Poin penting
- Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis secara efisien.
- Purchasing sendiri bertujuan memastikan kebutuhan terpenuhi, biaya efisien, kualitas terjaga, serta proses pembelian berjalan lancar.
- Tahapan pada proses purchasing dimulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan supplier, pembuatan PO, hingga penerimaan barang dan pembayaran.
- Untuk menjadi staff purchasing, Anda perlu memiliki skill seperti kemampuan negosiasi, analisis, komunikasi, manajemen waktu, dan administrasi.
Dalam operasional bisnis sehari-hari, proses pembelian barang dan jasa adalah aktivitas yang tidak bisa dihindari.
Mulai dari bahan baku, perlengkapan kantor, hingga jasa pendukung, semuanya membutuhkan pengelolaan yang tepat.
Di sinilah peran purchasing menjadi sangat penting. Tidak hanya sekadar membeli, purchasing juga berperan dalam memastikan efisiensi biaya, kualitas barang, dan kelancaran operasional bisnis.
Lalu, apa itu purchasing sebenarnya? Apa saja tugas dan prosesnya dalam bisnis? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
Apa itu Purchasing?
Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis.
Proses ini mencakup berbagai aktivitas, mulai dari menerima permintaan pembelian, memilih supplier, melakukan pemesanan, hingga memastikan barang diterima dengan baik.
Dalam praktiknya, purchasing biasanya ditangani oleh tim atau divisi khusus yang bertanggung jawab penuh terhadap seluruh aktivitas pembelian. Tujuan utamanya adalah memastikan perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang tepat, dengan harga terbaik, dan waktu yang sesuai.
Baca juga: Apa itu Procurement? Jenis, Manfaat, dan Tahapannya
Tujuan dan tugas purchasing
Agar proses pembelian berjalan optimal, purchasing memiliki beberapa tujuan dan tugas utama berikut:
1. Memenuhi kebutuhan operasional perusahaan
Purchasing bertugas memastikan seluruh kebutuhan barang atau jasa tersedia tepat waktu agar operasional bisnis tidak terganggu.
2. Mengontrol biaya pembelian
Tim purchasing harus mencari supplier dengan harga terbaik tanpa mengorbankan kualitas, sehingga perusahaan bisa lebih efisien dalam pengeluaran.
3. Menjaga kualitas barang atau jasa
Selain harga, kualitas juga menjadi pertimbangan utama. Purchasing harus memastikan barang yang dibeli sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.
4. Mengelola hubungan dengan supplier
Menjalin hubungan yang baik dengan supplier penting untuk mendapatkan penawaran terbaik, prioritas pengiriman, hingga kerja sama jangka panjang.
5. Memastikan proses pembelian berjalan lancar
Mulai dari pemesanan hingga pembayaran, semua harus berjalan sesuai prosedur agar tidak terjadi kendala operasional.
Baca juga: Aanwijzing: Pengertian dan Tujuannya dalam Proses Procurement
Tahapan proses purchasing
Agar lebih terstruktur, berikut adalah tahapan proses purchasing yang umum dilakukan dalam bisnis:
1. Identifikasi kebutuhan
Proses dimulai dari menerima permintaan barang atau jasa dari divisi lain. Tim purchasing perlu menganalisis apakah kebutuhan tersebut diperlukan dan sesuai prioritas.
2. Mencari dan menyeleksi supplier
Setelah kebutuhan jelas, langkah berikutnya adalah mencari supplier yang sesuai. Seleksi dilakukan berdasarkan harga, kualitas, reputasi, dan kemampuan pengiriman.
3. Pembuatan dan pengiriman Purchase Order (PO)
Jika supplier sudah dipilih, perusahaan akan membuat dokumen Purchase Order (PO) sebagai bukti resmi pemesanan yang berisi detail barang, jumlah, harga, dan syarat pembayaran.
4. Monitoring proses pengiriman
Tim purchasing bertanggung jawab untuk memantau pengiriman barang hingga sampai ke lokasi tujuan sesuai jadwal.
5. Penerimaan dan pengecekan barang
Setelah barang diterima, dilakukan pengecekan untuk memastikan kesesuaian dengan PO, baik dari segi jumlah maupun kualitas.
6. Proses pembayaran
Jika semua sudah sesuai, perusahaan akan melakukan pembayaran kepada supplier berdasarkan kesepakatan yang telah dibuat.
Baca juga: Economic Order Quantity (EOQ) Adalah: Berikut Pengertian Lengkapnya
Skill yang dibutuhkan staff purchasing
Agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, staff purchasing perlu memiliki beberapa skill berikut:
1. Negosiasi
Kemampuan negosiasi penting untuk mendapatkan harga terbaik dan syarat kerja sama yang menguntungkan perusahaan.
2. Analisis dan problem solving
Purchasing harus mampu menganalisis kebutuhan, membandingkan supplier, serta mengambil keputusan yang tepat.
3. Komunikasi yang baik
Berinteraksi dengan berbagai pihak, baik internal maupun supplier, membutuhkan kemampuan komunikasi yang jelas dan efektif.
4. Manajemen waktu
Karena berhubungan dengan deadline pengadaan, kemampuan mengatur waktu sangat penting agar tidak terjadi keterlambatan.
5. Pemahaman administrasi dan dokumen
Staff purchasing harus teliti dalam mengelola dokumen seperti PO, invoice, dan kontrak agar tidak terjadi kesalahan.
Baca juga: Tender vs Lelang: Apa Bedanya & Mana yang Tepat?
Perbedaan purchasing dan procurement
Banyak yang menganggap purchasing dan procurement adalah hal yang sama, padahal keduanya memiliki perbedaan:
- Purchasing adalah bagian dari proses pembelian barang atau jasa secara operasional (fokus pada transaksi).
- Procurement adalah proses yang lebih luas, mencakup perencanaan kebutuhan, pemilihan supplier, hingga evaluasi (fokus strategis).
Singkatnya, purchasing adalah bagian dari procurement.
Baca juga: Trade Portal: Solusi Pengadaan untuk Bisnis Modern
Kesimpulan
Purchasing adalah bagian penting dalam operasional bisnis yang berperan dalam memastikan kebutuhan perusahaan terpenuhi secara efisien, tepat waktu, dan sesuai anggaran.
Dengan proses yang terstruktur dan pengelolaan yang baik, purchasing dapat membantu perusahaan mengontrol biaya sekaligus menjaga kualitas operasional.
Untuk mempermudah proses purchasing dan pengelolaan bisnis secara keseluruhan, Anda bisa menggunakan software akuntansi Accurate Online.
Dengan fitur seperti pencatatan transaksi otomatis, manajemen persediaan, hingga laporan keuangan real-time, pengelolaan pembelian menjadi lebih rapi, cepat, dan minim kesalahan.
Tidak hanya itu, Accurate Online juga dilengkapi fitur Trade Portal yang membantu proses purchasing jadi lebih praktis.
Melalui Trade Portal, Anda bisa melakukan pemesanan barang secara digital, terintegrasi langsung dengan sistem, tanpa perlu proses manual seperti chat atau input ulang data.
Coba Accurate Online sekarang secara gratis dan optimalkan proses purchasing bisnis Anda dengan sistem yang lebih modern, terintegrasi, dan efisien!
