Apa itu Surat Jalan? Berikut Pengertian, Tujuan, Komponen dan Contohnya

Jika Anda adalah seorang pemilik usaha dagang dan ritel, saat memasok barang ke pelanggan, sangat disarankan agar Anda menyertakan surat jalan yang disertakan dengan barang.

Dokumen ini memang bukan persyaratan wajib, tetapi merupakan dokumen yang  mampu membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional dihargai banyak pelanggan.

Nantinya, dokumen ini membantu penerima memeriksa barang mana yang telah dikirim dan memungkinkan mereka untuk memeriksa apakah ada yang hilang.

Apa itu Surat Jalan?

Surat jalan adalah dokumen yang mencantumkan semua barang yang termasuk dalam pengiriman, dan sering disebut sebagai catatan pengiriman, atau tanda terima barang.

Dokumen tersebut disertakan dalam pengiriman dan mencantumkan jumlah produk yang disertakan dalam pengiriman, namun tidak mencantumkan nilai apa pun seperti harga barang. Salinan catatan tersebut kemudian dikembalikan ke penjual sebagai bukti pengiriman.

Dokumen ini sangat berguna karena pemasok dapat memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana pengiriman. Dan setelah ditandatangani dan dikembalikan, dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa semua barang telah diterima dan penerima puas.

Dokumen ini juga memberi pelanggan gambaran umum tentang produk yang mereka pesan karena memungkinkan mereka untuk memeriksa ulang produk yang mereka terima dengan pesanan mereka.

Baca juga: 9 Strategi Ampuh dalam Melakukan Inventory Control

Apa Tujuan Menggunakan Surat Jalan?

Saat pelanggan memesan barang kepada Anda, Anda harus melakukan pengiriman barang pesanan secepat mungkin. Jika surat tersebut dibuat untuk dikirim bersama kiriman, itu dapat digunakan sebagai daftar periksa dan, seperti yang disebutkan sebelumnya, ini dapat berfungsi sebagai bukti pengiriman. Selain itu, ini adalah layanan tambahan yang membuat pelanggan menjadi nyaman.

Jika Anda memilih untuk membuat nota pengiriman secara manual, Anda harus memastikan bahwa barang-barang yang terkandung dalam kiriman disertakan dalam nota dan Anda mungkin juga ingin mengirimkan faktur bersamanya juga.

Saat mengirim surat jalan, pikirkan tentang menyertakan logo Anda, dan membuatnya menarik. Pertimbangkan warna dan elemen desain yang menggambarkan usaha Anda dengan bijak, karena Anda dapat memperkuat nilai merek dan pengenalan  bisnis Anda.

Baca juga: Kartu Persediaan Barang: Pengertian, Contoh, Fungsi, Kelebihan dan Kekurangannya

Komponen Apa Saja yang Terkandung di Dalamnya?

Anda dapat melihat surat jalan atau nota pengiriman sangat mirip dengan faktur untuk pengiriman barang, Anda harus mencantumkan produk yang dikirim dengan menggunakan rincian formal pada dokumen komersial seperti; nama perusahaan, alamat klien dan bisnis Anda, tanggal, dll.

Namun yang perlu Anda ingat, surat jalan tidak dapat menggantikan seluruh faktur, karena pada dokumen ini biasanya tidak menyertakan  harga produk. Anda harus selalu membuat dokumen faktur terpisah dan jika mau, Anda dapat mengirimkannya dengan nota pengiriman.

Seiring dengan kemajuan teknologi, banyak bisnis atau organisasi meneruskan dan mengirimkan surat jalan mereka melalui email segera setelah barang dikirim.

Karena email segera sampai ke klien, ini adalah cara yang berguna untuk mengingatkan mereka bahwa barang atau paket pesanan mereka sedang dalam proses.

Pelanggan juga menerima gambaran umum tentang pesanan mereka yang akan datang saat menerimanya melalui email, dan hal ini dapat menguntungkan untuk pengiriman dalam jumlah besar.

Tidak ada aturan wajib atau ketat yang terlibat saat membuat catatan pengiriman, tetapi Anda ingin memastikan Anda menyertakan semua detail penting dan merek Anda. Anda harus mempertimbangkan termasuk;

• Nama dan alamat perusahaan Anda
• Nama dan alamat klien Anda
• Tanggal pemesanan, pengiriman, dan perkiraan pengiriman
• Nomor / nama pesanan
• Daftar barang termasuk dalam pengiriman

Anda harus mempertimbangkan untuk menyiapkan templat standar, untuk membuat semua surat jalan dengan konsisten dan terstruktur.

Baca juga: ERP adalah: Pengertian, Manfaat, Fitur, dan Pentingnya Bagi Bisnis Anda

Contoh Surat Jalan

Baca juga: Pengertian Faktur, Manfaat, Komponen, Contoh dan Perbedaannya dengan Bill

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai surat jalan yang mungkin akan berguna untuk bisnis Anda nantinya. Surat jalan ini juga berguna untuk mengurangi tindakan fraud yang akan merugikan bisnis Anda dan sebagai bukti yang berkekuatan hukum jika terjadi hal yang tidak diinginkan.

Pembuatan surat ini juga termasuk dalam bagian untuk menciptakan pengelolaan dan manajemen persediaan yang baik bagi usaha Anda. Guna proses manajemen inventori yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan sistem pembukuan yang memiliki fitur pengelolaan inventori terbaik seperti Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi buatan Indonesia yang sudah dipercaya oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis dan memiliki fitur terbaik dengan harga yang terjangkau.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa dengan mudah melakukan pengelolaan pembukuan, pengelolaan stok dan inventori, manajemen aset, multi gudang dan cabang, proses rekonsiliasi otomatis, smartlink ecommerce dan ebanking, otomasi lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.

Tertarik mencoba menggunakan Accurate Online, Anda bisa mencoba menggunakannya secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: