Pengertian Cycle Counting dan 8 Cara Tepat Melakukannya

Manajemen persediaan merupakan salah satu aspek kunci dalam menjalankan bisnis dengan efisiensi dan profitabilitas yang optimal. Dalam konteks ini, salah satu metode yang terbukti efektif adalah cycle counting atau penghitungan siklus.

Cycle counting adalah pendekatan sistematis dalam mengaudit persediaan secara berkala dengan tujuan untuk memastikan akurasi data persediaan, mencegah kekurangan atau kelebihan stok, serta meningkatkan kinerja operasional perusahaan.

Dalam artikel ini, kita akan mempelajari bersama tentang cycle counting secara mendalam, memahami mengapa hal ini menjadi krusial dalam manajemen persediaan, serta bagaimana penerapannya dapat membantu perusahaan dalam menghindari potensi kerugian akibat ketidakakuratan data stok. Selain itu, kita juga akan membahas langkah-langkah praktis dalam melaksanakan cycle counting dengan baik.

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, memiliki informasi persediaan yang akurat adalah kunci untuk membuat keputusan yang tepat waktu dan efisien. Mari kita mulai dengan menjelajahi lebih dalam tentang pentingnya cycle counting dalam mengelola persediaan perusahaan dengan lebih baik.

Pengertian Cycle Counting

ilustrasi cycle counting. source envato

Dirangkum dari laman Wikipedia, cycle counting adalah suatu metode pengelolaan persediaan yang digunakan oleh perusahaan untuk memantau dan mengaudit stok mereka secara berkala, tanpa harus melakukan penghitungan penuh dari seluruh persediaan dalam satu waktu.

Metode ini melibatkan pengelompokan item persediaan ke dalam siklus atau periode tertentu, dan kemudian melakukan penghitungan fisik terhadap item-item tersebut pada siklus yang ditentukan.

Tujuan utama dari cycle counting adalah untuk menjaga akurasi data persediaan, mengidentifikasi potensi ketidakakuratan, mencegah kekurangan atau kelebihan stok, serta meningkatkan efisiensi dalam manajemen persediaan.

Dengan melakukan penghitungan secara berkala, perusahaan dapat lebih cepat mendeteksi masalah dalam persediaan mereka, seperti pencurian, kesalahan penginputan data, atau perubahan kondisi fisik barang, sehingga tindakan perbaikan dapat diambil lebih dini.

Cycle counting berbeda dengan metode inventarisasi tahunan yang memakan waktu dan sumber daya yang besar, karena cycle counting dilakukan secara terus-menerus dalam siklus yang lebih pendek.

Metode ini memungkinkan perusahaan untuk menjaga ketertiban dan akurasi persediaan mereka sepanjang tahun, yang pada gilirannya dapat menghasilkan penghematan biaya, peningkatan efisiensi operasional, dan keputusan yang lebih baik dalam manajemen persediaan.

Baca juga: Pengertian Brand Management dan Strategi Efektif Menerapkannya

Fungsi Cycle Counting dalam Manajemen Persediaan

ilustrasi cycle counting. source envato

Cycle counting memiliki berbagai fungsi penting dalam manajemen persediaan perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari metode ini:

1. Meningkatkan Akurasi Persediaan

Salah satu fungsi utama cycle counting adalah untuk memastikan bahwa data persediaan yang dimiliki perusahaan adalah akurat. Dengan melakukan penghitungan berkala, perusahaan dapat segera mendeteksi dan mengoreksi kesalahan atau ketidakakuratan dalam data persediaan.

Sehingga akan membantu dalam menghindari masalah seperti overstocking (stok berlebihan) atau understocking (stok kurang), yang dapat berdampak negatif pada operasi bisnis.

2. Mencegah Kehilangan Stok

Cycle counting juga membantu dalam mencegah kehilangan stok akibat pencurian atau kerusakan. Dengan mengaudit persediaan secara teratur, perusahaan dapat lebih cepat mendeteksi ketidaksesuaian antara data persediaan dan kondisi fisik stok.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan lebih cepat dalam menangani masalah kehilangan stok.

3. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan menyebar penghitungan persediaan sepanjang tahun dalam siklus tertentu, perusahaan dapat menghindari gangguan besar yang terkait dengan inventarisasi tahunan yang memakan waktu.

Hal ini membantu menjaga kontinuitas operasional yang lebih baik, karena tidak perlu menghentikan semua aktivitas untuk melakukan inventarisasi yang ekstensif.

4. Optimasi Manajemen Persediaan

Cycle counting memberikan data yang lebih real-time tentang persediaan perusahaan. Sehingga memungkinkan pihak manajemen untuk membuat keputusan yang lebih baik dalam hal penjualan, pembelian, dan perencanaan persediaan.

Dengan data yang akurat dan terkini, perusahaan dapat mengoptimalkan tingkat stok yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa mengalami stok berlebihan.

5. Mengurangi Biaya Operasional

Dengan menghindari kekurangan stok yang dapat menyebabkan kehilangan penjualan atau kelebihan stok yang memerlukan penyimpanan tambahan, cycle counting dapat membantu perusahaan mengurangi biaya operasionalnya. Penurunan biaya ini dapat berdampak positif pada profitabilitas perusahaan.

6. Peningkatan Layanan Pelanggan

Dengan akurasi persediaan yang lebih tinggi, perusahaan dapat memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik. Barang dapat dikirim lebih cepat dan dengan kepastian ketersediaan, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dengan demikian, cycle counting bukan hanya sekadar tugas administratif, tetapi juga alat yang sangat efektif dalam mengelola persediaan dengan lebih baik, meningkatkan efisiensi operasional, dan meningkatkan hasil bisnis secara keseluruhan.

Baca juga: Pengertian Purchasing Management dan 10 Cara Mudah Menjalankannya

Cara Tepat Melakukan Cycle Counting

ilustrasi cycle counting. source envato

Berikut adalah cara-cara yang tepat untuk melakukan cycle counting atau penghitungan siklus dalam manajemen persediaan:

1. Perencanaan dan Penjadwalan

Identifikasi item-item persediaan yang akan dimasukkan dalam siklus penghitungan. Anda bisa melakukannya berdasarkan kriteria seperti nilai persediaan, frekuensi penjualan, atau kategori produk.

Tentukan juga frekuensi penghitungan untuk setiap item. Beberapa item mungkin memerlukan penghitungan lebih sering daripada yang lain berdasarkan pentingnya atau perputaran item tersebut. Buatlah jadwal penghitungan siklus berdasarkan item dan frekuensi penghitungan yang telah ditentukan.

2. Pengelompokan Persediaan

Kelompokkan item persediaan ke dalam siklus berdasarkan jadwal yang telah dibuat. Pastikan setiap item termasuk dalam salah satu siklus penghitungan. Jangan ada item yang terlewat.

3. Pelaksanaan Penghitungan

Saat tiba waktunya untuk melakukan cycle counting pada suatu siklus, tim atau petugas yang bertanggung jawab harus melakukan penghitungan fisik pada item-item persediaan yang terkait.

Saat melakukan penghitungan, pastikan untuk mencatat hasil penghitungan dengan cermat. Jika ditemukan perbedaan antara stok fisik dan data persediaan, maka harus dicatat perbedaannya.

4. Pengkajian Hasil

Setelah penghitungan selesai, evaluasi hasilnya. Periksa apakah ada perbedaan signifikan antara stok fisik dan data persediaan yang ada.

Analisis penyebab perbedaan, seperti kesalahan penginputan, pencurian, atau kerusakan barang. Ini membantu dalam mengambil tindakan koreksi yang sesuai.

5. Pengoreksian Data Persediaan

Jika ditemukan ketidakakuratan dalam data persediaan, perbaiki catatan persediaan sesuai dengan hasil penghitungan fisik yang benar. Pastikan bahwa sistem informasi persediaan diperbarui untuk mencerminkan perubahan ini.

6. Pelaporan dan Monitoring

Buatlah laporan mengenai hasil cycle counting, termasuk ketidakakuratan yang ditemukan dan tindakan yang telah diambil. Pantau juga efektivitas cycle counting dalam meningkatkan akurasi persediaan dan identifikasi perubahan tren dalam waktu.

7. Kontinuitas dan Peningkatan

Lakukanlah cycle counting secara terus-menerus sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Pastikan bahwa setiap item persediaan dihitung dalam siklus yang sesuai.

Tinjau dan perbarui strategi cycle counting secara berkala untuk memastikan efektivitasnya dalam menjaga akurasi persediaan.

8. Pelatihan dan Kesadaran

Pastikan bahwa tim yang terlibat dalam cycle counting memiliki pelatihan yang memadai dan pemahaman tentang proses ini. Tingkatkan kesadaran tentang pentingnya cycle counting dalam seluruh organisasi agar semua anggota tim mendukung dan berpartisipasi dalam proses ini.

Melakukan cycle counting dengan tepat akan membantu perusahaan menjaga akurasi persediaan, mengidentifikasi masalah dengan cepat, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Itu juga merupakan bagian penting dalam manajemen persediaan yang baik.

Baca juga: Apa itu MPOS? Ini Pengertian dan Manfaatnya untuk Bisnis!

Penutup

Jadi, cycle counting bukanlah sekadar tugas rutin dalam manajemen persediaan, tetapi merupakan suatu pendekatan yang strategis untuk menjaga akurasi, efisiensi, dan keberlanjutan operasi perusahaan.

Dengan melakukan penghitungan siklus secara teratur, perusahaan dapat meminimalkan risiko ketidakakuratan persediaan, mencegah kehilangan stok, dan meningkatkan kualitas layanan pelanggan.

Pentingnya cycle counting juga menciptakan dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan yang lebih baik dalam perencanaan persediaan, penjualan, dan pembelian.

Hasil penghitungan siklus memberikan wawasan berharga tentang kinerja persediaan, membantu mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, dan memungkinkan perusahaan untuk merespons perubahan pasar dengan lebih cepat.

Dengan komitmen yang berkelanjutan terhadap cycle counting dan pengembangan proses yang tepat, perusahaan dapat mencapai manajemen persediaan yang lebih efisien, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dengan demikian, cycle counting adalah alat yang penting dalam upaya perusahaan untuk mencapai kesuksesan jangka panjang dalam pengelolaan persediaan dan bisnis mereka secara keseluruhan.

Nah, untuk lebih mudah lagi dalam mengelola persediaan, Anda bisa menggunakan Accurate POS. Aplikasi kasir digital ini tidak hanya mampu mempercepat transaksi di konter kasir saja, tapi juga bisa membantu Anda mengelola persediaan lewat fitur persediaan yang saling terintegrasi dengan fitur bisnis lainnya.

Lebih dari itu, Accurate POS juga mampu menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan pada Anda secara otomatis, cepat dan akurat.

Tunggu apa lagi? Coba dan gunakan Accurate POS sekarang juga melalui tautan gambar di bawah ini, Gratis 30 Hari!