Mengetahui Apa itu Manajemen Proses dalam Bisnis

Manajemen proses adalah kebutuhan mendasar untuk menjalankan operasi bisnis sehari-hari. Namun, bisnis sering kali menemukan tantangan untuk menerapkan manajemen proses dengan cara yang benar.Mempelajari cara kerja manajemen proses dan dampaknya terhadap bisnis dapat membantu organisasi memanfaatkannya dengan benar.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan manajemen proses dan tujuannya, dan mendiskusikan relevansinya dalam menjaga bisnis tetap menguntungkan.

Apa itu Manajemen Proses?

Manajemen proses adalah praktik menyelaraskan semua proses bisnis suatu organisasi sehingga mereka bekerja bersama secara efisien dan efektif. Seiring waktu, manajemen proses membantu organisasi untuk mencapai tujuan strategis jangka panjangnya.

Ini adalah metodologi bisnis yang mungkin menggunakan teknik yang berbeda, pendekatan terstruktur dan teknologi.

Untuk memastikan bahwa organisasi tetap berada di jalur yang benar, manajemen proses berfokus terutama pada hasil, bukan pada tugas. Ini akan melakukan hal berikut:

• Tentukan tujuan pasti organisasi
• Visualisasikan berbagai cara di mana bisnis dapat mencapai tujuan
• Putuskan apa prosesnya dan rencanakan bagaimana organisasi akan mengimplementasikannya
• Lakukan pemetaan proses untuk memahami bagaimana proses bekerja dalam kaitannya satu sama lain
• Analisis seluruh proses bisnis dari awal hingga akhir
• Tinjau proses yang ada dan temukan cara untuk membuatnya lebih efisien
• Gunakan alat manajemen proses untuk membuat templat standar untuk semua aktivitas bisnis berulang
• Pastikan proses standar benar, tanpa kesalahan dan mudah dipahami
• Otomatiskan semua tugas berulang untuk mencegah kesalahan dan menghemat waktu
• Gunakan alat simulasi untuk menjalankan proses virtual dan menunjukkan kemacetan atau masalah staf atau infrastruktur
• Memperkenalkan teknologi baru untuk meningkatkan proses lebih lanjut
• Pastikan prosesnya cukup kuat untuk menangani semua tugas yang diperlukan
• Lakukan analisis bagaimana-jika untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik
• Memantau dan merevisi proses secara terus menerus untuk perbaikan lebih lanjut

Hal ini bukan menjadi tugas satu kali, manajemen proses membutuhkan pengulangan terus menerus. Organisasi harus terus memantau bagaimana proses berfungsi secara individu dan bersama-sama, dan memperkenalkan cara-cara baru untuk meningkatkan kinerja mereka.

Baca juga: Struktur Fungsional Pada Bisnis: Pengertian, Kelebihan, dan Kekurangannya

Apa itu Proses Bisnis?

Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas dan tugas terstruktur yang harus dilakukan dan diselesaikan oleh staf dan pemangku kepentingan organisasi untuk mencapai tujuan tertentu.

Untuk ini, mungkin perlu mengulangi langkah-langkah tersebut berkali-kali. Seringkali, orang yang berbeda di lokasi yang berbeda mungkin harus melakukan tugas tersebut. Standarisasi proses penting karena memastikan langkah-langkahnya masuk akal dan mudah diterapkan.

Ini membantu untuk membuat diagram alir yang mewakili proses bisnis dari awal hingga akhir. Itu juga akan memberi organisasi gambaran yang jelas tentang betapa mudah atau rumitnya operasi bisnisnya. Kemudian dimungkinkan untuk mengidentifikasi masalah yang tepat yang menghambat operasi dan memutuskan bagaimana menyelesaikannya.

Misalnya, masalah mungkin muncul karena komunikasi yang tidak memadai antara dua departemen. Dalam hal ini, proses bisnis yang direvisi akan mencakup tugas yang mengharuskan orang-orang dari kedua departemen untuk berbagi informasi yang relevan sebelum mereka dapat melanjutkan pekerjaan mereka lebih jauh.

Berikut adalah tiga fitur utama dari proses bisnis:

• Proses informasi: Ini melibatkan penelitian dan pengumpulan data tentang kebutuhan bisnis organisasi.
• Proses manajemen: Ini memerlukan perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan mengenai operasi bisnis organisasi.
• Proses operasi: Ini termasuk mempekerjakan dan menunjuk personel dan menyebarkan alat kerja untuk melakukan tugas-tugas yang diperlukan, untuk menerapkan kebijakan tempat kerja dan untuk memantau alur kerja.

