Aanwijzing adalah pertemuan pada proses tender untuk menjelaskan secara detail perihal proyek yang akan dilelang kepada para peserta.

Bagi beberapa orang mungkin kata aanwijzing mungkin terdengar asing karena dari bahasanya sendiri bukanlah dari bahasa Indonesia, tapi dari Bahasa Belanda.

Namun, untuk mereka yang pekerjaannya berhubungan dengan pengadaan produk barang atau jasa atau biasa disebut procurement, maka isitilah ini pasti akan sangat akrab di telinga mereka.

Lantas, apa itu aanwijzing? Mari kita bahas secara lengkap melalui penjelasan di bawah ini.

Pengertian Aanwijzing

Aanwijzing adalah salah satu tahapan yang paling penting dalam proses tender pengadaan barang atau jasa.

Aanwijzing adalah suatu proses dalam hal pemilihan penyedia produk barang atau jasa yang dikerjakan oleh suatu tim atau pejabat pengadaan dan dilakukan paling cepat selama tiga hari selama pengumuman agar bisa memperjelas dokumen atau pengadaan produk barang atau jasa.

Aanwijzing sendiri adalah istilah dari bahasa Belanda yang artinya indikasi, instruksi, penugasan, rekomendasi, persiapan, dll.

Di dalam Aanwijzing ini akan berisi informasi terkait detail pekerjaan atau proyek yang akan ditenderkan.

Untuk itu, aanwijzing adalah salah satu proses yang paling penting dan wajib diikuti oleh setiap peserta pelelangan.

Fungsi dan Peran Aanwijzing

Berikut adalah fungsi utama aanwijzing yang wajib dipahami setiap peserta tender:

1. Menjelaskan Substansi Dokumen Pengadaan

Aanwijzing memberi ruang bagi panitia lelang untuk menjelaskan poin penting dalam dokumen pengadaan, seperti:

• Ruang lingkup pekerjaan
• Tata cara pemilihan penyedia
• Persyaratan administrasi dan teknis
• Kerangka Acuan Kerja (KAK)
• Rincian anggaran biaya
• Jadwal pelaksanaan

Hal ini sangat krusial agar peserta memahami sepenuhnya apa yang dibutuhkan oleh pihak pengadaan.

2. Memberikan Penjelasan atas Perubahan

Selama aanwijzing, panitia dapat menyampaikan adanya perubahan yang berdampak pada:

• Rencana kontrak
• Spesifikasi teknis
• Gambar kerja
• Total nilai HPS (Harga Perkiraan Sendiri)

Namun, perubahan ini harus terlebih dahulu mendapat persetujuan dari PPK dan dituangkan dalam adendum dokumen pengadaan.

3. Menjadi Sarana Klarifikasi dan Tanya Jawab

Peserta tender bisa mengajukan pertanyaan langsung kepada panitia untuk:

• Memastikan pemahaman atas isi dokumen
• Menghindari multitafsir terhadap spesifikasi
• Mendiskusikan potensi kendala teknis

Hal ini membantu mencegah kesalahan dalam penawaran karena asumsi yang salah.

4. Menyampaikan Informasi Final yang Mengikat

Informasi dan perubahan yang disampaikan dalam aanwijzing (termasuk berita acara) bersifat mengikat dan menjadi dasar penilaian.

Calon penyedia wajib mencermati berita acara aanwijzing karena:

• Bisa berisi perubahan batas waktu pemasukan dokumen
• Menjadi acuan resmi walaupun dokumen lelang belum diperbarui
• Ketidakhadiran atau kelalaian mencermati berita acara bisa menyebabkan gugur otomatis

5. Menjamin Transparansi dan Kesetaraan Informasi

Aanwijzing memastikan seluruh peserta mendapatkan informasi yang sama di waktu yang bersamaan. Ini penting untuk:

• Menjaga prinsip fair competition
• Mencegah adanya peserta yang mendapat informasi “eksklusif”
• Memastikan proses berjalan objektif dan sesuai aturan

Baca juga: Purchasing Adalah: Pengertian dan Perbedaannya Dengan E-Purchasing

Hal-hal yang Disepakati Pemilik dan Peserta Tender dalam Aanwijzing

Proses aanwijzing diselenggarakan agar terjadi kesepakatan ataupun consensus antara pemilik dan para peserta tender.

Beberapa hal yang disepakati tersebut adalah sebagai berikut:

1. Lingkup Pekerjaan Proyek Dijelaskan di Proses Aanwijzing

Seluruh peserta harus memahami ruang lingkup pekerjaan yang diikuti di dalam lelang. Hal ini dilakukan agar bisa mengukur apakah setiap peserta tersebut mampu menyediakan atau mengerjakan pekerjaan tersebut.

2. Metode Pemilihan dalam Proses Aanwijzing

Pihak penyelenggara dalam hal ini ini menentukan cara yang dipilih oleh peserta lelang yang nantinya akan lolos.

Cara ini biasanya akan didiskusikan terlebih dahulu oleh seluruh anggota panitia sampai dengan pejabat PPK atau Pejabat Pembuatan Keputusan.

3. Cara Penyampaian Dokumen Penawaran

Dokumen penawaran yang ada dalam e-procurement akan diunggah oleh para peserta pada web yang sudah ditentukan sebelumnya.

Umumnya di dalamnya akan tercantum dan tanggal dan juga batas akhir unggahan dokumen penawaran.

Peserta yang mengunggah berkas melebihi batas waktu yang sudah tertera akan dieliminasi secara otomatis.

4. Kelengkapan Dokumen Terlampir untuk Proses Aanwijzing

Seluruh dokumen yang dijadikan sebagai syarat umum harus diunggah. Hal tersebut akan menunjukkan bahwa peserta sudah memenuhi syarat yang sudah diajukan.

Baca juga: Tender vs Lelang: Apa Bedanya & Mana yang Tepat?

Apa saja yang dilakukan dalam Aanwijzing

1. Penjadwalan dan Undangan Aanwijzing

Panitia pengadaan atau ULP (Unit Layanan Pengadaan) menetapkan waktu dan tempat aanwijzing, lalu mengundang seluruh peserta yang telah lulus tahap administrasi awal untuk hadir dalam sesi penjelasan.

2. Pembukaan dan Sambutan dari Panitia

Kegiatan dimulai dengan sambutan atau pembukaan oleh ketua panitia lelang atau perwakilan dari pihak penyelenggara.

3. Pemaparan Dokumen Pengadaan

Panitia menjelaskan isi dan substansi dokumen lelang, termasuk:

• Ruang lingkup pekerjaan
• Jadwal pelaksanaan
• Persyaratan administrasi dan teknis
• KAK (Kerangka Acuan Kerja)
• Spesifikasi barang/jasa
• Anggaran biaya dan HPS (Harga Perkiraan Sendiri)
• Ketentuan kontrak

4. Sesi Tanya Jawab

Peserta diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan, klarifikasi, atau menyampaikan keberatan atas isi dokumen yang belum jelas.

5. Penyampaian Perubahan (Jika Ada)

Jika dalam sesi tanya jawab muncul usulan yang disepakati, panitia dapat melakukan perubahan terhadap:

• Spesifikasi teknis
• Gambar kerja
• Nilai HPS
• Jadwal penyerahan dokumen

6. Penyusunan dan Distribusi Berita Acara Aanwijzing

Seluruh penjelasan dan kesepakatan yang terjadi selama aanwijzing akan dicatat dalam berita acara. Dokumen ini kemudian:

• Dibagikan kepada seluruh peserta (hadir atau tidak)
• Menjadi bagian tak terpisahkan dari dokumen pengadaan
• Bersifat mengikat secara hukum

7. Penyesuaian Penawaran oleh Peserta

Setelah aanwijzing selesai, peserta dapat:

• Menyesuaikan isi proposal atau penawaran sesuai perubahan
• Mengantisipasi batas waktu baru jika ada
• Menyusun dokumen sesuai dengan ketentuan akhir yang telah dijelaskan

Baca juga: Pengertian Kontrak Bisnis, Tujuan, dan Jenis-jenisnya

Jenis Kontrak yang akan Disepakati

Pada umumnya, terdapat dua jenis kontrak yang harus disepakati, yaitu Stakes of Procurement Contracts dan Fixed Procurement Contracts.

1. Stakes of Procurement Contracts

Stakes of Procurement Contracts adalah suatu kontrak yang merinci seluruh syarat dan ketentuan untuk setiap proyek pengadaan.

Biaya dalam pembuatan kontrak ini umumnya tidak akurat dan akan mengakibatkan adanya biaya keluar yang lain.

2. Fixed Price Contract

Fixed Price Contract adalah suatu kontrak yang memiliki harga tetap yang mana setiap peserta akan sepakat dalam hal menyediakan produk barang dan jasa dengan nilai kontrak yang sebelumnya sudah ditetapkan.

Biaya tersebut berada diluar dari biaya peralatan, biaya materi dan juga biaya tenaga kerja.

Besaran Nilai, Jangka Waktu dan Jaminan Proyek

Pihak penyelenggara harus bisa menentukan masa berlaku kontrak yang sekiranya wajar atau lumrah dan mampu dipenuhi oleh peserta.

Besaran nilai tersebut ditentukan oleh penawaran dari peserta ataupun kesepakatan antara pihak peserta dan juga pihak penyelenggara.

Pihak peserta harus mencari penjamin yang mampu mengeluarkan uang untuk jaminan.

Umumnya, mereka akan dimintai tolong oleh pihak bank di daerah setempat dengan cara meminta dokumen yang disebut sebagai surat jaminan.

Syarat-syarat Lainnya dalam Proses Aanwijzing

Dalam hal ini, setiap peserta harus memerhatikan syarat-syarat lain, seperti adanya permintaan barang ataupun jasa dengan minimal kualitas tertentu.

Hal tersebut dilakukan untuk menghindari peserta dari pengguguran atau diskualifikasi.

Baca juga: Business to Government: Kelebihan, Kekurangan, dan Bedanya dengan Model Bisnis Lain

FAQ seputar Aanwijzing

Apa itu berita acara aanwijzing?

Berita acara aanwijzing adalah dokumen resmi yang mencatat seluruh hasil penjelasan, klarifikasi, dan perubahan dalam proses aanwijzing selama tahap pengadaan barang/jasa.

Apakah aanwijzing wajib diikuti?

Ya, aanwijzing wajib diikuti oleh peserta tender karena berisi informasi penting dan perubahan yang bisa memengaruhi kelayakan penawaran.

Apa saja yang dilakukan dalam aanwijzing?

Kegiatan meliputi penjelasan dokumen pengadaan, sesi tanya jawab, klarifikasi teknis dan administrasi, serta penyampaian perubahan bila diperlukan.

Siapa yang biasanya mengadakan aanwijzing?

Aanwijzing biasanya diadakan oleh panitia pengadaan atau Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang ditunjuk oleh instansi penyelenggara proyek.

Apa yang terjadi jika tidak mengikuti Aanwijzing?

Bila ada peserta yang tidak mengikuti proses aanwijzing, maka peserta tersebut akan lebih kesulitan untuk memahami proyek pengadaan barang atau jasa yang akan diikuti.

Hasilnya, ada kemungkinan mereka tidak bisa memenuhi dokumen pengadaan barang atau jasa yang sudah diumumkan karena adanya kesalahan dari penjelasan yang dilakukan dalam proses aanwijzing.

Contoh sederhana dari dampak tidak mengikuti aanwijzing adalah sebagai berikut:

Dalam suatu dokumen pengadaan yang diberikan oleh pihak panitia lelang telah dijelaskan bahwa batas akhir suatu pemasukan adalah dari hari dan tanggal 16 Mei 2009 di jam 1 siang.

Namun, pada saat aanwijzing, ternyata terjadi perubahan batas akhir pemasukan dokumen yang sudah disepakati bersama, yakni pada tanggal yang sama namun ham pemasukannya dipercepat menjadi jam 11 siang.

Perusahaan PT ABC yang sudah memenuhi berbagai dokumen persyaratan dan penawaran dibanding dengan peserta lelang lainnya ternyata menghiraukan kegiatan aanwijzing, dan mereka juga tidak benar-benar memerhatikan berita acara aanwijzing yang sudah disiapkan oleh pihak panitia lelang.

Nah, karena di dalamnya masih mengacu pada dokumen lelang yang belum bisa diperbarui dengan berita acara penjelasan atau aanwijzing.

Maka perusahaan tersebut memasukan dokumen penyerahan hampir jam dua siang, yang artinya mereka ditolak karena pemasukannya sudah melebihi jam yang sudah sebelumnya diperbarui menjadi jam 11 siang. Dengan begitu, mereka dianggap gugur oleh panitia.

Bagaimana Jika Lolos Tender Tapi Tidak Hadir Aanwijzing?

Bila ada peserta yang lolos tender dan diundang pada pertemuan aanwijzing namun tidak hadir, maka peserta tersebut biasanya akan didiskualifikasi.

Bahkan beberapa penyelenggara ada yang menerapkan blacklist untuk peserta yang tidak menghadiri pertemuan secara sengaja.

Meskipun tentunya hal tersebut tergantung dari kebijakan penyelenggara tender.

Baca juga: Procurement Adalah: Pengertian, proses, dan Perbedaannya dengan E-procurement

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan lengkap diatas, bisa kita simpulkan bahwa  Aanwijzing adalah salah satu proses dalam proses procurement.

Proses ini diselenggarakan hanya demi memperjelas proyek yang ingin dijalani oleh tiap peserta dan juga memberikan kesempatan bagi para penyelenggara untuk melakukan proses seleksi secara lebih detail.

Namun, proses procurement ini tentunya harus dilakukan dengan manajemen yang baik, salah satunya adalah manajemen keuangan.

Kenapa? karena di dalamnya pihak penyelenggara harus bisa membuat anggaran yang tepat untuk menyelenggarakan proses tersebut.

Nah, proses pembuatan anggaran dana ini akan lebih mudah dilakukan oleh perusahaan jika menggunakan aplikasi akuntansi dari Accurate Online.

Kenapa? karena aplikasi ini mampu membantu Anda dalam membuat setiap jenis laporan keuangan.

Selain itu, aplikasi ini juga sudah dilengkapi dengan berbagai fitur yang mampu memudahkan Anda dalam menjalankan bisnis. beberapa fitur tersebut adalah fitur perpajakan, fitur persedian, fitur perbankan, dan masih banyak lagi.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: