punya batas waktu tertentu.

Kalau tidak ditagih secara disiplin, bisa berisiko jadi piutang macet.

Piutang sering muncul di usaha B2B atau ketika ada langganan tetap. Untuk UMKM, sistem ini mulai banyak dipakai untuk menjaga loyalitas pelanggan.

Baca juga: Account Receivable (AR): Definisi, Fungsi, Ciri-ciri

Perbedaan utama account payable dan account receivable

1. Dari sisi transaksi

Supaya lebih mudah membedakan keduanya, perhatikanlah siapa pihak yang harus bayar dan siapa yang menagih.

Kalau usaha Anda berutang ke pihak luar, maka masuk ke account payable. Kalau usaha Anda menagih pembayaran ke pelanggan, maka masuk ke account receivable.

2. Dari sisi pencatatan akuntansi

Dari sisi pencatatan, account payable berada di sisi kewajiban atau liabilitas, sedangkan account receivable tercatat sebagai aset lancar. Satu muncul dari pengeluaran, satu lagi muncul dari penjualan.

Kalau Anda menggunakan software akuntansi, keduanya akan otomatis tercatat dalam akun yang berbeda. Jadi pastikan setiap transaksi dicatat dengan benar supaya laporan tidak rancu.

Posisi account payable dan receivable dalam laporan keuangan

1. Account payable di neraca keuangan

Account payable biasanya tercatat di neraca sebagai utang lancar. Umumnya jatuh tempo dalam jangka pendek dan mempengaruhi total kewajiban usaha.

2. Account receivable sebagai aset lancar

Account receivable muncul di sisi aset lancar. Semakin besar piutang yang bisa ditagih, maka semakin besar juga potensi pemasukan ke kas usaha.

Jadi dalam satu laporan neraca, account payable menunjukkan kewajiban keluar, sedangkan account receivable menunjukkan potensi kas masuk.

Dampak pengelolaan terhadap arus kas

Kalau terlalu banyak account payable dan usaha belum punya cukup kas untuk bayar, bisa muncul masalah di arus kas. Di sisi lain, kalau banyak account receivable tapi tagihannya lama cair, kas usaha juga bisa seret.

Makanya, pengelolaan kedua akun ini harus berjalan seimbang. Jangan sampai usaha terlalu banyak utang tanpa kontrol, atau terlalu banyak piutang tanpa ada sistem penagihan yang jelas.

Contoh transaksi account payable dan receivable dalam umkm

Misalnya Anda punya toko sembako dan beli beras 10 karung dari supplier secara kredit. Nilai pembelian itu akan dicatat sebagai account payable sampai Anda bayar lunas.

Sebaliknya, jika ada warung langganan yang ambil barang dari toko Anda secara kredit, maka nilainya dicatat sebagai account receivable sampai pelanggan membayar.

Contoh lainnya, perusahaan jasa digital mengerjakan proyek untuk klien dengan termin pembayaran 30 hari. Saat pekerjaan selesai dan invoice dikirim, maka itu akan masuk ke account receivable.

Sedangkan saat perusahaan beli perangkat kerja dari vendor dan belum dibayar lunas, nilainya harus masuk ke account payable.

Kenapa penting sekali untuk membedakan account payable dan receivable?

Bagi pelaku UMKM, pemahaman soal dua akun ini bukan cuma urusan akuntansi, tapi soal kelancaran bisnis. Salah pencatatan bisa bikin laporan keuangan jadi kacau.

Kalau piutang dicatat sebagai utang atau sebaliknya, usaha bisa terlihat punya kondisi keuangan yang keliru. Ini bisa berpengaruh saat mau ajukan pinjaman atau cari investor.

Dengan pencatatan yang benar, Anda juga bisa lebih gampang menganalisis kesehatan usaha. Misalnya, dari saldo account receivable bisa diprediksi pemasukan yang akan datang. Dari account payable bisa direncanakan pengeluaran dan jadwal pembayaran.

Tips mengelola account payable dan receivable

1. Pencatatan dan pengingat jatuh tempo

Mulai dari mencatat tanggal jatuh tempo, mencocokkan invoice dengan pembayaran, hingga mengatur jadwal pembayaran dan penagihan. Semua itu bisa dilakukan secara manual atau menggunakan software akuntansi.

2. Gunakan software akuntansi yang terintegrasi

Software akan sangat membantu karena semua transaksi bisa tercatat otomatis. Saat ada pembelian secara kredit, sistem akan langsung membuat akun utang. Saat ada penjualan kredit, langsung muncul catatan piutang.

Anda bisa atur pengingat jatuh tempo, lihat daftar tagihan yang belum dibayar, dan pantau status pembayaran dari satu dashboard.

Kalau transaksi sudah makin banyak dan melibatkan banyak pihak, pengelolaan manual bisa jadi rawan salah. Jadi jangan ragu pertimbangkan sistem digital supaya pekerjaan lebih ringan dan minim kesalahan.

FAQ seputar perbedaan account payable dan receivable

Q: Apakah semua usaha pasti punya account payable dan receivable?

A: Tidak semua. Tapi kalau usaha sering transaksi kredit, keduanya akan muncul dalam catatan keuangan.

Q: Apa yang terjadi kalau piutang tidak dibayar?

A: Bisa jadi piutang macet dan harus dicatat sebagai kerugian usaha. Makanya perlu sistem penagihan yang disiplin.

Q: Apakah account payable hanya muncul dari pembelian barang?

A: Tidak. Bisa juga dari pembelian jasa, sewa, atau biaya lain yang belum dibayar.

Q: Apakah perlu memisahkan akun untuk tiap pelanggan dan supplier?

A: Idealnya ya, supaya pencatatan lebih jelas dan tagihan lebih mudah ditelusuri.

Q: Apakah account payable dan receivable bisa otomatis tercatat?

A: Bisa, terutama kalau Anda pakai software akuntansi seperti Accurate Online.

Baca juga: Apa itu Account Payable? Ini Pengertian dan Perannya!

Penutup

Kalau Anda ingin pencatatan utang dan piutang usaha berjalan lancar tanpa repot, software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online bisa jadi pilihan terbaik. Dengan sistem berbasis cloud, semua transaksi kredit bisa tercatat otomatis dan tersusun rapi.

Accurate Online juga sudah terintegrasi dengan aplikasi kasir digital Accurate POS, jadi cocok juga kalau Anda punya toko offline.

Tambah lagi, sistem ini sudah terhubung dengan program loyalitas pelanggan Bliss yang bikin pelanggan setia bisa terus dipantau dan diapresiasi.

Mau coba dulu tanpa komitmen? Yuk, langsung coba Accurate Online secara gratis sekarang juga. Klik gambar di bawah ini untuk memulai:

Artikel sepanjang 2500 kata tentang perbedaan account payable dan account receivable sudah selesai saya susun, dengan format dan gaya yang sesuai blog Accurate.id serta fokus pada kebutuhan pelaku UMKM.