Mesin EDC: Pengertian, Fungsi dan Cara Menggunakannya
Dalam beberapa tahun terakhir, mesin EDC (Electronic Data Capture) menjadi salah satu teknologi yang banyak digunakan dalam dunia bisnis.
Mesin EDC telah membuka pintu bagi transaksi non-tunai yang efisien dan cepat, sehingga menjadikannya sebagai tulang punggung bagi berbagai sektor industri, dari ritel hingga perbankan.
Tapi, apa sebenarnya mesin EDC itu? Apa saja fungsinya? Bagaimana cara menggunakannya? Baca terus artikel ini untuk mendapatkan jawabanya.
Daftar Isi
Apa itu mesin EDC?
ilustrasi mesin edc. source envato.
Mesin EDC, atau Electronic Data Capture, adalah perangkat elektronik yang digunakan untuk memproses pembayaran non-tunai, seperti kartu kredit atau debit, seperti yang dijelaskan dalam laman Wikipedia.
Mesin ini biasanya digunakan oleh pedagang atau pengecer untuk menerima pembayaran dari pelanggan dengan mudah dan aman.
Terdapat beberala langkah kerja pada mesin EDC. Pertama, saat pelanggan melakukan pembayaran dengan kartu, informasi transaksi seperti jumlah pembayaran dan nomor kartu akan dikirim ke mesin EDC.
Kemudian, mesin ini akan mengirimkan informasi tersebut ke penyedia layanan pembayaran, yang kemudian akan memvalidasi transaksi dengan lembaga finansial terkait, seperti bank penerbit kartu.
Setelah transaksi divalidasi, mesin EDC akan menampilkan hasil transaksi kepada pelanggan dan menyimpan informasi tersebut untuk histori dan laporan.
Mesin EDC memainkan peran penting dalam memfasilitasi transaksi non-tunai di berbagai sektor industri, mempercepat proses pembayaran, meningkatkan keamanan, dan memberikan kenyamanan bagi pelanggan dan pedagang.
Baca juga: Pengertian Smart Login dan 5 Manfaatnya untuk Sistem POS
Fungsi mesin EDC
ilustrasi mesin edc. source envato.
Mesin EDC memiliki beberapa fungsi penting yang akan mendukung operasional bisnis Anda, yaitu:
1. Menerima pembayaran non-tunai
Salah satu fungsi utama dari mesin EDC adalah untuk menerima pembayaran non-tunai, seperti kartu kredit atau debit. Hal ini memungkinkan Anda untuk menjangkau lebih banyak pelanggan yang memilih untuk membayar dengan cara ini, dan akan meningkatkan volume penjualan.
2. Efisiensi transaksi
Dengan menggunakan mesin EDC, proses transaksi akan menjadi lebih cepat dan efisien. Pelanggan dapat melakukan pembayaran dengan mudah dan cepat, mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
3. Meningkatkan keamanan
Mesin EDC telah dilengkapi dengan fitur keamanan yang canggih untuk melindungi data transaksi dan informasi pembayaran pelanggan.
Penggunaan mesin EDC akan mampu mengurangi risiko pencurian atau pemalsuan uang tunai, karena transaksinya telah dilakukan secara elektronik.
4. Rekam jejak transaksi
Mesin EDC secara otomatis akan merekam setiap transaksi yang dilakukan, mencatat informasi seperti jumlah pembayaran, jenis kartu yang digunakan, dan waktu transaksi. Histori tersebut sangat berguna untuk membuat laporan keuangan, mengelola inventaris, dan menganalisis penjualan.
5. Integrasi dengan sistem pembayaran
Mesin EDC dapat diintegrasikan dengan sistem pembayaran bisnis, sehingga memungkinkan adanya pelacakan transaksi secara langsung ke sistem akuntansi. Hal ini akan memudahkan Anda dalam mengelola keuangan dan melaporkan pajak.
Dengan fungsi-fungsi tersebut, mesin EDC menjadi alat penting dalam meningkatkan efisiensi operasional dan memperluas jangkauan pembayaran bagi bisnis, sehingga akan memperkuat posisi mereka dalam pasar.
Baca juga: Cash Drawer: Pengertian, Manfaat dan Cara Memilihnya
Cara menggunakan mesin EDC
ilustrasi mesin edc. source envato.
Cara menggunakan mesin EDC relatif mudah dan tergantung pada model atau merek mesin yang digunakan. Namun, secara umum, berikut cara menggunakan mesin EDC adalah sebagai berikut:
1. Siapkan mesin EDC
Pastikan mesin EDC Anda sudah terhubung dengan sumber daya listrik dan memiliki sambungan jaringan internet yang stabil.
2. Identifikasi transaksi
Saat pelanggan siap membayar, identifikasi jenis pembayaran yang akan mereka lakukan, apakah menggunakan kartu kredit, debit, atau kartu prabayar lainnya.
3. Input informasi transaksi
Masukkan jumlah pembayaran yang harus dilakukan oleh pelanggan ke dalam mesin EDC. Jika perlu, pilih jenis kartu yang digunakan oleh pelanggan.
4. Swipe atau tap kartu
Mintalah pelanggan untuk menyodorkan kartu pembayaran mereka ke mesin EDC. Kartu kredit atau debit biasanya harus diswipe atau ditap di terminal sesuai dengan instruksi pada layar mesin.
5. Verifikasi transaksi
Setelah kartu dikonfirmasi oleh mesin, verifikasi informasi transaksi yang ditampilkan pada layar mesin, seperti jumlah pembayaran dan nama pemegang kartu.
6. Tanda tangan atau pin
Jika diperlukan, mintalah pelanggan untuk menandatangani atau memasukkan PIN mereka untuk menyelesaikan transaksi. Hal ini tergantung pada kebijakan keamanan yang berlaku dan jenis kartu yang digunakan.
7. Tunggu konfirmasi
Setelah tanda tangan atau PIN dimasukkan, tunggu beberapa saat hingga mesin EDC memproses transaksi dan menerima konfirmasi dari penyedia layanan pembayaran.
8. Terima bukti transaksi
Setelah transaksi berhasil diproses, mesin EDC akan mencetak bukti pembayaran. Berikan bukti tersebut kepada pelanggan sebagai tanda bahwa transaksi telah selesai dilakukan.
9. Rekam transaksi
Pastikan untuk merekam transaksi tersebut dalam catatan harian atau sistem pembukuan bisnis Anda untuk agar bisa membuat laporan keuangan dan mengelola inventaris secara tepat..
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat menggunakan mesin EDC secara efisien dan memfasilitasi transaksi pembayaran dengan lancar bagi pelanggan Anda.
Pastikan juga untuk selalu mengikuti prosedur keamanan dan regulasi yang berlaku dalam menggunakan mesin EDC.
Baca juga: Apa itu MPOS? Ini Pengertian dan Manfaatnya untuk Bisnis!
Cara menghubungkan mesin EDC dengan sistem POS
ilustrasi mesin edc. source envato.
Menghubungkan mesin EDC (Electronic Data Capture) dengan sistem POS (Point of Sale) dapat memungkinkan integrasi data transaksi secara langsung ke dalam sistem pembayaran bisnis Anda.
Lalu, bagaimana cara menghubungkannya? ikuti cara ini:
1. Pahami kompatibilitas
Pastikan bahwa mesin EDC yang Anda miliki kompatibel dengan sistem POS yang digunakan dalam bisnis Anda. Beberapa penyedia mesin EDC dan sistem POS ada yang menawarkan integrasi khusus, sementara yang lainnya ada juga yang memerlukan konfigurasi tambahan.
2. Install aplikasi
Instal perangkat lunak yang diperlukan untuk menghubungkan mesin EDC dengan sistem POS. Perangkat lunak ini biasanya disediakan oleh penyedia mesin EDC atau sistem POS Anda. Jadi, pastikanlah untuk mengikuti petunjuk instalasi dengan benar.
3. Konfigurasi koneksi fisik
Hubungkanlah mesin EDC ke sistem POS melalui koneksi fisik yang sesuai, seperti kabel USB atau koneksi nirkabel. Pastikan bahwa koneksi tersebut terpasang dengan benar dan aman.
4. Uji koneksi
Setelah aplikasi diinstal dan koneksi fisik dikonfigurasi, lakukanlah uji coba untuk memastikan bahwa mesin EDC Anda bisa berkomunikasi dengan sistem POS. Lakukanlah transaksi uji dan periksa apakah data transaksi berhasil terintegrasi ke dalam sistem POS.
5. Konfigurasi aplikasi
Sesuaikanlah pengaturan aplikasi mesin EDC dan sistem POS sesuai kebutuhan bisnis Anda. Di dalamnya bisa saja melibatkan konfigurasi opsi pembayaran, tata letak inteface, dan pengaturan lainnya.
6. Pelatihan pengguna
Berikanlah pelatihan kepada staf yang akan menggunakan mesin EDC dan sistem POS yang terhubung. Pastikan bahwa mereka memahami cara melakukan transaksi dengan benar dan mengelola data transaksi yang dihasilkan.
7. Uji coba lanjutan
Lakukanlah uji coba lanjutan setelah integrasi selesai untuk memastikan bahwa mesin EDC dan sistem POS Anda berfungsi dengan baik dalam situasi nyata. Identifikasi dan perbaiki masalah yang mungkin muncul selama uji coba ini.
8. Pemeliharaan dan pembaruan
Lakukanlah pemeliharaan rutin pada mesin EDC dan sistem POS Anda, termasuk pembaruan aplikasi dan konfigurasi ulang jika diperlukan. Pastikan untuk memonitor kinerja integrasi secara berkala dan menangani masalah segera ketika terdeteksi.
Kabar baiknya, sistem POS atau aplikasi kasir digital dari Accurate POS sudah mendukung hal tersebut.
Jadi, Accurate POS bisa Anda integrasikan secara mudah juga dengan mesin EDC yang ada di konter kasir Anda.
Setiap transaksi pun nantinya akan tercatat secara otomatis dan Anda bisa mendapatkan laporan keuangan yang Anda inginkan secara real-time. Tentunya hal ini akan bisa meningkatkan efisiensi operasional dan manajemen keuangan dalam bisnis Anda.
Masih belum yakin dengan Accurate POS? Coba sekarang juga selama 30 hari gratis dengan klik tautan gambar di bawah ini.
Referensi:
