Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Memilih Software Akuntansi UMKM

Salah satu prioritas utama Anda sebagai pemilik usaha kecil adalah mengawasi uang yang Anda hasilkan dan bayarkan, itulah mengapa penting untuk memiliki software akuntansi untuk UMKM yang tepat.

Anda memerlukan program yang membantu Anda menyelesaikan tugas akuntansi harian – mencatat pembayaran, melacak pengeluaran, menagih pelanggan, dan merekonsiliasi transaksi – juga memberi Anda wawasan tentang kesehatan keuangan bisnis Anda yang memungkinkan Anda menghasilkan laporan yang membantu dalam menganalisis kinerja bisnis Anda dari berbagai sudut. .

Tetapi memilih software akuntansi terbaik untuk bisnis Anda yang masuk kategori UMKM memang menantang. Setiap program menyertakan serangkaian fitur yang berbeda, dan sebagian besar menawarkan beberapa paket harga untuk dipilih, yang juga bervariasi menurut fitur, jumlah pengguna, atau faktor lainnya. Berikut tiga hal yang perlu diingat saat memilih software akuntansi untuk bisnis Anda:

1. Biaya

Apakah Anda lebih suka software akuntansi yang murah atau aplikasi yang harganya lebih mahal tetapi menyertakan fitur tambahan?

2. Kegunaan

Berapa banyak pengguna yang perlu mengakses software nantinya? Apakah Anda lebih suka sistem berbasis cloud yang dapat Anda akses di mana saja atau perangkat lunak desktop? Apakah Anda memerlukannya dalam bentuk aplikasi seluler? Kemampuan apa yang Anda perlukan untuk aplikasi ini?

3. Fitur

Apa yang Anda perlukan software akuntansi? Apakah Anda membutuhkan alat piutang dan hutang? Laporan keuangan apa yang Anda butuhkan? Apakah Anda membutuhkannya untuk melacak dan memantau inventori? Apakah Anda memerlukannya untuk menyertakan layanan tambahan, seperti pelacakan waktu, manajemen proyek, dan penggajian?

Download eBook Panduan dan Template Pembukuan Sederhana dengan Excel untuk Bisnis Kecil

Berapa Biaya Penggunaan Software Akuntansi?

Biaya software akuntansi untuk UMKM bervariasi, tergantung pada fitur yang disertakan, jumlah pengguna yang didukung, dan faktor sejenis lainnya. Banyak perusahaan software akuntansi terbaik menawarkan software berbasis cloud sebagai layanan daripada harus membuat lisensi (atau keduanya), jadi mereka mengenakan biaya berlangganan bulanan.

Anda biasanya dapat memilih dari beberapa paket, dengan paket berbayar biasanya berkisar dari Rp150.000 hingga Rp700.000 per bulan. Jika Anda bersedia membayar dengan cara tahunan daripada bulanan, harga diskon sering kali tersedia.

Paket yang lebih mahal sering kali menyertakan fitur-fitur canggih seperti pelacakan pengeluaran dan penjualan, faktur berulang, pelacakan dan penagihan proyek, pengingat lewat jatuh tempo otomatis, fungsi tim, kemampuan pelaporan lanjutan, pelacakan inventaris, dan pemesanan pembelian.

Banyak perusahaan software akuntansi menawarkan integrasi untuk meningkatkan kemampuan software atau untuk menghubungkannya ke program bisnis lain, terkadang dengan biaya tambahan.

Beberapa perusahaan menawarkan versi gratis dari perangkat lunak akuntansi mereka, meskipun ini biasanya memiliki fitur dasar atau membatasi jumlah pengguna, klien, atau transaksi.

Beberapa penyedia perangkat lunak akuntansi gratis menghasilkan uang dari layanan tambahan berbayar yang mereka tawarkan. Program-program ini berguna jika bisnis Anda sangat kecil atau Anda ingin menggunakan perangkat lunak untuk uji coba yang lebih lama daripada yang diizinkan oleh periode trial.

Baca juga: Apa itu IPO pada Perusahaan? Berikut Pengertian, Kelebihan dan Kekurangannya

Faktor Kegunaan Apa yang Harus Anda Cari dalam Software Akuntansi?

Untuk menemukan software akuntansi terbaik untuk bisnis Anda, Anda perlu memutuskan bagaimana dan di mana Anda ingin menggunakannya dan apakah orang lain akan menggunakan sistem tersebut. Berikut beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan:

Akses Multipengguna

Sebagian besar program akuntansi memungkinkan Anda mengundang pengguna lain ke sistem dan mengontrol data yang dapat mereka lihat dan tugas yang dapat mereka akses.

Misalnya, Anda mungkin ingin memberikan akses penuh kepada mitra bisnis dan akuntan Anda, sementara hanya mengizinkan karyawan Anda menggunakan sistem untuk melacak waktu dan faktur pelanggan mereka.

Beberapa software akuntansi memungkinkan Anda mengundang banyak pengguna tanpa biaya tambahan; yang lain menyediakan akses gratis tetapi mengharuskan Anda berlangganan paket harga yang lebih tinggi atau membayar ekstra jika Anda ingin menambahkan pengguna lain ke sistem.

Baca juga: 10 Cara Membangkitkan Motivasi Usaha Dalam Diri Anda

Dukungan Multi Cabang, Gudang, dan Mata Uang

Jika Anda memiliki bisnis denga operasi yang beragam seperti adanya banyak gudang, cabang atau menggunakan mata uang asing, Anda mungkin menginginkan software akuntansi yang mendukung beberapa kebutuhan bisnis Anda dalam satu akun tanpa biaya tambahan. Jika tidak, Anda akan membayar ekstra untuk menyiapkan akun terpisah untuk setiap kebutuhan tersebut.

Software Berbasis Cloud dan Akses Seluler

Sebagian besar software akuntansi UMKM saat ini berbasis cloud, sehingga Anda dapat mengakses akun Anda kapan saja, di mana saja dari komputer mana pun dengan akses internet, ini membantu Anda menjalankan bisnis dari jarak jauh, baik saat Anda di rumah maupun saat liburan.

Banyak juga yang menawarkan aplikasi seluler untuk membantu Anda memantau informasi penting dan menyelesaikan tugas inti saat dalam perjalanan. Beberapa menawarkan aplikasi terpisah untuk karyawan yang memiliki fitur terbatas seperti waktu pelacakan dan mengirimkan tanda terima pengeluaran.

Kemampuan aplikasi seluler bervariasi, jadi jika ini adalah fitur penting bagi Anda, Anda pasti ingin memastikannya memiliki fungsionalitas yang Anda butuhkan. Seperti Accurate Online misalnya, Anda bisa menggunakan Accurate Lite di perangkat seluler.

Baca juga: Anda Pelaku Bisnis Kecil? Ketahui Semua Hal Tentang Pajak UMKM

Fitur Akuntansi Apa yang Anda Butuhkan?

Software akuntansi menawarkan banyak fitur dan alat untuk membantu Anda mengelola keuangan Anda. Tentunya ini harus memenuhi kebutuhan bisnis Anda, membuatnya mudah untuk menyelesaikan tugas akuntansi rutin. Ini juga akan membantu Anda melihat gambaran besar tentang kinerja bisnis Anda.

Banyak pemilik bisnis mengatakan bahwa kemudahan penggunaan dan fitur penghemat waktu adalah dua hal teratas yang mereka cari dalam sebuah program.

Berikut adalah beberapa fitur yang harus dimiliki software akuntansi untuk membantu Anda menghemat waktu dan mengelola keuangan Anda dengan lebih baik:

Fitur Akuntansi Dasar

Sebagian besar bisnis kecil dapat memanfaatkan perangkat lunak akuntansi yang menawarkan fungsi dasar seperti pembuatan faktur dan mengirimnya melalui email, pelacakan pendapatan dan pengeluaran, pembuatan laporan keuangan, dan manajemen pelanggan.

Namun, jika bisnis Anda menjual lebih dari beberapa produk, Anda juga perlu menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur mengelola inventori, mengelola vendor, dan membantu Anda dalam pemesanan pembelian.

Jika bisnis Anda menyediakan layanan, Anda harus memilih software yang memudahkan pelacakan waktu dan jam tagihan.

Otomatisasi Penghemat Waktu

Beberapa software akuntansi dapat diatur untuk secara otomatis mengirim faktur berulang dan pemberitahuan lewat jatuh tempo, menghemat waktu Anda dalam pembuatan faktur dan tugas piutang.

Anda juga dapat menghemat waktu untuk merekonsiliasi akun Anda dengan memeriksa transaksi yang cocok. Jika bisnis Anda memberikan penawaran atau perkiraan kepada pelanggan, cari program yang mengubah dokumen-dokumen ini menjadi faktur hanya dengan beberapa klik.

Jika bisnis Anda melakukan pengelolaan inventori dan stok, cari software yang mampu memesan ulang produk dengan secara otomatis membuat pesanan pembelian ketika barang turun di bawah ambang batas yang ditetapkan.

Baca juga: Cara Software Akuntansi dapat Mengubah Bisnis Ritel Anda 

Persiapan Pajak

Jadikan hidup Anda (dan kehidupan akuntan Anda) lebih mudah dengan software akuntansi yang membantu Anda dengan pajak dengan fitur seperti penghitungan pajak otomatis dan pelaporan pajak.

Anda juga harus dapat memberi akuntan Anda akses ke data yang relevan di dalam sistem atau dengan mudah mengirim email ke semua data dan file yang diperlukan kepada mereka. Salah satu software akuntansi dengan fitur perpajakan di Indonesia adalah Accurate Online.

Layanan Tambahan

Add-on software akuntansi, seperti pemrosesan pembayaran dan layanan penggajian, memudahkan untuk menerima pembayaran invoice secara online dan membayar karyawan. Meskipun layanan ini biasanya memiliki biaya tambahan, namun nyaman digunakan, dan biayanya mungkin sebanding dengan yang Anda bayarkan di tempat lain.

Integrasi Pihak Ketiga

Software akuntansi UMKM yang tepat dapat mempermudah menjalankan bisnis Anda dengan mengintegrasikan program dan layanan yang sudah Anda gunakan, secara otomatis berbagi data antar sistem secara real time. Integrasi populer termasuk sistem POS, pemrosesan pembayaran, manajemen inventaris tingkat lanjut, e-commerce, ERP, CRM, pemasaran email, atau aplikasi Google.

Baca juga: 15 Cara Mengembangkan Usaha yang Optimal dan Menguntungkan

Pertanyaan untuk Ditanyakan Ketika Mengevaluasi Software Akuntansi UMKM

Ketika Anda mempersempit pilihan Anda menjadi dua atau tiga pilihan teratas, daftar untuk uji coba gratis sehingga Anda dapat melihat sendiri apakah perangkat lunak akuntansi memiliki fitur yang Anda butuhkan, mudah digunakan dan menghemat waktu Anda.

Hubungi perusahaan pengembang software tersebut untuk merasakan layanan pelanggan mereka sehingga Anda dapat merasa yakin bahwa Anda akan menerima dukungan yang Anda butuhkan jika Anda mengalami masalah dengan program tersebut.

Berikut daftar pertanyaan yang dapat Anda tanyakan ketika Anda menelepon untuk membantu Anda memilih perangkat lunak akuntansi yang tepat untuk bisnis Anda:

• Apakah perangkat lunak Anda cocok untuk industri saya?
• Apakah Anda menawarkan solusi khusus yang sesuai dengan kebutuhan bisnis saya?
• Berapa banyak karyawan atau user yang dapat ditampung oleh perangkat lunak Anda?
• Bagaimana perangkat lunak Anda dapat membantu saya mematuhi PSAK, undang-undang perpajakan, dan regulasi keuangan?
• Bagaimana data saya dicadangkan? Apakah akses dapat dipulihkan segera setelah pemadaman?
• Apa ukuran keamanan yang Anda miliki untuk menjaga keamanan data bisnis dan pelanggan saya?
• Berapa total biaya? Apakah ada biaya pengaturan atau penyimpanan cloud?
• Jenis dukungan teknis dan layanan pelanggan apa yang Anda sediakan? (Misalnya, apakah penyedia menawarkan bentuk kontak pilihan Anda, seperti telepon atau live chat?)

Baca juga: Tertarik Membuka Usaha Ayam Potong? Perhatikan 10 Hal Ini

Itulah beberapa hal yang harus Anda perhatikan sebelum memiliki software akuntansi untuk UMKM Anda. Pastikan seluruh fitur, kegunaan, dan harganya sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda secara menyeluruh.

Anda juga harus mempunya perspektif bahwa bisnis Anda akan terus berkelanjutan dan tumbuh dengan besar. Sehingga Anda mampu memilih software akuntansi yang memiliki fitur terbaik dalam waktu yang lama.

Karena bukan tidak mungkin, saat bisnis Anda dimulai, Anda tidak memerlukan fitur tertentu. Namun seiring berjalannya waktu Anda mememerlukan fitur tersebut.

Atas dasar ini, ada baiknya Anda menggnakan sotware akuntansi yang memiliki fitur terlengkap dan menetapkan satu harga untuk semua fitur yang tersedia, seperti Accurate Online.

Accurate Online adalah software akutntansi berbasis cloud yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan telah digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis di Indonesia. Anda juga bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: