Spesimen Adalah Tanda Bukti Penting dalam Faktur Pajak, Bagaimana Ketentuannya?

Spesimen adalah hal yang dibutuhkan dalam proses pembuatan dan pelaporan faktur pajak. Dimana arti dari spesimen adalah contoh atau sampel, jika merujuk pada Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI).

Dalam dunia perpajakan, spesimen yang dimaksud adalah spesimen atau contoh tanda tangan di dalam sebuah faktur pajak. Hal ini disebutkan secara tegas dalam sebuah beleid yang dikeluarkan oleh Pemerintah melalui Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

Untuk mengetahuinya, berikut penjelasan mengenai spesimen tanda tangan pada faktur pajak, beserta penjelasan terkait pihak yang berwenang memberi spesimen, bagaimana penerapannya dalam aplikasi e-Faktur, dan contoh surat pemberitahuan penunjukkannya.

Apa Itu Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak?

Seperti telah disebutkan sebelumnya, spesimen adalah hal yang sangat penting dalam pembuatan dan pelaporan faktur pajak. Pemerintah melalui Direktorat Jenderal Pajak bahkan memasukkan perihal spesimen tanda tangan faktur pajak ini ke dalam sebuah Peraturan Direktur Jenderal Pajak, yakni PER-13/PJ/2010, yang kemudian diubah menjadi PER-65/PJ/2010, dan akhirnya menjadi PER-25/PJ/2014.

Dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak tersebut, disebutkan bahwa Pengusaha Kena Pajak (PKP) wajib menyampaikan pemberitahuan secara tertulis nama pejabat yang berhak menandatangani faktur pajak disertai dengan contoh tanda tangannya. Contoh tanda tangan inilah yang mengacu pada spesimen tanda tangan faktur pajak.

Baca juga: SKPKB adalah Surat Ketetapan Pajak Kurang Bayar, Apa Dasar Penerbitannya?

Pihak Pemberi Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak

PER-24/PJ/2012 Pasal 13 ayat (2) menyebutkan bahwa PKP wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis identitasnya atau pejabat/pegawai yang berhak menandatangani faktur pajak dilampirkan dengan contoh tanda tangannya dan fotokopi KTP pejabat atau pegawai itu.

Dalam hal ini, pemberitahuan tersebut harus dinyatakan dalam bentuk “Surat Pemberitahuan Penunjukkan Pejabat/Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak” dan diserahkan pada petugas berwenang di Kepala Kantor Pelayanan Pajak (KPP) untuk disahkan.

Pada ayat selanjutnya, yakni di PER-24/PJ/2012 Pasal 13 disebutkan bahwa seorang PKP bisa menunjuk lebih dari satu orang untuk menandatangi Faktur Pajak. Dengan begitu, dalam sebuah faktur pajak, pihak yang berwenang memberikan spesimen adalah siapa saja.

Siapa pun dalam lingkup perusahaan PKP, tidak selalu harus orang dengan jabatan Direktur atau Wakil Direktur, bahkan pegawai administrasi boleh memberikan spesimen tanda tangan faktur pajak untuk diserahkan ke DJP selama sudah memberitahukan ke KPP dan melampirkan spesimen tanda tangannya.

Tak terkecuali Warga Negara Asing (WNA) yang juga termasuk dalam pihak yang diperbolehkan menandatangani faktur pajak, dengan ketentuan telah melapor ke KPP tempat PKP terdaftar. Begitu pun dengan syarat berupa penyerahan fotokopi paspor yang sudah dilegalisasi dari kedutaan besar negara yang bersangkutan di Indonesia.

Adapun apabila PKP hendak mengganti pejabat/pegawai yang berwenang menandatangani faktur pajak, maka PKP harus kembali mengirimkan surat pemberitahuan ke KPP. Hal ini penting, sebab faktur pajak yang dibuat akan masuk kategori faktur pajak tidak lengkap apabila tidak dilakukan pengiriman surat pemberitahuan dengan format “Surat Pemberitahuan Perubahan Pejabat/Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak”.

Baca juga: e-Service INSW Untuk Mengetahui Tarif Kode Harmonized System

Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak dalam Aplikasi e-Faktur

Sebagaimana faktur pajak manual, faktur pajak elektronik atau e-Faktur juga harus disertakan tanda tangan. Dalam hal ini, spesimen adalah tanda tangan pegawai berwenang yang harus disertakan oleh PKP saat penggunaan aplikasi e-Faktur tersebut.

Hal ini diatur dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak PER-16/PJ/2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pelaporan Faktur Pajak Berbentuk Elektronik. Dalam peraturan itu, disebutkan bahwa e-Faktur harus mencantumkan keterangan nama dan tanda tangan pejabat/pegawai yang berhak menandatangani faktur pajak.

Sejatinya, prosedur legalitas penyampaian penandatangan faktur pajak adalah sama, baik itu faktur pajak manual maupun faktur pajak elektronik. Keduanya, tetap harus melampirkan spesimen tanda tangan faktur pajak.

Hanya saja, dalam faktur pajak elektronik tidak ada tangan basah, melainkan kode QR (Quick Response). Penggunaan aplikasi e-Faktur pun disyaratkan mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik oleh pegawai atau pejabat yang ditunjuk PKP terlebih dahulu.

Begitu pun e-Faktur PKP harus menyampaikan Surat Pemberitahuan Penunjukkan Pejabat/Pegawai yang Berhak Menandatangani Faktur Pajak, termasuk Surat Pemberitahuan Perubahan Penunjukkan Pejabat/Pegawai yang Berhak Menandatangi Faktur Pajak. apabila terdapat perubahan.

Baca juga: KPP Pratama adalah KPP yang Melayani Wajib Pajak Terbanyak, Apa Fungsi dan Tugasnya?

Contoh Surat Pemberitahuan Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak

Untuk lebih memahami gambaran terkait spesimen tanda tangan faktur pajak, berikut contoh Surat Pemberitahuan Penunjukkan Pejabat/Pegawai yang Berhak Menandatangani Faktur Pajak dan Surat Pemberitahuan Perubahan Penunjukkan Pejabat/Pegawai yang Berhak Menandatangi Faktur Pajak.

  1. Contoh Surat Pemberitahuan Penunjukkan Pejabat/Pegawai yang Berhak Menandatangani Faktur Pajak

contoh spesimen1

  1. Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Penunjukkan Pejabat/Pegawai yang Berhak Menandatangi Faktur Pajak.

contoh spesimen2

Baca juga: Mengenal Perbedaan Pajak Negara dengan Pajak Pemerintah

Kesimpulan

Dalam dunia perpajakan, spesimen adalah hal krusial dalam sebuah proses pembuatan dan pelaporan faktur pajak. Dimana maksud dari spesimen tersebut adalah contoh tanda tangan dari pihak yang berhak menandatangani yang telah ditunjuk oleh PKP.

Dalam hal ini, pihak yang berhak memberi spesimen adalah siapa saja. Semua pejabat/pegawai, bahkan Warga Negara Asing dalam lingkup PKP boleh menjadi pihak yang berwenang memberikan spesimen tanda tangan faktur pajak. Tentunya, dengan syarat dan ketentuan, seperti telah melapor ke KPP melalui surat pemberitahuan penunjukkan.

Kepengurusan faktur pajak memang terkadang membingungkan. Namun, saat ini telah tersedia aplikasi bisnis seperti Accurate Online yang dapat membantu kepengurusan faktur pajak elektronik atau e-Faktur, termasuk untuk mengurus pemenuhan kewajiban terkait Pajak Penghasilan (PPh) dan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).

Accurate Online juga menyediakan lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan bisnis yang akan mempermudah proses pembukuan keuangan menjadi lebih cepat, akurat, dan otomatis. Karena berbasis cloud, Accurate Online pun bisa diakses kapan saja dan di mana saja.

Tertarik untuk menggunakannya? Jika iya, silahkan klik tautan gambar di bawah ini dan nikmati langsung Accurate Online secara gratis selama 30 hari.