Surat Penawaran Harga: Pengertian, Jenis, Komponen, dan Contohnya
Surat penawaran harga adalah dokumen yang tak terelakkan bagi produsen, pemasok barang, dan bisnis, itulah sebabnya mereka membutuhkan format templat surat penawaran harga yang dapat digunakan kembali untuk bisnis mereka.
Templat ini nantinya memudahkan bisnis untuk mengedit dan mengirim penawaran hargake klien potensial segera mereka memintanya.
Salah satu hal yang juga memudahkan proses persiapan penawaran adalah memiliki daftar harga tetap untuk barang dan jasa Anda — termasuk diskon dan biaya pengiriman. Ini juga dapat membantu menghilangkan fraud dengan mencegah pekerja menaikkan harga barang dan jasa.
Saat membuat surat penawaran harga, Anda perlu mempertimbangkan jenis bisnisnya, barang yang dijual dan jasa yang ditawarkan serta calon klien. Surat ini juga harus terstruktur dengan baik dan mudah diedit jika diperlukan.
Berikut adalah pembahasan surat penawaran harga secara lebih mendalam:
Pengertian Surat Penawaran Harga
Surat penawaran harga dalah dokumen yang dapat diedit yang berisi harga semua barang yang dijual atau layanan yang ditawarkan oleh suatu bisnis, termasuk perincian harga, diskon, dan waktu implementasi ini. Dokumen ini biasanya diedit dan dikirim ke klien potensial sesuai dengan permintaannya untuk barang atau jasa tertentu.
Terkadang hanya disebut sebagai penawaran harga, pemasok harus menyiapkan penawaran harga dengan mempertimbangkan keuntungan mereka. Klien terkadang menolak penawaran harga yang Anda berikan dan meminta harga diturunkan.
Oleh karena itu, disarankan untuk menciptakan celah keuntungan yang cukup, sehingga ada ruang untuk penurunan harga. Namun, jika Anda memiliki harga tetap, penting untuk menyatakan bahwa di suatu tempat di penawaran harga Anda atau lampiran yang dikirim ke klien potensial menjelaskan bahwa harga yang Anda bebankan adalah harga tetap.
Baca juga: SAK ETAP: Pengertian dan Pembahasan Lengkapnya
Jenis Surat Penawaran Harga
Berbagai jenis surat penawaran dapat digunakan untuk alasan tertentu seperti yang dipersyaratkan oleh industri. Jenisnya mencakup templat penawaran untuk harga, penjualan, pesanan pembelian, perjalanan bisnis, dan untuk acara perusahaan umum.
Namun, jenis dokumen yang paling umum adalah surat penawaran harga
Surat penawaran harga
Penawaran harga adalah dokumen yang dapat diedit yang dibuat oleh bisnis untuk menyediakan pelanggan potensial dengan perkiraan perhitungan harga barang atau menyelesaikan proyek tertentu yang ingin mereka lakukan. Ini berisi harga tetap barang dan jasa yang tidak dapat diubah setelah diterima oleh pelanggan.
Namun, ini mungkin tidak selalu terjadi, tergantung pada jenis hubungan antara bisnis dan pelanggan. surat penawaran ini harus berisi nama perusahaan Anda, informasi klien, masa berlaku, deskripsi barang atau jasa, harga, dan informasi relevan lainnya.
Surat penawaran penjualan
Surat penawaran penjualan adalah dokumen yang berisi ringkasan pesanan pembeli, biasanya dikirimkan kepada mereka setiap kali mereka memesan produk atau layanan tertentu dari penjual. Dokumen ini memberikan wawasan tentang biaya agar pesanan pembeli potensial dipenuhi.
Contoh umum penawaran penjualan dapat diambil dari toko online. Setiap kali calon pembeli mencoba membayar setelah memilih beberapa barang ke dalam keranjang, mereka akan melihat penawaran yang merinci pembelian potensial mereka dengan harga yang sudah dihitung
Pesanan Pembelian
Pesanan pembelian (PO) adalah dokumen komersial dan penawaran resmi pertama yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual yang menunjukkan jenis, jumlah, dan harga yang disepakati untuk produk atau layanan. Ini adalah dokumen resmi yang memungkinkan pembeli untuk membeli sekarang dan membayar nanti.
Pembeli juga dapat mengirim blanket PO ke penjual, meminta untuk membeli produk atau layanan secara berkelanjutan, hingga jumlah maksimum tertentu tercapai. Namun, penjual dapat memutuskan untuk menerima atau menolak pesanan pembelian.
Baca juga: Quick Ratio: Pengertian, Rumus, Contoh, Kelebihan dan Kekurangannya
Penawaran Perjalanan Bisnis
Business Travel Quotation adalah dokumen yang berisi biaya perjalanan, akomodasi, dan transportasi untuk memulai perjalanan bisnis, biasanya dikirim oleh agen perjalanan ke maestro bisnis atau perusahaan yang sering membawa karyawannya ke luar negeri untuk bisnis.
Penerima juga dapat mencakup perusahaan yang mensponsori perjalanan dan aplikasi visa karyawan internasional.
Ini juga berisi asuransi kesehatan, asuransi perjalanan dan semua layanan tambahan lainnya yang ditawarkan oleh agen perjalanan. Klien dapat memilih untuk membeli semua layanan tambahan yang ditawarkan oleh agen perjalanan atau tidak.
Penawaran Acara Perusahaan
Penawaran acara perusahaan digunakan oleh perencana acara untuk memberikan informasi tentang biaya perencanaan acara organisasi perusahaan. Kutipan akan mencakup rincian biaya dekorasi, makanan, aula, mc, dan hal-hal lain yang diperlukan untuk acara tersebut
Penawaran yang dikirim oleh perencana acara biasanya merupakan kombinasi dari kutipan yang dikirim oleh berbagai orang yang merupakan bagian integral dari acara tersebut. Ini termasuk perusahaan katering, persewaan peralatan, MC, agen keamanan, dll.
Baca juga: COGS Adalah: Pengertian, Tujuan, dan Cara Hitungnya
Komponen dalam Surat Penawaran Harga
Tanggal penawaran
Tanggal penawaran adalah tanggal pengiriman penawaran. Penawaran mungkin telah disiapkan oleh penjual beberapa hari sebelum dikirim, tetapi seharusnya hanya memuat tanggal pengiriman ke pembeli.
Tidak seperti saat dikirim secara elektronik, mungkin tidak sampai ke pembeli pada tanggal yang sama jika dikirim secara fisik. Oleh karena itu, dalam kasus ini disarankan untuk memperpanjang masa berlaku.
Berlaku hingga
Ini adalah periode validitas penawaran, yaitu tanggal hingga penawaran saat ini masih berlaku. Jika bisnis akan melaksanakan proyek untuk perusahaan, masa berlakunya harus waktu penyelesaian proyek yang diproyeksikan.
Untuk produk, pembeli mungkin diberi waktu satu minggu atau lebih untuk menyelesaikan pembelian. Ini karena harga barang bisa berubah.
Nomor penawaran
Setiap penawaran yang dikirimkan ke pelanggan harus memiliki nomor unik, yang penting untuk tujuan identifikasi. Dengan nomor kutipan, Anda dapat dengan mudah melacak setiap kutipan.
Pelanggan mungkin melakukan pemesanan yang sama pada waktu yang berbeda, itulah mengapa Anda perlu memiliki nomor penawaran unik untuk setiap pesanan agar mudah membedakannya.
Baca juga: Jurnal Penerimaan Kas: Pengertian, Format, Contoh dan Cara Posting ke Buku Besar
ID Pelanggan
Mirip dengan nomor penawaran, setiap pelanggan harus memiliki ID pelanggan yang unik. Dua pelanggan yang berbeda dapat memiliki nama atau pekerjaan yang sama dari lokasi yang sama.
Namun dengan ID pelanggan yang unik, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi pelanggan dengan data serupa. Ini juga dapat berguna untuk klasifikasi pesanan yang tepat, dengan kuncinya adalah ID pelanggan.
Alamat pelanggan
Ini adalah alamat pelanggan yang kutipannya dinaikkan. Saat berurusan dengan suatu organisasi, alamat pelanggan harus menjadi alamat resmi organisasi.
Dalam hal ini harus diberi judul, dan alamat perusahaan. Jika perusahaan memiliki cabang yang berbeda, maka harus ditujukan ke cabang yang mengajukan permintaan, masing-masing lokasi pengiriman.
Deskripsi proyek / produk
Di sini, Anda menjelaskan setiap produk atau proyek yang Anda mulai untuk memberikan detail yang cukup kepada pelanggan tentang apa yang akan dia dapatkan. Misalnya, uraian untuk satu kantong semen akan mencantumkan nama merek dan ukurannya.
Demikian pula, saat mencantumkan makanan dalam penawaran, perencana acara harus memberikan detail tentang makanan di menu — nama, dan pengukur setiap makanan. Misalnya. lumpia, bungkus burger dan kentang goreng, dll.
Kuantitas
Jumlah setiap item dalam deskripsi juga harus ditambahkan. Menggunakan contoh makanan yang disorot di atas, jumlah nampan lumpia mungkin 2, sementara kami memiliki 50 / bungkus burger dan kentang goreng.
Catatan / Instruksi Khusus
Di sinilah instruksi kutipan dimasukkan. Misalnya. “Penawaran ini hanya berlaku untuk pembelian yang pembayarannya akan segera dilakukan. Harga tersebut dikenakan biaya pemrosesan 2% untuk periode pembayaran yang diperpanjang.”
Syarat & Ketentuan
Ini termasuk poin penting seperti syarat pembayaran, syarat konfirmasi, dll.
Orang yang dapat dihubungi
Jika pelanggan membutuhkan klarifikasi lebih lanjut, narahubung adalah orang yang akan mereka hubungi saya. Oleh karena itu, penghubung bisa menjadi agen layanan pelanggan atau pimpinan proyek.
Baca juga: Solvabilitas Adalah: Berikut Pengertian, Jenis, dan Perbedaannya Likuiditas dan Viabilitas
Contoh Surat Penawaran Harga
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai surat penawaran harga lengkap beserta contohnya. Jika Anda kesulitan membuat surat penawaran setiap kali Anda ingin melakukan penjualan, gunakanlah software akuntansi seperti Accurate Online yang memiliki fitur penawaran pembelian dan penjualan yang bisa mempercepat proses penawaran Anda kepada konsumen.
Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia dengan fitur terlengkap dan harga terjangkau. Anda juga bisa mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
