Safety Stock: Pengertian Lengkap, Cara Hitung, dan Contohnya

Safety stock atau persediaan cadangan adalah persediaan ekstra yang harus dimiliki pengecer untuk mencegah kehabisan stok jika terjadi masalah dalam rantai pasokan atau saat terjadi peningkatan permintaan.

Tanpa safety stock, pelanggan Anda mungkin akan kecewa karena barang yang mereka inginkan tidak tersedia. Namun disisi lain, jika terlalu banyak persediaan cadangan, Anda akan menghadapi risiko kadaluarsa, dead stock, dan biaya penyimpanan yang tinggi.

Jadi, pastikan Anda memiliki jumlah safety stock yang cukup untuk menghindari salah satu dari dua kemungkinan di atas. Anda dapat mengetahuinya dengan data yang akurat dan formula persediaan cadangan yang tepat.

Pada artikel ini kita akan membahas apa itu safety stock, manfaat, cara menghitung, dan contoh kasus dalam menghitung safety stock yang akan berguna bagi manajemen persediaan di bisnis Anda.

Apa Itu Safety Stock?

Safety stock atau buffer stock, atau dalam bahasa Indonesia disebut persediaan cadangan adalah persediaan ekstra yang disimpan sebagai pengaman terhadap fluktuasi permintaan dan ketidakpastian rantai pasokan.

Penting bagi bisnis untuk menyimpan sejumlah persediaan cadangan untuk mengurangi risiko kehabisan stok disaat permintaan sedang tinggi.

Persediaan cadangan adalah praktik terbaik untuk manajemen persediaan dalam bisnis apapun yang berhubungan dengan inventori, mulai dari bahan mentah, manufaktur, dan barang konsumsi.

Baca juga: Pengertian Lengkap Biaya Diferensial dalam Sebuah Perusahaan

Perbedaan Safety Stock dengan Reorder Point

Persediaan cadangan adalah inventori tambahan yang dapat diambil oleh bisnis ketika permintaan melonjak melampaui proyeksi, sementara reorder point adalah jumlah inventori yang telah ditentukan sebelumnya untuk produk yang memerlukan pemesanan ulang.

Safety stock dan reorder point dapat digunakan sebagai strategi untuk menghindari kehabisan stok dan memenuhi tingkat permintaan. Jika dilakukan dengan benar, taktik ini akan meningkatkan efisiensi manajemen rantai pasokan dan mengurangi biaya persediaan.

Mengapa Safety Stock Penting Dalam Manajemen Persediaan?

Menghitung safety stock sangat penting untuk bisnis Anda. Bahkan jika bisnis memiliki analis data terbaik di dunia, tidak mungkin untuk memprediksi dengan benar keinginan pelanggan atau hal yang tak terduga di sepanjang rantai pasokan.

Ketika peristiwa ini pasti terjadi, persediaan cadangan akan memberi Anda kepastian dalam keadaan darurat. Tanpa hal ini, bisnis akan akan tertinggal dari kompetitor saat sesuatu yang tidak terduga muncul.

Menjalankan bisnis yang menjual barang fisik adalah tentang pengoptimalan persediaan yang memenuhi permintaan. Diperlukan waktu berbulan-bulan atau bertahun-tahun untuk membuat ekosistem rantai pasokan tersebut berjalan dengan lancar dan tepat waktu.

Persediaan cadangan akan mencegah penjualan Anda terhenti total saat pengiriman atau produksi lebih lambat dari yang sudah direncanakan. Selain itu, persediaan cadangan juga dapat digunakan saat Anda bekerja untuk menerapkan sistem yang dapat membantu menghitung jumlah dalam melakukan proses reorder point.

Berikut ini adalah manfaat utama dari persediaan cadangan:

• Mencegah Anda dari kehabisan stok, terutama pada barang-barang yang memiliki permintaan tinggi.
• Melindungi Anda dari keadaan tak terduga, seperti gangguan pasokan atau lonjakan permintaan yang tiba-tiba.
• Memberika fleksibilitas untuk memesan lebih banyak produk ketika perusahaan Anda membuat kesalahan perkiraan permintaan dan tidak mengetahui secara jelas permintaan suatu produk.
• Membuat pelanggan senang dan mencegah konversi yang hilang akibat kehabisan stok

Secara keseluruhan, dampak yang paling substansial adalah pada kepuasan pelanggan. Pelanggan akan meninggalkan situs web Anda jika Anda kehabisan item pilihan mereka, dan kemungkinan besar tidak akan pernah kembali lagi ke situs Anda.

Demikian pula jika Anda terpaksa membatalkan atau menunda pengiriman pesanan karena Anda kehabisan stok, tersebut akan merusak pengalaman mereka dengan brand Anda. Mereka akan memberikan uangnya kepada kompetitor Anda sebagai gantinya.

Satu pembelian yang tidak terpenuhi sudah cukup membuat konsumen beralih ke pesaing Anda untuk mengubahnya menjadi pelanggan setia dalam jangka waktu yang panjang. Jika pelanggan itu memutuskan untuk memberi tahu orang lain tentang pelayanan Anda yang buruk, hal tersebut bisa memiliki efek jangka panjang pada reputasi Anda.

Safety stock akan mengurangi dan mencegah masalah tersebut terjadi. Jika Anda ingin menghindari efek buruk dari kehabisan stok, Anda harus mulai menerapkannya ke dalam biaya penyimpanan persediaan Anda.

Beberapa Cara dan Contoh Dalam Menghitung Safety Stock

Ada enam cara umum untuk menentukan jumlah safety stock yang Anda butuhkan, yaitu:

1. Rumus Safety Stock Dasar

Opsi paling sederhana adalah mengadopsi formula persediaan cadangan yang banyak digunakan, yaitu:

Safety stock = (penjualan maksimal harian x lead time maksimum) – (penjualan harian rata-rata x lead time rata-rata)

Berikut adalah variabel yang masuk ke rumus ini:

• Penjualan maksimal harian: jumlah maksimum unit yang terjual dalam satu hari
• Lead time maksimum: waktu terlama yang dibutuhkan pemasok untuk mengirim persediaan
• Penjualan harian rata-rata: jumlah rata-rata unit yang terjual dalam satu hari
• Lead time average: waktu rata-rata yang dibutuhkan pemasok untuk mengirim persediaan

Rumus ini adalah titik awal yang bagus. Namun, perlu diingat bahwa rumus ini berfungsi untuk skenario rata-rata, tetapi tidak untuk perubahan permintaan musiman yang berfluktuasi untuk waktu tertentu.

2. Persediaan Cadangan Tetap

Persediaan cadangan tetap adalah jumlah unit yang telah ditentukan sebelumnya yang Anda simpan sebagai stok cadangan untuk setiap item. Pengecer menggunakan nilai penjualan mereka dari beberapa bulan terakhir untuk menentukan jumlah tetap persediaan cadangan untuk bisa disimpan.

Meskipun tidak ada formula khusus untuk persediaan cadangan tetap, Anda dapat menghitungnya dengan cara ini:

Persediaan cadangan tetap = jumlah hari x penjualan harian rata-rata ATAU penjualan harian maksimum

Misalnya, Anda dapat memutuskan untuk menyimpan persediaan cadangan senilai dua minggu untuk suatu barang. Penjualan harian rata-ratanya adalah 10 dan penjualan harian maksimumnya adalah 17. Persediaan cadangan tetap Anda untuk produk ini adalah antara 140 dan 238.

Persediaan cadangan tetap didasarkan pada asumsi terbaik Anda, dan tidak memperhitungkan waktu tunggu pemasok atau fluktuasi permintaan.

Cara ini bekerja paling baik di terapkan pada toko-toko dengan permintaan yang konsisten dan pada bisnis yang hanya memiliki sedikit gangguan pada rantai pasokan mereka.

3. Rumus Heizer dan Render

Jika ada variasi yang signifikan dalam jadwal pemasok, formula Heizer dan Render adalah cara yang tepat.

Rumusnya adalah sebagai berikut:

Persediaan cadangan = skor Z x standar deviasi dalam lead time (σLT)

Dalam manajemen inventaris, skor Z adalah faktor layanan yang diinginkan—jumlah standar deviasi di atas rata-rata permintaan yang diperlukan untuk melindungi Anda dari kehabisan stok.

Hal yang perlu Anda perhatikan:

• Semakin rendah skor Z, semakin tinggi kemungkinan kehabisan stok. Produk dengan nilai terbesar untuk toko Anda membutuhkan skor Z yang lebih tinggi.
• Skor Z 1,65, atau sama dengan 95%, berarti Anda kemungkinan tidak akan kehabisan stok dan dianggap memiliki stok yang memadai untuk pemenuhan pemesanan
• Standar deviasi dalam lead time (σLT) adalah frekuensi dan derajat dimana rata-rata lead time pemasok Anda berbeda dari lead time yang sebenarnya.

Rumus Heizer dan Render sangat ideal ketika lead time pemasok Anda bervariasi, tetapi tidak memperhitungkan perubahan dalam permintaan pelanggan.

4. Perhitungan Berbasis Waktu

Perhitungan berbasis waktu memungkinkan Anda menghitung tingkat persediaan cadangan selama periode waktu tertentu berdasarkan perkiraan permintaan di masa mendatang.

Anda memerlukan dua parameter untuk penghitungan berbasis waktu:

• Data sebelumnya untuk permintaan dan penjualan produk, termasuk unit yang terjual dan produk yang stoknya sedikit atau habis. Jika Anda menggunakan software akuntansi atau aplikasi POS, Anda bisa mengambil data ini dengan mudah.
• Perkiraan permintaan untuk masa mendatang. Anda dapat menggunakan metode perkiraan permintaan yang berbeda, seperti proyeksi tren, teknik barometrik, dan riset pasar, untuk memprediksi permintaan di masa mendatang.

Pendekatan ini berguna untuk toko dengan permintaan pelanggan yang stabil dan penawaran produk yang konsisten. Tentunya cara ini tidak memperhitungkan kejadian tak terduga yang mungkin mengganggu bisnis Anda.

5. Metode Greasley

Rumus safety stock dengan metode Greasley didasarkan pada waktu tunggu atau lead time pemasok Anda dan fluktuasi permintaan produk:

Persediaan cadangan = skor Z x standar deviasi dalam lead time (σLT) x permintaan rata-rata (Davg)

Metode Greasley menambahkan faktor permintaan rata-rata ke rumus Heizer dan Render yang disebutkan sebelumnya.

Permintaan akan suatu produk dapat berubah secara musiman (misalnya, perlengkapan sekolah berdasarkan awal dan akhir tahun ajaran) atau jangka panjang tertentu  (misalnya, perlengkapan kebugaran di rumah berdasarkan semakin populernya gaya hidup sehat akibat pandemi). Rumus Greasley menekankan dampak dari perubahan permintaan tersebut.

6. Persediaan Cadangan Dengan EOQ (Economic Order Quantity)

Economic order quantity (EOQ) adalah persediaan produk ideal yang harus Anda beli untuk meminimalisir biaya persediaan, termasuk biaya penyimpanan, kekurangan, dan pesanan. Anda dapat menggunakannya sebagai referensi untuk persediaan cadangan Anda.

Berikut ini adalah Rumus EOQ:

EOQ = akar kuadrat dari (2 x biaya pemesanan per pesanan x tingkat permintaan) / biaya penyimpanan

Misalnya, jika Anda menjual 1.000 unit produk tertentu per tahun, biaya tetap untuk memesan adalah 5.000, dan Anda dikenakan biaya 4.000 untuk menyimpan inventaris ini, maka EOQ Anda adalah 50.

Baca juga: Apa itu Total revenue? Berikut Pengertian dan Rumus Menghitungnya

Kesimpulan

Ada segudang manfaat untuk menjaga safety stock, terutama kemampuan untuk menjaga operasi tetap berjalan, bahkan ketika ada gangguan dalam manajemen persediaan. Namun, penting untuk menghindari safety stock yang berlebihan karena terlalu banyak persediaan cadangan dapat merugikan bisnis lebih dari yang dapat membantu.

Semua rumus di atas dapat membantu mengetahui keseimbangan yang tepat, dengan menilai dan mencapai tingkat persediaan cadangan yang optimal dan memberikan informasi yang komprehensif tentang jumlah stok yang Anda perlukan untuk memenuhi permintaan

Saat ini, banyak pemilik bisnis mengandalkan perangkat lunak manajemen persediaan atau software akuntansi yang memiliki fitur manajemen persediaan yang optimal seperti Accurate Online untuk mengurangi kemungkinan memiliki terlalu banyak atau kehabisan persediaan dalam bisnisnya.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 370 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis dan telah membantu mereka untuk proses pembukuan dan manajemen persediaan yang lebih baik, mudah, dan praktis.

Anda juga bisa menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: