Surat Bisnis: Pengertian dan 6 Bagian Penting yang Ada di Dalamnya
Dalam dunia bisnis, perusahaan atau individu akan lebih terlihat profesional bila mereka mampu menggunakan surat bisnis sebagai alat untuk melakukan komunikasi.
Kita seringkali dianggap tidak sopan bila mengundang seseorang tanpa terlebih dahulu mengirimkan surat pada pihak yang berkaitan. Untuk itu, diperlukan surat bisnis.
Kehadiran surat bisnis ini memiliki peran yang penting demi menjaga kredibilitas bisnis atau individu.
Lantas, apa manfaat dari surat bisnis? Bagian apa saja yang wajib dimasukkan ke dalamnya?
Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel tentang surat bisnis di bawah ini hingga selesai.
Daftar Isi
Apa itu Surat Bisnis?
Berdasarkan laman Target Study, surat bisnis adalah surat yang berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk beragam tujuan bisnis, dari mulai kesepakatan, undangan, pernyataan, informasi, dan lain sebagainya.
Surat ini umumnya dibuat oleh perusahaan dan dikirimkan untuk perusahaan lain, investor, atau pada klien dan para pemilik kepentingan di dalam perusahaan.
Surat bisnis ini juga bisa digunakan oleh setiap individu untuk kebutuhan korespondensi dan menampilkan profesionalitas di dalam dunia bisnis maupun dunia kerja.
Berdasarkan laman The Business Communication, salah satu manfaat yang bisa diberikan dari surat ini adalah mempererat hubungan dengan perusahaan lain, klien, atau investor.
Dengan adanya surat ini juga Anda bisa menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan.
Walaupun surat bisnis ini memang bisa dibuat dengan email, namun masih banyak perusahaan yang membuatnya di atas kertas untuk beberapa hal yang penting, seperti surat pernyataan, verifikasi, referensi, dan masih banyak lagi.
Surat ini bahkan tidak jarang digunakan untuk melamar pekerjaan atau meminta referensi kerja pada pihak yang bersangkutan.
Baca juga: Contoh Surat Penawaran dan Cara Mudah Membuatnya
Fungsi Surat Bisnis
Surat bisnis adalah alat komunikasi formal yang digunakan oleh perusahaan atau individu dalam konteks bisnis untuk berinteraksi dengan pihak lain.
Surat ini berfungsi sebagai media untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau pesan dengan cara yang resmi dan profesional.
Berikut adalah beberapa fungsi utama dari surat bisnis:
1. Komunikasi Formal
Surat bisnis digunakan untuk komunikasi resmi antara perusahaan atau individu dalam konteks profesional.
Hal ini mencakup komunikasi internal dan eksternal seperti dengan klien, pemasok, atau mitra bisnis.
2. Dokumentasi
Surat bisnis berfungsi sebagai dokumentasi tertulis yang dapat diarsipkan dan dirujuk di masa mendatang, Ini penting untuk keperluan hukum dan administrasi.
3. Menyampaikan Informasi
Surat bisnis digunakan untuk menyampaikan berbagai informasi penting seperti pengumuman perusahaan, perubahan kebijakan, peluncuran produk baru, atau perubahan organisasi.
4. Permintaan atau Instruksi
Surat bisnis sering digunakan untuk membuat permintaan resmi atau memberikan instruksi. Contohnya, surat permintaan penawaran harga, surat pemesanan, atau instruksi kerja.
5. Mengkonfirmasi Kesepakatan
Surat bisnis digunakan untuk mengkonfirmasi kesepakatan atau perjanjian yang telah dicapai secara lisan. Hal ini termasuk kontrak, perjanjian kerjasama, atau kesepakatan pembayaran.
Baca juga: Pengertian Surat Kerjasama Usaha dan Contoh Pembuatannya
Jenis-jenis Surat Bisnis
Dikutip dari laman Target Study, surat bisnis ini pada dasarnya terbagi menjadi dua, yakni surat bisnis formal dan non formal. Berikut ini adalah penjelasannya.
1. Formal
Jenis surat ini umumnya dibuat untuk kebutuhan ataupun korespondensi yang bersifat formal.
Contohnya saat Anda ingin membuat perjanjian dengan perusahaan lain, investor, atau dengan klien.
Surat bisnis berjenis formal ini juga umumnya digunakan ketika meminta laporan penjualan atau menyelesaikan perselisihan.
Untuk itu, surat yang formal ini sangat dibutuhkan dan harus lengkap, dari mulai bahasa, kop surat, dan lain sebagainya.
2. Informal
Bertolak belakang dengan surat bisnis formal, surat bisnis non-formal akan lebih terlihat kasual dan bahasanya tidak terlalu kaku.
Jenis surat ini bisa digunakan untuk meminta referensi kerja, ucapan terima kasih, penilaian karyawan, dan lain sebagainya.
Walaupun demikian, Anda tetap harus memerhatikan gaya bahasa dan berbagai bagian penting di dalamnya. Bahkan, surat ini juga umumnya dikirim melalui email
Baca juga: 3 Template dan Contoh Surat Penawaran Harga
Komponen dan Struktur Surat Bisnis
1. Kop surat
Kop surat harus dimasukkan ke dalam bagian surat bisnis agar bisa melakukan identifikasi terkait pengirim surat.
Seperti yang telah kita ketahui bersama, setiap perusahaan tentu memiliki kop suratnya masing-masing.
