Handover adalah Serah Terima Pekerjaan Sebelum Resign, Bagaimana Prosedurnya?

Sebelum resmi mengundurkan diri dari kantor, ada satu tugas yang perlu diselesaikan oleh karyawan, yakni handover atau serah terima pekerjaan. Handover adalah bentuk tanggung jawab karyawan sebelum resign, yang diwujudkan dengan memberikan informasi mengenai tugas dan tanggung jawab yang akan dialihkan kepada karyawan pengganti.

Tujuan dari dilakukannya handover adalah agar karyawan dapat mengundurkan diri tanpa beban tanggungan dan karyawan pengganti pun bisa beradaptasi dengan pekerjaan secara cepat. Karena itu, proses ini tidak bisa dilakukan secara sembarangan, melainkan ada beberapa prosedur yang perlu diikuti.

Artikel berikut ini akan menguraikan prosedur tersebut, beserta penjelasan lebih lanjut mengenai handover atau serah terima pekerjaan.

Apa Itu Handover?

Handover adalah serah terima pekerjaan yang biasanya dilakukan sebelum proses mengundurkan diri atau resign. Di mana karyawan tidak hanya menyerahkan surat pengunduran diri, melainkan juga harus melakukan serah terima pekerjaan kepada karyawan baru.

Meski begitu, handover juga bisa berlaku sementara, seperti untuk menggantikan posisi rekan kerja yang mengambil cuti panjang atau cuti melahirkan. Bisa juga dilakukan ketika seorang karyawan berpindah jabatan atau departemen, namun masih di perusahaan yang sama. Sehingga, apa pun alasannya, handover adalah proses yang harus dilakukan karyawan dalam masa peralihan.

Mereka harus menyerahkan semua informasi yang terkait dengan pekerjaannya, mulai dari kebijakan dan peraturan, serta tugas dan tanggung jawabnya kepada karyawan yang menggantikan.

Bagi karyawan yang menggantikan, proses handover akan membantu mereka untuk mendapatkan gambaran jelas mengenai pekerjaan yang akan dilakukannya, seperti apa yang harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya, serta output apa yang diharapkan. Dengan begitu, mereka dapat lebih cepat dan lebih mudah untuk beradaptasi dengan pekerjaan barunya.

Baca juga: Manajemen Perkantoran: Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya

Prosedur Melakukan Handover

Karena handover adalah pengalihan tanggung jawab kerja, maka proses ini tidak bisa dilakukan sembarangan. Anda harus memastikan bahwa informasi mengenai tugas dan tanggung jawab tersampaikan dengan baik dan karyawan yang menggantikan Anda pun telah memahami sepenuhnya.

Oleh karena itu, Anda bisa mengikuti proses di bawah ini agar proses handover dapat berjalan dengan baik.

1. Diskusikan dengan Atasan

Langkah pertama yang harus dilakukan dalam proses handover adalah mendiskusikannya dengan atasan, baik manajer maupun supervisor, mengenai bagaimana proses serah terima pekerjaan akan dilakukan. Tentukan detail arah dari handover, seperti apa-apa saja yang harus disampaikan dan apa yang harus diprioritaskan.

2. Buat Kerangka Sesi Training dan Mentoring

Agar tidak kewalahan sewaktu melakukan handover, Anda bisa membuat kerangka jadwal pelatihannya terlebih dahulu. Akan lebih baik pula apabila Anda sekaligus mempersiapkan semua materi yang akan disampaikan ke karyawan pengganti.

Dalam hal ini, buatlah kerangka yang menjelaskan dari hal-hal paling mendasar, seperti proses kegiatan harian saat bekerja, rincian mengenai tugas day–to–day, hingga jadwal, strategi, dan prioritas kerja. Setelah itu, buatlah kerangka yang mengenalkan proyek-proyek yang lebih spesifik hingga isu-isu yang sedang berlangsung dan dapat memengaruhi proyek.

3. Siapkan File atau Dokumen yang Diperlukan

Serah terima pekerjaan mencakup penyerahan dokumen atau file yang terkait dengan pekerjaan. Pastikan bahwa dokumen ini mencakup rincian tugas dan tanggung jawab, jadwal kerja, hingga prioritas kerja.

Jangan lewatkan pula untuk memberi berkas lain seperti daftar kontak terkait, informasi data login akun, hingga informasi proyek yang sedang berlangsung. Anda pun bisa memberikan catatan kecil untuk memudahkan pengganti Anda dalam memahami dokumen atau file yang diberikan.

4. Tentukan Durasi Peralihan

Durasi masa peralihan juga merupakan hal penting yang harus ditentukan. Biasanya, durasi handover yang efektif dan efisien tidak lebih dua minggu, namun bisa juga disesuaikan tergantung pada kebutuhan dan kondisi saat itu. Pada intinya, pastikan bahwa durasi tersebut digunakan untuk mengarahkan, mengajari, dan mendampingi proses handover berlangsung.

5. Atur Waktu untuk Bertemu dan Berdiskusi Langsung

Ketika sudah disiapkan dengan baik, hal selanjutnya yang perlu Anda lakukan adalah menyisihkan waktu agar bisa bertemu dan berdiskusi langsung dengan pengganti Anda. Sesi ini memberi kesempatan bagi karyawan pengganti untuk bertanya mengenai hal-hal yang mungkin tidak tertulis ataupun yang kurang jelas.

6. Adakan Meeting untuk Review Proses Handover

Langkah terakhir dalam prosedur handover adalah mengadakan review dengan atasan dan karyawan pengganti. Tujuan dari review ini adalah untuk memantau jalannya proses handover dan mengevaluasi apa saja yang sudah disampaikan dalam proses ini. Dengan begitu, proses handover dapat berjalan sebagaimana mestinya dan meminimalisir informasi yang terlewat.

Baca juga: Work Order Adalah Dokumen Penting yang Ada Di Perusahaan Manufaktur, Ini Penjelasannya!

Penutup

Pemahaman mengenai prosedur handover akan membuat Anda dikenal sebagai karyawan yang bertanggung jawab dan meninggalkan kesan baik. Perusahaan pun perlu memastikan bahwa proses handover tersebut berjalan dengan baik dan karyawan baru memahami tugas serta tanggung jawabnya.

Hal lain yang perlu diperhatikan perusahaan adalah membayar hak karyawannya sesuai dengan peraturan yang berlaku. Apabila Anda kesulitan dalam mengelola anggaran untuk gaji dan yang lainnya, Anda bisa menggunakan aplikasi bisnis dari Accurate Online.

Accurate Online merupakan software berbasis cloud yang menyediakan lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan bisnis. Berbagai fitur di dalamnya ditujukan untuk mempermudah proses pengelolaan dan pembuatan laporan keuangan menjadi lebih cepat, akurat, dan otomatis.

Jika Anda tertarik untuk menggunakannya, silahkan klik banner di bawah ini dan nikmati Accurate Online secara gratis selama 30 hari.