Administrasi Perkantoran Adalah Bagian Penting Dalam Perusahaan

Pada dasarnya, administrasi perkantoran adalah kegiatan yang berkaitan erat dengan sistem administrasi di dalam suatu kantor.

Sistem manajemen dalam ruang lingkup ini menjadi salah satu bagian dari manajemen yang akan memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang diperlukan untuk bisa menopang terjadinya suatu kegiatan secara efektif.

Untuk bisa memahaminya, maka Anda harus mengetahui terlebih dahulu pengertian administrasi perkantoran di bawah ini.

Pengertian Administrasi Perkantoran Adalah?

Jadi, administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan rutin di dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data dan juga informasi demi mencapai tujuan organisasi secara sistematik.

Secara etimologi, administrasi diambil dari bahasa latin, Ad memiliki arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu, ataupun memenuhi.

Dalam arti yang lebih sempit, administrasi perkantoran adalah seluruh kegiatan teknis dan memiliki peran penting dalam kegiatan operatif, memberikan laporan pada pihak direksi, dan menciptakan organisasi perusahaan yang lebih baik.

Sedangkan dalam arti yang lebih luas, administrasi perkantoran adalah kegiatan mengorganisir, merencanakan, menyelenggarakan, mengarahkan, dan mengawasi beragam pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup di kantor dan juga tata usaha yang tertib.

Baca juga: Mengenal Jenis-Jenis Surat Resmi dan Cara Menulisnya

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Agar bisa lebih memahami tentang administrasi perkantoran, mari kita simak pendapat para ahli di bawah ini.

1. George Terry

George Terry menjelaskan bahwa admin kantor adalah pengendalian, perencanaan, dan pengorganisasian pekerjaan dalam suatu kantor dan menjadi penggerak pada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang sudah ditetapkan bisa tercapai dengan baik.

2. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Edwin Robinson dan William Leffingwell menjelaskan bahwa pengertian administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan juga seni manajemen yang berhubungan dengan operasional tugas kantor secara tepat.

3. Suparjati

Suparjati mengatakan bahwa admin kantor adalah suatu upaya dan proses kerja sama dalam lingkup kantor agar bisa mencapai tujuan yang sudah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.

4. Arthur Granger

Menurut Arthur Granger, fungsi dari admin kantor adalah melakukan komunikasi pekerjaan kantor secara tepat dan tata pelayanan kegiatan yang terdokumentasi.

5. William Spriegel dan Ernest Daview

William Spriegel dan Ernest Daview menjelaskan bahwa admin kantor adalah suatu pemberian yang tertuju pada seluruh kegiatan operasional, seperti produksi, manufaktur, pengelolaan gudang, transportasi, dan marketing.

Baca juga: Mengenal Pengertian Kinerja dan Fungsi Penilaiannya dalam Perusahaan

Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, tujuan dari admin kantor adalah agar tujuan perusahaan bisa tercapai secara efisien dan efektif, dan bisa memenuhi syarat dari hal ekonomi, teknis, dan juga psikologis.

Dalam hal teknis, harus mempunyai manfaat dan daya guna. Dalam sisi ekonomis, harganya harus sesuai dengan apa yang seharusnya, dan dalam sisi psikologis harus mampu memberikan kepuasan.

Tujuan administrasi perkantoran secara lengkap adalah sebagai berikut:

  1. Menyajikan data dan juga informasi secara lengkap pada mereka yang memerlukan untuk kebutuhan pelaksanaan tugas organisasi secara efisien dan efektif.
  2. Mengawasi pekerjaan kantor dan juga administrasi agar mamu memastikan terlaksananya standar kualitas, prosedur yang tepat, dan juga tenggat waktu.
  3. Menerapkan kebijakan perusahaan ataupun departemen dan juga memberikan standar pelayanan dalam hubungannya dengan manajemen.
  4. Melakukan diskusi dengan karyawan terkait prestasi kerja agar bisa melakukan identifikasi masalah dan penyebabnya, dan juga berusaha untuk bisa mencari jalan keluar dari masalah tersebut.
  5. Memberikan perintah kerja atau pelatihan pada pegawai.
  6. Menjalankan pemantauan, verifikasi, dan juga evaluasi kerja dengan cara membuat laporan tentang kegiatan produksi, penggajian, dan juga pengiriman.
  7. Melakukan proses perekrutan karyawan.
  8. Menerjemahkan dan mengomunikasikan seluruh prosedur kerja dan juga kebijakan perusahaan pada para pegawai.

Baca juga: PMTK dalam PHK Karyawan, Ini Pengertian dan Ketentuannya!

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Setiap admin kantor memiliki tugas dalam merencanakan kerja untuk pengawas pegawai, pegawai dan meminta adanya pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan atau peralatan kantor yang sudah ada.

Nah, ruang lingkup admin kantor adalah sebagai berikut:

1. Aktivitas Kantor

Beberapa kegiatan kantor yang termasuk ke dalam ruang lingkup administrasi perkantoran adalah perencanaan perkantoran, pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran, serta pengawasan perkantoran.

2. Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran

Beberapa sarana ataupun fasilitas yang tergolong dalam ruang lingkup admin kantor adalah gedung, lokasi kantor, interior, peralatan, dan berbagai mesin kantor.

Baca juga: Struktur Organisasi Perusahaan Manufaktur dan Contohnya

Fungsi Administrasi Perkantoran

Setidaknya terdapat lima fungsi dari administrasi perkantoran yang berkaitan dengan operasional dalam suatu organisasi. Nah, fungsibya adalah sebagai berikut:

  1. Fungsi Rutin, yakni fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup penggandaan dan juga pengarsipan.
  2. Fungsi Teknis, yakni fungsi administrasi yang membutuhkan keputusan, pendapat, dan juga keterampilan perkantoran yang memang mumpuni.
  3. Fungsi Analis, adalah fungsi administrasi yang membutuhkan cara berpikir kreatif dan kritis dan juga kemampuan untuk memutuskan segala sesuatu secara tepat dan cepat.
  4. Fungsi Interpersonal, adalah fungsi yang membutuhkan analisa dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu dan juga keterampilan dalam melakukan komunikasi dengan orang lain.
  5. Fungsi Manajerial, yakni fungsi yang memerlukan pengorganisasian, perencanaan, memberikan motivasi, dan juga pengukuran.

Baca juga: Peraturan Ketenagakerjaan: Gaji, Perjanjian kerja, Waktu Istirahat, dan Cuti

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap dari kami tentang administrasi perkantoran, tujuan, ruang lingkup, dan juga fungsi dari administrasi perkantoran.

Untuk memudahkan proses administrasi, baik itu admin kantor, pergudangan, atau perbankan, Anda bisa menerapkan dan beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang ada saat ini. Salah satunya adalah dengan menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Dengan Accurate Online, Anda akan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat, dan akurat. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan fitur dan modul luar biasa yang tersedia di dalamnya agar kegiatan bisnis Anda bisa berjalan lebih efektif dan efisien.

Ayo coba Accurate Online sekarang juga dengan klik banner di bawah ini, gratis!

anggimo

Seorang wanita lulusan sarjana manajemen bisnis dan akuntansi yang hobi menulis blog tentang manajemen bisnis secara spesifik.