Ingin Beralih ke Paperless? Ikuti Cara ini!

Dalam menjalankan bisnis, tentu kita akan sering menggunakan dan juga menyimpan dokumen kertas. Perusahaan akan mencetak seluruh dokumen dari data karyawan pada divisi HR, faktur pembayaran, hingga selebaran ketika rapat dalam bentuk kertas. Namun, berbagai dokumen tersebut akan berakhir menjadi limbah dan berujung pemborosan. Untuk itu, sangat penting bagi perusahaan untuk mulai beralih ke paperless.

Dirangkum dari laman Wikipedia, paperless adalah suatu aktivitas menekan penggunaan kertas untuk berbagai kegiatan, khususnya dalam pembuatan dokumen dalam dunia bisnis.

Namun, masih banyak perusahaan yang enggan untuk beralih ke paperless karena mereka menganggap harus mengeluarkan dana yang lebih mahal. Padahal, kenyataannya tidaklah demikian.

Terdapat banyak sekali cara yang bisa Anda lakukan untuk beralih ke paperless tanpa harus menghabiskan banyak dana. Apa saja caranya? Terus baca artikel ini hingga selesai.

8 Cara Mudah Beralih ke Paperless

1. Catat Semua Dokumen secara Paperless

Cobalah untuk meninggalkan kebiasaan mencatat di buku, lalu biasakan diri Anda untuk mencatat berbagai dokumen dengan menggunakan laptop, komputer atau gadget elektronik Anda. Bila perangkat Anda terkoneksi internet, cobalah untuk menyimpannya di severcloud yang mempunyai pengamanan tinggi.

Menyimpan dokumen secara digital pun akan mempermudah Anda dalam membagikan dokumen ke rekan kerja. Anda hanya cukup mengirimkan email mereka atau dengan menggunakan sistem manajemen dokumen agar bisa mempermudah pengelolaan dan pembagian dokumen perusahaan.

2. Beralih ke Online Invoicing

Faktur pembayaran atau invoice adalah suatu jenis dokumen kertas yang lebih sering berakhir di tempat pembuangan sampah. Bisnis retail, perusahaan jasa, dan wholesale adalah bisnis yang paling banyak menggunakan faktur pembayaran.

Dengan beralih ke paperless, maka Anda bisa mengurangi jumlah kertas yang terbuang secara percuma dan juga menekan dampak pemanasan global.

Sistem electronic invoice akan mempermudah pembuatan invoice. Hanya dengan sekali klik, Anda bisa membuat invoice secara rapi. Anda pun bisa mengirim invoice ke klien atau mengelola klien dari vendor secara cepat.

3. Minta Klien untuk Mengirimkan Dokumen secara Paperless

Langkah ini menjadi poin yang berlawanan dari poin sebelumnya. Cobalah untuk meminta klien atau vendor Anda untuk mengirimkan dokumen secara digital. Libatkan selalu setiap bisnis Anda untuk beralih menggunakan sistem paperless.

Semakin banyak pihak yang Anda libatkan, maka Anda bisa semakin menekan penggunaan kertas seminimal mungkin.

Baca juga: Tips Mengutamakan Pelanggan pada Departemen IT Service Desk

4. Kirimkan Semua Dokumen Anda secara Paperless

Cobalah untuk meninggalkan cara lama dalam mengirim dokumen penting melalui jasa pos atau ekspedisi. Selain memboros kertas, mengirimkan dokumen melalui cara tersebut mempunyai banyak resiko, seperti hilang, rusak, atau dicuri oleh mereka yang tidak bertanggung jawab.

Cobalah untuk mengirimkan dokumen secara digital. Kirimkanlah dokumen penting Anda melalui email. Anda juga bisa mengirimkan dokumen penting melalui aplikasi chat bila dokumen tersebut tidak resmi.

5. Sortir Dokumen yang Ada

Sebelum Anda memutuskan untuk beralih ke sistem paperless, cobalah untuk memilah kembali semua dokumen.

Periksalah dokumen mana saja yang memang masih harus Anda simpan, mana yang bisa Anda simpan secara digital, dan dokumen yang bisa dimusnahkan secara fisik. Sediakanlah pilihan untuk mendaur ulang berbagai dokumen fisik yang tidak digunakan untuk kebutuhan lain.

6. Jalankan Rapat secara Paperless

Bila sebelumnya Anda telah terbiasa membagikan handout kepada para peserta rapat, mulai sekarang Anda harus membiasakan membagikan handout tersebut dalam bentuk digital via email. Gunakan juga perangkat seperti proyektor agar bisa mempermudah penyampaian informasi yang ingin disampaikan ketika rapat.

7. Gunakan Kartu Nama Paperless

Hingga detik ini, bertukar kartu nama merupakan suatu hal penting untuk dilakukan ketika bertemu dengan klien atau rekan bisnis. Tapi, seringkali kartu nama yang bentuknya kecil tersebut tercecer dan hilang setelah lama bertemu dengan klien atau rekan bisnis Anda pulang.

Untuk itu, cobalah untuk beralih menggunakan kartu nama digital. Ada banyak sekali aplikasi yang bisa Anda gunakan untuk memindai kartu nama klien atau rekan Anda lalu bisa Anda simpan dalam bentuk digital.

8. Kurangi Penggunaan Kardus atau Karton

Tidak bisa kita pungkiri bahwa pengiriman barang masih akan sangat tergantung pada karton atau kardus. Tapi, bukan artinya Anda tidak bisa mengurangi penggunaannya. Terdapat banyak sekali cara yang bisa Anda lakukan untuk mengurangi penggunaan kertas untuk membungkus paket, seperti dengan menggunakan pengganti yang lebih hemat lingkungan.

Baca juga: Cara Memaksimalkan Proses Produksi Pabrik Makanan dan Minuman

Penutup

Jadi, setidaknya ada delapan cara yang bisa Anda lakukan untuk beralih ke paperless di dalam ruang lingkup perusahaan. Beberapa cara tersebut adalah mencatat dokumen secara digital, beralih ke e-invoicing, kirim dokumen secara digital, jalankan rapat secara paperless, sortir dokumen, kartu nama digital, dan kurangi penggunaan kardus.

Selain mampu mengurangi pemanasan global, beralih ke paperless juga akan menghemat pengeluaran Anda dan bisa membuat pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan juga ringkas. Untuk itu, Anda harus segera beralih ke paperless agar bisa lebih efisien.

Menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online juga bisa Anda jadikan opsi yang lebih sederhana untuk beralih ke paperless. Kenapa? karena dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa membuat berbagai jenis laporan keuangan.

Selain itu, laporan keuangan tersebut juga bisa Anda gunakan di mana saja dan kapan saja, bahkan telah terintegrasi dengan fitur bisnis lain, seperti mengirim faktur atau invoice ke seluruh pelanggan Anda secara massal.

Lebih menariknya lagi, seluruh kelebihan dan juga fitur bisnis luar biasa dari Accurate Online bisa Anda nikmati dengan mengeluarkan biaya investasi yang sangat terjangkau. Bahkan, Anda bisa mencobanya lebih dulu selama 30 hari gratis dengan klik tautan gambar di bawah ini.