Perjalanan bisnis memang menjadi bagian tak terpisahkan dari rutinitas seorang pebisnis. Sebagai pelaku bisnis, Anda tentu memahami pentingnya mengatur setiap pengeluaran dengan cermat, terutama biaya akomodasi.
Artikel kali ini akan membahas secara detail tentang berbagai jenis biaya akomodasi dan cara mengelolanya secara efektif. Mari simak tips-tips menarik seputar pemilihan accommodation cost bersama dengan trik jitu menghemat budget tanpa mengorbankan kenyamanan.
Apa itu biaya akomodasi?
Biaya akomodasi merupakan seluruh pengeluaran terkait tempat menginap atau tempat tinggal sementara selama Anda melakukan perjalanan.
Pengeluaran tersebut mencakup semua biaya untuk fasilitas lodging, mulai dari room charges, service charges, hingga pajak menginap. Dalam dunia bisnis, biaya akomodasi sering disebut juga sebagai accommodation expense atau lodging cost.
Ketika Anda melakukan business trip, pengeluaran untuk menginap di hotel, guest house, apartment, atau bentuk penginapan lainnya termasuk ke dalam kategori biaya akomodasi.
Biaya tersebut menjadi salah satu komponen penting dalam perhitungan anggaran perjalanan dinas atau travel expense.
Baca juga: 8 Cara Mengelola Cost Pool secara Efektif dan Manfaatnya
Jenis-jenis biaya akomodasi
1. Room rate
Biaya dasar untuk sewa kamar menjadi komponen utama dalam pengeluaran akomodasi. Room rate ini sangat berbeda-beda tergantung tipe kamar, musim, dan lokasi.
Tarif kamar biasanya dihitung per malam dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda, mulai dari standard room hingga presidential suite.
2. Biaya layanan atau service charge
Pengeluaran tambahan sebesar 10-21% dari tarif kamar akan dikenakan sebagai biaya layanan. Besaran service charge berbeda-beda di setiap negara dan properti penginapan.
Biaya tersebut digunakan untuk membayar pelayanan staf hotel selama Anda menginap.
3. Pajak hotel
Setiap transaksi menginap akan dikenakan pajak sesuai peraturan daerah atau negara setempat. Di Indonesia, besaran pajak hotel umumnya berkisar 10% dari tarif kamar. Pajak menjadi pendapatan daerah untuk pengembangan sektor pariwisata.
4. Biaya fasilitas tambahan (additional amenities)
Penggunaan fasilitas di luar paket menginap akan ditagihkan secara terpisah. Contohnya: room service, laundry, minibar, gym, spa, atau meeting room.
Sebaiknya Anda mengecek terlebih dahulu fasilitas apa saja yang tercakup di dalam tarif kamar.
5. Deposit atau uang jaminan
Beberapa properti menerapkan sistem deposit sebagai jaminan selama Anda menginap. Biasanya berkisar 30-50% dari total biaya menginap atau dengan nominal tertentu.
Deposit akan dikembalikan saat check-out apabila tidak ada kerusakan atau tagihan tambahan.
6. Biaya Pembatalan (Cancellation Fee)
Pembatalan reservasi dapat dikenakan denda sesuai kebijakan properti. Besaran cancellation fee setiap properti berbeda-beda, mulai dari satu malam menginap hingga 100% total biaya reservasi.
Perhatikanlah syarat dan ketentuan pembatalan sebelum melakukan pemesanan.
Baca juga: Cara Menghitung Food Cost di Excel: Panduan Praktis untuk Pengusaha Kuliner
Cara mengelola biaya akomodasi secara efektif
1. Membuat budget plan secara matang
Mulailah dengan menyusun anggaran secara detail sebelum melakukan pemesanan. Pertimbangkanlah durasi menginap, lokasi, dan fasilitas yang dibutuhkan.
Sisihkanlah sekitar 10-15% dari total anggaran sebagai dana darurat untuk mengantisipasi biaya tak terduga.
2. Manfaatkan program loyalty
Bergabunglah dengan program kesetiaan hotel atau platform pemesanan online. Keanggotaan ini akan memberikan Anda akses ke special rate, room upgrade, atau poin reward. Poin tersebut dapat ditukarkan dengan malam menginap gratis atau diskon tambahan.
3. Pilih waktu booking tepat
Lakukan pemesanan kamar 3-4 bulan sebelum tanggal menginap untuk mendapatkan tarif terbaik. Hindari periode peak season seperti liburan sekolah atau akhir tahun. Tarif kamar biasanya lebih murah saat low season atau hari kerja.
4. Bandingkan harga di berbagai platform
Periksalah tarif kamar melalui beberapa platform booking dan website resmi hotel. Setiap platform biasanya menawarkan harga yang berbeda atau promo eksklusif. Perhatikan juga biaya tambahan seperti pajak dan service charge dalam total tagihan.
5. Negosiasi untuk corporate rate
Apabila Anda sering menginap untuk keperluan bisnis, mintalah corporate rate ke pihak hotel. Tarif khusus perusahaan biasanya lebih menguntungkan dibanding tarif reguler. Manfaatkan juga kerja sama antara perusahaan Anda dengan jaringan hotel tertentu.
6. Optimalkan fasilitas menginap
Gunakanlah semua fasilitas yang termasuk dalam tarif kamar seperti sarapan, wifi, atau akses gym. Hindari pengeluaran tambahan untuk layanan berbayar seperti room service atau minibar.
Pertimbangkan juga untuk mencari makan di luar hotel untuk menghemat biaya.
7. Track record pengeluaran
Catatlah setiap pengeluaran selama menginap menggunakan aplikasi atau spreadsheet. Simpan semua bukti pembayaran untuk keperluan reimbursement atau pelaporan pajak.
Evaluasi pengeluaran secara berkala untuk menemukan peluang penghematan di kemudian hari.
Baca juga: Activity Based Costing: Pengertian, Fungsi, Komponen dan Contohnya
Penutup
Mengelola biaya akomodasi memang memerlukan perencanaan yang matang dan sistem pencatatan yang tepat. Mulai dari menyusun budget, memanfaatkan program loyalty, hingga memilih waktu booking terbaik, semua aspek tersebut perlu diperhatikan untuk mengoptimalkan pengeluaran.
Di era digital, pencatatan manual sudah tidak relevan lagi. Pemilik bisnis perhotelan membutuhkan sistem yang terintegrasi untuk mengelola transaksi dengan lebih efisien.
Accurate POS hadir sebagai solusi lengkap untuk manajemen keuangan bisnis akomodasi Anda.
Dengan aplikasi kasir digital dari Accurate POS, Anda bisa melakukan berbagai hal secara otomatis, seperti:
- Mencatat seluruh transaksi check-in dan check-out secara real-time
- Mengelola room inventory dengan mudah
- Memantau laporan pendapatan harian, mingguan, dan bulanan
- Mengintegrasikan data dengan sistem akuntansi
- Menganalisis performa bisnis melalui dashboard yang interaktif
Jangan biarkan proses mengelola keuangan menghambat pertumbuhan bisnis Anda. Accurate POS memberikan kemudahan dalam mengatur arus kas, mengelola inventori, hingga membuat laporan keuangan sesuai standar akuntansi.
Sudah saatnya beralih ke solusi digital untuk mendukung perkembangan bisnis akomodasi Anda. Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda sekarang dengan klik gambar di bawah ini dan temukan paket layanan paling sesuai.
Referensi:
