Inventaris Adalah: Pengertian dan Cara Menjaga Inventaris Perusahaan

Pengertian umum inventaris adalah suatu barang milik institusi perusahaan yang bisa digunakan untuk produktivitas atau operasional perusahaan. Memahami inventaris kantor adalah cara yang paling mudah dan menyenangkan untuk belajar akuntansi.

Kenapa? Karena inventaris perusahaan sangat berkaitan dengan profit atau laba perusahaan. Nah, agar lebih jelas lagi dalam memahami inventaris, berikut ini kami berikan penjelasan lengkapnya untuk Anda.

Pengertian Inventaris Adalah

Untuk lebih mudah dalam memahami pengertian inventaris, berikut ini kami berikan beberapa pendapat dari ahli dan narasumber terpercaya.

1. Wikipedia

Dilansir dari Wikipedia.org, inventaris adalah suatu kata yang berasal dari bahasa Inggris yang berarti barang ataupun bahan milik perusahaan untuk diolah kembali menjadi produk penjualan atau perbaikan.

2. Kamus Besar Bahasa Indonesia

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Inventaris adalah suatu daftar yang berisi seluruh barang milik institusi, baik itu perusahaan, sekolah, pemerintahan, yang berguna untuk menjalankan operasionalnya.

3. Menurut Soemarso S.R

Soemarsono menjelaskan bahwa inventaris adalah seluruh barang yang dimanfaatkan oleh perusahaan atau karton yang menyertakan jumlah, harga, jenis, dan juga keadaannya.

4. Muhammad Ali

Beliau menerangkan bahwa inventaris adalah suatu daftar yang berisi seluruh barang milik perusahaan yang digunakan untuk menjalankan tugas perusahaan. Daftar yang dimaksud tersebut adalah catatan terkait seluruh alat dan juga bahan yang disediakan agar bisa dimanfaatkan dalam pengelolaan bisnis yang dijalankan ataupun sebagai alat operasional perusahaan.

5. Ilmu Pengetahuan dan Teknologi

Jika merunut pada ilmu pengetahuan dan teknologi, maka inventaris kantor dalam akuntansi adalah seluruh kegiatan dan juga usaha agar bisa mendapatkan data yang dibutuhkan terkait ketersediaan barang yang dimiliki dan juga dikelola, baik itu yang diperoleh melalui pembelian menggunakan anggaran belanja, atau sumbangan atau hibah untuk didaftarkan sebagaimana seharusnya.

Berdasarkan kelima pengertian tentang inventaris diatas, maka bisa kita simpulkan bahwa inventaris adalah suatu daftar yang berisi sumber daya yang penting untuk keberlangsungan perusahaan, kerapian dalam hal mengelola inventaris dan arus persediaan barang pada perusahaan akan menjadi kunci penting perusahaan dalam meraih kesuksesannya.

Pengelolaan inventaris yang rapi dan tepat akan mempermudah Anda dalam menganalisa laporan keuangan perusahaan. Karena dalam laporan keuangan sangat diperlukan data yang akurat dan juga valid.

Kesalahan yang dilakukan dalam hal mengelola inventaris perusahaan akan mengakibatkan laporan keuangan menjadi sangat kacau. Sehingga jika dibiarkan, akan menyebabkan neraca saldo menjadi tidak seimbang dan harus dilakukan pengecekan dari awal.

Baca juga: Employee Turnover Adalah: Sebab, Akibat, dan Cara Mencegah Turnover Pada Karyawan

Pentingnya Mengelola Inventaris

1. Mengurangi Penyusutan Inventaris

Penyusutan dalam akuntansi adalah adanya pengurangan nilai perolehan pada suatu barang atau lebih, atau lebih tepatnya berkurangnya nilai jual pada suatu barang saat ingin dijual lagi.

Pada umumnya, penyusutan ini akan lebih melekat pada suatu aset perusahaan, terutama aset tetap seperti kendaraan akan menjadi berkurang karena nilai jual yang dimiliki oleh kendaraan tersebut setelah digunakan dalam beberapa tahun.

Nah, sedangkan penyusutan inventaris adalah berkurangnya jumlah persediaan barang yang umumnya terjadi karena kesalahan manusia di beberapa periode tertentu.  Bentuk pengurangan tersebut seperti adanya tindak pencurian, pengelolaan inventaris yang salah, dan juga kesalahan dalam pencatatan barang.

Penyusutan inventaris tersebut akan dijumlahkan dan dicatat dalam laporan keuangan di akun aktiva.

Contoh format daftar inventaris kantor umumnya berbentuk tabel alat-alat kantor seperti alat tulis kantor atau ATK, dan alat penunjang kegiatan kantor. Dalam hal ini, daftar inventaris kantor dibuat menjadi dua rangkap agar bisa menghindari kehilangan data di lain hari.

2. Mempermudah dalam Akses Tata Letak

Mengelola inventaris pada gudang yang yang sangat besar akan memerlukan waktu dan juga tenaga yang lebih banyak, terlebih lagi dengan adanya persediaan barang Anda yang jumlahnya ribuan.

Dengan mengelola inventaris, maka Anda akan lebih mudah dalam mengawasi ribuan jenis barang tersebut dengan menggunakan tata letak barang dan juga produk yang berbeda. Perkembangan yang pesat di era digital seperti saat ini sudah didukung dengan penggunaan sistem barcode pada setiap tata letak barang persediaan.

Selain itu, fungsi tata letak pada barang juga akan lebih memudahkan proses stock opname pada akhir bulan, sehingga penempatan tata letak akan berdasarkan pada setiap kategori masing-masing, dan mengurangi resiko barang rusak, kadaluarsa atau tidak layak jual/pakai, dlll.

3. Meningkatkan Layanan Konsumen

Dengan pengelolaan inventaris yang baik, maka layanan konsumen pun akan menjadi meningkat dengan adanya ketersediaan produk. Kepuasan setiap konsumen akan memengaruhi ketersediaan barang karena konsumen akan lebih dulu memilih membeli barang dari perusahaan lain yang stok persediaan barangnya terjaga dan sudah siap untuk dikirim.

Selain itu, konsumen pun akan menjadi lebih loyal dan bersedia untuk membayar lebih mahal jika Anda mampu memenuhi kebutuhan mereka lebih cepat. Selain itu, nantinya juga mereka akan merekomendasikan bisnis Anda ke kerabat, tema atau partner bisnisnya untuk menjalin kerjasama dengan Anda.

4. Mengukur Kinerja Pengelolaan Inventaris

Kinerja pengelolaan inventaris bisa diukur dengan menggunakan KPI atau Key Performance Indicator demi etos kerja dan suasana kerja yang lebih kondusif. Peningkatan semangat kerja pada tiap karyawan akan membuat Anda menjadi lebih mudah dalam mengawasi dan mengendalikan inventaris perusahaan.

Angka pada KPI akan menunjukan seberapa baik perusahaan Anda dalam mengelola inventaris dan bisa memudahkan dalam hal penerapan fungsi akuntansi.

Cara Terbaik Menjaga Inventaris dan Mengelola Tingkat Persediaan

1. Pilih Penanggung Jawab Inventaris yang Tepat

Pilihlah salah satu dari staff Anda untuk dijadikan sebagai manajer inventaris. Mereka yang memiliki tanggung jawab pada inventaris harus benar-benar mengetahui seluk beluk  terkait inventaris.

Orang yang Anda pilih juga harus mampu memberikan laporan inventarisnya secara lengkap, seperti jumlah stok, stok yang masuk dan keluar, depresiasi, valuasi stok, dll. Selain itu, dia juga akan bertanggung jawab terkait audit inventaris, pengembalian barang, pengisian ulang, dll.

2. Optimalkan Keamanan di Gudang dan Toko

Meningkatkan keamanan di gudang dan juga toko adalah salah satu cara yang paling efektif lainnya dalam menjaga inventaris. Hal ini akan sangat dibutuhkan, khususnya bila Anda memiliki toko dengan ukuran yang besar dan jumlah yang banyak.

Pasanglah kamera CCTV pada gudang dan koridor Anda, lalu pasang password tertentu pada pintu gudang Anda. Berikanlah hak akses masuk pada pegawai yang memang diberikan tanggung jawab dalam mengelola stok saja.

3. Beri Kode SKU dan Barcode untuk Setiap Barang

Pemberian Kode SKU dan juga barcode pada barang sangat penting untuk memudahkan Anda dalam hal melacak stok. Hal ini juga dilakukan sebagai salah satu upaya dalam memastikan seluruh stok agar bisa tercatat dengan baik dan menghindari adanya kehilangan stok.

Untuk memudahkan Anda dalam hal melacak stok dan juga membuat barcode, pilihlah suatu sistem barcode yang sudah terintegrasi dengan barcode scanner dan manajemen inventarisnya

4. Pantau Tingkat Persediaan Stok

Memantau tingkat persediaan suatu stok secara berkala akan meminimalisir dari adanya penyusutan inventaris. Untuk itu, tentukanlah batas minimum pada stok Anda secara tepat waktu.

Jika tingkat persediaan Anda mendekati batas minimum, maka itu artinya Anda harus segera bias melakukan pemesanan ulang atau produksi ulang. Hindari memesan atau memproduksi terlalu banyak, karena kelebihan stok akan membuat stok Anda menjadi tidak terurus.

Untuk itu, Anda harus membuat suatu perkiraan untuk bisa menentukan jumlah stok yang tepat.

5. Lakukan Audit Inventaris Secara Berkala

Anda juga harus selalu melakukan audit inventaris secara rutin. Coba bandingkanlah jumlah stok yang Anda miliki di gudang atau di toko dengan jumlah yang sudah tercatat di komputer Anda. Biasanya, cara ini disebut juga dengan stocktaking.

Pastikanlah agar tidak ada perbedaan pada jumlah stok sebenarnya dengan jumlah stok pada sistem. Anda bisa melakukan audit inventaris ini kapanpun Anda mau.

Baca juga: Economic Order Quantity (EOQ) Adalah: Berikut Pengertian Lengkapnya

6. Otomatiskan Manajemen Inventaris Anda

Rasanya, tidak ada cara yang lebih efektif dan aman dalam mengelola tingkat persediaan gudang selain dengan menggunakan otomatisasi pada manajemen inventaris Anda. Melakukan pengecekan secara manual tentunya akan memerlukan waktu yang banyak dan hal tersebut menjadi tidak lagi efisien.

Nah, dalam hal ini, Anda bisa menggunakan aplikasi akuntansi dari Accurate Online. Kenapa? Karena selain mampu menyediakan laporan keuangan yang kompleks aplikasi ini juga mampu membantu Anda pengaturan persediaan, penyesuaian persediaan, penyesuaian harga pemasok, stock opname, job costing, dll.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: