Contoh Surat Penawaran dan Cara Mudah Membuatnya
Dalam proses transaksi bisnis, terdapat surat penawaran yang biasanya digunakan sebagai sarana berkomunikasi antar dua belah pihak.
Meski kini telah tersedia berbagai macam media elektronik yang bisa digunakan untuk memperlancar komunikasi dan transaksi, contoh surat penawaran masih dapat ditemukan dengan mudah di internet karena memang masih banyak pebisnis yang menggunakannya.
Surat penawaran merupakan surat yang ditujukan kepada pihak lain dalam rangka menawarkan kerja sama bisnis.
Dimana biasanya, bentuk kerja sama ini berupa kegiatan jual beli barang atau jasa. Surat penawaran pun bisa menjadi wahana periklanan sekaligus membantu memperluas jaringan penjualan.
Anda mungkin kini bertanya-tanya bagaimana cara menulis surat penawaran yang baik dan benar.
Oleh karena itu, berikut telah diuraikan format penulisan dan contoh surat penawaran. Namun sebelum itu, mari bahas lebih lanjut mengenai fungsi dari surat penawaran itu sendiri.
Fungsi Surat Penawaran
Sebagaimana telah disinggung sebelumnya, salah satu fungsi dari surat penawaran ialah untuk menawarkan kerja sama dengan pihak lain.
Namun, jenis surat ini juga sebenarnya memiliki beberapa fungsi lain yang meliputi:
- Alat untuk memasarkan produk yang akan dijual kepada konsumen
- Dokumen yang dapat dipelajari pihak penerima terkait produk yang ditawarkan
- Salah satu cara untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain
- Alat untuk menjangkau calon konsumen yang potensial
- Membantu memperluas jangkauan bisnis
- Media untuk menjaga hubungan baik dengan konsumen
Baca juga: Cara Menghitung SHU (Surat Hasil Usaha) Badan Koperasi
Format Penulisan Surat Penawaran
Sepintas, contoh surat penawaran terlihat sama dengan surat lain pada umumnya. Namun, ada beberapa poin yang perlu diperhatikan agar tujuan dari penawaran dapat dipahami dengan mudah dan jelas.
Surat penawaran yang dibuat pun harus terlihat proofesional dan sesuai kompetensi para calon pembeli. Dengan begitu, apa yang ditawarkan dapat menarik perhatian dari calon relasi bisnis yang menjadi target.
Berikut ini format penulisan sebuah surat penawaran.
1. Kop Surat
Kop surat menandakan identitas dari suatu perusahaan, instansi, maupun kelompok yang ditandai dengan adanya logo, nama, kontak, email, dan alamat lengkap perusahaan.
Bagian ini dibuat agar penerima surat bisa mengetahui dari siapa penawaran barang dan jasa tersebut berasal.
2. Kepala Surat
Pada bagian kepala surat, biasanya dicantumkan keterangan mengenai hal-hal seperti tanggal pembuatan surat, nomor surat, lampiran, perihal, serta alamat tujuan surat.
3. Pembuka Surat
Pembuka surat menjelaskan secara singkat mengenai alasan dan tujuan dari pengiriman surat penawaran. Bagian ini juga bisa menjelaskan balasan dari surat permintaan yang telah diterima terkait produk yang ditawarkan.
4. Isi Surat
Bagian ini merupakan inti dari surat penawaran, yang berisi penjelasan secara detail mengenai barang atau jasa yang ditawarkan sesuai dengan keadaan yang ada seperti harga, kualitas, pembayaran, dan cara pengiriman barang atau jasa tersebut.
Isi surat penawaran juga akan lebih jelas dan meyakinkan calon pembeli apabila disertai keterangan tambahan berupa dokumen katalog, brosur, surat-surat resmi, dan lainnya pada bagian lampiran.
5. Penutup Surat
Adapun bagian penutup pada contoh surat penawaran biasanya berisi himbauan dan harapan kepada calon konsumen agar tertarik dan mau menjalin kerja sama dengan pihak pemberi penawaran.
Baca juga: Crowdsourcing: Ini Pengertian dan Manfaatnya Dalam Bisnis
Contoh Surat Penawaran
1. Contoh Surat Penawaran Barang
Pada bagian pembuka surat dijelaskan bahwa PT Rocket Manajemen selaku distributor barang elektronik menanggapi permintaan daftar produk serta harga yang sebelumnya diminta oleh Toko Utama Elektro.
Seperti terlihat pada bagian isi surat, PT Rocket Manajemen menginformasikan beberapa hal yang meliputi lampiran daftar barang beserta harga, sistem pembayaran, dan info tambahan terkait diskon yang bisa diberikan.
Kemudian pada bagian penutup surat tertera informasi kontak yang bisa dihubungi apabila Toko Utama Elektro memiliki pertanyaan lebih lanjut terkait barang yang ditawarkan.
2. Contoh Surat Penawaran Jasa
Surat di bawah ini merupakan contoh surat penawaran jasa yang dikirimkan oleh CV Fytour Wisata dengan maksud menawarkan jasa transportasi tour & travel kepada pihak Panitia Tour.
Isi surat di dalamnya juga menerangkan ragam pelayanan dan fasilitas yang ditawarkan.
Dapat dilihat, tertera kontak dan alamat lengkap yang bisa dihubungi oleh Panitia Tour apabila tertarik dengan penawaran yang diberikan oleh CV Fytour Wisata selaku pengirim surat.
3. Contoh Surat Penawaran Harga
Contoh surat penawaran ini berfokus pada penawaran soal harga. Dimana penawaran yang diberikan oleh PT Maju Komputer kepada PT Kencana Ungu berupa harga produk elektronik yang meliputi laptop, DVD, TV LED, dan AC.
Adapun pada isi surat dijelaskan beberapa metode pembayaran yang bisa dilakukan. Kemudian pada bagian penutup surat dituliskan harapan agar PT Kencana Ungu berminat terhadap harga yang ditawarkan.
Baca juga: Business Process Management atau BPM Adalah: Ini Pengertian dan Manfaatnya Bagi Perusahaan
Penutup
Demikianlah penjelasan terkait surat penawaran, termasuk detail fungsi, format penulisan, dan contoh surat penawaran itu sendiri.
Dimana dapat diambil kesimpulan bahwa surat penawaran merupakan perantara dua belah pihak yang berupa penawaran kerja sama. Dalam hal ini, kerja sama yang diberlakukan biasanya berupa penawaran barang dan jasa.
Melalui artikel ini, Anda diharap juga tidak lagi bingung apabila ditugaskan untuk membuat surat penawaran. Sebab, berkat kemajuan teknologi, kita dapat dengan mudah mempelajari banyak hal baru.
Sebagaimana kemajuan teknologi dalam bidang pengelolaan keuangan. Dimana kini Anda tidak perlu mencatat secara manual pendapatan dan pengeluaran Anda, termasuk arus kas di dalamnya.
Sebab, telah tersedia software akuntansi dan bisnis seperti Accurate Online yang menawarkan pencatatan dan pembuatan laporan keuangan secara lebih cepat, akurat, dan otomatis.
Accurate Online sendiri merupakan software berbasis cloud yang menyediakan lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan bisnis. Dimana di dalamnya terdapat fitur dan keunggulan yang mudah untuk digunakan dan dapat diakses kapan saja serta dimana saja.
Jika Anda tertarik untuk mencobanya secara gratis selama 30 hari, silahkan klik tautan gambar di bawah ini.
