Manajemen Perkantoran: Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya

 Pada kesempatan kali ini, kita akan coba membahas tentang sistem Manajemen Perkantoran.

Pembahasan yang akan kita pelajari bersama adalah terkait pengertian, fungsi, dan tips dalam memaksimalkan manajemen perkantoran.

Agar lebih jelas lagi, mari kita simak ulasannya di bawah ini.

Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran adalah salah satu kegiatan pengolahan data yang disertai dengan informasi yang dikerjakan secara teratur, sistematis dan kontinyu.

Hal tersebut dilakukan dengan mengikuti berbagai kegiatan organisasi agar tujuan organisasi yang bersangkutan bisa tercapai dengan baik.

Mengutip dari Buku Manajemen Perkantoran LPP Press UNJ, Manajemen perkantoran adalah upaya pengarahan pada aktivitas atau kegiatan organisasi dari suatu kantor secara menyeluruh agar bisa mencapai tujuan seefisien mungkin.

Upaya penataan ataupun pengelolaan atas suatu pekerjaan di kantor ini disebut dengan manajemen perkantoran.

Baca juga: Administrasi Perkantoran Adalah Bagian Penting Dalam Perusahaan

Fungsi Manajemen Perkantoran

Berikut ini adalah berbagai fungsi dalam Manajemen Perkantoran:

• Planning

Fungsi perencanaan dalam manajemen perkantoran adalah suatu fungsi yang digunakan dalam menentukan seluruh bentuk tindakan untuk menyentuh seluruh target yang diinginkan.

Jadi, dalam fungsi perencanaan ini, seorang manajer wajib memikirkan apa saja pekerjaan yang akan dikerjakan dengan berbagai sumber daya yang telah dimiliki.

• Organizing

Pengorganisasian dalam manajemen perkantoran akan membantu manajer dalam melakukan kegiatan pengawasan dan menentukan tugas-tugas perorangan yang kelak didelegasikan.

Adanya fungsi pengorganisasian dalam suatu manajemen sangatlah penting karena mampu membantu menjalankan struktur organisasi secara jelas.

Juga mampu mendeskripsikan seluruh tugas dari setiap bidang ataupun bagian organisasi secara jelas.

Tanggungjawab dalam organisasi menjadi lebih jelas dan mampu memperlihatkan antar setiap tugas unit organisasi serta sumber daya manusia dan material yang sedang diperlukan pun bisa diketahui.

• Commanding

Fungsi pengarahan dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi yang erat kaitannya dengan usaha dalam memberikan suatu bimbingan / instruksi pada bawahan dalam upaya menjalankan tugasnya.

Tujuannya agar tugas tersebut bisa dilakukan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

• Controlling

Fungsi pengawasan dalam suatu manajemen perkantoran akan sangat dibutuhkan agar menjaga seluruh bentuk kegiatan.

Efektivitas pemanfaatan sumber daya tidak digunakan secara menyimpang dari rencana, sehingga tujuan utama dari organisasi tersebut bisa tercapai.

Baca juga: Tingkatan dan Peranan Manajemen dalam Perusahaan yang Harus Anda Ketahui

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Berikut ini adalah ruang lingkup manajemen perkantoran:

• Aktivitas Kantor

Seluruh aktivitas manajemen perkantoran pada biasanya terdiri dari aktivitas yang erat hubungannya dengan perencanaan, pengorganisasian serta pengawasan kantor.

• Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran

Fasilitas atau sarana kerja kantor melingkupi gedung, lokasi, serta peralatan kantor yang diantaranya interior, dan seluruh mesin kantor.

Baca juga: Mengenal Contoh Struktur Organisasi Pada Perusahaan

Tips untuk Memaksimalkan Manajemen Kantor Anda

1. Analisa Cara Kerja yang Sudah Berjalan

Sebelum Anda mulai membaca tips ini, pastinya Anda sudah memiliki sistem kerja atau cara kerja sendiri.

Hal itu bukanlah masalah, oleh karena itu cobalah untuk menganalisa cara kerja yang saat ini sudah Anda terapkan. Apakah sudah cukup efektif ataupun belum.

Tingkat keefektivitasan dari manajemen perkantoran bisa dinilai dari durasi waktu pengerjaan tugas, hasil pengerjaan, serta anggota tim Anda.

Jika ada satu tugas yang bisa diselesaikan dalam dua hingga tiga hari pada kenyataannya diperlukan waktu dua minggu untuk selesai, maka Anda harus mengevaluasi lagi cara kerja Anda.

Bisa jadi, manajemen yang ada saat ini belum begitu tepat. Pun sama halnya dengan hasil yang kurang maksimal.

Hal tersebut dapat membuat anggota tim Anda akan menjadi tidak senang karena akan mendapatkan beban yang terlalu berat.

Manajemen yang baik tentu akan memiliki dampak yang baik untuk seluruh bentuk kegiatan karyawan.

2. Terapkan Pola Kepemimpinan yang Sesuai

Cara memimpin seseorang sudah pasti berkaitan dengan sistem manajemen yang sudah ia terapkan pada kantornya tersebut.

Oleh karena itu, cobalah evaluasi kembali cara terbaik dalam menerapkan manajemen, karena bisa jadi cara yang digunakan berbeda-beda.

Namun yang pasti, Anda harus terus menjalankan komunikasi, termasuk dalam hal mendelegasikan tugas pada rekan.

Anda harus bisa menyampaikan dengan tepat apa yang sebenarnya sudah Anda harapkan pada anggota tim, serta deadline atas tugas tersebut.

Selain itu, Anda juga harus menggerakan visi misi perusahaan secara jelas, karena hal ini akan berkaitan dengan tim yang Anda pimpin.

Jika ada salah satu anggota yang memiliki tingkat pemahaman yang sama, maka hal itu harus digerakkan menjadi lebih mudah dan terarah.

3. Periksa Cara Kerja “Peralatan” yang Sudah Ada

Cara untuk memeriksa peralatan yang ada, pertama Anda harus bisa melihat saja yang digunakan oleh tim Anda untuk membantu pekerjaannya.

Contohnya, aplikasi yang mereka gunakan untuk mengirim email, berkomunikasi dengan anggota lain, atau untuk mengatur jadwal serta list pekerjaannya masing-masing.

Setelah itu, Anda bisa mengevaluasi setiap peralatan tersebut, apakah bisa berfungsi dengan baik atau belum.

Contohnya saja, dari sekian banyaknya akun yang diberikan, karyawan Anda ternyata hanya menggunakan Gmail untuk berkomunikasi dengan pihak dari luar saja, dan slack lebih sering digunakan untuk pihak internal perusahaan.

Beberapa fasilitas lain seperti Google Calendar untuk jadwal, dan Asana untuk memberikan tugas ternyata tidak begitu digunakan.

Jika hal ini sudah bisa Anda ketahui, maka Anda bisa menyederhanakan penggunaan aplikasi tersebut.

Contohnya saja Anda hanya menggunakan dua alat, yaitu slack untuk mengirim semua pesan, dan Asana untuk menjadwalkan dan memberikan tugas. Sehingga, manajemen menjadi lebih maksimal.

Baca juga: Manajemen Organisasi : Pengertian, Fungsi dan Tujuannya

4. Buatlah Alur Kerja di dalam Manajemen Kantor

Alur kerja yang jelas sangat dibutuhkan di kantor agar manajemen yang berjalan bisa lebih maksimal.

Para anggota di dalamnya pun tidak perlu bingung dalam hal dari mana mereka harus melakukan tugas, dan apa saja yang harus mereka lakukan setelahnya.

Termasuk di dalamnya siapa yang berkaitan langsung dengan mereka yang berhubungan dengan tanggung jawabnya.

Misalnya saja, Anda bisa membuat flowchart dan Standard Operational Procedure (SOP) untuk mendapatkan gambaran besar terkait tugas yang anggota tim Anda miliki.

5. Lakukan Sharing Antar Anggota Tim

Cara berikutnya yang bisa dilakukan demi memaksimalkan manajemen kantor adalah dengan memanfaatkan sesi sharing.

Disarankan agar sesi ini dihadiri oleh seluruh anggota tim serta pimpinan yang bertanggung jawab atas tim tersebut.

Seluruh anggota tim bisa menuangkan pendapat ataupun keluh kesahnya terkait sistem yang sudah diberlakukan.

Sesi ini juga sekaligus bisa memaksimalkan penggunaan peralatan yang tersedia dalam ruang lingkup pekerjaan mereka.

Selain itu, setiap anggota juga harus diberikan kesempatan dalam menuangkan pendapatnya sesuai dengan sudut pandang mereka masing-masing.

Sehingga pimpinan bisa tahu, langkah manajemen apa yang sebaiknya dilakukan dan bisa diterapkan untuk langkah kedepan.

Disarankan juga agar sesi sharing ini dilakukan secara rutin sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.

Kegiatan ini juga sekaligus mampu mengevaluasi sistem dan manajemen yang ada pada waktu sebelumnya.

Dengan diadakannya sesi ini, maka diharapkan setiap anggota tidak memendam kesulitannya sendiri, dan mampu menerapkan sistem manajemen yang lebih efisien dan efektif.

6. Dukung Pimpinan dalam Masa Awal Implementasi Manajemen Perkantoran

Hasil evaluasi mampu memberikan banyak sekali perubahan yang sudah diterapkan oleh pimpinan tim.

Adanya kebijakan baru ini tentu dibuat berdasarkan apa yang dikemukakan oleh tiap anggota tim, lalu diterapkan sebaik-baiknya oleh para pimpinan.

Oleh karena itu, ada baiknya jika seluruh anggota tim untuk tetap positif dan bersedia menjalankan seluruh aturan baru yang sudah ditetapkan.

Ajaklah seluruh anggota tim Ana untuk bisa mendukung pimpinan, dan sebaiknya cobalah terlebih dahulu aturan baru yang sudah ditetapkan.

Kalaupun ada yang janggal dan berbeda dalam proses pengerjaannya, siapa tahu hasil yang didapatkan justru akan lebih positif dari peraturan lama.

7. Evaluasi Alur Kerja dan Peralatan yang Digunakan dalam Manajemen Perkantoran

Setelah Anda mendapatkan banyak saran dan masukan dari setiap anggota tim saat melakukan sesi sharing, maka pimpinan harus mulai menerapkan cara yang dinilai paling baik.

Beberapa hal yang harus diperhatikan pun tetap sama, yaitu seputar hasil dan durasi waktu pengerjaan, serta kondisi tim yang menjalankannya.

Anda tidak perlu khawatir, dengan menggunakan manajemen yang sesuai, hasil yang didapatkan nanti pastinya akan lebih maksimal, efisien dan lebih efektif.

Ketahuilah bahwa manajemen yang maksimal akan mampu mengeluarkan kemampuan yang maksimal untuk setiap anggota timnya.

Baca juga: Apa Itu Manajemen? Berikut Pengertian, Fungsi, Unsur, Gaya, Jenis, Dan Karakteristiknya

Kesimpulan

Manajemen administrasi perkantoran adalah salah satu kegiatan pengolahan data yang disertai dengan informasi yang dikerjakan secara teratur, sistematis dan kontinyu.

Dengan mengikuti berbagai kegiatan organisasi agar tujuan organisasi yang bersangkutan bisa tercapai dengan baik.

Fungsi manajemen perkantoran sangat erat kaitannya dengan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.

Ruang lingkup manajemen perkantoran mencakup seluruh aktivitas kantor dan sarana serta prasarana kantor.

Tips terbaik untuk memaksimalkan manajemen kantor yang bisa Anda lakukan adalah:

• Menganalisis sistem kerja yang sudah berjalan,
• Menerapkan pola kepemimpinan yang sesuai,
• Memeriksa cara kerja “peralatan” yang sudah ada,
• Membuat alur kerja,
• Melakukan sharing antar anggota tim,
• Mendukung pimpinan dalam masa awal implementasi,
• Mengevaluasi alur kerja dan peralatan yang digunakan dalam manajemen.

Namun, hal lain yang tidak boleh diabaikan dalam manajemen kantor adalah manajemen keuangan, karena manajemen keuangan juga sangat penting bagi perkembangan kantor.

Saat ini, Anda pun bisa lebih mudah lagi dalam melakukan manajemen keuangan, yaitu dengan memanfaatkan software akuntansi dan bisnis Accurate Online.

Karena software ini mampu membantu mencatat keuangan secara praktis, akurat dan cepat.

Selain itu, Anda juga bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: