E Absen: Pengertian dan Manfaatnya untuk Produktivitas Kerja

E absen adalah salah satu metode absensi yang banyak kita dengar di zaman serba digital seperti saat ini. Teknologi ini sebenarnya baru diperkenalkan seiring dengan ketersediaan internet yang bisa dijangkau oleh banyak orang.

Terdapat banyak sekali kelebihan yang ditawarkan oleh E Absen daripada teknologi absensi sebelumnya, seperti absensi sidik jari, atau absen menggunakan mesin ceklok. Terlebih lagi, saat ini internet sudah bisa dijangkau secara mudah, baik itu dari sisi akses maupun harga. Sehingga, E Absen dijadikan sebagai pilihan terbaik oleh kantor swasta hingga pemerintahan.

Nah dalam kesempatan kali ini, kita akan membahas bersama tentang pengertian E Absen serta berbagai hal yang berkaitan dengan E Absen.

Pengertian E Absen

Absen adalah suatu tanda kehadiran kita. Sejak masa sekolah dulu, dalam melakukan absensi, guru akan memanggil nama muridnya satu persatu. Walaupun begitu, perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak tidak mungkin menggunakan metode yang sama untuk melakukan absensi.

Nah, E Absen atau absensi elektronik ini dilakukan dengan menggunakan smartphone ataupun desktop dengan cara check in dan menggunakan GPS. Setiap karyawan bisa melakukan check in dengan cara mengirimkan foto selfie, sehingga bisa dideteksi lokasi keberadaannya oleh sistem.

Data yang masuk ke dalam database ini nantinya bisa diakses secara transparan oleh karyawan ataupun pihak perusahaan. Selain itu, rekamannya juga sudah berbentuk data digital, sehingga akan lebih mudah untuk diintegrasikan dengan data lain, seperti penggajian karyawan.

Baca juga: Surat Pemutusan Kontrak: Pengertian dan Komponen di Dalamnya

Manfaat Menggunakan E Absen

Terdapat beberapa manfaat dalam menggunakan E Absen daripada menggunakan absensi dengan metode lain. Nah, beberapa manfaat dalam menggunakan E Absen adalah sebagai berikut:

1. Fleksibilitas

Tentunya kita tahu bahwa ada banyak sekali jenis industri dan perusahaan di luar sana. Keberagaman tersebut tentunya menyebabkan tidak semua perusahaan bisa cocok dengan menggunakan metode absensi konvensional, seperti menggunakan mesin absen ceklok atau finger print.

Contohnya seperti perusahaan yang memiliki pekerja di lapangan, tentu menggunakan absen menggunakan sidik jari jadi tidak praktis. Karyawan tersebut harus pulang pergi ke kantor hanya untuk melakukan kegiatan absensi.

Tentunya hal ini berbeda dengan perusahaan yang menggunakan metode absen elektronik, yang mana para pekerja nantinya bisa melakukan absen dari mana saja melalui desktop atau ponselnya.

Metode ini bisa memfasilitasi kebutuhan akan kerja yang fleksibel seperti saat ini. Terlebih lagi sejak masa pandemi berlangsung, banyak perusahaan yang memberlakukan sistem WFH atau kerja dari rumah. Metode absensi sebelumnya tentu akan lebih sulit untuk memenuhi kebutuhan sistem kerja yang ada saat ini.

2. Lebih Hemat 

Metode E Absen tidak memerlukan perangkat khusus ataupun sistem pemasangan yang harus dilakukan secara mandiri oleh perusahaan. Biaya perangkat ataupun instalasi sudah termasuk di dalam satu paket, sehingga akan bisa menghemat pengeluaran perusahaan.

Dengan menggunakan absen elektronik, maka perusahaan hanya harus melakukan pendaftaran, mendownload aplikasi, dan juga menggunakan smartphone atau laptop yang sehari-hari digunakan.

Untuk karyawan yang bekerja di lapangan atau bekerja dari jarak jauh, absen elektronik tentunya akan sangat memudahkan mereka.

Hal tersebut berbanding terbalik bila Anda menggunakan mesin absen fingerprint. Karena, metode tersebut membutuhkan biaya yang lebih mahal, dan memerlukan biaya perawatan yang besar.

3. Mencegah Kecurangan

Salah satu tujuan dalam menggunakan E Absen adalah guna menekan terjadinya angka kecurangan absen di dalam perusahaan. Pasalnya, absen elektronik didukung dengan teknologi GPS dan biometrik yang menjadi sistem keamanan ganda guna mencegah terjadinya kecurangan.

Caranya adalah dengan melakukan verifikasi kehadiran karyawan dalam suatu titik yang telah digabungkan dengan foto. Untuk itu, karyawan tidak akan bisa memanipulasi datanya karena data yang masuk akan terenkripsi dan juga disimpan secara aman.

4. Data yang Masuk Lebih Akurat

Sistem absensi merupakan dasar penting dalam menghitung gaji dan hak karyawan lainnya yang penting. Untuk itu, penghitungan jam kerja dengan menggunakan E Absen dianggap bisa memudahkan hal tersebut.

Perhitungan dengan menggunakan absen elektronik dianggap lebih akurat, terlebih lagi akan tersinkron secara otomatis, sehingga perhitungannya bisa dilakukan lebih mudah.

5. Rekapitulasi Dan Integrasi Data Lebih Mudah

Salah satu keunggulan absen elektronik daripada metode absen lainnya adalah data yang disimpan bisa lebih mudah untuk direkapitulasi dan diintegrasikan. Seluruh data karyawan nantinya akan tercatat secara otomatis dan masuk di dalam sistem, sehingga akan langsung diintegrasikan dengan data lainnya.

Keunggulan ini tentunya akan membuat tim HR bisa bekerja lebih efisien.

6. Bisa Dipantau Secara Real Time

E Absen yang terhubung dengan internet akan memudahkan kegiatan pemantauan data, sehingga bisa dilakukan secara realtime. Keunggulan tersebut akan mempermudah kerja HRD agar bisa memproses data kehadiran online setiap karyawan secara mudah dan cepat.

Terlebih lagi, data digital yang berasal dari E Absen bisa secara langsung disimpan dan diperbarui secara otomatis di sistem cloud, sehingga akan sangat terjamin keamanannya.

Baca juga: Mesin Absen Finger Print: Pengertian, Kelebihan dan Kekurangannya

Penutup

Demikianlah penjelasan singkat dari kami tentang E Absen. Jadi, E Absen atau absensi elektronik adalah kegiatan absen yang dilakukan dengan menggunakan smartphone ataupun desktop dengan cara check in dan menggunakan GPS.

Dengan menggunakan E Absen, maka operasional kerja dari sisi HR bisa dilakukan secara lebih cepat dan efisien. Nah, dalam hal ini Anda bisa menerapkan penggunaan tools digital lainnya agar bisa membantu efisiensi kerja setiap divisi lain. Salah satu rekomendasi tools digital yang bisa Anda gunakan adalah aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Accurate Online dilengkapi dengan fitur bisnis yang mampu meningkatkan setiap sisi operasional bisnis Anda. di dalamnya terdapat fitur penjualan, pembelian, persediaan, perpajakan, pembukuan, manufaktur, multi cabang, multi mata uang, cost and profit center, payroll karyawan, dan masih banyak lagi.

Ayo klik banner di bawah ini untuk segera mencoba menggunakan Accurate Online selama 30 hari gratis.