Project Plan: Pengertian dan Manfaatnya

Suatu proyek, terutama proyek bisnis, adalah suatu hal yang penting dan memerlukan perencanaan yang matang.

Untuk itu, project plan adalah suatu hal yang diperlukan sebagai langkah awal dalam memulainya.

Lalu, apa itu project plan? Apa saja manfaatnya? Bagaimana cara membuatnya? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel tentang project plan di bawah ini hingga selesai.

Apa itu Project Plan?

Berdasarkan Technopedia, rencana proyek atau project plan adalah dokumen formal khusus yang dibuat untuk mengarahkan kendali dan juga eksekusi dari suatu proyek, umumnya proyek bisnis.

Untuk itu, rencana proyek memiliki peran penting dan bersifat wajib dibuat sebelum memulai proyek.

Nantinya, project auditor atau manajer akan meninjau rencana proyek lebih dulu sebelum memulai proyek agar bisa memastikan tingkat kesiapan dari setiap stakeholder dalam suatu bisnis.

Dilansir dari laman Teamwork, terdapat baseline ataupun dasar dalam membuat project plan.

Memulai rencana proyek dengan dasar akan lebih memudahkan Anda dalam menilai kinerja proyek saat nantinya sudah dimulai.

Baca juga: Project Pre-Mortem: Definisi, Manfaat, Caranya

Manfaat Menyusun Project Plan

Dalam setiap proyek, baik itu skala kecil maupun besar, menyusun project plan yang komprehensif merupakan langkah krusial yang tidak boleh diabaikan.

Dengan project plan yang baik, setiap aspek proyek dapat dikelola secara efektif, memastikan bahwa tujuan proyek tercapai dengan optimal.

Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari menyusun project plan:

1. Memberikan Gambaran Tujuan yang Jelas

Tanpa adanya tujuan yang jelas, akan sangat sulit sekali untuk mempunyai motivasi dalam menyelesaikan proyek.

Dengan membuat project plan, tim Anda akan mempunyai gambaran yang jelas terkait tujuan yang harus ditempuh dan bisa lebih tergerak untuk bekerja dan memastikan setiap hal tersebut terwujud

2. Meningkatkan Kemungkinan Mencapai Target

Berbagai ukuran tertentu dalam memantau keberhasilan perkembangan atas suatu proyek adalah salah satu bagian di dalam project plan.

Nah dengan membuat rencana proyek, kemungkinan untuk mencapai titik pencapaian akan jadi lebih besar karena adanya perencanaan yang matang.

3. Penilaian Risiko dan Penyusunan Rencana Mitigasi

Hal lainnya yang ditinjau di dalam project plan adalah risiko. Membuat rencana proyek akan membuat setiap stakeholder mengetahui berbagai risiko yang bisa terjadi pada saat proyek dilakukan.

Dengan adanya gambaran risiko ini, tim juga bisa lebih mempersiapkan diri untuk menghadapi kendala yang bisa saja terjadi.

4. Alokasi Sumber Daya yang Lebih Efisien

Project plan adalah dokumen yang di dalamnya mencakup alokasi sumber daya.

Hal tersebut bisa membuat tim untuk bisa benar-benar mengetahui hal apa saja yang diperlukan untuk bisa menyelesaikan suatu proyek dan bagaimana cara mengaturnya agar bisa dikerahkan secara lebih efisien.

5. Mengidentifikasi Dependensi Tugas

Manajer proyek nantinya bisa mengetahui berbagai tugas yang mempunyai dependensi atas tugas lainnya.

Sehingga, dirinya bisa menjadwalkan mereka secara baik agar prosesnya bisa dilakukan tanpa ada masalah.

6. Mendukung Komunikasi yang Lancar

Project plan adalah suatu hal yang penting untuk dibuat agar bisa memastikan proyek bisa terencana dengan baik dan memastikan komunikasi bisa terjadi dengan lancar.

rencana proyek akan memberikan penjelasan yang harus dilakukan oleh setiap tim, sehingga arah komunikasi akan bisa dipahami secara lebih jelas dan diperlukan.

Baca juga: Project Management Adalah: Aspek, Tahapannya

5 Komponen Penting dalam Project Plan

Dalam menyusun project plan, ada lima hal penting yang perlu diperhatikan untuk memastikan proyek berjalan lancar dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Berikut adalah lima elemen utama dalam project plan:

1. Scope (Lingkup Proyek)

• Definisi Lingkup: Menentukan batasan-batasan proyek, termasuk tujuan, deliverables (hasil akhir yang harus dihasilkan), dan spesifikasi.
• Manajemen Lingkup: Menetapkan proses untuk mengelola perubahan dalam lingkup proyek agar tidak terjadi scope creep/penambahan pekerjaan yang tidak direncanakan.
• Pernyataan Lingkup: Dokumen resmi yang menjelaskan apa saja yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek, serta kriteria keberhasilan proyek.

2. Schedule (Jadwal Proyek)

• Timeline: Menyusun jadwal yang mencakup semua tugas dan aktivitas yang harus diselesaikan beserta waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas.
• Milestones: Menetapkan titik-titik penting dalam proyek yang menandakan pencapaian signifikan.
• Manajemen Waktu: Menggunakan alat dan teknik manajemen waktu seperti diagram Gantt, Critical Path Method (CPM).

3. Budget (Anggaran Proyek)

• Estimasi Biaya: Menghitung total biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, termasuk biaya tenaga kerja, material, perangkat lunak, dan sumber daya lainnya.
• Manajemen Anggaran: Menetapkan proses untuk memonitor dan mengendalikan pengeluaran agar tetap sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
• Cadangan Biaya: Menyediakan cadangan anggaran untuk mengantisipasi biaya tak terduga yang mungkin muncul selama proyek berlangsung.

4. Resources (Sumber Daya Proyek)

• Alokasi Sumber Daya: Menentukan sumber daya yang dibutuhkan, termasuk tenaga kerja, peralatan, dan bahan, serta mengalokasikannya sesuai kebutuhan proyek.
• Manajemen Sumber Daya: Mengelola penggunaan sumber daya agar efisien dan efektif, serta memastikan sumber daya tersedia sesuai dengan jadwal proyek.
• Tim Proyek: Membentuk tim proyek dengan anggota yang memiliki keterampilan dan pengalaman yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas proyek.

5. Risk Management (Manajemen Risiko)

• Identifikasi Risiko: Mengidentifikasi semua risiko yang mungkin mempengaruhi proyek, baik internal maupun eksternal.
• Analisis Risiko: Menilai dampak dan probabilitas setiap risiko, serta menetapkan prioritas berdasarkan tingkat keparahannya.
• Strategi Mitigasi: Menyusun rencana tindakan untuk mengurangi atau menghilangkan risiko, serta menyiapkan rencana kontingensi untuk menghadapi risiko yang tidak dapat dihindari.
• Pemantauan Risiko: Secara rutin memantau risiko selama proyek berlangsung dan mengubah strategi mitigasi jika diperlukan.

Baca juga: Project Management Plan: Begini Proses Pembuatannya

Tahap-Tahap Menyusun Project Plan

ilustrasi project plan. source envato

Proses penyusunan project plan melibatkan beberapa tahap yang harus dilalui dengan cermat agar proyek dapat berjalan sesuai rencana dan mencapai tujuan yang diinginkan.

Berikut ini adalah tahap-tahap menyusun project plan yang perlu diperhatikan oleh setiap manajer proyek:

1. Menyusun Garis Besar Proyek

Hal pertama yang harus dilakukan dalam membuat project plan adalah menentukan business case.

Di dalamnya mencakup latar belakang proyek, manfaat dan ROI dari proyek itu sendiri. Permasalahan juga nantinya harus diselesaikan harus dijelaskan dalam tahap ini.

Lalu, business case akan dijelaskan dalam membuat keputusan bisnis agar bisa disetujui.

2. Diskusi Dengan Para Stakeholder

Tahap selanjutnya adalah bertemu dengan setiap stakeholder yang memiliki kepentingan dalam proyek.

Hal ini sangat penting untuk bisa mengidentifikasi tujuan akhir proyek agar bisa sesuai dengan kebutuhan stakeholder.

3. Menentukan Cakupan Proyek

Bila sudah mempunyai gambaran proyek dengan baik, selanjutnya Anda harus menentukan cakupan dari proyek itu sendiri. Hal ini adalah salah satu hal penting dalam suatu project plan.

Cakupan proyek ini mencakup hal apa saja yang harus dilakukan dalam proyek tersebut, sehingga nantinya Anda bisa mengetahui hal apa saja yang tidak penting dan perlu dihindari.

Hal ini sangat bermanfaat agar sumber daya bisa digunakan secara efisien.

4. Menetapkan Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran adalah dua hal yang berbeda. Tujuan adalah hasil yang ingin diraih, yang umumnya lebih luas daripada tujuan.

Sedangkan sasaran adalah hal yang jauh lebih spesifik. Sasaran ini mencakup kegiatan yang harus dilakukan agar bisa mencapai tujuan tersebut.

5. Merencanakan Hasil

Suatu project plan wajib menjelaskan hasil, yakni produk akhir dari suatu proyek.

Deskripsi hasil yang jelas merupakan hal penting di dalam rencana proyek agar bisa dipastikan sesuai dengan kemauan dan keperluan setiap stakeholder.

6. Buat Jadwal Proyek

Suatu proyek harus terjadwal dengan baik. Untuk itu, di dalam rencana proyek akan mencakup jadwal proyek yang harus mempertimbangkan berbagai kegiatan yang harus dilakukan, keuangan, sumber daya dan lain sebagainya.

7. Bagikan Tugas

Hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah membagikan tugas di dalam project plan.

Setiap anggota harus mempunyai kemampuan dan pengalaman yang sesuai dengan proyek yang sudah direncanakan agar bisa menjalankan setiap tugasnya dengan baik.

8. Tinjau dan Nilai Risiko

Dalam setiap proyek, resiko akan selalu ada. Untuk itu, perkiraan dan penilaian risiko merupakan hal penting yang harus didefinisikan dalam suatu rencana proyek.

Project plan harus bisa lebih fleksibel agar bisa menghadapi berbagai risiko yang bisa saja terjadi agar pada akhirnya tujuan bisa tetap tercapai dan proyek bisa mendatangkan hasil yang memuaskan.

9. Laporkan Perkembangan

Saat proyek sudah dijalankan, sangat penting sekali untuk meninjau dan melaporkan setiap perkembangannya.

Tentukanlah waktu dalam melakukan pertemuan terkait proyek tersebut agar bila ada perubahan rencana yang harus dilakukan, maka pelaksanaannya bisa direncanakan dengan tim pelaksana.

Baca juga: Contoh Laporan Proyek Sederhana dan Mudah Untuk Dibuat

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang project plan. Nah, agar proyek yang Anda jalankan bisa lebih sukses, Anda bisa menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa mendapatkan berbagai laporan, seperti laporan penjualan, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, dan lebih dari 200 jenis laporan lainnya secara otomatis, cepat dan akurat.

Di dalamnya juga sudah dibekali dengan berbagai fitur dan modul luar biasa yang akan membuat proyek Anda bisa dilakukan secara efisien.

Ayo segera coba dan gunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari dengan klik banner di bawah ini.