Project Plan: Pengertian dan Manfaatnya

Suatu proyek, terutama proyek bisnis, adalah suatu hal yang penting dan memerlukan perencanaan yang matang. Untuk itu, project plan adalah suatu hal yang diperlukan sebagai langkah awal dalam memulainya.

Lalu, apa itu project plan? Apa saja manfaatnya? Bagaimana cara membuatnya? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel tentang project plan di bawah ini hingga selesai.

Pengertian Project Plan

Berdasarkan laman Technopedia, rencana proyek atau project plan adalah dokumen formal khusus yang dibuat untuk mengarahkan kendali dan juga eksekusi dari suatu proyek, umumnya proyek bisnis. Untuk itu, rencana proyek memiliki peran penting dan bersifat wajib dibuat sebelum memulai proyek.

Nantinya, project auditor atau manajer akan meninjau rencana proyek lebih dulu sebelum memulai proyek agar bisa memastikan tingkat kesiapan dari setiap stakeholder dalam suatu bisnis.

Dilansir dari laman Teamwork, terdapat baseline ataupun dasar dalam membuat project plan. Memulai rencana proyek dengan dasar akan lebih memudahkan Anda dalam menilai kinerja proyek saat nantinya sudah dimulai.

Baca juga: Sistem Bagi Hasil Pada Keuangan Syariah, Ini Pengertiannya!

Manfaat Menyusun Project Plan

1. Memberikan Gambaran Tujuan yang Jelas

Tanpa adanya tujuan yang jelas, akan sangat sulit sekali untuk mempunyai motivasi dalam menyelesaikan proyek. Dengan membuat project plan, tim Anda akan mempunyai gambaran yang jelas terkait tujuan yang harus ditempuh dan bisa lebih tergerak untuk bekerja dan memastikan setiap hal tersebut terwujud

2 Meningkatkan Kemungkinan Mencapai Target

Berbagai ukuran tertentu dalam memantau keberhasilan perkembangan atas suatu proyek adalah salah satu bagian di dalam project plan.

Nah dengan membuat rencana proyek, kemungkinan untuk mencapai titik pencapaian akan jadi lebih besar karena adanya perencanaan yang matang.

3. Penilaian Risiko dan Penyusunan Rencana Mitigasi

Hal lainnya yang ditinjau di dalam project plan adalah risiko. Membuat rencana proyek akan membuat setiap stakeholder mengetahui berbagai risiko yang bisa terjadi pada saat proyek dilakukan.

Dengan adanya gambaran risiko ini, tim juga bisa lebih mempersiapkan diri untuk menghadapi kendala yang bisa saja terjadi.

4. Alokasi Sumber Daya yang Lebih Efisien

Project plan adalah dokumen yang di dalamnya mencakup alokasi sumber daya. Hal tersebut bisa membuat tim untuk bisa benar-benar mengetahui hal apa saja yang diperlukan untuk bisa menyelesaikan suatu proyek dan bagaimana cara mengaturnya agar bisa dikerahkan secara lebih efisien.

5. Mengidentifikasi Dependensi Tugas

Manajer proyek nantinya bisa mengetahui berbagai tugas yang mempunyai dependensi atas tugas lainnya. Sehingga, dirinya bisa menjadwalkan mereka secara baik agar prosesnya bisa dilakukan tanpa ada masalah.

6. Mendukung Komunikasi yang Lancar

Project plan adalah suatu hal yang penting untuk dibuat agar bisa memastikan proyek bisa terencana dengan baik dan memastikan komunikasi bisa terjadi dengan lancar.

rencana proyek akan memberikan penjelasan yang harus dilakukan oleh setiap tim, sehingga arah komunikasi akan bisa dipahami secara lebih jelas dan diperlukan.

Baca juga: PEST Analysis, Metode Manajemen untuk Bangun Bisnis yang Kompetitif

Tahap-Tahap Menyusun Project Plan

1. Menyusun Garis Besar Proyek

Hal pertama yang harus dilakukan dalam membuat project plan adalah menentukan business case. Di dalamnya mencakup latar belakang proyek, manfaat dan ROI dari proyek itu sendiri. Permasalahan juga nantinya harus diselesaikan harus dijelaskan dalam tahap ini.

Lalu, business case akan dijelaskan dalam membuat keputusan bisnis agar bisa disetujui.

2 Diskusi Dengan Para Stakeholder

Tahap selanjutnya adalah bertemu dengan setiap stakeholder yang memiliki kepentingan dalam proyek. Hal ini sangat penting untuk bisa mengidentifikasi tujuan akhir proyek agar bisa sesuai dengan kebutuhan stakeholder.

3 Menentukan Cakupan Proyek

Bila sudah mempunyai gambaran proyek dengan baik, selanjutnya Anda harus menentukan cakupan dari proyek itu sendiri.

Hal ini adalah salah satu hal penting dalam suatu project plan. Cakupan proyek ini mencakup hal apa saja yang harus dilakukan dalam proyek tersebut, sehingga nantinya Anda bisa mengetahui hal apa saja yang tidak penting dan perlu dihindari. Hal ini sangat bermanfaat agar sumber daya bisa digunakan secara efisien.

4. Menetapkan Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran adalah dua hal yang berbeda. Tujuan adalah hasil yang ingin diraih, yang umumnya lebih luas daripada tujuan.

Sedangkan sasaran adalah hal yang jauh lebih spesifik. Sasaran ini mencakup kegiatan yang harus dilakukan agar bisa mencapai tujuan tersebut.

5. Merencanakan Hasil

Suatu project plan wajib menjelaskan hasil, yakni produk akhir dari suatu proyek. Deskripsi hasil yang jelas merupakan hal penting di dalam rencana proyek agar bisa dipastikan sesuai dengan kemauan dan keperluan setiap stakeholder.

6. Buat Jadwal Proyek

Suatu proyek harus terjadwal dengan baik. Untuk itu, di dalam rencana proyek akan mencakup jadwal proyek yang harus mempertimbangkan berbagai kegiatan yang harus dilakukan, keuangan, sumber daya dan lain sebagainya.

7. Bagikan Tugas

Hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah membagikan tugas di dalam project plan. Setiap anggota harus mempunyai kemampuan dan pengalaman yang sesuai dengan proyek yang sudah direncanakan agar bisa menjalankan setiap tugasnya dengan baik.

8. Tinjau dan Nilai Risiko

Dalam setiap proyek, resiko akan selalu ada. Untuk itu, perkiraan dan penilaian risiko merupakan hal penting yang harus didefinisikan dalam suatu rencana proyek.

Project plan harus bisa lebih fleksibel agar bisa menghadapi berbagai risiko yang bisa saja terjadi agar pada akhirnya tujuan bisa tetap tercapai dan proyek bisa mendatangkan hasil yang memuaskan.

9. Laporkan Perkembangan

Saat proyek sudah dijalankan, sangat penting sekali untuk meninjau dan melaporkan setiap perkembangannya. Tentukanlah waktu dalam melakukan pertemuan terkait proyek tersebut agar bila ada perubahan rencana yang harus dilakukan, maka pelaksanaannya bisa direncanakan dengan tim pelaksana.

Baca juga: Trend Analysis: Apa Itu, Jenis-Jenis, dan Manfaat Melakukannya

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang project plan. Nah, agar proyek yang Anda jalankan bisa lebih sukses, Anda bisa menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa mendapatkan berbagai laporan, seperti laporan penjualan, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, dan lebih dari 200 jenis laporan lainnya secara otomatis, cepat dan akurat.

Di dalamnya juga sudah dibekali dengan berbagai fitur dan modul luar biasa yang akan membuat proyek Anda bisa dilakukan secara efisien.

Ayo segera coba dan gunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari dengan klik banner di bawah ini.