Job Description: Pengertian, Tips dan Cara Membuatnya

Setiap karyawan yang bekerja di dalam suatu perusahaan pasti mempunyai pekerjaan serta tanggung jawabnya sendiri-sendiri. Berbagai tugas yang dilakukan oleh mereka dikenal dengan istilah job description. Job description adalah suatu bagian yang mana didalamnya menjelaskan dan gambaran umum terkait suatu peran pekerjaan yang akan mereka lakukan.

Bila Anda adalah seorang pekerja ataupun pelamar kerja, tentunya istilah ini sudah tidak asing lagi untuk Anda. Kenapa? Karena job description adalah suatu hal yang sangat penting untuk Anda pertimbangkan ketika ingin melamar pekerjaan di dalam suatu perusahaan tertentu.

Untuk itu, bisa kita katakan bahwa peran job description di dalam suatu perusahaan sangatlah penting. Tapi, apa saja manfaat dari job description? Bagaimana cara yang baik dalam menyusunnya? Temukan jawaban lengkapnya dengan membaca artikel tentang job description di bawah ini hingga selesai.

Pengertian Job Description

Job description adalah sebuah catatan terkait tanggung jawab dan tugas atas suatu pekerjaan tertentu. Di dalam catatan ini berisi berbagai hal yang berkaitan dengan pekerjaan yang harus dilakukan, bukan tentang pemegang tanggung jawab pekerjaan tersebut.

Umumnya, di dalamnya berisi daftar yang terdiri dari nama pekerjaan, berbagai tugas yang harus dilakukan, kondisi kerja, lokasi kerja, sampai dengan resiko pekerjaan itu sendiri.

Berbagai data job description ini diperoleh dari hasil analisis pekerjaan. Data ini menggambarkan apa yang memang sebenarnya harus dilakukan oleh pemegang tanggung jawab pekerjaan tersebut, bagaimana nantinya mereka akan melakukan pekerjaan tersebut, serta dalam kondisi apa mereka harus melakukannya.

Baca juga: 5 Aspek dalam Manajemen Karyawan yang Baik

Tips Menulis Job Description yang baik

Sebelumnya, kita sudah membahas tentang gambaran umum dari job description. Namun kalau hanya melakukannya saja, sebagian dari Anda mungkin akan kalah saing dengan kompetitor dan harus kehilangan kesempatan dalam memperoleh SDM yang memiliki potensi bagus.

Tentunya hal tersebut sangat tidak diinginkan. Nah, berikut ini adalah tips dalam membuat job description yang baik.

1. Riset dan Analisis

Sebelum Anda membuat job description, tim PIC rekrutmen tentunya akan melakukan riset dan analisa terkait pekerjaan yang akan dibuka. Untuk itu, Anda harus mengumpulkan berbagai informasi tentang alasan posisi tersebut diperlukan, skill apa saja yang diperlukan, dan apa bedanya job description dari perusahaan yang satu dan yang lainnya.

2. Bentuk Kepribadian

Tips yang kedua adalah Anda wajib memiliki persona yang bisa mewakili perusahaan serta mampu melakukan komunikasi yang baik dengan para kandidat dengan menggunakan job desc. Anda tidak boleh membuat job description dari template saja.

Anda harus bisa menggambarkan kepribadian ini ke dalam deskripsi agar mampu membuat job description yang lebih menarik perhatian para kandidat.

3. Menyesuaikan Kandidat

Dalam hal ini juga Anda memerlukan daya imajinasi yang tinggi. Bila target Anda memang berasal dari kalangan gen Z, maka kemungkinan besar Anda harus menulis job description dengan gaya yang lebih friendly dan juga lebih santai.

Bila target Anda berasal dari generasi yang lebih lama, atau dari golongan yang lebih profesional lain, maka tentunya Anda harus melakukan penyesuaian nuansa di dalam penulisan deskripsi tersebut. Namun, Anda harus tetap mengutamakan kejelasan dari kriteria yang diperlukan dalam posisi tersebut.

4. Terstruktur

Dengan menulis job description yang rapi, terstruktur, dan jelas, maka Anda akan membuat perusahaan lebih terlihat profesional. Dalam satu sisi, hal ini memang penting, namun hal tersebut nantinya akan terlihat sangat kaku.

Di zaman saat ini, terdapat banyak sekali cara yang unik dan juga kreatif dalam menulis job description. Terlebih lagi bila Anda memanfaatkan media sosial sebagai suatu media dalam menyebarkan iklan lowongan pekerjaan. Kunci pentingnya adalah tetap terstruktur dan rapi, tapi berilah sentuhan yang lebih kekinian.

5. Spesifik

Bila Anda telah melakukan analisis pekerjaan dengan baik seperti yang sudah dijelaskan di atas, maka seharusnya Anda sudah mengetahui kunci sukses dalam membuat job description yang Anda buat. Untuk itu, berusahalah untuk tidak mencantumkan hal yang tidak penting dalam menggunakan ungkapan, seperti sewaktu-waktu, tergantung, kapan saja, dll.

Peran Penting Job Description Bagi Perusahaan

Job description adalah suatu petunjuk yang mampu menjelaskan suatu pekerjaan di dalam suatu perusahaan secara jelas. Hal tersebut dikarenakan job description mempunyai berbagai hal yang harus dilakukan secara baik dan benar oleh para karyawan agar perusahaan bisa bergerak dengan lancar.

Nah, berikut ini adalah peran penting job description untuk suatu jabatan ataupun posisi tertentu di dalam suatu perusahaan.

1. CEO atau Chief Executive Officer

Untuk CEO, job description akan membantu mereka dalam menentukan prosedur, kebijakan, dan juga standar organisasi perusahaan. Selain itu, catatan tersebut juga akan menentukan kebijakan strategis dalam hal investasi, integrasi, divestasi, aliansi serta joint venture.

Lebih dari itu, CEO juga nantinya akan terbantu dalam menganalisis dan juga menentukan prioritas untuk alokasi sumber daya dan juga anggaran perusahaan.

2. Manajer

Untuk para manajer, job description yang baik akan membantu mereka dalam mengelola operasional perusahaan, menyelesaikan pekerjaan terkait administrasi, dan juga menjelaskan hal apa saja yang diharapkan serta yang harus dilakukan.

Selain itu, job description juga mampu menghindari risiko terjadinya perbedaan pemahaman, serta memberikan batasan wewenang antar tiap jabatan yang ada.

3. Recruiter and Trainer

Untuk para tim perekrut, job description akan membantu tim perekrut untuk menentukan kriteria apa yang nantinya harus dicari dan kandidat yang tepat serta sesuai untuk kebutuhan pihak manajemen perusahaan.

Di sisi lain, para pelatih akan terbantu dalam menentukan program dan pengetahuan apa saja yang nantinya memang harus dikuasai karyawan di dalam tanggung jawabnya.

4. Assessor dan Succession Planner

Untuk tim assessor, job desc yang baik akan membantu mereka dalam menganalisa para pemegang jabatan, seperti dalam mengadakan tes kemampuan, wawancara yang lebih mendalam, dll.

Sedangkan untuk succession planner, job desc bisa digunakan dalam menentukan tempat karyawan sesuai dengan tanggung jawab, kebutuhan, dan juga keperluan perusahaan.

5. Research and Development Department

Job desc yang baik juga akan membantu tim pengembangan dan perencanaan dalam menyesuaikan diri terkait perubahan lingkungan, memudahkan koordinasi, dan menyusun skala prioritas.

Cara Membuat Job Description

1. Buat Spesifikasi Pekerjaan

Dalam suatu pekerjaan tentunya akan ada suatu persyaratan kerja yang menjadi suatu dasar ukuran penilaian kualitas dari calon pelamar. Selain itu, penilaian terkait suatu pekerjaan juga akan melibatkan compensable factor yang ikut membawa empat komponen lainnya.

2. Menentukan Tugas dan Tanggung Jawab

Tentunya kita sudah mengerti akan tugas dan tanggung jawab karena di dalamnya sudah memiliki pengertian yang jelas. Dengan membuat tugas dan tanggung jawab, diharapkan para karyawan bisa melakukan tanggung jawab, tugas, dan juga pekerjaan pada atasannya.

Kegagalan ataupun kesalahan yang terjadi selama melakukan tugas dan mengejar tujuan pekerjaan ataupun keberhasilan yang sudah diperoleh adalah tanggung jawab dari mereka. Dalam hal ini, perusahaan tentunya mempunyai suatu standar tertentu dalam menilai keberhasilan kerja karyawan.

Umumnya, mereka yang membuat job description harus menjelaskan pekerjaan dan tanggung jawab, serta kewajiban yang harus dilakukan. Lalu, rincian tersebut harus bisa dibuat dengan kalimat langsung yang sangat ringkas.

3. Ringkasan Pekerjaan

Tahap selanjutnya adalah dengan membuat ringkasan pekerjaan. Umumnya, para perekrut akan membuat suatu ringkasan terkait gambaran pekerjaan yang memang harus dilakukan oleh karyawan. Komponen di dalamnya juga terdapat informasi yang cukup dan ringkas.

4. Akuntabilitas

Tahap selanjutnya adalah akuntabilitas, yang mana dalam hal ini Anda akan mewakili sejumlah pengetahuan dan juga tanggung jawab yang berhubungan dengan kebijakan perusahaan, produk, keputusan, dan juga tindakan yang nantinya akan diambil.

Untuk itu, job desc yang baik harus mempunyai akuntabilitas agar mereka yang memiliki tanggung jawab tersebut bisa melakukannya dengan baik.

Baca juga: Kontrak Kerja Karyawan: Pengertian dan Berbagai Jenisnya dalam Suatu Perusahaan

Kesimpulan

Bila job description sudah dibuat dengan baik, maka nantinya akan terbentuk suatu sistem yang dikenal dengan job profiling atau analisa jabatan, yang mana perusahaan sudah menempatkan dasar pondasi yang kuat untuk proses perencanaan dan pengembangan SDM.

Sehingga, arah perencanaan dan juga pengembangan karyawan nantinya akan lebih terarah, mulai dari proses rekrutmen, seleksi, penempatan, pelatihan, pengembangan dan pelatihan penilaian kinerja, hingga suksesi para karyawan. Hal ini akan membuat manajemen perusahaan akan menjadi lebih baik.

Namun, manajemen perusahaan yang baik juga harus dinilai dengan bagaimana perusahaan dalam mengelola finansial dan menyajikan laporan keuangan yang tepat dan akurat. Kabar baiknya, melakukan pengelolaan finansial dan membuat laporan keuangan kini bisa dilakukan dengan mudah menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Dengan Accurate Online, Anda akan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat dan akurat. Sehingga Anda bisa lebih fokus dalam mengembangkan bisnis Anda. Selain itu, bisnis Anda juga nantinya bisa berjalan lebih efisien karena Accurate Online sudah didukung dengan berbagai fitur dan modul yang canggih.

Klik banner di bawah ini untuk mencoba keunggulan dan fitur menarik dari Accurate Online selama 30 hari, gratis!