Walaupun begitu, informasi yang tercatat di dalamnya tidak jauh berbeda.
2. Tanggal
Saat menulis surat bisnis, jangan lupa juga untuk mencantumkan tanggal. Umumnya, tanggal dicatat pada bagian bawah judul, di bagian pojok kanan atas.
3. Informasi Penerima
Selain itu, Anda juga harus mencantumkan informasi penerima. Karena, surat bisnis Anda tidak akan terkirim secara tepat bila di dalamnya tidak ada informasi sama sekali.
Informasi yang harus dicantumkan tersebut adalah nama penerima, nama perusahaan, jabatan penerima, dan alamat perusahaan.
4. Salam
Pada dasarnya, ucapan salam bisa dijadikan sebagai surat pembuka. Anda bisa menggunakan salam sapaan seperti “Dear Mr/Mrs….” atau menggunakan salam sapaan lainnya.
5. Body atau Isi Surat
Di dalam surat bisnis, Anda harus membuat paragraf dan membaginya menjadi tiga bagian, yakni paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.
Anda bisa membuat paragraf pembuka dengan penjelasan terkait alasan Anda dalam mengirim surat tersebut.
Lalu, jelaskanlah informasi penunjang, seperti tempat undangan, jam, tanggal, dan lain sebagainya.
Lalu pada paragraf akhir atau paragraf penutup, Anda bisa memberikan kata-kata untuk menunggu pihak dan penerima, lalu mencantumkan kalimat terima kasih.
6. Tanda tangan
Di bagian akhir surat bisnis, jangan lupa juga untuk mencantumkan nama dan tanda tangan secara jelas.
Lalu, bila Anda memerlukan catatan tertentu, anda bisa menambahkan P.S atau postscript pada bagian bawahnya.
Baca juga: Inquiry Letter: Ini Pengertian dan Contohnya yang Sering Digunakan
Cara Membuat Surat Bisnis
Membuat surat bisnis melibatkan beberapa langkah penting yang harus diikuti untuk memastikan surat tersebut jelas, profesional, dan efektif dalam menyampaikan pesan.
Berikut adalah langkah-langkah umum untuk membuat surat bisnis beserta contohnya:
- Pilih Format Surat yang Tepat
- Gunakan format surat resmi dengan margin yang sesuai dan font yang mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial, ukuran 11 atau 12.
- Tulis Kop Surat (Jika Ada)
- Kop surat biasanya berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan logo perusahaan.
- Tulis Tanggal
- Cantumkan tanggal penulisan surat di bagian atas, di bawah kop surat atau di bagian kiri atas jika tidak ada kop surat.
- Tambahkan Alamat Penerima
- Tuliskan nama penerima, jabatannya, nama perusahaan, dan alamat lengkapnya.
- Buat Salam Pembuka
- Gunakan salam pembuka yang sesuai seperti “Dear Mr./Ms. [Nama],” atau “Yth. Bapak/Ibu [Nama],”
- Tulis Paragraf Pembuka
- Paragraf pembuka menjelaskan tujuan utama dari surat tersebut.
- Tulis Isi Surat
- Sampaikan informasi utama atau pesan secara jelas dan langsung. Jika ada beberapa poin yang ingin disampaikan, gunakan paragraf terpisah atau bullet points.
- Buat Paragraf Penutup
- Paragraf penutup merangkum tujuan surat dan menyatakan harapan atau tindak lanjut yang diinginkan.
- Tambahkan Penutup
- Gunakan penutup seperti “Sincerely,” “Best regards,” atau “Hormat kami,” diikuti dengan tanda tangan dan nama pengirim.
- Tambahkan Informasi Kontak Pengirim
- Tuliskan nama lengkap, jabatan, dan informasi kontak pengirim.
- Tambahkan Lampiran (Jika Ada)
- Jika ada dokumen tambahan yang disertakan, sebutkan lampiran di bagian bawah surat.
Contoh Surat Bisnis
Berikut kami berikan beberapa contoh surat bisnis yang dapat Anda gunakan sebagai referensi, sesuaikan surat dengan kebutuhan akan bisnis yang Anda perlukan.
1. Surat Penawaran dalam Bisnis
2. Surat Penawaran Produk
3. Surat Penagihan Hutang Bisnis
Penutup
Demikianlah penjelasan dari kami tentang surat bisnis dan bagian apa saja yang memang Anda harus masukkan ke dalamnya.
Jadi, Anda tidak bisa menulis surat bisnis secara asal karena akan berdampak pada kredibilitas bisnis Anda di mata orang lain.
Pada akhirnya, hal tersebut bisa merugikan dan mengancam keberlangsungan bisnis Anda.
Selain itu, jangan lupa juga untuk mengelola bisnis secara tepat dan mudah, hal tersebut dapat Anda lakukan dengan menggunakan software akuntansi dan bisnis terlengkap dari Accurate Online.
Saat ini, Accurate Online terbukti #lebihbaik dalam membantu setiap pebisnis dalam mengelola dan menjalankan bisnisnya secara menyeluruh.
Kenapa? Karena setiap pebisnis tersebut bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan, bisa lebih mudah dalam membuat keputusan, lebih mudah dalam mengelola stok, melakukan kegiatan jual-beli, dan masih banyak lagi.
Lebih menariknya lagi, Anda bisa menikmati seluruh layanan dan fitur luar biasa dari Accurate Online dengan klik tautan gambar di bawah ini.
