Apa itu Koordinasi Proyek dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Mengembangkan keterampilan koordinasi proyek Anda dapat berharga untuk karir atau posisi apa pun yang mungkin Anda minati. Pengusaha mencari kualifikasi manajemen dan koordinasi proyek yang solid pada pelamar karena pengalaman ini membuktikan beberapa kemampuan utama dalam komunikasi, organisasi, dan pemecahan masalah.

Pada artikel ini, kami menjelaskan apa itu koordinasi proyek, manfaat utamanya, tahapan koordinasi proyek, dan tanggung jawab koordinator proyek.

Apa itu Koordinasi Proyek?

Koordinasi proyek adalah pengelolaan tugas sehari-hari dalam departemen Anda. Tujuan mengoordinasikan proyek adalah untuk merampingkan alur kerja tugas Anda.

Manajer proyek memberi tahu karyawan tentang siapa yang bertanggung jawab atas setiap bagian proyek dan tenggat waktunya. Dalam peran ini, Anda mungkin juga diminta untuk membuat notulen rapat yang mendokumentasikan informasi penting yang dapat digunakan karyawan untuk menjalankan proyek mereka.

Manfaat Utama dari Koordinasi Proyek

Koordinasi proyek yang efektif dapat memaksimalkan kinerja tim Anda di tempat kerja.

Berikut adalah beberapa manfaat utama untuk koordinasi proyek:

Mengkomunikasikan area yang penting dan prioritas

Mengkomunikasikan area penting dan prioritas membantu Anda menyelesaikan tugas dengan sukses. Seorang manajer proyek dapat menggarisbawahi strategi perusahaan dan mendiskusikan bagaimana hubungan proyek dengan tujuan perusahaan, langkah demi langkah.

Anggota tim dapat, pada gilirannya, berbicara satu sama lain untuk menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki tentang proyek dan mendapatkan kejelasan untuk ruang lingkup dan detail proyek.

Memperlancar komunikasi

Seorang koordinator proyek dapat menetapkan metode untuk mengkomunikasikan informasi kepada tim dengan cara yang efisien. Kemampuan Anda untuk mengomunikasikan informasi secara efisien dapat membantu menetapkan prioritas untuk suatu proyek.

Anda dapat memilih anggota tim yang memiliki keterampilan komunikasi yang baik, sehingga Anda dapat membuat tim yang berfungsi penuh.

Baca juga: 21 Soft Skill yang Agar Anda Memiliki Kepemimpinan yang Baik

Meningkatkan produktivitas dan kualitas proyek

Strategi proyek yang terkoordinasi dengan baik mendorong kualitas keluaran yang lebih baik dan alur kerja yang lebih produktif. Dengan mengatur dan menugaskan tugas khusus kepada anggota tim, manajer proyek dapat memastikan bahwa setiap tugas dilakukan secara kritis pada tingkat mikro.

Setiap anggota tim memiliki tanggung jawab mereka sendiri yang, pada gilirannya, memantapkan fokus dan kinerja mereka dan berkontribusi pada penyelesaian proyek yang lebih berkualitas secara keseluruhan.

Tetap sesuai jadwal dan sesuai anggaran

Koordinasi proyek yang tepat juga dapat membantu pemimpin dan anggota tim tetap sesuai jadwal dan sesuai anggaran mereka. Garis waktu dapat menampilkan alur kerja untuk keseluruhan proyek dan tujuannya.

Manajer proyek harus memberi semua karyawan garis waktu dan gambaran umum anggaran perusahaan untuk menyelesaikan bagian proyek mereka. Anda akan memahami jumlah sumber daya yang harus Anda kerjakan melalui penyelesaian proyek.

Koordinasi proyek juga akan membuat Anda mengetahui masalah apa pun yang mungkin menyebabkan penundaan dan melacak kemajuan proyek untuk memenuhi tenggat waktu apa pun.

Tetapkan sasaran SMART (Spesifik, Terukur, Dapat Ditindaklanjuti, Relevan, dan Berbasis Waktu) untuk memantau kemajuan Anda dan melacak pencapaian terlepas dari jumlah sumber daya yang diberikan kepada Anda di awal proyek.

Baca juga: Critical Path Method, Teknik Mengatur Proyek Agar Bebas Hambatan

Meminimalkan risiko

Mengkoordinasikan proyek dengan rekan kerja Anda juga akan membantu Anda mengidentifikasi risiko terkait beban kerja Anda. Identifikasi risiko yang dapat menyebabkan kegagalan proyek dan bagaimana risiko tersebut dapat memengaruhi produktivitas rekan kerja Anda.

Gunakan strategi penghindaran risiko, risiko, pengurangan risiko, dan retensi risiko untuk mempersiapkan respons yang mungkin perlu Anda ambil jika terjadi krisis.

Meningkatkan feedback klien

Mengkoordinasikan proyek dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dengan perusahaan Anda jika mereka mendapatkan kiriman berkualitas tinggi yang diselesaikan tepat waktu.

Misalnya, klien mungkin memiliki panduan gaya untuk diikuti oleh copywriter dan editor untuk membuat artikel untuk situs web mereka. Anda dapat meminta klarifikasi yang diperlukan dari klien sehingga Anda dapat memenuhi spesifikasi mereka sebelum mengirimkan versi final dari kiriman kepada mereka untuk ditinjau.

Bicaralah dengan manajer Anda atau rekan kerja Anda tentang perubahan lebih lanjut pada sebuah proyek untuk memberi Anda kejelasan lebih lanjut tentang bagaimana melanjutkan penyelesaiannya.

Baca juga: Manajemen Keuangan Proyek: 6 Tips Terbaik yang Bisa Dicoba

Apa saja Tahapan Koordinasi Proyek?

Berikut tahapan koordinasi proyek:

1. Definisi

Langkah pertama merinci apa proyek itu dan langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai kesimpulannya. Anda, manajer proyek Anda, dan anggota tim lainnya perlu memahami tujuan, sasaran, ruang lingkup, risiko, garis waktu, anggaran, dan pendekatan proyek.

Klien menyetujui proyek sebelum Anda mulai mengerjakannya. Proyek kompleks mungkin memerlukan komunikasi terus-menerus untuk memberi Anda wawasan tentang arah proyek.

2. Inisiasi

Tahap inisiasi membuat harapan menjadi jelas bagi perusahaan Anda dan klien. Anda harus tahu berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk merencanakan pelaksanaan proyek, alasan untuk memulai proyek, manfaat dan kemungkinan keberhasilannya.

Alokasikan waktu untuk menyoroti masalah yang mungkin muncul dan dapat menunda kemajuan dalam tahap proyek selanjutnya.

3. Perencanaan

Selama tahap perencanaan, Anda akan menyelaraskan tugas dengan tujuan strategis. Anda akan membantu menetapkan prioritas dan menyetujui hasil yang diinginkan dengan seluruh tim Anda.

Lakukan analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) untuk melakukan brainstorming solusi untuk masalah yang mungkin Anda hadapi dan rencanakan bagaimana Anda dapat berkinerja lebih baik daripada pesaing Anda.

Jika Anda sedang mengerjakan strategi pemasaran, Anda mungkin berencana untuk menyelesaikan proyek yang memanfaatkan media sosial untuk mendapatkan keunggulan kompetitif guna meningkatkan keterlibatan dari audiens target Anda.

4. Eksekusi

Selama tahap eksekusi, kontributor individu menyelesaikan bagian proyek mereka. Anda akan memastikan setiap pemilik tugas memahami peran mereka dan harapan apa pun yang Anda miliki untuk mereka, termasuk tenggat waktu, anggaran, atau alokasi sumber daya lainnya.

Baca juga: Manajemen Proyek : Pengertian, Tujuan, Sasaran, Ruang Lingkup, dan Contohnya

5. Pemantauan dan pengendalian

Koordinasi proyek membantu Anda memantau dan mengontrol setiap tahap proyek dengan lebih baik untuk memastikan kemajuannya sesuai dengan garis waktu yang ditentukan.

Berkolaborasi dengan tim Anda pada masalah yang Anda hadapi, untuk mengelola risiko dan validitas tugas untuk lingkup proyek saat ini. Berkomunikasi dengan manajer proyek tentang pembaruan apa pun yang mungkin Anda harapkan akan dihadapi dalam beberapa hari atau minggu mendatang sebelum proyek selesai.

6. Penutupan

Penutupan adalah persetujuan akhir pelanggan terhadap proyek setelah pengiriman. Persetujuan klien harus menyatakan bahwa proyek tersebut final, dan mereka dapat menggunakannya untuk bisnis mereka.

Manajer proyek memutuskan apakah Anda dan kontributor memenuhi atau melampaui tujuan proyek dalam umpan balik apa pun di bidang perbaikan untuk proyek masa depan untuk menghasilkan hasil yang lebih baik.

Tanggung Jawab Pekerjaan dalam Peran Koordinator Proyek

Peran koordinator proyek sering didefinisikan oleh banyak tanggung jawab untuk memasukkan:

• Mengawasi tugas administrasi untuk proyek
• Berbicara dengan karyawan tentang status proyek
• Mengembangkan jadwal dan memantau kemajuan proyek
• Merakit kontrak proyek, laporan dan faktur
• Memesan persediaan dan menagih pelanggan atas produk yang mereka beli
• Mengambil bagian dalam pertemuan dan membantu dengan strategi proyek pengembangan

Baca juga: Sunk Cost: Pengertian dan 4 Contohnya yang Terjadi dalam Bisnis

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai koordinasi proyek. Keberhasilan sebuah proyek juga didasarkan oleh sistem penghitungan anggaran yang baik dan detail pada pembukuan bisnis Anda. Tanpa melakukan penghitungan anggaran, tentu Anda proyek yang sedang Anda garap akan mengalami kegagalan.

Untuk meminimalisir kesalahan dalam penghitungan dan pencatatan anggaran Anda bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur anggaran yang bisa memudahkan proses penghitungan anggaran proyek secara menyeluruh.

Accurate Online adalah software akuntansi tepat untuk pengelolaan proyek yang sedang Anda tangani. Accurate Online memiliki fitur anggaran, multi proyek, multi departemen, dan masih banyak lagi fitur Accurate Online yang bisa membantu memudahkan pengelolaan manajemen proyek Anda.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud terbaik yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan sudah digunakan oleh lebih 350 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia. Jika Anda tertarik menggunakan Accurate Online, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: