Business Requirements Document, Dokumen yang Akan Menentukan Kesuksesan Proyek

Pada dasarnya, business requirements document yang dibuat dengan rapi adalah fondasi penting dari kesuksesan project management.

Jika bisa diterapkan dengan baik, maka dokumen tersebut dijamin bisa dijadikan sebagai pedoman proyek yang mampu membuat seluruh karyawan mempunyai pemahaman dan juga tujuan yang sama.

Lantas, apa sebenarnya business requirements document itu? Seperti apa isi yang terkandung di dalam business requirements document? Tenang, pada kesempatan kali ini, kami akan membahas semuanya khusus untuk Anda. Untuk itu, baca artikel ini hingga selesai.

Pengertian Business Requirements Document

Dilansir dari laman Lucidchart, business requirements document atau BRD adalah suatu dokumen yang di dalamnya menjelaskan solusi bisnis pada suatu proyek yang akan dikerjakan, seperti apa yang harus dilakukan oleh perusahaan pada produk baru ataupun produk yang akan diperbarui.

Dokumen tersebut berisi penjelasan keperluan dan juga harapan pengguna, tujuan dari adanya solusi yang diajukan, dan juga berbagai kendala yang berpotensi bisa memengaruhi penerapan solusi tersebut.

Sejatinya, business requirements document dapat bertindak sebagai pedoman bagi para stakeholder untuk bisa membuat kebijakan penting terkait prioritas, desain, dan juga struktur kepemimpinan di dalamnya.

Hal ini sangat penting agar bisa memastikan proyek bisa tetap sejalan dengan tujuan bisnis secara menyeluruh. Selain itu, dokumen ini juga bisa digunakan sebagai kontrak dasar antar vendor dan pihak pelanggan, yang mana harapan serta proyek tersebut akan di jelaskan di dalamnya.

Biasanya, di dalam dokumen tersebut perusahaan akan menetapkan standar agar bisa menentukan kapan proyek bisa mencapai target yang sudah diharapkan.

Rancangan tersebut nantinya akan dibuat oleh mereka yang menjabat sebagai business analyst atau manajer proyek yang sudah mengantongi pemahaman yang mantap terkait proses pembuatan draft dokumen persyaratan bisnis.

Baca juga: Minimum Viable Product (MVP) :Pengertian, Tujuan, dan Manfaat dalam Menerapkannya

Konten di Dalam Business Requirements Document

Sebagian besar bisnis pada umumnya akan mengikuti template untuk seluruh dokumentasi persyaratan proyek yang akan mereka kerjakan. Hal ini sangat penting agar bisa menjaga standar dokumentasi pada seluruh bagian organisasi.

Walaupun struktur penempatanya kemungkinan akan berbeda sesuai dengan keperluan proyek, namun business requirements document pada dasarnya akan mencakup bagian dan komponen di bawah ini.

1. Ulasan Proyek

Hal paling utama yang harus dicantumkan di dalam business requirements document adalah ulasan semua proyek. Mereka yang membuat dokumen ini harus meringkas garis besar persyaratan proyek tersebut.

Waktu yang paling baik dalam merumuskan pernyataan ringkas ini adalah setelah business requirements document sudah berhasil ditulis secara lengkap.

2. Pernyataan Kebutuhan

Selanjutnya, dilansir dari Reqtest, mereka yang menyusun business requirements document harus menyertakan pernyataan terkait kebutuhan logistik dan juga sumber daya yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek.

Pernyataan tersebut harus disertai dengan perhitungan yang matang dan faktor pendukung agar kebutuhan bisa disepakati oleh pihak stakeholder.

3. Laporan Keuangan

Fokus utama pada business requirements document adalah agar bisa menyediakan solusi paling baik untuk bisnis. Sehingga, pihak perusahaan harus bisa mencantumkan laporan keuangannya.

Hal tersebut akan membantu pihak pelaksana proyek untuk bisa memperkirakan dampak proyek pada neraca dan juga pendapatan perusahaan dalam kurun periode waktu tertentu. Bagian ini juga sangat berguna untuk dijadikan pedoman agar bisa mencegah kerugian yang sangat berarti.

4. Jadwal, Timeline, dan Tenggat Waktu

Setiap fase pengerjaan proyek harus dibahas secara detail pada bagian ini. Fungsinya adalah untuk membantu pihak perusahaan dalam menilai performa proyek sesuai dengan lini waktu yang ditetapkan.

Penjelasan yang menyeluruh terkait jadwal, timeline dan tenggat waktu pun akan membantu perusahaan untuk memastikan bahwa seluruh pemilik kepentingan di dalamnya menyadari apa yang sedang dibutuhkan dalam fase proyek.

5. Perkiraan Biaya dan Keuntungan

Lalu, business requirements document harus menjelaskan perkiraan biaya dan juga nilai keuntungan yang akan didapatkan proyek.

Bagian ini harus diisi dengan daftar rinci dari seluruh biaya yang terlibat di dalam proyek bersama dengan analisa biaya dan keuntungan. Selain itu, perhitungan terkait penghematan biaya dari proyek pun harus dicantumkan pada bagian ini.

Kenapa Business Requirements Document Penting?

Bersumber dari laman I Six Sigma, setiap manajemen proyek membutuhkan business requirements document. Kenapa? Karena dokumen ini mampu menjelaskan seluruh target proyek, yang mana dijelaskan solusi apa yang paling tepat untuk setiap fungsi pada proses proyek tersebut.

Fungsinya adalah untuk memberikan critical to quality (CTQ). Lalu, CTQ akan menghasilkan voice of customer (VOC), dan business requirements document akan menjelaskan seperti apa manfaat yang bisa diperoleh dari kedua hal ini melalui perspektif bisnis yang ada.

Selain itu, business requirements document sangat berguna untuk membedakan antara solusi bisnis dan juga solusi teknis proyek.

Perbedaan Antara BRD & FRD

Perbedaan menonjol antara business requirements document atau BRD dan functional requirement document atau FRD tentu dari pengertiannya.

Business requirements document menggambarkan kebutuhan bisnis dalam tingkatan yang tinggi. Sedangkan functional requirement document akan menguraikan berbagai fungsi yang dibutuhkan untuk memenuhi keperluan bisnis.

Selain itu, business requirements document pun mampu menjawab seluruh pertanyaan yang dilakukan dalam bisnis. Sedangkan functional requirement document akan memberikan jawaban bagaimana hal tersebut nantinya harus dilakukan. Jadi singkatnya, FRD berasal dari BRD.

Elemen-elemen Kunci yang Diperlukan

Para analis bisnis ataupun manajer proyek yang sudah mempunyai pemahaman yang tinggi terkait proses bisnis harus bisa membuat business requirements document.

Dokumen ini dibuat untuk suatu pekerjaan atau proyek agar bisa memastikan implementasi seluruh persyaratan dalam mencapai bisnis tersebut.

Komponen yang paling penting dari business requirements document tersebut adalah ruang lingkup proyek dan juga batasan serta kendala yang ada.

Ruang lingkup tersebut terdiri dari tiga hal, yaitu masalah yang ingin diselesaikan, batasannya, dan tingkat kelayakan dalam menginvestasi waktu dan uang. Nah, dalam membuat business requirements document yang baik ,maka harus terdapat beberapa unsur, seperti:

1. Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan adalah penjelasan jenis pekerjaan seperti apa dan pekerjaan tersebut ditujukan untuk klien siapa. Selain itu, latar belakang dari pekerjaan ini juga ditentukan di mana dan atas dasar kebutuhan dari pihak klien.

2. Situasi Saat Ini

Artinya, penjelasan kondisi yang ada pada saat ini sebelum sistem yang akan dibuat tersebut akhirnya dijalankan. Selain itu, di dalamnya juga terdapat berbagai kendala dan juga berbagai masalah yang terjadi pada saat ini yang akan lebih baik bila ditampilkan dalam bentuk diagram ataupun flowchart.

3. Tujuan

Maksud dari dibuatnya poin ini di dalam dokumen business requirements document adalah agar bisa memberikan kejelasan untuk apa sistem tersebut dibuat dan keuntungan serta kerugian jika diterapkannya sistem ini.

4. Gambaran Proyek yang Akan Dibuat

Poin ini adalah kebalikan dari poin kedua, kondisi saat ini yang mana maksud dari dibuatnya gambaran proyek yang akan dibuat yaitu agar bisa mengetahui penjelasan alur proses sistem yang akan dibuat dan ditampilkan dalam bentuk diagram dan flowchart alur dari sistem yang akan dibuat tersebut.

5. Hak Akses Pengguna

Artinya, penjelasan terkait pembagian kewenangan akses yang terdapat di dalam sistem yang mana melalui hal akses ini klien bisa mengetahui siapa saja pengguna dari sistem tersebut dan berbagai akses apa saja yang diterima dari setiap pengguna.

Penggambaran pada hak akses pengguna ini akan lebih mudah untuk dipahami jika ditampilkan dalam bentuk tabel lengkap.

6. Modul Front End dan Modul Back End

Dalam poin ini, pembuat business requirements document harus mampu menggambarkan berbagai modul yang terdapat dalam sistem yang nantinya akan dibuat dalam bentuk mock up beserta penjelasan kegiatan pengguna dalam modul tersebut.

7. Spesifikasi Pembuatan

Pada poin ini akan ditampilkan penjelasan terkait spesifikasi pembuatan yang digunakan serta perekaman yang akan digunakan pada sistem tersebut.

8. Timeline

Dalam poin terakhir ini, setiap detail pekerjaan yang dilakukan harus bisa diukur kapan waktu dimulainya dan kapan setiap poin dari pekerjaan tersebut bisa diselesaikan dengan baik.

Bahkan, akan lebih baik lagi jika ditambahkan dengan milestone dari timeline tersebut agar bisa mengetahui hasil dari setiap pekerjaan yang dilakukan.

Baca juga: Digital Transformation, Strategi Bisnis Masa Kini dengan Menerapkan Teknologi

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang business requirements document. Semoga bisa dipahami dengan baik agar nantinya bisa diimplementasikan dan menghasilkan keuntungan untuk manajemen perusahaan.

Namun, satu hal yang tidak boleh terlewatkan adalah mengelola keuangan perusahaan dengan baik agar kondisi keuangan bisa tetap terjaga walau dalam keadaan sulit sekalipun. Caranya adalah dengan mencatat laporan keuangan secara rapi, tepat, dan akurat.

Untuk memudahkan Anda dalam mencatat laporan keuangan, maka gunakanlah software akuntansi dari Accurate Online. Dengan menggunakan Accurate Online, maka setiap laporan keuangan yang Anda perlukan akan tersaji secara otomatis dan tepat. Anda hanya perlu menginput beberapa data yang dibutuhkan saja.

Tertarik? Anda bisa mencoba Accurate Online terlebih dahulu selama 30 hari secara gratis dengan cara klik tautan gambar di bawah ini.