Audit Operasional: Pengertian, Proses, Kelebihan dan Kekurangannya

Untuk menilai proses dan prosedur, saat ini perusahaan dapat melakukan audit operasional. Jenis audit ini mengidentifikasi area di mana perusahaan dapat meningkatkan operasinya, memungkinkannya membuat perubahan yang membuat prosesnya lebih efisien atau produktif.

Memahami bagaimana melakukan audit ini dengan benar dapat membantu perusahaan Anda berjalan lebih baik dan memenuhi tujuan organisasi. Pada artikel ini, kami memberikan gambaran dan definisi audit operasional untuk proses bisnis yang lebih transparan dan optimal.

Apa itu audit operasional?

Audit operasional mengacu pada metode untuk memeriksa bagaimana sebuah organisasi menjalankan bisnis. Hal ini membutuhkan analisis proses, prosedur dan sistem yang digunakan dalam perusahaan.

Jenis audit ini melihat melampaui keadaan keuangan organisasi dan memeriksa praktik manajemennya. Audit operasional bertujuan untuk menemukan area yang membutuhkan perbaikan untuk membuat operasi organisasi yang lebih efisien, produktif dan efektif.

Bagaimana proses audit operasional?

Proses audit operasional yang khas melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Meneentukan auditornya

Biasanya, sebuah perusahaan melakukan audit operasional secara internal. Mereka mungkin memiliki auditor internal atau tim audit yang tugasnya mengelola audit internal atau operasional.

Namun, beberapa perusahaan mungkin tidak memiliki tim audit internal atau auditor internal dengan pengetahuan atau pengalaman yang diperlukan, sehingga mereka dapat menyewa spesialis eksternal untuk melakukan audit.

Baca juga: Kepemimpinan Informal: Pengertian dan Cara Menjadi Pemimpin Informal

2. Rencanakan proses audit

Auditor bertemu dengan manajer yang relevan untuk mendiskusikan dan merencanakan metode audit mereka. Selama diskusi ini, auditor memperoleh pemahaman tentang bisnis dan potensi masalah apa pun.

Mereka kemudian dapat mengidentifikasi area yang mungkin memerlukan perbaikan proses, memberikan tantangan bagi mereka untuk fokus selama audit. Melalui percakapan ini, auditor juga menetapkan ruang lingkup dan jadwal audit.

Selanjutnya, mereka dapat mulai menetapkan tujuan dan strategi audit. Tujuan ini bervariasi tetapi harus bertujuan untuk mendukung kebutuhan organisasi dan tujuan keseluruhan.

Mereka mungkin fokus pada area spesifik perusahaan dan proses terkaitnya. Misalnya, sebuah perusahaan dapat melakukan audit operasional pada praktik perekrutannya.

Auditor dan manajer harus menetapkan tujuan agar proses tersebut dapat dipenuhi, seperti meningkatkan jumlah karyawan yang dipekerjakan selama periode tertentu. Kemudian auditor menggunakan tujuan tersebut untuk menilai prosedur perusahaan saat ini dan menemukan perbaikan.

3. Lakukan audit

Sekarang auditor memeriksa area bisnis dalam lingkup program audit mereka. Auditor perlu menilai proses dan prosedur yang ada untuk menentukan apakah mereka memenuhi tujuan yang ditetapkan sebelumnya dalam proses audit.

Mereka melakukan percakapan dengan manajer dan karyawan untuk mendiskusikan apakah prosesnya memenuhi harapan. Auditor juga dapat mengamati karyawan saat mereka melakukan prosedur tersebut dan memeriksa setiap langkah.

Setelah auditor harus memahami dan meninjau proses atau prosedur. Untuk itu, mereka dapat mengembangkan tes untuk mengevaluasinya.

Melalui pengujian tersebut, auditor dapat menemukan faktor spesifik yang memerlukan perbaikan dan menghasilkan serta bereksperimen dengan solusi yang membantu memenuhi tujuan mereka.

Proses yang ideal bekerja tanpa masalah dan memungkinkan perusahaan untuk melakukan tugas dengan cara yang hemat biaya dan waktu.

