Poin penting
- Surat jalan adalah dokumen pengiriman yang di dalamnya berisi catatan seluruh barang dalam pengiriman, rincian produk dan menjadi bukti fisik pengiriman/penerimaan barang.
- Terdapat beberapa macam surat jalan, diantaranya adalah surat jalan pengantar barang, surat jalan kendaraan, surat jalan motor, dan surat jalan internal.
- Surat jalan berfungsi sebagai bukti pengiriman, daftar periksa barang, penunjang administrasi, memperkuat branding, serta meningkatkan kepercayaan pelanggan.
- Format surat jalan barang harus mencakup nama, alamat pengirim, penerima, tanggal, nomor pesanan, dan daftar barang yang dikirim.
Jika Anda adalah seorang pemilik usaha dagang dan ritel, saat memasok barang ke pelanggan, sangat disarankan bagi Anda untuk menyertakan surat jalan yang disertakan dengan barang.
Dokumen ini memang bukan persyaratan wajib, tetapi merupakan dokumen yang mampu membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional dan dihargai oleh banyak pelanggan.
Nantinya, dokumen ini akan membantu penerima dalam memeriksa barang mana yang telah dikirim dan memungkinkan mereka untuk memeriksa apakah ada yang hilang atau tidak.
Lalu, bagaimana cara membuatnya? Baca terus artikel di bawah ini untuk mengetahui cara detail dalam membuat surat jalan beserta contohnya!
Apa itu surat jalan?
Surat jalan adalah dokumen yang mencantumkan semua barang yang termasuk ke dalam pengiriman, dan sering disebut sebagai catatan pengiriman, atau tanda terima barang.
Dokumen tersebut disertakan dalam pengiriman dan mencantumkan jumlah produk yang disertakan dalam pengiriman, namun tidak mencantumkan nilai apa pun seperti harga barang.
Salinan catatan tersebut kemudian nantinya harus dikembalikan ke penjual sebagai bukti pengiriman.
Dokumen ini sangat berguna karena pemasok dapat memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana pengiriman.
Setelah ditandatangani dan dikembalikan, dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa semua barang telah diterima dan penerima merasa puas.
Dokumen ini juga akan memberikan gambaran umum kepada pelanggan tentang produk yang mereka pesan, karena nantinya akan memungkinkan mereka untuk memeriksa ulang produk yang mereka terima agar sesuai dengan pesanan.
Baca juga: Download Template Surat Purchase Order Gratis
Jenis-jenis surat jalan
Surat jalan tidak hanya satu jenis! Ada beberapa jenis surat jalan lainnya yang disesuaikan dengan kebutuhan administrasi setiap aktivitas pengiriman atau pemindahan.
Berikut ini adalalh beberapa jenis surat jalan yang perlu Anda ketahui dan fungsinya masing-masing:
1. Surat jalan barang
Surat jalan barang adalah jenis surat jalan yang paling umum dijumpai. Surat ini digunakan sebagai bukti pengiriman barang antara penjual dan pembeli.
Surat jalan barang berisi rincian barang, jumlah, tanggal pengiriman, dan informasi pengirim serta penerima.
2. Surat jalan pengantar barang
Mirip dengan surat jalan barang, namun lebih fokus sebagai dokumen resmi yang menyatakan barang-barang tersebut sedang dalam proses pengiriman atau pengantaran dari satu tempat ke tempat lain.
Umumnya surat jalan pengantar barang ini dilengkapi dengan tanda tangan penerima sebagai verifikasi.
3. Surat jalan kendaraan
Surat jalan kendaraan digunakan untuk membawa kendaraan bermotor (mobil, truk, alat berat, dll.) dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti dari dealer ke pembeli, gudang ke showroom, atau antar-divisi perusahaan.
Surat ini berisi detail kendaraan, nomor rangka, nomor polisi, serta tujuan pengiriman.
4. Surat jalan motor
Surat ini khusus digunakan untuk pengiriman atau pengantaran sepeda motor dari dealer ke konsumen, antar gudang, atau distribusi antar cabang.
Isi surat ini adalah data motor (merk, tipe, nomor mesin/rangka) dan informasi pengantar serta penerimanya.
5. Surat jalan internal
Surat jalan internal digunakan saat melakukan pemindahan barang antar divisi, gudang, atau cabang di dalam satu perusahaan.
Surat ini berfungsi sebagai dokumen kontrol dan bukti administrasi bahwa barang bergerak di lingkungan internal perusahaan dan tidak diperuntukkan untuk transaksi keluar-masuk eksternal.
Baca juga: Download Template Surat Terima Barang Inventaris Untuk Urusan Administrasi Anda
Apa tujuan dalam menggunakan surat jalan?
Sebelum barang sampai ke tangan pelanggan, surat jalan pengiriman barang memiliki fungsi penting yang tidak boleh diabaikan dalam proses pengiriman.
Dokumen ini tidak hanya akan membantu proses administrasi, tetapi juga meningkatkan rasa percaya pelanggan terhadap bisnis Anda. Nah, berikut ini adalah tujuan utama dalam menggunakan surat jalan barang:
1. Sebagai bukti pengiriman dan penerimaan
Surat jalan berfungsi sebagai bukti fisik bahwa barang benar-benar sudah dikirim dan diterima oleh pelanggan, sehingga akan bisa mencegah perselisihan di kemudian hari.
2. Sebagai daftar periksa pengiriman
Dokumen ini akan memastikan semua barang yang berada dalam pesanan sudah masuk ke dalam pengiriman, sehingga tidak ada item yang tertinggal atau salah kirim.
3. Meningkatkan kenyamanan dan kepercayaan pelanggan
Dengan adanya surat jalan yang rapi, pelanggan akan merasa yakin bahwa barang mereka benar-benar dikirim sesuai pesanan dan lebih percaya pada profesionalisme bisnis Anda.
4. Pendukung administrasi dan pelaporan
Surat jalan akan memudahkan pencatatan dan pelacakan barang yang keluar, sehingga proses administrasi akan menjadi lebih terstruktur.
5. Memperkuat branding bisnis
Dengan menambahkan logo, warna, dan desain yang mencerminkan identitas usaha pada surat jalan, Anda bisa sekaligus memperkuat brand value dan memperkenalkan bisnis Anda setiap barang diterima oleh pelanggan.
Baca juga: Kartu Persediaan Barang: Pengertian, Contoh, Fungsi, Kelebihan dan Kekurangannya
Komponen dan format surat jalan
Agar proses pengiriman berjalan lancar dan dokumen mudah dipahami, Anda harus menggunakan format surat jalan barang secara jelas dan konsisten.
Nah, berikut ini adalah komponen surat jalan barang yang wajib Anda sertakan:
- Nama dan alamat perusahaan pengirim: Sebagai informasi pihak yang melakukan pengiriman.
- Nama dan alamat klien (penerima barang): Berfungsi agar tidak terjadi kesalahan pengiriman.
- Tanggal pemesanan, pengiriman, dan perkiraan barang tiba: Untuk menelusuri waktu proses pengiriman.
- Nomor atau nama pesanan: Sebagai referensi administrasi dan verifikasi.
- Daftar rincian barang yang dikirim: Cantumkanlah nama, kode, dan jumlah setiap item yang disertakan dalam pengiriman.
Tips tambahan:
- Siapkanlah template standar format surat jalan barang agar bisa digunakan secara konsistensi di setiap pengiriman.
- Kirimlah surat jalan melalui email setelah barang dikirim untuk memberikan konfirmasi dan gambaran awal pesanan ke pelanggan.
Baca juga: Contoh Surat Penawaran dan Cara Mudah Membuatnya
Contoh surat jalan
Berikut ini adalah beberapa contoh surat jalan yang umum digunakan:
Contoh surat jalan dari Accurate Online
Membuat surat jalan kini tidak perlu ribet dan manual! Dengan Fitur Pengiriman Pesanan Accurate Online, Anda bisa membuat, mencetak, hingga mengelola surat jalan secara otomatis. Sehingga, semuanya akan jadi lebih cepat, rapi, dan mudah dilacak.
Coba gratis Accurate Online selama 30 hari dan rasakan sendiri kemudahan membuat dokumen pengiriman untuk bisnis Anda!
Contoh surat jalan barang
Contoh surat jalan pengiriman barang
source: https://www.scribd.com/doc/46152531/BLANKO-SURAT-JALAN
Contoh surat jalan kendaraan
source: https://www.scribd.com/document/394596866/Surat-Jalan-Kendaraan
Baca juga: Pengertian Manajemen Persediaan, Fungsi, dan 5 Metode
FAQ seputar surat jalan barang
Q: Surat jalan dikeluarkan oleh siapa?
A: Surat jalan biasanya dikeluarkan oleh pengirim barang perusahaan, toko, atau supplier dan dibawa oleh kurir sebagai bukti pengiriman.
Q: Apa bedanya surat jalan dan invoice?
A: Surat jalan berisi rincian barang dikirim tanpa nilai transaksi, sedangkan invoice adalah faktur penagihan yang mencantumkan harga dan jumlah yang harus dibayar pembeli.
Q: Apakah packing list sama dengan surat jalan?
A :Tidak. Packing list memuat detail isi paket secara detail (berat, jumlah, ukuran), sedangkan surat jalan adalah bukti pengiriman dan penyerahan barang.
Baca juga: Perbedaan Kwitansi, Invoice, Memo, dan Bon
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai surat jalan yang mungkin akan berguna untuk bisnis Anda nantinya.
Surat jalan ini juga berguna untuk mengurangi tindakan fraud yang akan merugikan bisnis Anda dan sebagai bukti yang memiliki kekuatan hukum jika terjadi hal yang tidak diinginkan.
Proses pembuatan surat ini juga termasuk dalam bagian untuk menciptakan pengelolaan dan manajemen persediaan yang baik bagi usaha Anda.
Nah, agar proses manajemen inventori Anda bisa dikelola dengan lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan aplikasi bisnis yang sudah terintegrasi dengan fitur pengelolaan inventori, seperti Accurate Online.
Accurate Online adalah software akuntansi dan bisnis buatan Indonesia yang sudah dipercaya oleh lebih dari ratusan ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis, serta memiliki fitur terbaik dengan harga yang terjangkau.
Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa dengan mudah melakukan pembukuan, mengelola stok dan inventori, mengelola aset, mengelola multi gudang dan cabang, melakukan proses rekonsiliasi otomatis, membuat lebih dari 200 jenis laporan bisnis, dan masih banyak lagi.
Tertarik menggunakan Accurate Online? Ayo gunakan sekarang juga atau silakan coba dulu secara gratis selama 30 hari melalui tautan gambar di bawah ini:
Referensi:
