Apa itu Payroll ? Ini Penjelasan dan Manfaat Payroll yang Harus Anda Tahu

Sebagian dari Anda kemungkinan besar sudah pernah mendengar tentang istilah payroll. Namun, sebagian yang lainnya ada juga yang sudah pernah mendengar istilah payroll namun belum begitu memahami apa itu payroll secara jelas. Pada dasarnya, payroll adalah salah satu sistem pembayaran gaji yang dilakukan oleh pihak perusahaan.

Sebagai seorang pengusaha dan juga sebagai seorang karyawan, Anda wajib mengetahui dan memahami sistem pembayaran ini. kenapa? Karena nantinya Anda akan mendapatkan informasi kapan harus mendapatkan dan menerima upah, serta dengan cara apa upah tersebut dikirimkan.

Nah, pada kesempatan kali ini, kita akan coba memahami bersama apa itu payroll dan apa saja manfaatnya secara lengkap dan mendalam.

Apa itu Payroll ?

Dilansir dari laman resmi investopedia, payroll adalah suatu sistem pembayaran upah yang dikerjakan oleh perusahaan kepada karyawannya dalam kurun waktu tertentu. Sebagian orang banyak yang berpendapat bahwa payroll adalah suatu sistem pemberian upah yang lebih modern daripada zaman sebelumnya.

Selain itu, payroll juga akan membantu memudahkan bagian administrasi atau HR pada suatu perusahaan dalam ham memberikan upah pada karyawannya setiap bulan. Terlebih lagi untuk perusahaan dengan skala yang cukup besar dengan jumlah karyawan hingga ratusan atau ribuan karyawan, mereka tentu akan kesulitan menghitungnya secara manual ketikan memberikan gaji pada karyawan.

Dalam pelaksanaannya, setiap karyawan nantinya akan diberikan rincian komponen gaji yang diberikan oleh pihak perusahaan, seperti uang lembur, potongan pajak, tunjangan transport, uang makan, BPJS, dll. Sehingga, hal tersebut akan membantu setiap karyawan dalam memahami upah yang diterimanya setiap bulan.

Baca juga: Arti Customer: Jenis, karakteristik, dan Cara Menghadapinya

Manfaat Payroll

Jika sebelumnya kita sudah memahami bersama tentang apa itu payroll, maka selanjutnya kita harus mengetahui manfaat yang diberikan oleh sistem pembayaran ini, baik itu untuk perusahaan maupun untuk karyawan.

1. Mengetahui Laporan Gaji Bulanan

Salah satu manfaat payroll untuk karyawan adalah mengetahui rincian laporan gaji bulanannya. Payroll akan memberikan suatu gambaran yang sangat jelas pada karyawan terkait berapa banyak persentase potongan pajak, potongan BPJS, serta gaji bersih yang diterimanya setiap bulan.

Tidak hanya itu, karyawan juga akan lebih mudah dalam mengetahui slip gaji dengan sistem pembayaran payroll. Karena nantinya slip gaji tersebut akan langsung dikirimkan oleh perusahaan ke email setiap karyawan.

2. Menghemat Waktu

Untuk bagian administrasi atau HR, payroll sangat mampu menghemat waktu mereka dalam memberikan upah pada setiap karyawannya. Kenapa? Karena payroll mampu membantu perusahaan dalam membuat laporan gaji karyawan per bulannya.

Jadi, jika nanti ada karyawan yang absen selama satu hari, maka payroll akan secara otomatis menghitung jumlah upah karyawan pada hari tersebut. Dikutip dari laman resmi Business 2 Community, sistem pembayaran gaji payroll mampu menyediakan banyak fitur yang mampu memudahkan proses pembayaran gaji.

3. Menghitung Potongan dan Jumlah Gaji

Salah satu fitur payroll yang sangat berguna adalah menghitung gaji setiap karyawan. Jika jumlah gaji kotor sudah ditentukan, maka secara otomatis sistem payroll akan menghitung potongan gaji, seperti asuransi, pajak, dan BPJS. Seluruh potongan tersebut selanjutkan akan di input langsung pada jumlah gaji kotor sebelum nantinya dikirim secara otomatis ke rekening karyawan.

Beberapa sistem payroll tertentu bahkan mampu menyertakan penggantian suatu biaya reimbursement karyawan, pengobatan yang tidak menggunakan BPJS, atau pengeluaran lainnya yang dilakukan karyawan secara otomatis.

4. Membuat Formulir Pajak

Sistem payroll juga bisa membuat suatu formulir pajak yang diperlukan pihak perusahaan dan pihak karyawan. Nantinya, formulir pajak tersebut bisa dikirim atau dicetak pada pihak yang berkepentingan. Sebelumnya, proses tersebut sangat menyita banyak waktu dan membuang ongkos perjalanan.

Untuk itu, saat suatu perusahaan menggunakan sistem pembayaran payroll, maka biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan akan otomatis menjadi lebih hemat. Selain itu, bagian HR juga akan lebih fokus dalam melakukan tugas yang lain, seperti meningkatkan aset sumber daya manusia di dalam perusahaan.

5. Menyimpan Data Secara Otomatis dan Aman

Jika Anda menyimpan data secara manual, pastinya Anda memerlukan waktu yang lebih banyak, sulit untuk dilakukan, dan bahkan memerlukan banyak kertas dan ruang penyimpanan. Tapi karena payroll adalah salah satu aplikasi yang dioperasikan oleh sistem, maka pihak perusahaan tidak perlu kesulitan lagi dalam menyiapkan beberapa hal tersebut.

Selain itu, data yang lama juga bisa Anda hapus dengan mudah jika sudah tidak dibutuhkan lagi. Lalu, segala tantangan yang harus dihadapi oleh pihak perusahaan dalam memenuhi kewajibannya untuk membayar kompensasi karyawan sangat mampu diselesaikan dengan mudah dengan sistem payroll.

5. Dapat Disesuaikan Dengan Kebutuhan Perusahaan

Perlu Anda ketahui bahwa tidak semua perusahaan mempunyai keperluan yang sama, namun perusahaan mampu menyesuaikannya dengan sistem payroll yang hendak dipilihnya. Jadi, perusahaan bisa mengatakan keperluan aplikasi payroll pada setiap vendornya. Seperti pada perusahaan kecil yang tentunya hanya memerlukan fitur yang lebih sedikit daripada perusahaan besar karena jumlah karyawannya yang belum banyak dan kebutuhannya pun belum terlalu besar.

Atau pihak perusahaan yang sudah besar juga bisa berinvestasi pada sistem payroll yang mampu terintegrasi dengan suatu aspek perencanaan dan pengelolaan sumber daya lain, seperti mengelola fungsi absensi, perizinan, penjadwalan, dll.

6. Self-Service

Sistem payroll juga akan memudahkan karyawan untuk bisa mengakses dara informasinya secara langsung, seperti potongan, waktu kerja, jumlah gaji, bonus, dll. Fitur tersebut juga akan membantu karyawan yang ingin mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat suatu surat permohonan pada pihak HRD.

Untuk saat ini, hampir seluruh sistem payroll sudah berbasis cloud, yang mana bisa diakses oleh penggunanya kapanpun dan dimanapun mereka berada selama perangkat mereka terhubung dengan jaringan internet.

Sistem inipun akan secara otomatis ter update jika ada suatu perubahan pajak. Sehingga, setiap upah karyawan akan mampu disesuaikan secara otomatis dengan ketentuan pemerintah.

7. Pembuatan Laporan Sesuai Kebutuhan

Karena banyaknya transaksi yang berkaitan dengan sistem payroll, maka tentunya akan memerlukan laporan yang mudah dibaca agar bisa di analisa. Pihak perusahaan bersamaan dengan pihak akuntansi mampu menyusun laporan transaksi payroll secara rinci sesuai dengan keperluan perusahaan.

Lantas, Kapan Tanggal Gajian Ditentukan Melalui Payroll?

Seperti yang sebelumnya sudah kita jelaskan bahwa payroll hanyalah suatu sistem pembayaran saja. Jadi, tanggal pemberian gaji harus diatur lagi berdasarkan kebijakan masing-masing perusahaan. Kenapa? karena tanggal pemberian upah atau gaji tidak diatur secara jelas dalam undang-undang ketenagakerjaan. Namun, umumnya perusahaan swasta akan membayarkan gaji karyawan di antara tanggal 23 hingga tanggal 27.

Terlepas dari kapan gajian karyawan bisa ditentukan melalui payroll, kewajiban terpenting yang harus dilakukan perusahaan adalah membayar gaji yang sebelumnya sudah disepakati bersama. Untuk itu, bersabarlah dalam menunggu gajian jika perusahaan tempat Anda bekerja menggunakan sistem payroll.

Tapi, walaupun Anda bisa mendapatkan informasi gaji melalui slip gaji yang dikeluarkan payroll, Anda tetap harus mengetahui hal apa saja yang mampu mengubah nominal gaji Anda perbulannya. Hal ini penting untuk dipahami agar nantinya tidak timbul kesalahpahaman dari pihak karyawan dan perusahaan.

Jadi, Apa Saja yang Mempengaruhi Gaji Karyawan?

Setiap perusahaan pastinya mempunyai kebijakan masing-masing dalam memberikan tunjangan atau potongan gaji. Kita juga sudah mengetahui bersama bahwa payroll merupakan suatu sistem yang mampu memudahkan pihak perusahaan dalam memberikan dan menerima gaji.

Namun, hal apa saja saja yang mampu mempengaruhi perubahan gaji karyawan tiap bulan? Berikut ini adalah penjelasannya:

• Kehadiran

Jika Anda absen atau tidak masuk kerja tanpa menyertakan alasan dan bukti tertentu, maka sudah jelas gaji Anda akan dipotong dan akan masuk secara otomatis pada sistem payroll.

• Uang Lembur

Jika Anda memiliki jatah lemur yang dikerjakan dalam satu atau dua hari, maka Anda berpotensi mengalami peningkatan gaji pada satu periode waktu tertentu.

• Bonus Sesuai Target

Jika dalam satu bulan Anda mampu mencapai target yang sudah ditetapkan oleh perusahaan, maka sudah pasti Anda akan mendapatkan bonus akhir bulan yang akan masuk ke dalam sistem payroll.

• Potongan Utang atau Denda

Jika Anda melakukan kecerobohan atau kesalahan yang mampu merugikan pihak perusahaan, maka Anda sudah pasti akan terkena denda dan denda tersebut akan secara otomatis dicatat oleh sistem payroll, sehingga gaji Anda akan otomatis dipotong.

Baca juga: Tanggung Jawab Sosial Perusahaan: Pengertian dan Contohnya

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap tentang apa itu payroll dan manfaatnya untuk perusahaan. Hal ini sangat penting untuk dipahami, mengingat beberapa orang ada yang belum mengetahui apa itu payroll secara jelas dan rinci. Dengan penjelasan di atas, diharapkan setiap perusahaan dan karyawan tidak salah mengartikan lagi tentang apa itu payroll dan cara kerjanya, sehingga manajemen perusahaan bisa berjalan lancar dan berkembang.

Namun, untuk mengembangkan perusahaan Anda juga harus fokus mengembangkan strategi pemasaran, manajemen keuangan, dan manajemen persediaan serta gudang yang tepat. Nah, untuk memudahkan Anda dalam melakukan hal tersebut, Anda bisa maka Anda bisa coba menggunakan aplikasi akuntansi dari Accurate Online.

Dengan Accurate Online, Anda bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah dan real time. Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: