Dalam suatu perusahaan atau bisnis, project management adalah salah satu aspek yang sangat penting, khususnya dalam hal urusan berbagai proyek besar.

Untuk itu, pada kesempatan kali ini kami akan membahas berbagai hal tentang project management secara mendalam.

Apa itu Project Management?

Dikutip dari laman resmi Investopedia, pengertian manajemen proyek atau project management adalah suatu proses ataupun cara sebuah bisnis dalam melakukan berbagai kegiatan proyek dan acaranya.

Dalam suatu project management, terdapat beberapa proses yang harus dilakukan, mulai dari inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan hingga penutupan.

Hal yang membedakan konsep project management dengan manajemen lainnya berada pada rentang waktu yang dilakukan.

Karena, project management diperlukan saat perusahaan hendak menjalankan suatu proyek ataupun ataupun acara saja.

Sedangkan manajemen pada umumnya meliputi berbagai hal yang lebih luas dan juga rentang waktunya tidak bisa ditentukan.

Mereka yang memiliki tanggung jawab atas keberlangsungan proyek dan berbagai hal yang ada di dalamnya biasanya akan disebut sebagai manajer proyek atau project manager.

Project manager adalah mereka yang diberikan tanggung jawab tinggi dan wajib mengantongi berbagai keahlian, seperti berkomunikasi, bernegosiasi, dan memiliki pengetahuan bisnis yang mumpuni.

Baca juga: Project Pre-Mortem: Definisi, Manfaat, Caranya

Tujuan Manajemen Proyek

Kegiatan yang terdapat di dalam suatu proyek pada dasarnya berbeda dengan rutinitas kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan.

Sehingga, hal tersebut akan berimbas pada manajemen yang dilakukan oleh setiap pemegang kendali proyek.

Nah, beberapa tujuan utama dari manajemen proyek adalah agar:

• mampu mengelola risiko,
• memaksimalkan potensi setiap anggota tim,
• membuat perencanaan yang lebih tepat,
• memanfaatkan setiap peluang yang ada, dan
• melakukan pengelolaan integrasi.

Baca juga:  Project Plan: Pengertian dan Manfaatnya

Aspek yang Wajib Diperhatikan dalam Project Management

Di dalam manajemen proyek, ada beberapa aspek yang wajib diperhatikan supaya proyek bisa berjalan seperti yang sudah direncanakan.

Dikutip dari laman Project Management Institute, setidaknya ada 10 aspek yang harus diperhatikan di dalam project management, yaitu:

• Integrasi
• Ruang lingkup proyek
• Waktu
• Biaya
• Kualitas
• Procurement
• Sumber daya manusia
• Komunikasi
• Manajemen risiko
• Manajemen Stakeholder

Dari kesepuluh aspek di atas, aspek yang dianggap paling penting adalah ruang lingkup proyek.

Kenapa? karena aspek tersebut adalah inti dari seluruh proyek yang sedang dijalankan.

Bila nantinya ada perubahan dari ruang lingkup, maka waktu, biaya dan berbagai aspek lainnya pun akan turut berubah.

Selain itu, dalam hal ini juga diperlukan manajemen resiko, karena perusahaan harus tetap memikirkan aspek bisnis seperti halnya return in investment (ROI) atas proyek yang sedang dijalankan.

Baca juga: Project Management Plan: Begini Proses Pembuatannya

Jenis-jenis Metode Project Management

Bersumber dari laman Wrike, terdapat dua pendekatan utama yang bisa digunakan dalam melakukan project management, yakni:

1. Tradisional

Pada pendekatan tradisional, hal yang dilakukan cenderung lebih mendasar dengan dikembangkannya beberapa industri seperti manufaktur.

Umumnya, industri yang banyak menggunakan pendekatan ini adalah yang menghasilkan suatu produk fisik, seperti laptop, mobil, smartphone, bangunan, dan produk fisik lainnya.

2. Waterfall

Saat menggunakan pendekatan waterfall, setiap tugas yang terdapat di dalam proyek harus bisa diselesaikan berurutan satu persatu sebelum melakukan tugas lainnya.

3. Critical Path Method

Pendekatan Critical Path Method kurang lebih hampir sama dengan pendekatan waterfall, yakni menggunakan pendekatan yang bersifat sequential.

Project manager bisa memprioritaskan berbagai sumber daya yang sedang diperlukan, dan juga tugas ataupun pekerjaan lain yang memang lebih penting agar bisa dilakukan terlebih dahulu.

Pekerjaan lainnya yang mungkin bisa menghambat berjalannya proyek harus dilakukan terakhir.

4. Critical Chain Project Management (CCPM)

Pendekatan CCPM ini lebih berfokus pada sumber daya yang memang diperlukan pada setiap tugas dan juga pekerjaan yang terdapat di dalam proyek.

Nantinya, project manager akan mengidentifikasi tugas dengan tingkat prioritas yang dianggap paling tinggi, lalu membuat jadwal pada prioritas yang sudah dibuat.

Hal ini dilakukan guna memastikan bahwa fokus utama dari proyek bisa dilakukan secara baik.

5. Agile

Pendekatan agile di dalam suatu project management akan lebih berfokus pada kolaborasi tim daripada struktur hirarki.

Pendekatan ini dibuat untuk mengerjakan software development di tahun 2001.

6. Scrum

Berbeda dengan pendekatan tradisional pada poin pertama, pendekatan scrum akan memungkinkan setiap anggota tim untuk mempunyai beban dan juga tanggung jawab yang bisa diemban oleh project manager.

Jabatan yang memimpin dan fasilitator dalam pendekatan ini diberikan oleh Scrum Master.

7. Kanban

Pendekatan Kanban hampir sama dengan scrum, bedanya adalah periode atau rentang waktu kerjanya lebih bersifat kontinyu.

8. Extreme Programming (XP)

Pendekatan XP ini diciptakan khusus untuk mengerjakan software engineering.

Pendekatan seperti ini sangat cocok untuk proyek dengan klien yang belum memiliki pengetahuan tentang apa yang diperlukan dari hasil akhir nantinya.

Karena dengan menggunakan pendekatan XP, seorang project manager nantinya bisa melakukan percobaan dan juga memberikan feedback pada kliennya.

9. Adaptive Project Framework (APF)

Pendekatan APF ini juga sangat sesuai untuk mengerjakan suatu proyek yang lebih berbasis teknologi dan informasi yang memang di dalamnya memerlukan tingkat fleksibilitas serta adaptasi yang tinggi.

Baca juga: Contoh Laporan Proyek Sederhana dan Mudah Untuk Dibuat

5 Langkah Project Management

Saat ingin mengerjakan suatu proyek, tentunya terdapat berbagai proses di dalamnya.

Berbagai proses ini harus dipimpin oleh mereka yang dipercaya sebagai manajer proyek atau project manager.

Nah, tahapan yang harus dilakukan dalam manajemen proyek adalah sebagai berikut.

1. Permulaan (Initiating)

Proses pertama yang harus dilakukan dalam project management adalah inisiasi proyek.

Pada proses ini, terdapat banyak variabel yang harus ditentukan, yaitu tujuan proyek, ruang lingkup proyek, memilih manajer proyek, risiko yang mungkin akan muncul, anggaran yang diperlukan, serta perkiraan timeline yang lebih besar.

Dari ke enam variabel di atas, yang paling penting adalah tujuan proyek, hal yang ingin dicapai, serta ruang lingkup proyek.

Kenapa? karena inti dari project management adalah memastikan seluruh proses yang dilakukan pada akhirnya nanti sesuai dengan tujuan awal.

2. Perencanaan (Planning)

Setelah menyebutkan berbagai jenis variabel yang penting di dalam suatu proyek, maka tahaman selanjutnya adalah perencanaan.

Pada proses ini, manajer proyek harus mampu membuat suatu rancangan terkait keseluruhan proyek, mulai dari awal hingga akhir secara detail.

Beberapa contohnya seperti berapa SDM yang diperlukan, berapa sumber daya eksternal yang diperlukan, timeline yang detail, serta rencana pelaksanaannya

Nah, ketika melakukan perencanaan suatu proyek, pihak stakeholder pun akan masuk dalam pertimbangan.

Kenapa? karena mereka harus dilibatkan agar bisa mengetahui hal penting lainnya, seperti risiko dan juga progres ketika proyek sedang berlangsung.

3. Pelaksanaan (Executing)

Saat detail terkait perencanaan sudah dibuat dan juga disetujui oleh pihak project manager serta pihak stakeholder, maka proyek baru bisa dilakukan.

Dalam proses pelaksanaannya, project manager akan bertugas dalam memastikan seluruh hal sudah berjalan sesuai dengan timeline serta anggaran yang sudah ditentukan sebelumnya.

Mulai dari memilih SDM yang mumpuni dalam mengerjakan proyek, memilih team leader, melakukan perjanjian kontrak dengan pihak vendor, supplier, dan berbagai pihak luar lainnya.

Project manager juga harus memastikan pekerjaan di lapangan bisa berjalan lancar dengan cara memilih tim yang sesuai dan mampu menjaga komunikasi yang baik dengan setiap anggota tim dan pihak stakeholder.

Dengan banyaknya tanggung jawab tersebut, maka seorang project manager diharapkan mempunyai tingkat kapasitas yang cukup, seperti disiplin, profesional, berkomunikasi dan memimpin proyek dengan baik.

4. Pengawasan (Control and Monitoring)

Ketika menjalankan suatu proyek, maka seorang project manager harus mampu menilai setiap progres yang ada sesuai dengan perencanaannya.

Selain itu, dia juga harus melakukan pengawasan agar mengetahui bila nantinya ada kesalahan atau kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana.

Apabila diperlukan perubahan atau pembenahan, baik itu dari sisi kinerja ataupun pelaksanaan sistem, umumnya semua hal tersebut akan ditemukan dengan mudah pada tahapan ini.

Pada intinya, diperlukan pengawasan yang ketat agar seluruh hal bisa dilaksanakan sesuai dengan rencana.

5. Penutupan (Closing)

Saat seluruh proses sudah selesai dilaksanakan dan disetujui oleh pihak stakeholder, maka proyek pun bisa dinyatakan selesai.

Saat melakukan proses penutupan, maka pihak project manager akan menyelesaikan kontrak dengan berbagai pihak eksternal yang sebelumnya sudah dilibatkan, membuat pengarsipan pada berbagai dokumen yang penting, serta membuat laporan proyek.

Walaupun begitu, project management ini belum bisa dikatakan selesai. Karena, masih ada proses selanjutnya, seperti proses pemeliharaan dan penyelesaian pada berbagai masalah yang bisa muncul.

Proses lanjutan ini tetap masuk dalam ruang lingkup pekerjaan project management.

Baca juga: Apa itu Koordinasi Proyek dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami terkait project management. Jadi, bisa kita tarik kesimpulan bahwa project management project management adalah suatu proses ataupun cara sebuah bisnis dalam melakukan berbagai kegiatan proyek dan acaranya.

Terdapat beberapa aspek yang harus diperhatikan dalam melakukan project management, namun aspek yang paling penting adalah aspek ruang lingkup, bila ada perubahan pada aspek ruang lingkup, maka aspek lain seperti anggaran atau budget proyek pun akan secara otomatis berubah.

Nah, agar lebih memudahkan Anda dalam melakukan proses anggaran tersebut, gunakanlah aplikasi akuntansi dari Accurate Online.

Tidak hanya mampu membantu Anda dalam melakukan proses anggaran proyek, Accurate Online juga akan membantu berbagai kegiatan akuntansi bisnis Anda yang rumit dengan mudah sehingga neraca keuangan Anda tetap terjaga baik.

Terlebih lagi, tampilan dashboard di dalamnya juga sangat sederhana. Sehingga, bisa lebih mudah untuk dimengerti.

Tertarik? Klik tautan gambar di bawah ini untuk bisa menggunakan Accurate Online selama 30 hari secara gratis.