Pengertian Workflow Automation dan 8 Cara Mudah Menerapkannya

Di era digital yang serba cepat seperti sekarang, bisnis yang ingin tetap bersaing harus mengadopsi inovasi dan teknologi terkini. Salah satu tren yang sedang populer adalah otomatisasi alur kerja atau yang sering disebut dengan workflow automation.

Dengan menggunakan teknologi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, meminimalisir human error, dan menghemat waktu serta sumber daya.

Workflow automation adalah suatu sistem yang memungkinkan berjalannya alur kerja secara otomatis, mulai dari tugas-tugas rutin hingga proses kompleks yang melibatkan berbagai departemen.

Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan-pekerjaan yang sebelumnya membutuhkan intervensi manusia dapat diselesaikan dengan cepat dan akurat, tanpa adanya risiko kesalahan yang mungkin terjadi.

Dalam artikel ini, kami akan membahas lebih lanjut tentang workflow automation, termasuk manfaat, tantangan, dan langkah-langkah penerapannyanya. Sehingga, nantinya perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi bisnis mereka dan menghadapi persaingan dengan lebih baik di era digital yang terus berkembang.

Pengertian Workflow Automation

Dilansir dari laman Techtarget, workflow automation, atau otomatisasi alur kerja, merujuk pada penggunaan teknologi dan software untuk mengotomatiskan proses bisnis yang melibatkan serangkaian tugas yang terstruktur dan berurutan.

Dalam konteks ini, alur kerja mengacu pada serangkaian langkah atau aktivitas yang harus dilakukan dalam suatu proses bisnis, mulai dari permintaan, persetujuan, pelaksanaan tugas, hingga pengarsipan atau pelaporan.

Dengan menggunakan workflow automation, tugas-tugas yang sebelumnya dilakukan secara manual atau tergantung pada intervensi manusia, dapat diotomatiskan dengan menggunakan software atau sistem komputer.

Otomatisasi ini dapat melibatkan berbagai jenis tugas, seperti pengiriman notifikasi, validasi data, pengelolaan persetujuan, sinkronisasi informasi antar sistem, atau mengirimkan laporan secara otomatis.

Tujuan utama dari workflow automation adalah meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam sebuah organisasi. Dengan mengotomatiskan alur kerja, waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk tugas-tugas yang sifatnya administratif atau rutin dapat dialihkan ke aktivitas yang lebih berarti dan strategis.

Hal ini juga dapat mengurangi risiko human error, meningkatkan terjadinya konsistensi, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Selain itu, workflow automation juga membantu dalam mempercepat alur kerja secara menyeluruh. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang sebelumnya memakan banyak waktu, seperti proses persetujuan atau verifikasi, perusahaan dapat merespons lebih cepat terhadap permintaan atau situasi yang membutuhkan tindakan dengan cepat.

Workflow automation dapat diimplementasikan melalui berbagai software atau platform, termasuk software manajemen alur kerja (workflow management software) atau perangkat lunak RPA (Robotic Process Automation).

Setiap perusahaan perlu menganalisis kebutuhan dan proses bisnis mereka secara mendalam untuk memilih solusi yang paling sesuai dengan tujuan dan kebutuhan mereka.

Secara keseluruhan, pengertian workflow automation adalah penggunaan teknologi dan software untuk mengotomatiskan alur kerja atau serangkaian tugas bisnis, dengan tujuan meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kualitas dalam suatu organisasi.

Baca juga: Pengertian Analisis SOAR dan 5 Strategi Ampuh Menerapkannya

Manfaat Workflow Automation

Menerapkan workflow automation dapat memberikan berbagai manfaat bagi suatu perusahaan Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan workflow automation:

1. Efisiensi dan Produktivitas yang Meningkat

Workflow automation mampu membantu menghilangkan tugas-tugas manual yang repetitif dan memakan waktu.

Dengan mengotomatiskan alur kerja, waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk tugas-tugas administratif dapat dialihkan ke tugas-tugas yang lebih penting dan produktif. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas keseluruhan tim atau departemen.

2. Mengurangi Human Error

Manusia sangat rentan melakukan kesalahan, terutama dalam tugas-tugas yang membutuhkan konsistensi dan perhatian secara terus-menerus. Workflow automation mampu membantu mengurangi risiko kesalahan manusia dengan mengotomatiskan proses bisnis.

Hal ini dapat memastikan bahwa tugas-tugas dilakukan dengan akurasi yang tinggi, mengurangi risiko kegagalan atau kesalahan yang dapat mempengaruhi kualitas produk atau layanan.

3. Konsistensi dalam Pelaksanaan Tugas

Dengan adanya sistem yang terprogram, workflow automation memastikan bahwa setiap tugas dilakukan dengan konsistensi yang tinggi.

Prosedur dan aturan yang telah ditetapkan dapat diterapkan secara otomatis, menghindari variasi yang tidak diinginkan dalam pelaksanaan tugas oleh individu yang berbeda. Hasilnya, perusahaan dapat memberikan layanan yang konsisten kepada pelanggan atau pihak terkait.

4. Penghematan Waktu dan Biaya

Dengan mengotomatiskan alur kerja, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dapat dikurangi secara signifikan. Selain itu, penggunaan tenaga kerja manusia dapat dioptimalkan dan mengurangi biaya operasional dalam jangka panjang.

Workflow automation juga membantu menghindari biaya yang terkait dengan kesalahan atau tindakan yang tidak efisien.

5. Pelacakan dan Transparansi yang Lebih Baik

Workflow automation mampu menyediakan visibilitas yang lebih tinggi terhadap alur kerja dan proses bisnis. Setiap tahap atau langkah dalam alur kerja dapat dilacak dan dimonitor secara real-time.

Hal ini memungkinkan manajemen untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang performa operasional, mengidentifikasi hambatan atau bottle necks, dan membuat perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi.

6. Meningkatkan Layanan Pelanggan

Dengan mengotomatiskan alur kerja yang terkait dengan pelayanan pelanggan, organisasi dapat memberikan respons yang lebih cepat dan akurat terhadap permintaan atau pertanyaan pelanggan. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat hubungan bisnis.

Manfaat-manfaat ini membuat workflow automation menjadi pilihan yang menarik bagi organisasi yang ingin meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Baca juga: Pengertian Product-Led Growth, Manfaat, dan 4 Pilar Utamanya

Cara Menerapkan Workflow Automation

Berikut adalah beberapa cara yang dapat diikuti untuk menerapkan workflow automation:

1. Identifikasi dan Analisis Proses Bisnis

Langkah pertama adalah mengidentifikasi proses bisnis yang dapat diotomatiskan. Identifikasi area yang membutuhkan otomatisasi dengan menganalisis tugas-tugas yang repetitif, terstruktur, dan memakan waktu.

Melibatkan tim yang terlibat dalam proses tersebut untuk memperoleh pemahaman yang komprehensif tentang alur kerja yang ada.

2. Tentukan Tujuan dan Manfaat yang Diharapkan

Tetapkanlah tujuan dan manfaat yang ingin dicapai melalui otomatisasi alur kerja. Apakah tujuannya adalah meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, menghemat waktu, atau meningkatkan responsivitas terhadap pelanggan.

Dengan mengetahui manfaat yang diharapkan akan membantu dalam mengarahkan proses implementasi dan evaluasi nantinya.

3. Pilih Solusi dan Teknologi yang Sesuai

Lakukanlah penelitian dan evaluasi terhadap berbagai solusi dan teknologi workflow automation yang tersedia. Pilihlah solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan sumber daya organisasi.

Terdapat beberapa jenis solusi yang dapat dipertimbangkan, seperti perangkat lunak manajemen alur kerja (workflow management software), perangkat lunak RPA (Robotic Process Automation), atau alat pengembangan aplikasi berbasis alur kerja.

4. Rancang Alur Kerja yang Diotomatiskan

Setelah memilih solusi yang tepat, langkah selanjutnya adalah merancang alur kerja yang akan diotomatiskan. Tentukanlah urutan tugas, aturan bisnis, persyaratan, dan pemrosesan data yang perlu diintegrasikan ke dalam solusi yang dipilih.

Pertimbangkanlah berbagai percabangan atau variasi dalam alur kerja dan tentukan bagaimana sistem akan menangani situasi tersebut.

5. Integrasi dengan Sistem yang Ada

Pastikanlah bahwa solusi yang dipilih dapat terintegrasi dengan sistem dan aplikasi yang sudah ada dalam organisasi. Hal ini sangat penting untuk memastikan alur kerja otomatis dapat berkomunikasi dan berkolaborasi dengan sistem yang digunakan, seperti database management system, aplikasi pelanggan, atau sistem keuangan.

6. Ujicoba dan Pelaksanaan

Sebelum menerapkannya secara penuh, lakukanlah ujicoba terhadap alur kerja otomatisasi. Lakukanlah pengujian untuk memastikan bahwa alur kerja berjalan dengan baik dan sesuai dengan harapan.

Dalam tahap ini, libatkanlah user yang terlibat dalam proses untuk memberikan feedback dan memperbaiki kekurangan atau masalah yang mungkin akan timbul.

7. Pelatihan dan Pemahaman Pengguna

Sediakanlah pelatihan kepada pengguna yang terlibat dalam alur kerja otomatisasi. Pastikan mereka memahami bagaimana menggunakan sistem dan memahami manfaatnya.

Berikan panduan atau dokumentasi yang jelas tentang penggunaan alur kerja otomatisasi dan cara menangani situasi yang mungkin terjadi.

8. Evaluasi dan Perbaikan

Setelah implementasi, lakukanlah evaluasi terhadap alur kerja otomatisasi secara berkala. Tinjaulah hasil yang telah dicapai, identifikasi area yang dapat ditingkatkan, dan perbaiki masalah atau kelemahan yang mungkin terjadi.

Lakukan juga iterasi dan penyesuaian berkelanjutan untuk memastikan alur kerja otomatisasi tetap efektif dan relevan seiring waktu.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat menerapkan workflow automation secara efektif dan memanfaatkan manfaatnya dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas operasional.

Baca juga: Proses Bisnis: Pengertian, Jenis, Manfaat dan Contohnya

Penutup

Jadi, workflow automation merupakan penggunaan teknologi dan software untuk mengotomatiskan alur kerja atau serangkaian tugas dalam suatu proses bisnis.

Implementasi workflow automation dapat memberikan berbagai manfaat bagi organisasi, antara lain meningkatkan efisiensi, mengurangi human error, meningkatkan konsistensi, menghemat waktu dan biaya, serta meningkatkan layanan pelanggan.

Langkah-langkah penting dalam menerapkan workflow automation adalah identifikasi dan analisis proses bisnis yang dapat diotomatiskan, menentukan tujuan dan manfaat yang diharapkan, memilih solusi dan teknologi yang sesuai, merancang alur kerja yang diotomatiskan, integrasi dengan sistem yang ada, ujicoba dan pelaksanaan, pelatihan dan pemahaman pengguna, serta evaluasi dan perbaikan secara berkelanjutan.

Dengan memahami konsep dan manfaat workflow automation, organisasi dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Implementasi yang baik memerlukan pemilihan solusi yang tepat, pemahaman yang baik tentang proses bisnis, serta komitmen untuk melakukan perubahan dan penyesuaian yang diperlukan.

Namun sebelum meneparkannya, Anda harus terlebih dahulu memiliki manajemen bisnis yang tepat secara menyulurh. Nah dengan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online, Anda bisa mengelola bisnis secara mudah, cepat dan otomatis.

Aplikasi ini akan membantu Anda dalam melakukan penjualan dan pembelian, dan masih banyak lagi.

Klik tautang gambar di bawah ini untuk mencoba Accurate Onlin langsung selama 30 hari Grratis!