Bagaimana Cara Membuat Skill Matrix? Berikut Cara dan Contohnya

Mengetahui pengalaman dan keterampilan yang dimiliki tim dapat membantu para pemimpin memutuskan bagaimana menetapkan tugas dengan cara yang efisien dan produktif. Menggunakan skill matrix adalah salah satu cara untuk lebih memahami keterampilan setiap anggota tim dan mengidentifikasi area mana pun yang perlu ditingkatkan oleh anggota tim agar lebih berhasil dalam pekerjaan mereka.

Pada artikel ini, kita akan membahas apa itu skill matrix, mengapa itu berguna dan langkah-langkah yang dapat Anda gunakan untuk membuat matriks keterampilan untuk tim Anda.

Apa itu Skill Matrix?

Skill matrix atau matriks keterampilan adalah alat yang digunakan di tempat kerja untuk mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan tim untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

Matriks ini dapat mencantumkan keterampilan yang sudah dimiliki anggota tim serta keterampilan yang perlu dikembangkan. Dengan mencantumkan keterampilan dan kompetensi yang dimiliki dan/atau sedang dikerjakan oleh tim, manajer dan anggota tim dapat melihat dengan jelas apa yang ditawarkan tim dan apa yang sedang dikerjakan.

Skill matrix biasanya mencakup keterampilan yang dibutuhkan yang saat ini tidak dimiliki tim, keterampilan yang tersedia di dalam tim, dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Matriks dapat dipecah berdasarkan peran spesifik dalam suatu proyek atau mungkin mencantumkan semua keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap aspek proyek.

Setiap anggota tim biasanya diberi peringkat pada kemahiran mereka dalam suatu keterampilan serta minat mereka dalam belajar dan/atau menggunakan keterampilan tertentu. Hal ini memungkinkan para pemimpin untuk mendistribusikan tugas secara efektif kepada anggota tim yang sama-sama ingin menggunakan keterampilan mereka untuk tugas tersebut dan yang dapat menyelesaikan tugas dengan sukses.

Baca juga: Struktur Fungsional Pada Bisnis: Pengertian, Kelebihan, dan Kekurangannya

Mengapa harus Menggunakan Skill Matrix?

Matriks keterampilan dapat meningkatkan kinerja tim dan meningkatkan produktivitas dalam beberapa cara. Manfaat menggunakan matriks keterampilan di tempat kerja meliputi:

Membuat anggota tim sadar akan keterampilan mereka

Membuat skill matrix  dapat menunjukkan kepada individu di tim Anda di mana mereka unggul dan di mana mereka perlu meningkatkan dalam hal keterampilan. Ini dapat membantu anggota tim menjadi lebih sadar akan keterampilan yang harus mereka fokuskan untuk diasah serta mengakui keterampilan yang saat ini mereka kuasai.

Menguraikan harapan

Dengan jelas mencatat keterampilan apa yang diperlukan untuk berhasil menyelesaikan proyek, anggota tim menyadari harapan dan apa yang perlu dilakukan untuk menjadi efektif dalam peran mereka.

Mudah menunjukkan di mana karyawan baru dibutuhkan

Skill matrix memudahkan untuk menentukan apakah karyawan baru perlu dipekerjakan untuk mengisi peran tertentu dalam sebuah tim. Mengetahui keterampilan yang hilang dari tim memungkinkan perusahaan menemukan orang yang memiliki keterampilan ini dan mempekerjakan mereka untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

Mengidentifikasi area yang lemah

Skill matrix memungkinkan tim untuk memiliki gagasan yang baik tentang keterampilan apa yang tidak dimiliki tim secara keseluruhan dan bekerja sama untuk mengimbangi kekurangan tersebut atau untuk memastikan keterampilan yang hilang tidak menghalangi kinerja mereka.

Menyoroti area dalam organisasi yang harus dikembangkan

Ketika beberapa tim dalam suatu organisasi menggunakan skill matrix, perusahaan secara keseluruhan memiliki gambaran yang lebih jelas tentang area mana pun yang perlu ditingkatkan. Organisasi kemudian dapat menggunakan informasi ini ketika memutuskan di mana akan berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan tambahan untuk meningkatkan produktivitas dan kesuksesan di seluruh perusahaan.

Baca juga: 9 Struktur Komisi Penjualan dan Tips Memilihnya untuk Bisnis Anda

Cara Membuat Skill Matrix

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat matriks keterampilan untuk tim Anda:

1. Tentukan keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek

Langkah pertama dalam membuat matriks keterampilan adalah dengan jelas menguraikan keterampilan mana yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Jadilah sespesifik mungkin saat mendefinisikan keterampilan dan garis besar apa yang diharapkan untuk setiap keterampilan tentang proyek.

2. Ukur tingkat keterampilan setiap anggota tim saat ini

Langkah selanjutnya dalam membuat skill matrix yang sukses adalah membuat daftar setiap anggota tim dan menilai tingkat keterampilan mereka saat ini untuk setiap keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Anda dapat menilai keterampilan mereka dengan bertanya kepada mereka tentang kemahiran mereka dalam setiap keterampilan atau dengan mengadakan uji kompetensi. Anda akan ingin menilai tingkat kompetensi setiap karyawan untuk suatu keterampilan secara jelas dengan menggunakan sistem angka. Berikut ini adalah contoh sistem rating yang dapat digunakan:

• Tidak ada kompetensi/pengalaman
• Kompetensi/pengalaman mendasar
• Kompetensi/pengalaman tingkat menengah
• Kompetensi/pengalaman tingkat lanjut

Dengan menggunakan skala ini, tunjukkan tingkat kompetensi setiap karyawan pada matriks keterampilan.

3. Nilai tingkat minat setiap anggota tim dalam suatu keterampilan

Setelah menentukan tingkat keterampilan setiap anggota tim untuk keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek, Anda kemudian ingin menilai tingkat minat anggota tim dalam menggunakan keterampilan yang sudah mereka miliki atau mempelajari keterampilan baru.

Ini memastikan bahwa anggota tim mengerjakan tugas yang mereka sukai atau minati dan membantu mencegah kejenuhan selama proyek. Anda dapat menilai setiap keterampilan untuk setiap karyawan sebagai “tidak tertarik” atau “tertarik”. Cukup meminta karyawan untuk memberikan tingkat minat mereka untuk setiap keterampilan sudah cukup untuk langkah ini.

4. Gunakan informasi dari skill matrix untuk menentukan keterampilan yang hilang yang dibutuhkan

Setelah Anda mengisi matriks keterampilan, Anda sekarang dapat menggunakan informasi ini untuk melihat keterampilan apa yang dibutuhkan tetapi yang kurang dari tim Anda. Anda kemudian dapat melatih anggota tim tentang keterampilan ini atau merekrut karyawan baru yang sudah mahir dalam keterampilan ini.

Baca juga:Performance Review: Pengertian, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Contoh Skill Matrix

Berikut ini adalah contoh penggunaan matriks keterampilan untuk menentukan keterampilan yang dibutuhkan untuk sebuah proyek serta karyawan mana yang memiliki keterampilan yang dibutuhkan:

Tingkat kompetensi:

• Tidak ada kompetensi/pengalaman
• Kompetensi/pengalaman dasar
• Kompetensi/pengalaman tingkat menengah
• Kompetensi/pengalaman tingkat lanjut

Tingkat minat:

• Tidak tertarik
• Tertarik

Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Project Management Plan? Berikut Penjelasannya

Kesimpulan

Itulah pembahasan mengenai skill matrix, fungsi, dan contoh membuat skill marrix. Selain mengetahui matrix dari setiap kelebihan dan kekurangan karyawan Anda, salah satu cara mengelola perusahaan untuk terus berkembang adalah dengan mengelola proses keuangan dan akuntansi secara efektif. Pengelolaan keuangan perusahaan juga membutuhkan koordinasi antara semua divisi.

Anda bisa mencoba untuk menggunakan software akuntansi Accurate Online yang dapat memudahkan Anda dalam melakukan pengelolaan keuangan perusahaan secara lebih andal dan aman. Accurate Online memiliki beberapa fitur unggulan yaitu laporan keuangan bisnis, aset, rekonsiliasi transaksi otomatis, manajemen inventori dan masih banyak lagi.

Jika tertarik Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: