Pengertian sederhana dari reimbursement adalah suatu proses penggantian dana atau uang dalam nominal tertentu dari pihak perusahaan kepada karyawannya.

Kegiatan reimbursement ini kerap kali dilakukan sebagai suatu bentuk klaim atas dana yang dikeluarkan oleh pihak karyawan untuk kepentingan perusahaan.

Walaupun demikian, setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri dalam melakukan reimbursement, mulai dari transportasi, klaim kesehatan, hotel, dan lain sebagainya.

Hal demikian tentu saja dilakukan demi menjaga stabilitas ekonomi perusahaan.

Untuk itu, setiap karyawan biasanya akan memiliki anggaran reimbursement yang berbeda sesuai dengan posisi dan juga jabatannya.

Nah, pada kesempatan kali ini, mari kita bahas lebih lengkap tentang reimbursement dan cara mengelolanya secara baik.

Apa itu Reimbursement?

Sebagian dari kita mungkin belum ada yang mengetahui lebih mendalam tentang istilah ini.

Arti reimbursement dalam bahasa indonesia adalah suatu kompensasi yang dilakukan oleh pihak perusahaan untuk pengeluaran yang dikeluarkan dalam jumlah yang lebih oleh pihak karyawan yang menggunakan dana pribadinya.

Saat ada suatu keperluan yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan dan diharuskan untuk menggunakan uang pribadi terlebih dahulu, nantinya pihak karyawan bisa mengajukan reimbursement kepada pihak perusahaan.

Jadi, secara tidak langsung nantinya pihak perusahaan akan mengganti rugi uang karyawan dengan beberapa persyaratan, seperti harus memiliki bukti pembayaran, invoice, dll.

Namun, tidak seluruh uang karyawan yang sudah digunakan secara pribadi bisa di reimburse oleh perusahaan.

Umumnya, masing-masing perusahaan mempunyai kebijakannya sendiri mengenai hal ini.

Untuk itu, setiap karyawan harus mampu memahami kebijakan tersebut ketika ingin mengajukan reimbursement.

Jenis-Jenis Reimbursement

ilustrasi jenis jenis reimbursement. source envato

Reimbursement adalah proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan, vendor, atau pihak lain atas suatu keperluan yang telah disetujui oleh perusahaan atau organisasi.

1. Reimbursement Biaya Kesehatan

Penggantian biaya pengobatan, pemeriksaan medis, obat-obatan, atau perawatan kesehatan karyawan. Biasanya diberikan sebagai bagian dari tunjangan karyawan.

Contoh: Biaya konsultasi dokter, pembelian obat, rawat inap di rumah sakit.

2. Reimbursement Biaya Perjalanan Dinas

Penggantian biaya perjalanan yang dikeluarkan karyawan saat melakukan perjalanan dinas untuk keperluan perusahaan. Bisa mencakup tiket pesawat, hotel, transportasi lokal, dan makan selama perjalanan dinas.

Contoh: Seorang karyawan menghadiri seminar bisnis di luar kota dan mengklaim biaya penerbangan dan akomodasi.

3. Reimbursement Biaya Transportasi

Penggantian biaya transportasi yang dikeluarkan karyawan untuk keperluan kerja. Umumnya berupa biaya bensin, tol, parkir, atau transportasi umum.

Contoh: Seorang sales yang menggunakan mobil pribadi untuk menemui klien dapat mengklaim biaya bensin dan tol.

4. Reimbursement Biaya Operasional Kantor

Penggantian biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan operasional kantor yang tidak tersedia di perusahaan. Termasuk pembelian alat tulis, printer, atau kebutuhan kerja lainnya.

Contoh: Seorang karyawan membeli toner printer untuk kebutuhan kantor dan meminta penggantian biaya.

5. Reimbursement Biaya Pelatihan dan Pendidikan

Penggantian biaya kursus, seminar, atau pelatihan yang berhubungan dengan peningkatan keterampilan karyawan.

Biasanya diberikan kepada karyawan yang mengikuti pelatihan yang direkomendasikan oleh perusahaan.

Contoh: Seorang akuntan menghadiri pelatihan sertifikasi CPA dan meminta reimbursement atas biaya pelatihannya.

Baca juga: Mengenal Pencatatan Transaksi Keuangan dan Tips Mengelolanya

Apa Saja yang Bisa di Reimburse?

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, pada dasarnya setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait hal apa saja yang bisa di reimburse.

Namun terlepas dari hal tersebut, ada beberapa jenis pengeluaran yang biasanya bisa diajukan reimburse, seperti:

1. Penggantian Biaya Bisnis

Dilansir dari laman People Keep, penggantian biaya bisnis biasanya bisa Anda ajukan kepada pihak perusahaan.

Untuk itu, terdapat banyak sekali contoh jenis pengeluaran yang biasa dilakukan dalam mengganti biaya bisnis, contohnya Anda menggunakan pulsa pribadi untuk menelepon klien Anda, membayar perlengkapan kantor, membayar suatu program pelatihan, menggunakan tempat sewa, dll.

Selain itu, cantumkan juga berbagai data yang lengkap saat mengajukan reimburse, seperti total biaya yang Anda keluarkan, tanggal pengeluaran, serta keterangan pengeluaran tersebut untuk apa digunakan.

2. Penggantian Biaya Perjalanan Bisnis

Umumnya, setiap karyawan pada jabatan tertentu akan diminta oleh pihak perusahaan untuk melakukan suatu perjalanan bisnis.

Nah, dalam melakukan perjalanan bisnis tersebut Anda sebagai karyawan tentunya akan mengeluarkan berbagai biaya, seperti tiket pesawat, akomodasi dan transportasi selama pergi ke tempat kerja.

Dalam kondisi seperti ini, Anda bisa mengajukan reimbursement ke pihak perusahaan.

Namun, Anda harus memahami bahwa tidak semua perusahaan bisa menerapkan jenis reimbursement ini, karena justru ada beberapa perusahaan yang sudah memberikan tunjangan transportasi pada karyawan.

3. Penggantian Biaya Kesehatan

Beberapa perusahaan memang ada yang menyediakan fasilitas reimbursement dalam bidang kesehatan pada karyawannya ketika mereka mengeluarkan uang untuk biaya kesehatan, obat-obatan, dan juga perawatan.

Tapi, ada juga perusahaan yang sudah menyediakan fasilitas berupa tunjangan BPJS atau asuransi kesehatan lain kepada karyawannya.

Baca juga: Apa itu Biaya Akomodasi? Ini Pengertian dan Cara Efektif Mengelolanya

Tips Mengajukan Reimbursement

1. Persiapkan Dokumen yang Dibutuhkan

Sebelum Anda mengajukan reimbursement, pastikanlah Anda sudah menyiapkan berbagai dokumen yang dibutuhkan.

Biasanya, dokumen tersebut berbentuk invoice, bukti pembayaran, dll. Untuk itu, jaga terus dokumen tersebut saat Anda ingin menggunakannya nanti.

Pastikan juga dokumen tersebut asli, dan simpan secara rapi agar mudah dicari.

2. Lakukan Reimbursement Secepatnya

Usahakanlah untuk melakukan reimbursement secepat mungkin. Hal ini sangat penting, karena perusahaan pun memerlukan waktu dan prosedur yang lama untuk memproses pengajuan dari karyawan lainnya.

Untuk itu, hindari menunda-nunda pengajuan ketika perusahaan sudah menetapkan batas waktu untuk mengajukan penggantian dana Anda. Hal ini juga dilakukan untuk meminimalisir risiko hilangnya bukti pembayaran Anda.

3. Pahami Syarat dan Prosedur Pengajuan Reimbursement

Seperti yang sebelumnya sudah dijelaskan bahwa masing-masing perusahaan memiliki ketentuan dan prosedur sendiri dalam hal reimbursement.

Untuk itu, pahamilah syarat apa saja yang dibutuhkan. Sehingga, reimbursement Anda bisa dipenuhi dan diganti oleh pihak perusahaan.

Jika Anda tidak mampu memenuhi syarat tersebut, maka kemungkinan besar Anda tidak bisa mengajukan reimbursement.

4. Cek Kembali Apa yang Ingin Diajukan

Lakukanlah cek ulang sebelum Anda mengajukan reimbursement. Selain itu, hitung kembali jumlahnya dan jangan sampai ada yang terlewat sedikitpun.

Hindari mengajukan multiple reimbursement, yaitu pembayaran yang dilakukan yang sifatnya tidak ada kaitannya dengan kebutuhan perusahaan, karena hal tersebut akan dinilai sebagai kecurangan.

5. Hitung Kembali Pengembalian Dana

Setelah pengajuan reimbursement Anda disetujui dan perusahaan sudah membayarnya, cobalah untuk menghitung kembali dana tersebut.

Jika jumlahnya kurang, maka Anda bisa meminta kembali kepada pihak perusahaan dengan cara mengajukan kembali bukti pembayaran yang ada.

Baca juga: Mengetahui Transaksi Perusahaan Dagang dan Karakteristiknya

Contoh Form Reimbursement Perusahaan

Baca juga: Download Contoh Form Reimbursement Gratis di sini!

Indikator Kecurangan dalam Proses Reimbursement

Beberapa karyawan atau pegawai ternyata ada yang tidak jujur dalam mengajukan reimbursement di perusahaan.

Untuk itu, dalam hal ini perusahaan harus aktif memantau pengeluaran setiap karyawan yang hendak mengajukan klaimnya.

Ada beberapa indikator yang bisa dijadikan dasar untuk memastikan karyawan tersebut jujur atau curang.

Berikut ini adalah beberapa indikator yang bisa digunakan oleh perusahaan.

• Pengeluaran yang dilakukan oleh seorang perusahaan lebih besar daripada pengeluaran karyawan lain dengan jabatan yang serupa.
• Mengajukan klaim reimbursement pada berbagai barang atau pengeluaran yang tidak ada hubungannya dengan perusahaan.
• Melakukan mark-up pada berbagai pengeluaran yang harganya murah.
• Menggunakan kartu kredit sampai batasan tertinggi.
• Melakukan double billing.

Cara Terbaik Mengelola Reimbursement Perusahaan

Tujuan utama dari dilakukannya reimbursement adalah untuk memastikan bahwa transaksi pekerjaan yang sudah diadministrasikan dan diselesaikan bisa dilakukan secara efisien, tepat, dan akuntabilitas agar bisa memberi pekerjaan kepada pihak karyawan.

Berikut ini adalah cara terbaik untuk memproses karyawan yang melakukan kegiatan bisnis.

1. Membentuk Kebijakan Proses Penggantian Biaya

Buatlah kebijakan penggantian biaya yang mudah untuk diikuti karyawan dan mudah untuk disampaikan secara jelas kepada karyawan.

Hal tersebut termasuk syarat, pedoman, dan jangka waktu dari tanggal dilakukannya transaksi hingga proses pengajuan.

Apabila pihak karyawan membutuhkan persetujuan terlebih dahulu atas pembelian yang dilakukan dengan mengatasnamakan perusahaan, maka buatlah hal tersebut menjadi lebih eksplisit.

Untuk kepentingan dan kebaikan kedua pihak, buatlah kebijakan secara terperinci agar pihak karyawan bisa selalu memastikan hal apa yang bisa dan apa yang tidak bisa di reimburse

Selain itu, sediakanlah kontak yang mudah dihubungi jika karyawan ingin mengajukan pertanyaan atau memiliki masalah terkait reimbursement.

2. Tentukanlah Biaya Apa saja yang Dapat Diklaim oleh Karyawan

Buatlah aturan yang jelas terkait hal apa saja yang memenuhi syarat sebagai bentuk reimbursement yang sah.

Biasanya, klaim yang memenuhi syarat tersebut adalah biaya transportasi dan akomodasi, keperluan kantor, biaya telepon, dan biaya untuk bertemu klien.

Tunjangan lainnya yang bisa ditawarkan kepada karyawan adalah keanggotaan kebugaran

3. Buatlah Sistem Reimbursement

Laporan terkait klaim penggantian dana harus bisa diajukan dan juga diselesaikan oleh karyawan serta diajukan kepada HR agar bisa disetujui.

Sesuai dengan kebijakan yang sudah dibuat sebelumnya, bicarakanlah hal apa saja yang diperlukan saat akan melakukan reimbursement, seperti total pembelian, tanggal pembelian, nama penjual, serta informasi lengkap terkait barang yang dibeli.

Selain itu, pihak karyawan juga harus menyediakan catatan yang mendukung klain agar bisa ditinjau dan juga disetujui, seperti tanda terima, laporan kartu kredit, faktur, dan hal lainnya.

Agar bisa lebih teratur, buatlah sistem terpusat, termasuk proses dalam mengunggah dan mengirimkan bukti pembayaran, baik itu dalam bentuk hardcopy maupun softcopy

4. Tetapkan Legitimasi Pengeluaran 

Tetapkan dan komunikasikan deadline untuk setiap laporan pengeluaran uang karyawan. Seperti setidaknya maksimal mengajukan klaim seminggu setelah tanggal pembayaran.

Beri juga waktu bagi perusahaan untuk meninjau klaim dan pastikan karyawan mematuhi kebijakan yang ada.

Dengan begini, perusahaan dapat mengkomunikasikan dengan karyawan jika ada dokumen yang tidak lengkap, diluar kebijakan atau perbedaan lainnya.

5. Bayar Penggantian dalam Jangka Waktu Tertentu 

Berikanlah informasi kepada karyawan terkait waktu tunggu dalam menerima pembayarannya secara jelas dan transparan.

Berikan juga informasi terkait cara pembayarannya, tunai, cek, atau transfer bank. Seluruh hal tersebut harus bisa diinformasikan secara transparan agar seluruhnya bisa berjalan secara lancar.

Baca juga: Apa itu Payroll? Ini Penjelasan dan Manfaat Payroll yang Harus Anda Tahu

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap tentang reimbursement. Berdasarkan apa yang sudah kita bahas bersama di atas, bisa kita simpulkan bahwa reimbursement adalah suatu kompensasi yang dilakukan oleh pihak perusahaan untuk pengeluaran yang dikeluarkan dalam jumlah yang lebih oleh pihak karyawan yang menggunakan dana pribadinya.

Baik karyawan dan perusahaan, harus mampu melakukan kegiatan reimbursement ini secara transparan agar pencatatan keuangan perusahaan bisa dilakukan secara rapi dan tidak ada kekeliruan sedikitpun.

Nah, untuk membantu Anda dalam melakukan pencatatan keuangan perusahaan, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Dengan menggunakan aplikasi akuntansi ini, maka Anda akan lebih mudah dalam melakukan berbagai proses akuntansi, mulai dari laporan laba rugi, hingga laporan keuangan.

Accurate Online juga akan memudahkan Anda dalam melakukan berbagai proses akuntansi yang rumit. Jadi, Anda bisa mencatat seluruh transaksi laporan keuangan Anda dengan cepat.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: