Poin penting

---

• Surat jalan adalah dokumen pengiriman yang mencatat seluruh barang dalam pengiriman, memuat rincian produk dan menjadi bukti fisik pengiriman/penerimaan barang.

 

• Ada beberapa macam surat jalan, termasuk surat jalan pengantar barang, surat jalan kendaraan, surat jalan motor, dan surat jalan internal.

 

• Surat jalan berfungsi sebagai bukti pengiriman, daftar periksa barang, penunjang administrasi, memperkuat branding, serta meningkatkan kepercayaan pelanggan.

 

• Format surat jalan barang harus mencakup nama dan alamat pengirim dan penerima, tanggal, nomor pesanan, dan daftar barang yang dikirim.

Jika Anda adalah seorang pemilik usaha dagang dan ritel, saat memasok barang ke pelanggan, sangat disarankan agar Anda menyertakan surat jalan yang disertakan dengan barang.

Dokumen ini memang bukan persyaratan wajib, tetapi merupakan dokumen yang mampu membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional dihargai banyak pelanggan.

Nantinya, dokumen ini membantu penerima memeriksa barang mana yang telah dikirim dan memungkinkan mereka untuk memeriksa apakah ada yang hilang.

Apa itu surat jalan?

Surat jalan adalah dokumen yang mencantumkan semua barang yang termasuk dalam pengiriman, dan sering disebut sebagai catatan pengiriman, atau tanda terima barang.

Dokumen tersebut disertakan dalam pengiriman dan mencantumkan jumlah produk yang disertakan dalam pengiriman, namun tidak mencantumkan nilai apa pun seperti harga barang.

Salinan catatan tersebut kemudian dikembalikan ke penjual sebagai bukti pengiriman.

Dokumen ini sangat berguna karena pemasok dapat memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana pengiriman.

Setelah ditandatangani dan dikembalikan, dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa semua barang telah diterima dan penerima puas.

Dokumen ini juga memberi pelanggan gambaran umum tentang produk yang mereka pesan karena memungkinkan mereka untuk memeriksa ulang produk yang mereka terima dengan pesanan mereka.

Baca juga: Download Template Surat Purchase Order Gratis

Jenis-jenis surat jalan

Surat jalan tidak hanya satu jenis! Ada beberapa varian surat jalan yang disesuaikan dengan kebutuhan administrasi setiap aktivitas pengiriman atau pemindahan.

Berikut beberapa jenis surat jalan yang perlu Anda ketahui dan fungsinya masing-masing:

1. Surat jalan barang

Merupakan jenis surat jalan yang paling umum. Digunakan sebagai bukti pengiriman barang antara penjual dan pembeli.

Surat jalan barang mencantumkan rincian barang, jumlah, tanggal pengiriman, dan informasi pengirim serta penerima.

2. Surat jalan pengantar barang

Mirip dengan surat jalan barang, namun lebih fokus sebagai dokumen resmi yang menyatakan barang-barang tersebut sedang dalam proses pengiriman atau pengantaran dari satu tempat ke tempat lain.

Umumnya surat jalan pengantar barang dilengkapi dengan tanda tangan penerima sebagai verifikasi.

3. Surat jalan kendaraan

Surat jalan kendaraan digunakan untuk membawa kendaraan bermotor (mobil, truk, alat berat, dll.) dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti dari dealer ke pembeli, gudang ke showroom, atau antar-divisi perusahaan.

Surat ini memuat detail kendaraan, nomor rangka, nomor polisi, serta tujuan pengiriman.

4. Surat jalan motor

Surat khusus untuk pengiriman atau pengantaran sepeda motor dari dealer ke konsumen, antar gudang, atau distribusi antar cabang.

Isi surat meliputi data motor (merk, tipe, nomor mesin/rangka) dan informasi pengantar serta penerimanya.

5. Surat jalan internal

Surat jalan internal digunakan saat melakukan pemindahan barang antar divisi, gudang, atau cabang di dalam satu perusahaan.

Surat ini berfungsi sebagai dokumen kontrol dan bukti administrasi bahwa barang bergerak di lingkungan internal perusahaan, tidak diperuntukkan untuk transaksi keluar-masuk eksternal.

Baca juga: Download Template Surat Terima Barang Inventaris Untuk Urusan Administrasi Anda

Apa tujuan menggunakan surat jalan?

Sebelum barang sampai ke tangan pelanggan, surat jalan pengiriman barang memiliki fungsi penting yang tidak boleh diabaikan dalam proses pengiriman.

Dokumen ini tidak hanya membantu administrasi, tetapi juga meningkatkan rasa percaya pelanggan terhadap bisnis Anda. Berikut tujuan utama menggunakan surat jalan barang:

1. Sebagai bukti pengiriman dan penerimaan

Surat jalan berfungsi sebagai bukti fisik bahwa barang benar-benar sudah dikirim dan diterima oleh pelanggan, sehingga bisa mencegah perselisihan di kemudian hari.

2. Sebagai daftar periksa pengiriman

Dokumen ini memastikan semua barang dalam pesanan sudah masuk ke dalam pengiriman, sehingga tidak ada item yang tertinggal atau salah kirim.

3. Meningkatkan kenyamanan dan kepercayaan pelanggan

Dengan adanya surat jalan yang rapi, pelanggan merasa yakin barang mereka benar-benar dikirim sesuai pesanan dan lebih percaya pada profesionalisme bisnis Anda.

4. Pendukung administrasi dan pelaporan

Surat jalan memudahkan pencatatan dan pelacakan barang yang keluar, sehingga proses administrasi menjadi lebih terstruktur.

5. Memperkuat branding bisnis

Dengan menambahkan logo, warna, dan desain yang mencerminkan identitas usaha pada surat jalan, Anda sekaligus memperkuat nilai merek dan pengenalan bisnis saat setiap barang diterima pelanggan.

Baca juga: Kartu Persediaan Barang: Pengertian, Contoh, Fungsi, Kelebihan dan Kekurangannya

Komponen dan format surat jalan

Agar proses pengiriman berjalan lancar dan dokumen mudah dipahami, penting untuk memastikan format surat jalan barang Anda jelas dan konsisten.

Meskipun mirip dengan faktur, surat jalan umumnya tidak menyertakan harga produk dan fungsinya lebih sebagai bukti pengiriman.

Berikut komponen surat jalan barang yang wajib Anda sertakan:

1. Nama dan alamat perusahaan pengirim
Sebagai informasi pihak yang melakukan pengiriman.

2. Nama dan alamat klien (penerima barang)
Supaya tidak terjadi kesalahan pengiriman.

3. Tanggal pemesanan, pengiriman, dan perkiraan barang tiba
Untuk penelusuran waktu proses pengiriman.

4. Nomor atau nama pesanan
Sebagai referensi administrasi dan verifikasi.

5. Daftar rinci barang yang dikirim
Cantumkan nama, kode, dan jumlah setiap item yang disertakan dalam pengiriman.

Tips tambahan:

• Siapkan template standar format surat jalan barang untuk konsistensi antar pengiriman.
• Kirim surat jalan melalui email setelah barang dikirim untuk memberikan konfirmasi dan gambaran awal pesanan ke pelanggan.

Baca juga: Contoh Surat Penawaran dan Cara Mudah Membuatnya

Contoh surat jalan

Berikut adalah beberapa contoh surat jalan yang umum digunakan:

Contoh surat jalan dari Accurate Online

Membuat surat jalan kini tidak perlu ribet dan manual! Dengan Fitur Pengiriman Pesanan Accurate Online, Anda bisa menyusun, mencetak, hingga mengelola surat jalan secara otomatis semua jadi lebih cepat, rapi, dan mudah dilacak.

Coba gratis Accurate Online selama 30 hari dan rasakan sendiri kemudahan membuat dokumen pengiriman untuk bisnis Anda!

Contoh surat jalan barang

Contoh surat jalan pengiriman barang

source: https://www.scribd.com/doc/46152531/BLANKO-SURAT-JALAN

Contoh surat jalan kendaraan

source: https://www.scribd.com/document/394596866/Surat-Jalan-Kendaraan

Baca juga: Pengertian Manajemen Persediaan, Fungsi, dan 5 Metode

FAQ seputar surat jalan barang

Surat jalan dikeluarkan oleh siapa?
Surat jalan biasanya dikeluarkan oleh pengirim barang perusahaan, toko, atau supplier dan dibawa oleh kurir sebagai bukti pengiriman.

Apa bedanya surat jalan dan invoice?
Surat jalan berisi rincian barang dikirim tanpa nilai transaksi, sedangkan invoice adalah faktur penagihan yang mencantumkan harga dan jumlah yang harus dibayar pembeli.

Apakah packing list sama dengan surat jalan?
Tidak. Packing list memuat detail isi paket secara rinci (berat, jumlah, ukuran), sedangkan surat jalan adalah bukti pengiriman dan penyerahan barang.

Baca juga: Perbedaan Kwitansi, Invoice, Memo, dan Bon

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai surat jalan yang mungkin akan berguna untuk bisnis Anda nantinya.

Surat jalan ini juga berguna untuk mengurangi tindakan fraud yang akan merugikan bisnis Anda dan sebagai bukti yang berkekuatan hukum jika terjadi hal yang tidak diinginkan.

Pembuatan surat ini juga termasuk dalam bagian untuk menciptakan pengelolaan dan manajemen persediaan yang baik bagi usaha Anda.

Guna proses manajemen inventori yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan sistem pembukuan yang memiliki fitur pengelolaan inventori terbaik seperti Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi buatan Indonesia yang sudah dipercaya oleh lebih dari ratusan ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis dan memiliki fitur terbaik dengan harga yang terjangkau.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa dengan mudah melakukan pengelolaan pembukuan, pengelolaan stok dan inventori, manajemen aset, multi gudang dan cabang, proses rekonsiliasi otomatis, smartlink ecommerce dan ebanking, otomasi lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.

Tertarik mencoba menggunakan Accurate Online, Anda bisa mencoba menggunakannya secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: