Pengertian dan Pentingnya Purchase Requisition Beserta Komponennya

Dalam berbisnis ada beberapa komponen yang harus Anda lakukan atau terapkan untuk bisa menghampiri kesuksesan.

Entah itu sebuah strategi pemasaran, cara meningkatkan omset, atau dengan mengetahui berbagai istilah dalam bisnis yang mampu menyokong wawasan Anda.

Salah satu komponen yang harus Anda ketahui tersebut adalah pengertian purchase requisition atau PR.

Bahasan ini akan memberitahu Anda apa itu pengertian purchase requisition. PR sangat penting Anda terapkan untuk bisnis Anda dan ada alasan mengapa hal ini dinyatakan.

Pengertian Purchase Requisition Harus Anda Ketahui

ilustrasi Purchase Requisition. source envato

Dilansir dari Investopedia, purchase requisition merupakan surat internal untuk melakukan pengadaan barang yang tidak berpengaruh terhadap hukum.

purchase requisition merupakan dokumen yang mana isinya sebuah permintaan untuk melakukan pembelian.

Jika permintaan ini telah disetujui oleh pihak terkait dan pemilik otoritas maka akan diteruskan menjadi purchase order atau PO.

Pembuatan dokumen PR boleh dilakukan siapa saja yang melakukan pengadaan jasa atau barang.

Untuk selanjutnya, setelah dokumen PR ini telah berubah menjadi dokumen purchasing order atau PO maka akan diserahkan pada divisi purchasing supaya proses penyediaan jasa atau barang tersebut bisa dilakukan.

Ada beberapa komponen yang harus ada saat Anda membuat PR dan purchase requisition diajukan. Berikut beberapa komponen tersebut.

1. Nama Vendor yang Bersangkutan

Pengaju purchase requisition harus bisa menjelaskan siapa vendor yang akan membantunya dalam melakukan pengadaan jasa atau barang ini.

2. Pengestimasian Harga

ilustrasi Purchase Requisition. source envato

Harga juga harus jelas dalam dokumen PR yang diajukan. Pasalnya, ini akan membantu divisi purchasing untuk menyiapkan dana yang ada.

Bisa juga estimasi harga ini digunakan untuk pertimbangan disetujui atau tidak.

3. Nominal Jasa Atau Barang yang Dibutuhkan

Pastinya pengaju juga harus bisa menjelaskan berapa jasa atau barang yang dibutuhkan.

4. Jasa Atau Barang yang Dibutuhkan

Informasi pokok, pengaju harus menyebutkan jasa atau barang apa yang dibutuhkan.

5.  Departemen yang Membutuhkan

Pihak pengaju harus menjelaskan siapa dirinya dan berasal dari departemen mana. Ini dikarenakan siapa saja boleh mengajukan purchase requisition. Sehingga keterangan terkait siapa yang mengajukan harus ada.

Baca juga: Purchase Order: Fungsi, Isi, Cara Membuat, Contohnya

Alasan Mengapa Purchase Requisition penting untuk Bisnis

ilustrasi Purchase Requisition. source envato

Di atas telah dijelaskan pengertian purchase requisition. Dijelaskan pula apa saja informasi yang harus ada di dalam dokumen tersebut supaya Anda yang ingin melakukannya bisa langsung mencobanya.

Untuk selanjutnya akan dibahas mengapa melakukan purchase requisitionini begitu penting untuk suatu perusahaan atau bisnis. Berikut beberapa alasannya.

1. Proses Pengadaan Menjadi Lebih Mudah

Dari membaca definisinya saja mungkin Anda sudah langsung tahu mengapa purchase requisition ini begitu penting.

Ya, supaya proses pengadaan barang atau jasa dalam berbisnis menjadi lebih mudah.

Departemen pengadaan bisa langsung menghubungi vendor yang dimaksud pengaju dan bisa segera terjadi sebuah pengadaan.

Waktu akan lebih dihemat dengan hal ini, karena semua informasi telah tertuang jelas dalam dokumen yang diberikan pada divisi purchasing.

2. Aset Perusahaan Lebih Terproteksi

Dengan adanya kegiatan purchase requisition aset perusahaan akan lebih aman. Sebab, aset perusahaan akan diketahui dan bisa di cek kapan saja.

Ini juga berarti apa saja aset perusahaan dan berapa jumlah aset tersebut akan lebih mudah diketahui atau di cek.

3. Kecurangan Bisa Terhindari

ilustrasi Purchase Requisition. source envato

Pembelian palsu atau dark purchasing cukup sering dilakukan oleh oknum perusahaan yang tak bertanggung jawab.

Hal ini pastinya akan menimbulkan kecurangan dan perusahaan pun juga akan rugi. Adanya dokumen PR ini bisa membantu perusahaan untuk menghindari kecurangan tersebut.

Alasannya adalah adanya dokumen formal atau resmi yang diberikan pengguna kepada divisi purchasing.

4. Inisiator Pengadaan Barang atau Jasa

Pengadaan tak akan berjalan jika dokumen purchase requisition dan PO tersebut tidak ada.

Departemen atau divisi purchasing hanya akan mengeluarkan biaya untuk pengadaan ini jika hanya salah satu departemen membutuhkan saja.

5. Melatih Kedisiplinan

Secara tidak langsung purchase requisition ini bisa melatih kedisiplinan berbagai departemen.

Pasalnya, mereka harus menyusun dokumen yang informasinya benar-benar nyata untuk meminta sebuah pengadaan barang atau jasa.

Baca juga: Laporan Keuangan: Pengertian, Contoh, dan Fungsinya Untuk Bisnis Anda

Kesimpulan

Telah terbukti bahwa kegiatan purchase requisition memang penting untuk ada atau diterapkan dalam sebuah bisnis. Berbagai alasannya telah dibahas di atas.

Anda yang akan mengajukan dokumen purchase requisitiondi kantor Anda juga bisa segera mengajukannya karena Anda telah mengetahui komponen apa saja yang Anda butuhkan.

Jika perusahaan Anda sudah memiliki transaksi dengan intensitas yang sangat banyak, tentu akan sangat memakan banyak waktu jika Anda membuat purchase requisition secara manual.

Solusi terbaik adalah Anda bisa menggunakan Software Akuntansi dan Bisnis Accurate Online untuk memudahkan kegiatan PR dan PO pada bisnis Anda,

Accurate Online adalah software akuntansi buatan Indonesia yang memiliki fitur pembelian terlengkap mulai dari proses pembuatan PR, PO, penerimaan barang, pembuatan faktur, pencatatan uang muka, retur pembelian, dan masih banyak lagi.

Tertarik melakukan PR dan PO lebih mudah untuk bisnis Anda? Gunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui klik tautan pada gambar di bawah!