4. Laporkan temuan audit

Auditor mengembangkan laporan atas temuan mereka dan memasukkan setiap rekomendasi untuk perbaikan. Tergantung pada rekomendasi tersebut, auditor juga dapat menyusun rencana implementasi untuk membantu perusahaan membuat perubahan yang diperlukan.

Mereka mendiskusikan rekomendasi ini dengan manajer yang relevan, memastikan bahwa tim manajemen memahami temuan dan solusi. Manajemen mungkin setuju untuk mengikuti semua saran atau mendiskusikan mengapa beberapa perubahan tidak mungkin dilakukan.

5. Lakukan tindak lanjut

Setelah menyelesaikan audit, auditor mengadakan pertemuan tindak lanjut dengan tim manajemen dan staf terkait. Umumnya, mereka mengadakan tindak lanjut sekitar enam bulan setelah audit.

Selama tindak lanjut, mereka mendiskusikan perubahan yang dibuat pada proses dan menilai hasilnya. Mereka mengukur hasil ini dengan tujuan yang ditetapkan oleh audit dan menentukan apakah mereka memenuhi tujuan tersebut atau membuat beberapa kemajuan ke arah mereka.

Baca juga: Audit Sistem Informasi: Pengertian, Tahapan, dan Tujuannya

Jenis audit operasional

Audit operasional memeriksa proses bisnis dan prosedur dalam perusahaan. Jenis audit ini mungkin tumpang tindih dengan jenis audit lainnya, seperti:

1. Audit departemen

Departemen yang berbeda dalam perusahaan menggunakan proses dan prosedur yang berbeda terkait dengan tujuan atau tanggung jawab mereka. Audit dapat menilai proses tersebut dan menemukan cara untuk memperbaikinya.

Itu juga dapat memeriksa sumber daya departemen yang tersedia dan seberapa efisien mereka menggunakannya saat melakukan proses. Misalnya, audit operasional dapat memeriksa departemen tertentu seperti sumber daya manusia, pemasaran, atau TI.

2. Audit investigasi

Jika perusahaan menemukan atau mencurigai kesalahan atau pelanggaran keamanan telah terjadi, mereka dapat melakukan audit investigasi untuk menentukan penyebabnya.

Sebagai bagian dari audit ini, mereka dapat menilai proses yang dilakukan oleh karyawan atau departemen. Auditor dapat memberikan saran untuk memperbaiki proses tersebut atau prosedur terkait untuk memastikan masalah tersebut tidak terjadi di masa depan.

3. Audit kepatuhan

Jenis audit ini mengevaluasi apakah perusahaan mengikuti undang-undang eksternal yang relevan, bersama dengan kebijakan internal. Auditor akan menilai proses dan prosedur saat ini untuk memastikan mereka memenuhi standar atau peraturan yang diperlukan terkait dengan industri organisasi.

Perusahaan mungkin juga memiliki aturan perilaku yang banyak dipatuhi oleh semua karyawan, sehingga audit dapat memeriksa kepatuhan terhadap proses perekrutan dan pemecatan karyawan, misalnya.

4. Tindak lanjut audit

Setelah audit operasional, perusahaan akan menerapkan perubahan yang diperlukan. Mereka kemudian dapat menetapkan waktu yang ditentukan untuk melakukan audit tindak lanjut untuk mengevaluasi efektivitas perubahan.

Baca juga: Kertas Kerja Audit: Pengertian, Isi, dan Tujuan Dibuatnya Kertas Kerja Audit

Keuntungan dari audit operasional

Melakukan audit operasional dalam suatu organisasi dapat membawa banyak manfaat, seperti:

1. Audit mengidentifikasi peluang dan risiko

Operasi bisnis dapat berjalan dengan lancar, tetapi audit dapat mengidentifikasi area untuk perbaikan. Perubahan ini dapat membuat proses lebih cepat, lebih murah atau ditingkatkan dengan cara lain yang mendukung profitabilitas dan tujuan bisnis.

Melalui audit, manajer juga dapat menemukan risiko atau masalah dalam proses mereka yang tidak mereka sadari sebelumnya. Auditor membantu mengidentifikasi risiko ini dan menyediakan metode untuk menyelesaikannya.

Sekarang setelah staf memahami risiko yang terkait dengan bisnis mereka, mereka dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko di masa depan dengan lebih baik.

2. Audit dapat meningkatkan efektivitas bisnis

Audit operasional memerlukan tinjauan mendalam terhadap proses dan prosedur yang terkait dengan operasi bisnis. Tujuan audit adalah untuk memastikan bisnis menyelesaikan proses secara efektif dan efisien.

Oleh karena itu, setiap perubahan yang dibuat melayani tujuan itu dan menghasilkan perbaikan pada operasi dan profitabilitas perusahaan. Terkadang, auditor dapat mengidentifikasi area bisnis yang bekerja secara efisien dan menggunakannya sebagai contoh untuk membantu meningkatkan efisiensi tim lain.

3. Audit dapat menawarkan pandangan yang objektif atau baru

Seorang auditor dapat membantu manajer mendapatkan perspektif baru tentang operasi bisnis mereka. Jika auditor tidak memiliki keterlibatan reguler dengan proses atau prosedur yang diidentifikasi, mereka dapat memberikan wawasan yang mungkin tidak dilihat oleh seseorang yang secara teratur melakukannya.

Karena mereka mendasarkan penilaian proses mereka pada tujuan bisnis, ini berfungsi sebagai metode evaluasi yang objektif. Ini bukan tentang apakah auditor menyukai prosesnya, tetapi apakah itu memenuhi tujuan yang disyaratkan.

3. Audit dapat memberikan motivasi

Selama audit, auditor dan manajemen mengembangkan tujuan yang ingin mereka capai. Tujuan adalah untuk membantu bisnis berkinerja lebih baik dengan melakukan perbaikan pada proses dan prosedur tertentu.

Staf manajemen dapat menggunakan tujuan ini untuk memotivasi karyawan mereka dengan memberi mereka standar untuk bekerja. Sasaran tersebut juga memberikan pedoman yang jelas bagi karyawan, memastikan bahwa mereka memahami harapan majikan mereka dan mengetahui apa yang merupakan pekerjaan yang baik.

Baca juga: Pengertian Laporan Audit, Fungsi, Tahapan, dan 4 Jenis Opini Audit

Kekurangan audit operasional

Audit operasional bertujuan untuk meningkatkan proses dan prosedur dalam perusahaan, tetapi mungkin ada beberapa kelemahan. Namun, kerugian ini mungkin tidak menjadi masalah dalam jangka panjang karena keuntungan dari perbaikan yang dilakukan. Beberapa kelemahan tersebut mungkin termasuk:

1. Audit mungkin memberikan perubahan

Memperbaiki proses dan prosedur di dalam perusahaan sering kali membutuhkan perubahan elemen di dalamnya. Karyawan mungkin perlu waktu untuk menyesuaikan diri dengan perubahan ini dan menjadi lebih nyaman dengannya.

Beberapa perubahan bahkan mungkin memerlukan pelatihan staf tentang bagaimana melakukan proses baru dan lebih baik. Akibatnya, perusahaan yang menerapkan perubahan karena audit operasional perlu mempertimbangkan untuk mengembangkan rencana manajemen perubahan untuk membantu karyawan mempermudah transisi.

2. Audit datang dengan biaya moneter

Seperti audit lainnya, audit operasional membawa biaya bagi organisasi. Meskipun biasanya ditangani oleh auditor internal, perusahaan terkadang mempekerjakan auditor eksternal yang mengenakan biaya untuk layanan mereka.

Audit juga dapat menganggap perubahan tertentu diperlukan untuk meningkatkan proses dan prosedur tertentu dalam bisnis. Pelaksanaan perbaikan atau pelatihan karyawan tersebut dapat menambah biaya bagi perusahaan.

3. Audit dapat memengaruhi produktivitas

Audit operasional dapat berdampak pada produktivitas karyawan yang berpartisipasi. Jika auditor internal biasanya melakukan tugas lain di perusahaan, melakukan audit menjauhkan mereka dari tanggung jawab tersebut selama durasinya.

Demikian pula, karyawan yang departemen atau area bisnisnya diaudit perlu meluangkan waktu untuk bekerja dengan auditor dan membahas proses dan prosedur mereka.

Tugas ini dapat memperlambat kemajuan proyek mereka atau menyita waktu dari tanggung jawab sehari-hari. Proses yang disorot untuk perbaikan dapat ditunda karena perusahaan menerapkan perubahan yang diperlukan.

4. Audit bisa memakan waktu

Diperlukan waktu yang signifikan bagi auditor untuk meninjau operasi bisnis suatu perusahaan. Mereka harus memeriksa setiap langkah dari proses yang mereka audit, dan semakin kompleks prosesnya, maka akan semakin memakan waktu.

Tugas mengimplementasikan solusi atau perbaikan juga dapat memakan waktu untuk diselesaikan. Perusahaan mungkin perlu melakukan tes untuk memastikan solusi atau perbaikan membuat proses lebih efektif.

Jika karyawan memerlukan pelatihan untuk mempelajari bagaimana melakukan proses yang diubah, itu juga dapat mengambil waktu dari tanggung jawab mereka yang biasa.

Apakah audit operasional berbeda dari audit internal?

Audit operasional bertindak serupa dengan audit internal karena auditor internal melakukan prosesnya. Meski sama-sama melihat proses internal, masih ada beberapa perbedaan di antara keduanya.

Biasanya, sebuah bisnis dapat melakukan audit internal ketika terjadi kesalahan dalam proses dan prosedurnya. Audit internal akan memeriksa kesalahan dan apa yang memungkinkannya terjadi.

Kemudian perusahaan dapat fokus pada perbaikan prosesnya untuk memastikan kesalahan tidak terjadi lagi. Audit internal menilai keberhasilan dengan melihat apakah proses selesai tanpa kesalahan.

Audit operasional berbeda karena mencari potensi peningkatan dalam operasi bisnis perusahaan. Ini juga cenderung berfokus pada faktor-faktor yang terkait dengan proses, seperti efektivitas dan efisiensinya.

Daripada melakukan audit karena masalah yang terjadi, audit operasional memeriksa area bisnis yang mungkin mendapat manfaat dari perbaikan proses.

Audit operasional akan mengevaluasi suatu proses dengan menilai apakah telah menyelesaikan tugas tanpa kesalahan dan memenuhi standar perusahaan untuk efisiensi terkait dengan biaya, waktu dan sumber daya yang digunakan.

Baca juga: Apa itu Audit? Berikut Pengertian, Jenis, Tahapan dan Fungsinya

Kesimpulan

Audit adalah proses yang panjang dan bisa sangat melelahkan, namun hal ini sangat sebanding jika Anda berencana melakukan perbaikan dalam organisasi atau alur bisnis Anda. Selain proses audit operasional, audit lain yang tidak kalah penting adalah audit keuangan dalam sebuah bisnis.

Dengan melakukan audit keuangan pemilik bisnis bisa mengetahui proses bisnis mana yang berisiko mengalami pemborosan dan mengetahui ada tidaknya tindakan fraud dalam sebuah bisnis.

Namun sama seperti proses audit lainnya, proses audit keuangan adalah hal yang menakutkan, terutama jika Anda adalah seorang pemilik bisnis yang melakukan proses pembukuan manual.

Mengapa hal ini menakutkan? Karena data keuangan dari proses akuntansi manual bisa sangat berisiko terjadi human error dan memberikan informasi keuangan yang tidak valid.

Untuk proses pencatatan keuangan dan menghasilkan data keuangan yang lebih mudah dan praktis, Anda bisa mencoba software akuntansi seperti Accurate Online yang memiliki fitur terlengkap dan dengan harga terjangkau.

Tidak percaya? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: