PDCA Adalah: Pengertian, Fase, Kelebihan dan Kekurangannya

Terdapat berbagai macam cara di dalam manajemen perusahaan untuk bisa saling melengkapi antara satu dan lainnya. Salah satu caranya adalah PDCA. Jadi, PDCA adalah salah salah satu framework manajemen yang bisa dilakukan perusahaan untuk bisa saling melengkapi.

Nah, pada artikel kali ini, kami akan menjelaskan secara lengkap tentan pengertian PDCA, serta tahapan, kekurangan dan kelebihan dari salah satu framework manajemen ini.

PDCA Adalah

Pada dasarnya, PDCA adalah singkatan dari Plan, Do, Check Act atau dalam bahasa Indonesia adalah perencanaan, pengerjaan, pengecekan dan tindak lanjut. Model manajemen perusahaan ini dicetuskan oleh Walter Shewhart dan dikembangkan oleh W. Edwards Deming dengan tujuan untuk proses perbaikan perusahaan atau individu.

Untuk itu, siklus PDCA ini sering kali disebut dengan siklus Deming, siklus Shewhart, atau siklus kendali. Siklus manajemen ini banyak digunakan di perusahaan manufaktur, perusahaan manajemen, dll.

Sesuai dengan namanya, siklus PDCA adalah suatu siklus yang harus dilakukan berulang-ulang. Model manajemen ini bisa digunakan untuk membantu industri atau perusahaan agar keluar dari stagnasi. Selain itu, siklus ini digunakan untuk bisa mewujudkan sistem yang selalu berkembang agar menjadi lebih baik.

Untuk bisa mengerti tentang hal tersebut, maka Anda harus mengetahui berbagai fase yang ada pada siklus PDCA ini.

Baca juga: Manajemen Industri: Pengertian, Fungsi, dan Tingkatannya

Kenapa Harus PDCA?

Pertanyaan lainnya pasti timbul di benak Anda, kenapa harus menggunakan framework manajemen ini? kenapa harus melalui berbagai proses yang rumit jika pada akhirnya sama saja.

Perlu Anda ketahui bahwa bukan Anda saja yang berpikiran seperti itu. Tapi, sebenarnya hasil akhir yang dihasilkan berbeda, karena PDCA disusun agar bisa menghasilkan suatu siklus tanpa akhir dengan hasil integral pada setiap siklus yang dilakukan.

Nantinya, siklus tersebut akan membuat suatu alur pekerjaan pada suatu proyek tertentu yang bisa dijadikan sebagai pembelajaran ataupun literatur untuk proyek lainnya.

Kenapa? Karena PDCA tidak hanya memfasilitasi rencana dan juga aktif, tapi juga data dan hasil agar selanjutnya bisa diperiksa dan dianalisa hal apa saja yang harus disesuaikan. Proses ini mampu menahan dan bahkan menutup adanya kemungkinan kesalahan yang sama terjadi dua kali.

Empat Fase PDCA

Sesuai namanya, siklus PDCA terbagi menjadi empat fasa yang masing-masing fasenya saling berkaitan. Keempat fase tersebut adalah Plan, Do, Check, dan Act.

• Plan

Plan adalah suatu tahapan perencanaan yang dimulai dengan identifikasi masalah dengan memanfaatkan teknik 5 W, yaitu what (apa), who (siapa), when (kapan), where (di mana), dan why (mengapa) yang selanjutnya dilengkapi dengan teknik root cause analysis.

Di dalam tahapan ini, Anda bisa membuat hipotesis masalah dan tujuan yang ingin diraih agar hasilnya bisa diwujudkan.

• Do

Di dalam siklus PDCA yang kedua ini, Anda harus bisa mulai mengerjakan berbagai hal yang sebelumnya sudah direncanakan. Pengerjaan itu bisa berupa hal kecil untuk mengukur hasil dari solusi yang sebelumnya sudah dirancang pada tahapan yang pertama.

Selain itu, pada fase ini juga kemungkinan akan ada banyak masalah yang tidak diperkirakan terjadi. Untuk itu, disarankan pada Anda untuk melakukan rencana dalam skala yang lebih kecil terlebih dahulu dalam lingkungan yang sudah terkendali.

Agar tahapan Do ini bisa menjadi lebih sukses, cobalah untuk melakukan standarisasi agar seluruh orang yang terlibat dalam prosesnya mengetahui dengan pasti tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.

• Check

Di dalam fase check ini, Anda harus melakukan pemeriksaan yang intensif. Dilansir dari laman Kanbanize, Check adalah suatu fase yang paling penting untuk bisa memberikan rencana yang sudah dibuat, menghindari kesalahan kedua, dan menjalankan seluruh tahapan agar lebih sukses. Oleh karena itu, fase ini harus bisa dilakukan secara serius dan teliti.

Sesuai dengan namanya, tahapan check dilakukan dengan mengaudit eksekusi dan memantau apakah rencana tersebut sudah sesuai dengan rancangan awalnya. Berbagai permasalahan yang mungkin timbul dalam fase do akan bisa dievaluasi di dalam tahapan ini dan selanjutnya harus bisa dieliminasi.

Tahapan do dan check ini bisa dilakukan berkali-kali sampai hasilnya sempurna.

• Act

Pada tahapan ini, seluruh tahapan yang sudah diperbaiki harus berdasarkan evaluasi dari fase do dan check yang didalamnya terdapat upaya dalam mengidentifikasi masalah dalam implementasi rencana yang ada. Jadi, fase act adalah fase yang terakhir yang ada pada siklus PDCA. Namun, seluruh tahapannya akan terus berulang.

Setelah tahapan ini berhasil dilalui, maka model PDCA yang telah dikembangkan bisa dijadikan sebagai suatu standar baru di dalam perusahaan. Saat mengulang prosesnya, cobalah untuk selalu melakukan berbagai perbaikan. Setelah meng implementasi PDCA, pastikan juga Anda selalu berkomitmen untuk selalu melakukan perbaikan secara berkelanjutan agar bisa meningkatkan produktivitas dan juga efisiensi bisnis.

Kelebihan dan Kekurangan PDCA

Dilansir dari laman Lucidchart, terdapat beberapa kelebihan dan juga kekurangan dari menggunakan model manajemen yang satu ini. Nah, kelebihan dan kekurangannya ini harus selalu Anda pertimbangkan sebelum Anda gunakan sebagai suatu solusi pada bisnis Anda.

1. Kelebihan PDCA Adalah

Pada dasarnya, kelebihan PDCA adalah sangat banyak sekali jika dilakukan dengan tepat dalam menemukan pekerjaan tertentu yang sesuai dengan harapan perusahaan. Nah, berikut ini adalah kelebihan PDCA:

• Berkesinambungan

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, setiap tahapan atau siklus pada PDCA memungkinkan adanya peningkatan dan juga penyempurnaan untuk masa depan karena dilakukan dengan konsep yang sangat terorganisir.

Dengan adanya implementasi yang berkesinambungan, tepat dan dijalankan dengan konsisten, tentunya akan mampu memberikan peluang terkait kontrol dan analisa, sehingga setiap kegiatan yang dilakukan akan selalu tepat dan bisa dipantau setiap perkembangannya.

Perlu digaris bawahi juga bahwa PDCA harus dilakukan oleh mereka yang sangat kompeten dan proaktif.

• Alur Mudah Dipahami

Seluruh alur yang ada pada PDCA sifatnya lebih statis, namun setiap tahapannya sangat mudah untuk dipahami oleh banyak orang. Sehingga lebih memudahkan pihak manajemen dan perusahaan untuk memperkenalkan dan juga mengimplementasikannya dalam operasional perusahaan.

Selain itu, proses pelaksanaannya pun cukup signifikan. Oleh karena itu, proses ini sangat terkenal di kalangan perusahaan.

• Perkembangan Bisnis yang Berkelanjutan

Penerapan PDCA ini bisa dilakukan di semua lini bisnis karena sangat mudah untuk dipahami. Siklus PDCA memungkinkan adanya peningkatan secara berkelanjutan dan tepat karena bisa bekerja secara siklikal.

Setiap bagian yang ada pada proyek di dalamnya akan melalui tahapan yang sama secara terus menerus untuk bisa memastikan kesalahan tersebut bisa diperbaiki dan juga disesuaikan sesuai dengan kebutuhan dan situasi terkini perusahaan.

• Mendeteksi Resiko Sedari Dini

Saat suatu perencanaan sudah ditetapkan dengan metode yang lebih terstruktur, maka pengendalian manajemen risiko, dampak negatif, atau berbagai hambatannya akan bisa diperkirakan atau dideteksi dari jauh hari.

2. Kekurangan PDCA

• Statis

PDCA dinilai sebagai framework manajemen yang statis, kenapa? Karena alur di dalamnya hanya berkutat pada siklus Plan – Do – Check – Act, sehingga tidak bisa diimplementasikan pada berbagai proyek yang harus ditindak secara paralel. Jika nantinya ada perubahan, maka proses perubahan tersebut memerlukan waktu yang sangat lama karena harus kembali lagi ke siklus awal.

• Proses Harus Berurutan

Konsep ini juga menuntut adanya pembagian dan lingkungan kerja yang cukup ideal di dalam manajemen perusahaan. Proses di dalamnya harus dilakukan sesuai dengan siklus. Jika ada seorang saja yang tidak mampu melakukan pekerjaannya dengan baik, maka konsep ini akan menjadi sia-sia.

Selain itu, tahapan berikutnya juga akan sangat berdampak bila ada perubahan di tengah-tengahnya. Sehingga akan sulit untuk melakukan perubahan ketika sedang dikerjakan.

• Implementasi Tak Saling Berhubungan

Pada pelaksanaannya, banyak proses yang melewati tahapan Act namun tidak dilakukan seperti seharusnya. Implementasi tersebut tidak dilakukan dengan aktif sehingga ketika ada proyek baru, cara ini tidak bisa membuahkan hasil seperti sebelumnya.

Untuk itu, PDCA juga harus dijelaskan secara terang di awal pelaksanaannya kepada seluruh orang yang terlibat, karena gagal paham akan berdampak buruk pada proyek yang tengah dikerjakan.

Baca juga: Pentingnya Visi Misi Organisasi dalam Sebuah Bisnis

Penutup

Berdasarkan penjelasan di atas, bisa kita tarik kesimpulan bahwa PDCA adalah suatu framework ataupun metode manajemen yang didalamnya terdapat siklus plan-do-check-act. Secara garis besar, framework ini memiliki kelebihan dan kekurangannya tersendiri.

Namun, terlepas dari hal tersebut, Anda harus mengetahui dan juga memahami suklus PDCA, khususnya untuk Anda yang berperan dalam bagian manajemen perusahaan. Sehingga perusahaan bisa memaksimalkan proses manajemennya menjadi lebih unggul.

Saat perusahaan sudah ahli dalam menjaga kualitas manajemennya, termasuk manajemen keuangannya maka bukan hal yang tidak mungkin bagi perusahaan tersebut untuk mengungguli seluruh pesaingnya.

Nah, dalam hal manajemen keuangan, Anda bisa lebih mudah menjalankannya dengan rapi dan akurat dengan menggunakan aplikasi akuntansi dari Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang mampu membantu Anda dalam mengelola keuangan secara lebih mudah dan praktis. Accurate online juga memiliki tampilan yang sederhana sehingga akan memudahkan Anda dalam membuat berbagai laporan keuangan perusahaan, seperti laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan arus kas, dll. bahkan oleh Anda yang tidak memiliki background akuntansi sekalipun.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: