Poin penting
- Procurement adalah proses menyeluruh pengadaan barang/jasa dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi untuk memastikan efisiensi biaya, kualitas, dan ketepatan waktu.
- Procurement sendiri terdiri dari berbagai jenis seperti direct, indirect, goods, dan services procurement.
- Dengan adanya procurement, hal ini membantu efisiensi biaya, menjaga kualitas, mengelola supplier, mengurangi risiko, dan mempercepat proses pengadaan.
- Secara tahapan, procurement meliputi identifikasi kebutuhan, persetujuan, seleksi supplier, evaluasi penawaran, negosiasi, pembuatan PO, penerimaan barang, verifikasi, pembayaran, hingga evaluasi.
Dalam dunia bisnis, proses pengadaan barang dan jasa menjadi bagian penting yang tidak bisa dihindari.
Mulai dari membeli bahan baku, alat operasional, hingga bekerja sama dengan vendor, semuanya termasuk dalam aktivitas procurement.
Namun, meskipun terlihat sederhana, praktik procurement di lapangan sering kali cukup kompleks.
Banyak perusahaan masih menghadapi kendala seperti proses manual yang memakan waktu, risiko kesalahan pencatatan, hingga sulitnya mengontrol biaya dan kualitas supplier.
Seiring perkembangan teknologi, proses ini mulai beralih ke sistem digital seperti e-procurement yang lebih efisien dan terintegrasi.
Untuk memahami hal ini lebih dalam, mari kita bahas mulai dari pengertian hingga perannya dalam bisnis modern.
Pengertian procurement
Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis.
Proses ini tidak hanya sebatas membeli, tetapi mencakup seluruh aktivitas mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan supplier, negosiasi harga, hingga pembayaran dan evaluasi.
Tujuan utama procurement adalah memastikan perusahaan mendapatkan barang atau jasa dengan kualitas terbaik, harga yang optimal, waktu yang tepat, dan risiko yang minimal.
Dengan kata lain, procurement berperan penting dalam menjaga efisiensi biaya sekaligus mendukung kelancaran operasional bisnis.
Baca juga: Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku: Konsep, Tujuan dan Manfaatnya
Jenis-jenis procurement
Dalam praktiknya, procurement memiliki beberapa jenis yang umum digunakan dalam bisnis:
1. Direct Procurement
Merupakan pengadaan barang yang langsung berkaitan dengan proses produksi, seperti bahan baku atau komponen utama.
Jenis ini sangat krusial karena berdampak langsung pada kualitas produk akhir.
2. Indirect Procurement
Mengacu pada pembelian barang atau jasa yang tidak langsung terkait produksi, seperti perlengkapan kantor, software, atau jasa kebersihan.
Meskipun tidak berhubungan langsung, hal ini tetap penting untuk operasional.
3. Goods Procurement
Fokus pada pengadaan barang fisik, seperti mesin, alat produksi, atau stok barang dagangan.
4. Services Procurement
Berkaitan dengan pengadaan jasa, seperti jasa konsultasi, pemasaran, atau maintenance.
Baca juga: Aanwijzing: Pengertian dan Tujuannya dalam Proses Procurement
Manfaat procurement
Procurement yang dikelola dengan baik dapat memberikan berbagai manfaat bagi bisnis, di antaranya:
1. Efisiensi biaya
Dengan proses yang terstruktur, perusahaan dapat membandingkan berbagai penawaran supplier dan mendapatkan harga terbaik.
2. Kontrol kualitas
Procurement memastikan barang atau jasa yang diperoleh sesuai dengan standar yang dibutuhkan.
3. Pengelolaan supplier yang lebih baik
Perusahaan dapat memilih dan mempertahankan supplier terbaik untuk kerja sama jangka panjang.
4. Mengurangi risiko operasional
Proses yang sistematis membantu meminimalkan kesalahan, keterlambatan, atau ketidaksesuaian barang.
5. Meningkatkan efisiensi waktu
Dengan sistem yang tepat, proses pengadaan bisa dilakukan lebih cepat tanpa harus melalui banyak tahapan manual.
Baca juga: Arti Supplier: Pengertian, Tugas, Jenis, dan Cara Kerja Supplier
Tahapan procurement
Secara umum, proses procurement terdiri dari beberapa tahapan penting yang saling terhubung.
Setiap tahap memiliki peran krusial untuk memastikan pengadaan berjalan efisien, transparan, dan sesuai kebutuhan bisnis.
1. Identifikasi kebutuhan
Tahap awal dimulai dengan menentukan apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Hal ini mencakup jenis barang atau jasa, spesifikasi, jumlah, hingga waktu penggunaannya.
Proses ini harus dilakukan dengan cermat agar tidak terjadi pembelian yang tidak perlu atau justru kekurangan stok yang mengganggu operasional.
2. Persetujuan dan perencanaan pembelian
Setelah kebutuhan ditentukan, langkah berikutnya adalah mendapatkan persetujuan dari pihak terkait, seperti manajemen atau divisi keuangan.
Di tahap ini juga dilakukan perencanaan anggaran dan prioritas pembelian agar tetap sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan.
3. Pencarian dan seleksi supplier
Perusahaan mulai mencari supplier yang mampu memenuhi kebutuhan tersebut. Proses ini bisa melibatkan riset, referensi, hingga tender terbuka.
Supplier kemudian diseleksi berdasarkan kriteria seperti harga, kualitas, reputasi, dan kemampuan pengiriman.
4. Permintaan dan evaluasi penawaran (quotation)
Supplier yang terpilih akan diminta untuk mengirimkan penawaran.
Perusahaan kemudian membandingkan berbagai penawaran tersebut untuk menilai mana yang paling menguntungkan, baik dari sisi harga, kualitas, maupun terms yang ditawarkan.
5. Negosiasi dan kesepakatan
Setelah shortlist supplier didapat, perusahaan akan melakukan negosiasi untuk mendapatkan kondisi terbaik.
Negosiasi ini bisa mencakup harga, waktu pengiriman, metode pembayaran, hingga layanan tambahan.
6. Pembuatan Purchase Order (PO)
Jika sudah mencapai kesepakatan, perusahaan akan membuat dokumen Purchase Order (PO) sebagai bukti resmi pemesanan.
PO berisi detail transaksi seperti barang yang dipesan, jumlah, harga, serta ketentuan lainnya.
7. Pengiriman dan penerimaan barang/jasa
Supplier akan mengirimkan barang atau memberikan jasa sesuai dengan PO.
Setelah diterima, perusahaan perlu melakukan pengecekan untuk memastikan kualitas, kuantitas, dan spesifikasi sesuai dengan kesepakatan.
8. Verifikasi dokumen dan invoice
Setelah barang diterima, perusahaan akan mencocokkan dokumen seperti PO, delivery order, dan invoice.
Tahap ini penting untuk memastikan tidak ada kesalahan sebelum pembayaran dilakukan.
9. Pembayaran kepada supplier
Jika semua dokumen sudah sesuai, perusahaan akan melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat, baik itu cash, transfer, maupun termin tertentu.
10. Evaluasi dan pencatatan
Tahap terakhir adalah evaluasi terhadap supplier dan proses procurement secara keseluruhan.
Perusahaan akan menilai kinerja supplier, ketepatan waktu, kualitas barang, serta efisiensi proses untuk perbaikan di masa depan.
Baca juga: Download Template Surat Purchase Order Gratis
Perbedaan procurement dan purchasing
Banyak yang menganggap procurement dan purchasing adalah hal yang sama, padahal keduanya berbeda.
Procurement mencakup seluruh proses pengadaan dari awal hingga akhir, termasuk strategi, pemilihan supplier, hingga evaluasi.
Sementara itu, purchasing hanya merupakan bagian dari procurement, yaitu aktivitas pembelian barang atau jasa itu sendiri.
Singkatnya, purchasing adalah bagian operasional, sedangkan procurement adalah proses yang lebih strategis dan menyeluruh.
Baca juga: Apa itu Purchasing? Ini Pengertian dan Perbedaannya dengan E-Purchasing!
E-Procurement: Sebuah Pengadaan Modern
E-procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara digital melalui sistem terintegrasi.
Proses ini mencakup seluruh alur pengadaan, mulai dari permintaan, pemesanan, hingga pembayaran dalam satu platform.
Dengan e-procurement, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akurasi data dibandingkan proses manual.
Salah satu implementasinya adalah melalui fitur Trade Portal dari Accurate Online.
Fitur ini memungkinkan pelanggan bisnis melakukan pemesanan secara mandiri, melihat stok dan harga secara real-time, serta memastikan seluruh transaksi tercatat otomatis.
Hasilnya, proses procurement menjadi lebih cepat, minim kesalahan, dan mudah dikontrol.
Baca juga: Trade Portal: Solusi Pengadaan untuk Bisnis Modern
Penutup
Procurement adalah bagian penting dalam bisnis yang berperan dalam memastikan kebutuhan perusahaan terpenuhi dengan efisien dan tepat sasaran.
Mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pembayaran, setiap tahapan memiliki peran penting dalam menjaga kualitas, biaya, dan kelancaran operasional.
Seiring perkembangan teknologi, proses procurement kini semakin mudah dengan adanya sistem digital seperti e-procurement.
Dengan memanfaatkan solusi seperti Accurate Online dengan fitur Trade Portal, Anda tidak hanya bisa menyederhanakan proses pengadaan, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam bisnis Anda.
Jika Anda ingin mengelola procurement secara lebih modern, terintegrasi, dan minim kesalahan, Accurate Online bisa menjadi solusi yang tepat untuk membantu pertumbuhan bisnis Anda.
Coba gratis Accurate Online sekarang dengan klik banner di bawah!