Agar proses bisnis bermanfaat, berikut ini diperlukan:

• Semua proses ini bisa dilakukan secara manual atau otomatis
• Semua proses ini harus sesuai dengan kebutuhan pengguna
• Semua proses ini harus memungkinkan kolaborasi antara pengguna
• Semua proses ini harus dapat diskalakan untuk berkembang bersama bisnis
• Semua proses ini harus memberikan hasil

Baca juga: 9 Struktur Komisi Penjualan dan Tips Memilihnya untuk Bisnis Anda

Beberapa contoh proses bisnis dalam suatu organisasi adalah:

• Penelitian dan pengembangan produk
• Akuisisi pelanggan dan membangun hubungan
• Pengembangan dan manajemen karyawan
• Pengadaan bahan baku
• Kontrol kualitas
• Peningkatan proses
• Analisa keuangan
• Manajemen modal
• Pengiriman barang
• Pelayanan pelanggan
• Pembangunan infrastruktur
• On-boarding dan pelatihan karyawan baru

Tujuan Dari Manajemen Proses

Tujuan dari manajemen proses adalah untuk melakukan hal berikut:

Untuk menetapkan apa tujuan akhir organisasi

Penting untuk mengetahui apa tujuan akhir organisasi sebelum dimungkinkan untuk menentukan arah yang harus diambil untuk mencapainya.

Dengan menguraikan arah yang pasti, akan ada lebih banyak efisiensi dan pengelolaan sumber daya yang lebih baik. Juga, ketika karyawan tahu apa yang mereka lakukan dan mengapa mereka melakukannya, mereka akan memiliki lebih banyak insentif untuk berkinerja lebih baik.

Baca juga: Analisis Target Pasar: Pengertian dan Strateginya

Untuk mengatur proses operasional untuk mencapai tujuan yang ditentukan

Organisasi mungkin harus merencanakan ulang operasinya sehari-hari untuk membuatnya lebih selaras dengan kebutuhannya untuk meningkatkan produktivitas. Dengan membuat kuota kerja harian tertentu, akan memungkinkan untuk mencapai tujuan produksi bulanan dan tahunan yang diinginkan.

Organisasi juga harus mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan komunikasi dan kerjasama kerja antar departemen yang berbeda. Selain itu, untuk memastikan akuntabilitas, harus ada persetujuan tentang bagaimana proses kerja akan berlangsung. Itu juga harus memantau dan mengelola beberapa proses kerja yang berlangsung secara bersamaan

Untuk memanfaatkan sumber daya organisasi yang tersedia secara optimal

Penggunaan sumber daya yang tersedia secara efektif sangat penting untuk menekan biaya operasional. Dengan manajemen proses, organisasi dapat membuat daftar bahan yang mereka perlukan dan merencanakan pengadaannya.

Mereka dapat memutuskan bagaimana sumber daya akan disimpan dan bagaimana mengalokasikannya sesuai kebutuhan. Ini memastikan bahwa operasi bisnis terus berjalan dengan lancar, tanpa mengalami kekurangan sumber daya atau menyebabkan pemborosan.

Untuk meningkatkan produktivitas dengan meningkatkan efisiensi operasional

Otomatisasi menjadi bagian penting dari manajemen proses. Dengan mengotomatiskan tugas yang berulang, organisasi dapat meningkatkan kecepatan, efisiensi, dan akurasi kerja. Itu juga dapat menetapkan tugas lain yang lebih berguna kepada personel manusianya. Itu dapat membantu mengurangi stres terkait pekerjaan dan pergantian staf.

Baca juga: Manajemen Rantai Pasok: Pengertian, Fungsi dan Contohnya dalam Bisnis

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap manajemen proses dan manfaatnya dalam sebuah bisnis. Proses dalam bisnis apapun harus berjalan dengan optimal agar mencapai target yang diharapkan. Dan salah satu proses terpenting adalah pengelolaan keuangan.

Untuk mempermudah dalam mengatur pengelolaan dan pencatatan keuangan bisnis, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online untuk proses yang lebih mudah, cepat dan praktis.

Hanya dengan 200 ribu perbulan, Anda akan mendapatkan fitur seperti pencatatan keuangan, proses rekonsiliasi otomatis, pengelolaan dan pembayaran pajak, otomasi lebih dari 200 jenis laporan keuangan, dan masih banyak lagi.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa menggunakan Accurate Online secara gratis selaman 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: