Procurement Adalah: Pengertian, proses, dan Perbedaannya dengan E-procurement

Procurement adalah suatu kegiatan yang sangat umum terjadi didalam suatu bisnis atau perusahaan. Pihak perusahaan yang sedang memerlukan produk barang atau jasa dalam jumlah yang sangat banyak pada umumnya akan membuat atau menyelenggarakan proses pengadaan.

Seiring berkembangnya teknologi, maka saat ini diterapkan juga sistem e-procurement, yang mana dibuat untuk lebih mengefisiensi proses procurement. Nah, pada kesempatan kali ini, kita akan fokus membahas tentang pengertian sebenarnya dari procurement dan hubungannya dengan e-procurement.

Seperti yang sudah kita ketahui bersama, bahwa dalam kegiatan bisnis akan selalu akan melibatkan dua tokoh utama, yakni pembeli dan penjual. sebenarnya, proses ini terlihat cukup sederhana, namun kenyataannya praktek di dalamnya sangatlah kompleks. Sehingga, lahirlah sistem e-procurement yang mampu membantu memudahkan proses procurement.

Pengertian Procurement Adalah

Pada dasarnya, procurement adalah suatu bentuk kegiatan yang dikerjakan oleh suatu perusahaan untuk membeli bahan baku, berbagai alat usaha, mesin produksi, atau berbagai bahan bangunan, peralatan reparasi, serta jasa yang saat itu sedang diperlukan oleh pihak perusahaan.

Lantas, kenapa pihak perusahaan perlu menyelenggarakan proses procurement? Karena procurement adalah suatu proses yang bertujuan untuk membantu pihak perusahaan dalam memperoleh barang yang sesuai dengan keperluan dan kebutuhannya secara kuantitas, lokasi, kualitas, waktu, dan dengan biaya yang semurah mungkin.

Selain itu, tujuan lainnya adalah agar perusahaan bisa menekan biaya semaksimal mungkin agar pihak perusahaan bisa mendapatkan keuntungan yang besar. Oleh karena itu, proses procurement adalah salah satu metode yang tepat untuk memperoleh keuntungan tersebut.

Baca juga: Pengertian Rencana Strategis Pada Bisnis, Tahapan, Komponen, dan Manfaatnya

Proses Procurement

Biasanya, proses procurement akan mencakup pada berbagai proses yang memang harus dilakukan. Proses tentunya akan terlihat lebih sederhana daripada prakteknya. Berikut ini adalah beberapa proses procurement

1. Melakukan Identifikasi Keperluan Perusahaan

Melakukan indentasi pada keperluan atau kebutuhan perusahaan pada proses procurement adalah tahapan awal yang harus dilakukan. Dalam hal ini, manajemen perusahaan harus sudah mengetahui dengan pasti apa saja yang mereka perlukan, karena hal ini sangatlah krusial dan penting.

Karena, jika nantinya ada pembelian yang tidak terlalu dibutuhkan atau ada kesalahan pembelian, maka hanya akan membuang-buang seluruh sumber daya yang dimiliki perusahaan, sehingga akan menyebabkan kerugian yang tidak terelakkan.

2. Otorisasi Pembelian

Dalam hal ini, pihak manajemen perusahaan harus mampu memberikan otorisasi penjualan dalam proses penyelenggaraan procurement. Hal ini sangat penting untuk bisa menghindari berbagai konflik internal yang sangat rawan terjadi.

Jadi, pihak perusahaan hanya akan melakukan pembelian jika sudah disetujui oleh pihak tertentu yang sudah ditunjuk langsung oleh manajemen. Karena pihak tersebutlah yang bisa memberikan persetujuan untuk membeli barang yang tentunya sudah dipersetujui juga oleh pihak manajemen perusahaan.

3. Bentuk Persetujuan Harus Berupa Dokumen Tertulis

Dalam hal ini, biasanya dibuatlah Approval Management, yang isinya berupa suatu tanda persetujuan bahwa proses procurement pada suatu perusahaan sudah bisa dilakukan. Tapi, walaupun hal ini memang penting, akan dikembalikan lagi pada SOP pada masing-masing perusahaan.

4. Pembukaan Tender Kepada Supplier dan Vendor

Tender adalah suatu sistem lelang untuk para vendor dan supplier dalam mengajukan harga, kualitas, dan juga fitur yang terbaik, yang mana mereka akan saling berlomba untuk bisa memperoleh proyek yang diselenggarakan oleh pihak perusahaan.

Untuk pihak perusahaan tender, mereka akan memilih vendor yang mengajukan harga paling murah dengan kualitas terbaik. Pembukaan tender ini akan dibuka dan juga akan disebarluaskan agar bisa menarik perhatian para supplier dan juga vendor terbaik.

5. Identifikasi dan Analisa Supplier dan Vendor

Setelah Anda mendapatkan daftar supplier dan vendor, maka selanjutnya Anda harus bisa menganalisa setiap supplier untuk bisa memastikan histori atau pengalaman mereka, baik itu dari segi profesionalitas, ketepatan waktu, dll.

6. Penerimaan Quotation atau Penawaran Barang dan Jasa

Setelah Anda menganalisa daftar vendor dan supplier, maka pastinya akan ada beberapa vendor dan supplier yang akan tereliminasi karena ketidaksesuaian kriteria yang diperlukan oleh perusahaan.

Lalu, proses selanjutnya adalah melakukan permintaan penawaran kepada para vendor dan juga supplier yang lolos. Hal tersebut bisa dijadikan indikator yang penting untuk pihak perusahaan pembeli, karena dari hal tersebut bisa dilihat apakah penawaran yang akan diperoleh perusahaan nantinya akan memberikan keuntungan ataukah tidak.

7. Proses Negosiasi Term of Payment, Harga, Kualitas, Waktu, dll.

Saat perusahaan menerima penawaran, maka perusahaan akan mendapatkan gambaran tentang vendor atau supplier mana yang berpotensi memenangkan proyek. Nantinya, setiap calon vendor dan perusahaan akan melakukan negosiasi agar pihak perusahaan bisa mendapatkan keuntungan yang maksimal.

8. Pemilihan Supplier atau Vendor

Dengan berdasarkan keperluan dan juga kebutuhan perusahaan, maka pihak supplier dan vendor yang mampu memberikan penawaran terbaik akan terpilih sebagai pemenang tender procurement yang diselenggarakan oleh perusahaan.

9. Pembuatan Purchase Order (PO)

Apabila perusahaan sudah memilih supplier, maka perusahaan akan melakukan proses procurement akan membuat PO atau purchase order kepada pihak supplier sebagai suatu tanda jadi pembelian. Pada umumnya dokumen ini ditandatangani oleh individual dari pihak manajemen.

10. Penerimaan Delivery Order (DO) atau Work Order (WO)

Saat supplier sudah menerima PO, maka supplier akan mengirimkan delivery order atau working order, tergantung jenis pembeliannya. Kemudian, dokumen ini akan dikirimkan kepada pihak perusahaan pembeli agar bisa dikonfirmasi ulang dan ditandatangani oleh pihak yang memiliki wewenang tertentu.

11. Penerimaan dan Pengecekan Kualitas Barang & Jasa

Setelah pihak perusahaan dan supplier menyetujui dokumen PO dan DO beserta nominal harganya, maka selanjutnya barang akan dikirim dan perusahaan pembeli akan menerima barang dari supplier. Nantinya, pihak pembeli harus melakukan pengecekan kualitas barang atau jasa sesuai dengan kualitas dan juga kuantitasnya.

12. Dokumentasi Invoice

Selanjutnya, pihak perusahaan pembeli akan menerima invoice. Dokumen invoice tersebut nantinya dijadikan sebagai bukti pembelian perusahaan. Pihak perusahaan harus memerhatikan pajak pembelian dan juga berbagai pajak lain yang harus dibayarkan sesuai dengan perjanjian atau kesepakatan awal.

13. Pengecekan Invoice, Delivery atau Work Order, dan Purchase Order

Pihak perusahaan harus mampu melakukan pengecekan secara teliti terkait delivery order, purchase order, dan invoice untuk menghindari kesalahan nominal pembayaran.

14. Pembayaran ke Supplier atau Vendor

Setelah pengecekan sudah dilakukan, maka perusahaan harus membayar sesuai dengan nominal yang sudah disetujui di dalam quotation yang dikirimkan oleh pihak vendor atau supplier.

Pada umumnya, fokus pertimbangan dalam melakukan proyek procurement ada empat hal, yakni manfaat, waktu, risiko dan biaya.Ke empat hal tersebut harus diperhatikan oleh pihak penyedia barang atau supplier.

Namun, pihak perusahaan yang mengadakan procurement akan berusaha keras untuk mendapatkan barang atau jasa dengan harga yang paling murah, waktu paling cepat, resiko paling kecil dan juga manfaat atau fitur yang sangat banyak dan juga efektif.

Sebaliknya, pihak supplier yang mengikuti proses procurement berkesempatan untuk menjual produk barang atau jasanya dengan harga yang mahal, kuantitas dan kuantitas yang rendah, dan memaksimalkan keuntungan dengan meminimalisir modal pengerjaan proyek. Sehingga, negosiasi pada proses procurement ini akan menjadi proses yang pasti akan terjadi.

Oleh karena itu, proses procurement adalah proses yang rumit dan tidak mudah untuk dilakukan karena akan mengikutsertakan banyak pihak, diperlukan analisa pasar yang baik, dan juga cara tender yang transparan dan bisa dipercaya.

Kerumitan yang ada pada procurement membuat proses procurement manual sudah mulai ditinggalkan perlahan-lahan, dan sudah banyak perusahaan yang beralih menggunakan sistem e-procurement.

E-Procurement Adalah

Jika kita membicarakan 3-procurement, pada umumnya kita akan langsung teringat tentang e-procurement yang digagas oleh pemerintah.

Padahal, e-procurement tidak hanya bisa dilakukan oleh pemerintah atau perusahaan milik negara. Saat ini, sudah banyak perusahaan yang menggunakan sistem e-procurement untuk proses pengadaan barang atau jasa mereka karena dianggap lebih efisien.

E-Procurement adalah suatu proses pengadaan produk barang atau jasa yang dilakukan secara elektronik dan difasilitasi oleh perangkat lunak atau website dengan koneksi internet.

Pada umumnya, proses ini dimulai dari pelelangan umum, kemudian prakualifikasi dan proses sourcing secara digital dengan memanfaatkan modul yang sudah berbasis website.

Chaffey menjelaskan bahwa e-procurement adalah suatu integrasi yang dilakukan secara elektronik pada pengelolaan seluruh kegiatan pengadaan, termasuk di dalamnya pembelian, permintaan, otorisasi suatu pemesanan, pengiriman dan juga pembayaran yang dilakukan antara pembeli dan supplier.

Negara yang sudah berhasil mengembangkan sistem e-procurement ini adalah Australia dan Skotlandia. Berdasarkan perkembangan yang digagas oleh kedua negara tersebut, maka akhirnya Indonesia juga turut menggunakan sistem e-procurement ini.

Baca juga: Roadmap Adalah: Pengertian dan Tips Membuat Produk Roadmap yang Baik

Penutup

Demikianlah penjelasan tentang procurement. Berdasarkan penjelasan di atas bisa kita simpulkan bahwa procurement adalah suatu bentuk kegiatan yang dikerjakan oleh suatu perusahaan untuk membeli bahan baku, berbagai alat usaha, mesin produksi, atau berbagai bahan bangunan, peralatan reparasi, serta jasa yang saat itu sedang diperlukan oleh pihak perusahaan.

Dalam proses ini, perusahaan akan memilih supplier yang mampu menawarkan pasokan barang atau jasa dengan harga yang paling rendah namun dengan kualitas dan fitur yang maksimal. Sehingga, pihak perusahaan bisa memaksimalkan keuntungannya.

Namun, proses procurement manual sudah banyak ditinggalkan karena sangat rumit dan membuang banyak waktu, sehingga dikembangkan menjadi proses e-procurement yang mana didalamnya dinilai lebih efisien dan keuntungan yang bisa diraih oleh kedua pihak bisa lebih banyak.

Namun, dalam hal ini setiap pihak, baik itu pihak penyelenggara procurement atau pihak supplier, harus memiliki manajemen keuangan yang baik agar jika procurement sudah berhasil dilakukan, maka kedua belah pihak bisa memiliki sistem arus kas yang baik dan tepat.

Nah, untuk memudahkan Anda dalam melakukan manajemen keuangan, maka Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Dengan menggunakan aplikasi akuntansi ini, maka Anda akan lebih mudah dalam melakukan berbagai proses akuntansi, mulai dari laporan arus kas, rekonsiliasi bank, laporan perubahan modal, dll. Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: